Création d une base de connaissance dans le cadre de. déploiement du système de Gestion Intégré de la Dépense. auprès des Collectivités Territoriales

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1 Année N Création d une base de connaissance dans le cadre de déploiement du système de Gestion Intégré de la Dépense auprès des Collectivités Territoriales Projet de Fin d Étude effectué à la Trésorerie Générale du Royaume du Maroc Réalisé par : M. Mohammed EL HAJJAMI M. Youssef EL BAID Encadrant : M. Azzeddine ALAOUI BELMEKKI

2 Notice bibliographique Mohammed, ELHAJJAMI Création d une base de connaissance dans le cadre de déploiement du système GID auprès des Collectivités Territoriales/ Mohammed EL HAJJAMI, Youssef EL BAID. - [S.L.] : [S.N.], p. : tabl. Graphes ; ill. en coul. +CD ; 30 cm. Projet de fin d étude(pfe) : Rabat : ESI, Bibliogr. Annexe. T. Youssef EL BAID Youssef, ELBAID Création d une base de connaissance dans le cadre de déploiement du système GID auprès des Collectivités Territoriales/ Mohammed EL HAJJAMI, Youssef EL BAID. - [S.L.] : [S.N.], p. : tabl. Graphes ; ill. en coul. +CD ; 30 cm. Projet de fin d étude(pfe) : Rabat : ESI, Bibliogr. Annexe. T. Mohammed ELHAJJAMI Mohammed ELHAJJAMI & Youssef ELBAID Projet de Fin d étude - AU I

3 Remerciement Nous tenons tout d abord à remercier chaleureusement M. Mohammed Saâd ALAOUI, Directeur de l Entité Projet chargée du Système de la Gestion Intégrée de la Dépense de nous avoir acceptés comme stagiaires au sein de l équipe GID. Nous tenons également à remercier vivement M. Houcine JOUHAR chef Division de la Coordination pour ses conseils et son soutien. Nous tenons aussi à remercier avec respect M. Nadir TIJANI notre chef de projet et chef de la Mission Organisation Planification et Contrôle pour son encadrement et accompagnement durant la période de réalisation du projet. Nous tenons à exprimer notre profonde gratitude à notre encadrant le professeur Azzeddine ALAOUI BELMEKKI pour son encadrement et ses conseils. Nous tenons à faire part de toute notre reconnaissance envers notre tuteur M. EL Houssaine AZOUR Knowledge Manager de l Entité GID et notre enseignant à l ESI pour son aide si précieuse, sa présence, son encadrement de qualité qu il nous a offert et son soutien constant. Nous les remercions pour l intérêt et la disponibilité qu'ils ont manifestés à l égard de ce projet ainsi que pour leurs relectures, leurs observations judicieuses et leurs remarques constructives qui nous ont aidés à améliorer la qualité de notre travail et qui nous ont fait profiter de la richesse de leurs expériences. Nos derniers profonds remerciements iront à tous les membres de l équipe GID qui ont contribué d une façon ou d une autre, de près ou de loin, à l aboutissement de ce projet. Mohammed ELHAJJAMI & Youssef ELBAID Projet de Fin d étude - AU II

4 Dédicaces Je dédie ce travail : A mon père, pour tous ses sacrifices, ses conseils et son soutien durant les quatre années de formation, Puisse Dieu te procure santé, bonheur et longue vie. A ma mère qui s est toujours dévouée et sacrifiée pour moi ; qui m a aidée du mieux qu elle pouvait pour réussir ; qui a toujours été là dans mes moments de détresse. Puisse Dieu te procure santé, bonheur et longue vie. A vous ma femme, qui m'avez soutenu avec amour et tendresse pendant ce travail, malgré mes longues et répétées absences. A mes très chers enfants Adam et Rayane. A mes sœurs Fatima, Amal et Nezha et mes frères Aziz, Abdelelah, Anas, Abdelhaket Jamal. A mes neveux de mes frères. A toute la famille EL HAJJAMI, MOUSTAKI et OULABBES. A tous les étudiants de l école des sciences de l information et en particulier ceux de la 4 ème année groupe B, sans oublier mes enseignants et tous les fonctionnaires de cette école. A mon très cher ami EL BAID que j ai eu la chance de rencontrer lors de mon passage à l ESI durant ces quatre années et avec qui nous avons partagé des nuits blanches à travailler et à se soutenir mutuellement surtout à la phase terminale de rédaction du PFE. A mes amis Labrini et Daif pour les moments inoubliables que nous avons passé ensemble. A mon professeur, encadrant, tuteur et grand ami EL Houssaine AZOUR Mohammed EL HAJJAMI Mohammed ELHAJJAMI & Youssef ELBAID Projet de Fin d étude - AU III

5 Dédicaces Je dédie ce travail : A mon père, pour tant de sacrifices consentis, mais le seigneur en a décidé autrement, Paix à ton âme. A celle qui m a toujours ouvert ses bras et soutenue dans tout ce que j ai entrepris; celle qui a su être bonne, gentille et compréhensive avec moi; ma très chère mère qui s est toujours dévoué et sacrifiée pour moi; qui a toujours été là dans mes moments de détresse. Puisse Dieu te procure santé, bonheur et longue vie. A vous ma très chère femme, à qui je témoigne mon affection et mon profonde amour; qui m'avez soutenu avec amour et tendresse pendant ce travail, malgré mes longues et répétées absences. A mon très cher petit enfant Ilyass. A ma très chère sœur Fatima, à son mari Ammar et à mes très chers frères Marouane, Hicham et Hamid. A ma tente Halima et Zahra. A toute la famille BAJI. A mon très cher ami de tout le monde ELHAJJAMI (avec son sourire spéciale) que j ai eu la chance de rencontrer lors de mon passage à l ESI durant ces quatre années et avec qui nous avons partagé des nuits blanches à travailler et à se soutenir mutuellement surtout à la phase terminale de rédaction du PFE. A mon très cher ami LABRINI que j ai eu la chance aussi de partager avec lui des moments inoubliable à l ESI. Je n oublierai jamais cette ambiance chaleureuse dans les salles informatique où nous travaillions dans la joie et la bonne humeur, ainsi que les fous rires mémoriaux que nous avons eus. A mon professeur, encadrant, tuteur et grand ami EL Houssaine AZOUR. Youssef EL BAID Mohammed ELHAJJAMI & Youssef ELBAID Projet de Fin d étude - AU IV

6 Liste des abréviations BAM KADS CC CEA CMMI COBIT CT CXP DGCL E-GOV ERP ESI GID GNU/GPL IGAT IGF ITIL KM MEREX PFE PGI REX SGID SI TGR TIC TM TR : Business Activity Map : Knowledge Acquisition and Documentation Structuring : Cour des Comptes : Commissariat à l Énergie Atomique. : Capability Maturity Model Integration. : Control Objectives for Information and related Technology. : Collectivités Territoriales : Centre d'expertise des progiciels. : Direction Générale des collectivités Territoriales : Électronique Gouvernement : Entreprise Resource Planning : École des Sciences de l Information. : Gestion Intégrée de la Dépense. : General Publique Licence. : Inspection Générale d'administration Territoriale : Inspection Général des Finances : Information Technology Infrastructure Library. : Knowledge Management. : Mise en Règle de l Expérience : Projet de Fin d Études. : Progiciel de Gestion Intégré : Retour d Expérience. : Système de Gestion Intégrée de la Dépense. : Système d Information : Trésorerie Générale du Royaume du Maroc. : Technologie de l Information et de Communication. : Trésorier Ministériel. : Trésorier Régional. Mohammed ELHAJJAMI & Youssef ELBAID Projet de Fin d étude - AU V

7 Liste des figures Figure n 1 : Contexte KM Figure n 2 : Plateforme de KM Figure n 3 : Feuille de route du PFE Figure n 4 : Courbe compilée sur les outils de capture des séquences vidéo Figure n 5 : Courbe compilée sur les outils de capture d écran Figure n 6 : Processus de traitement des demandes sur JIRA Figure n 7 : Concept de système d information Figure n 8 : Méta-modèle de représentation des processus métier sous UML Figure n 9 : Processus métier, système d information et informatique Figure n 10 : Eléments du KM Figure n 11 : Manière d exprimer un scénario Figure n 12 : Objectifs de la généralisation Figure n 13 : Cycle de vie d un projet Figure n 14 : Démarche générale de l étude Figure n 15 : Périmètre fonctionnel Figure n 16 : Traitement des tâches et demandes Figure n 18 : Evolution des demandes Figure n 19 : Exemple de tâche Figure n 20 : Différents niveaux d implication et de contribution Figure n 21 : Feuille de route pour la refonte des guides d utilisations du système GID Figure n 24 : Fonctionnalités de «Wink» Figure n 25 : Zone de texte de «Balabolka» Figure n 26 : Vérification du texte fractionné Figure n 28 : Fichiers audio intégrés dans le fichier Wink Figure n 29 : Réglage standard Figure n 31 : Barre d outils de «Capturino» Figure n 32 : Choix du rectangle à capturer Figure n 33 : Types de Processus traiter sur GID Figure n 35 : Diagramme d activité du processus de la dépense des Collectivités Locales Figure n 36 : Tableau de bord comprend les guides en cours de validation Figure n 37 : Exemple de guide Utilisateur Figure n 38 : Page index des guides «gestion crédits» Mohammed ELHAJJAMI & Youssef ELBAID Projet de Fin d étude - AU VI

8 Liste des tableaux Tableau n 1 : Acteurs impactés par la généralisation du système GID auprés des CT Tableau n 2 : Benchmarking des outils de capture des séquences vidéo (screencasting) Tableau n 3 : Benchmarking des outils de capture d écran Tableau n 4 : Inventaire des guides d utilisation Mohammed ELHAJJAMI & Youssef ELBAID Projet de Fin d étude - AU VII

9 Résumé Le présent PFE intitulé «création d une base de connaissance dans le cadre de déploiement du système de gestion intégré de la dépense(gid) auprès des collectivités territoriales» est le fruit de notre stage de trois mois au sein de la Trésorerie Générale du Royaume (TGR). Cette dernière a décidé en partenariat avec le Ministère de l intérieur représenté par la DGCL (Direction Générale des Collectivités Locales) de généraliser le système «GID Etat» au niveau des Collectivités Territoriales (CT). Il s avère donc nécessaire de : Faire une étude de l existant pour avoir une photographie précise et un diagnostic exhaustif de la situation actuelle, Faire une étude de besoin pour arriver à soulever les problèmes à résoudre. Déterminer les objectifs à atteindre à la fin de notre projet. Les résultats de ces phases d études, nous ont permis de fixer deux objectifs clés : Faciliter l appropriation du système GID par les utilisateurs, par l élaboration des guides d utilisation ; Capitaliser les connaissances tacites des ingénieurs du système GID contextualisées dans des processus métiers documentés et facilement accessible, ce qui permet, à terme, de réduire les effets cruciales dues à la mobilité des porteurs de cette connaissance. Pour réaliser ces objectifs, nous avons eu l occasion de participer à une formation avec les trésoriers préfectoraux (TP) sur les processus métier de la dépense et sur le fonctionnement du système «GID CT». Cette formation nous a servi pour réaliser notre étude de faisabilité qui permet de délimiter les outils et les concepts à utiliser pour créer une base de connaissance. De plus La méthodologie que nous avons utilisée pour notre analyse est fondée sur la notion de processus qui nous a permis de nous affranchir des contraintes organisationnelles et d éventuels cloisonnements fonctionnels entre les services, divisions et directions, il s agit de se focaliser sur les personnes et les processus. Pour cela, la généralisation du système GID au niveau des CT et l évolution de ce dernier, ont dicté la nécessité de refaire les guides d utilisation pour qu ils puissent continuer à remplir la mission de facilitateur pour l appropriation du système et assurer le passage de l usage du système du mode test au mode production. De ce fait, nous s est proposé de produire ces guides en adoptant une démarche de gestion par projet. Ainsi, après la configuration de tous les outils utilisés y compris «Médiawiki» comme logiciels de création et de publication des pages wikis, nous avons pu mettre à jour la refonte ergonomique et graphique des guides d utilisation pour «GID Etat» et créer de nouveaux guides d utilisation pour les CT et par la suite les diffuser et mettre en ligne (Cf. http : //communaute.gid.gov.ma/wiki), ces guides sont produit sous format html, pdf et animation flash synthétisé avec la voix. Enfin, nous avions eu l honneur de contribuer à l animation des cessions de formations au profit des utilisateurs (Trésorier, Ordonnateur) sur l utilisation et l appropriation du système GID. De ce fait, nous avions eu une compétence supplémentaire dans le domaine de la gestion comptable et budgétaire et nous avions développé des capacités pour produire des guides d utilisation professionnels et capitaliser les connaissances tacites des fonctionnels. Mohammed ELHAJJAMI & Youssef ELBAID Projet de Fin d étude - AU VIII

10 Abstract This final work study entitled «Creating a knowledge base through deployment of integrated expenditure management system to local authorities» is the result of our threemonth internship in the General Treasury of the Kingdom (TGR). TGR decided in partnership with the Ministry of Interior represented by the DGCL (General Directorate of Local Authorities) to generalize the "GID state" system to local authorities. It is therefore necessary to : Make a study of the existing to have a clear idea and a comprehensive diagnostic of the current situation; Make a study of the needs to raise the problems to be solved; Identify the goals at the end of our project. The results of this study phases allowed us to set two key objectives: Facilitate ownership GID system users by developing user guides; Capitalize tacit knowledge engineers GID system in documented business processes, and making them easily accessible, which reduces the critical effects due to the mobility of the carriers of this knowledge. To achieve these goals, we had the opportunity to participate in training with the prefectural Treasurers on the business process of the expenditure and the functioning of the system "GID CT", it was very useful for our study of feasibility; it has allowed us to define the tools and concepts used to create a knowledge base. The methodology we used for our analysis is based on the notion of process which has allowed us to overcome organizational constraints and possible functional problems between different departments. The generalization of the GID system at CT and its evolution required the need to replicate user guides so they can continue to fulfill the mission of facilitating the appropriation of the system and ensure the passage of the use of the system from test mode to output mode. Therefore, it was proposed to produce these guides by adopting an approach to project management. Thus, after setting all tools including "MediaWiki" as software for creating and publishing wikis, we were able to update the ergonomic redesign and graphical user guides for "GID State" and create new User guides for CT. and then put them online (see http ://communaute.gid.gov.ma/wiki), the guides are produced in html, pdf and flash animation with synthesized voice. Finally, we had the honor to contribute to the facilitation of sales training for the benefit of users (Officer and Treasurer) on the use and ownership of the GID system. Therefore, we had an additional competence in the field of accounting and financial management and we developed the capacity to produce user guides professionals and capitalize tacit functional. Mohammed ELHAJJAMI & Youssef ELBAID Projet de Fin d étude - AU IX

11 Table des matières Introduction Partie I : Contexte général du projet I. Cadre contextuel Présentation de la TGR Présentation du système d information GID Présentation de la fonction knowledge management II. Énoncé du problème Contexte Démarche Feuille de route du PFE Partie II : Conception du projet III. Étude préalable Wiki Benchmarking des outils de capture d images et des séquences vidéo Outils de capture des séquences vidéo JIRA IV. Revue de littérature Concept de système d information et processus métier Gestion des connaissances et conduite de changement Gestion de projet Partie III : Phases projet V. Phase préliminaire Analyse de l existant Étude du besoin Étude de faisabilité VI. Plateforme de travail MediaWiki Wink Balabolka Capturino VII. Production Création et animation Validation Mise en ligne et diffusion VIII. Limites et perspectives Limites Perspectives Recommandations Conclusion Bibliographie Annexes Mohammed ELHAJJAMI & Youssef ELBAID Projet de Fin d étude - AU X

12 Introduction Dans le cadre de sa formation, chaque étudiant du cycle des Informatistes de l École des Sciences de l Information (ESI) est amené à effectuer un stage pratique à la fin du 2 ème semestre de la 4 ème année, ayant pour objectifs de : 1. Découvrir l environnement de l entreprise ; 2. Appliquer les connaissances acquises durant les quatre années de formation pour apporter une valeur ajoutée à l entreprise ; 3. Se faire connaître et développer ses compétences pour se positionner sur le marché. C est dans ce cadre que nous avons choisi la Trésorerie Générale du Royaume (TGR), comme centre de stage. La TGR est l une des plus importants départements du Ministère de l Économie et des Finances, elle assure le contrôle et le règlement des dépenses publiques, ainsi que la gestion des finances locales. Elle assure aussi la mission de gestion des dépôts au trésor, puis la centralisation des opérations comptables de l Etat et des Collectivités Territoriales (CT). De ce fait, elle constitue une référence en matière de production et de valorisation de l information comptable de l Etat et des CT. Pour remplir ces missions, la TGR a développé un ensemble de systèmes d information dont le système GID. Ce dernier est un système d information budgétaire et comptable unifié et commun à l ensemble des acteurs de la dépense publique (Ordonnateurs, comptables, auditeurs ). Il est utilisé actuellement par plus de utilisateurs et assure : 1. Le contrôle de régularité (phase d engagement) ; 2. La gestion des crédits ; 3. La gestion des dépenses ; 4. La gestion de la comptabilité des acteurs ; 5. La gestion des finances locales ; 6. La production de l information (reporting 1 ). Pour faciliter l appropriation du système, la TGR a mis en place un ensemble d outils parmi lesquels on trouve les guides d utilisation, ces derniers ont joué un rôle essentiel dans le déploiement du projet GID, Ils constituent ainsi, le support d information principal mis à la disposition des utilisateurs du système GID pour prendre en main l application et ils ont contribué à la réussite du projet au niveau des administrations publiques. Cette réussite a dicté la nécessité de l'étendre aux CT en capitalisant, ainsi, sur l'expertise et les acquis développés pour l'etat. Par ailleurs, les utilisateurs de ce système ont atteint un niveau de maturité, ce qui nécessite une refonte ergonomique et graphique. Ainsi, la généralisation du système GID au niveau des CT et l évolution de ce dernier, ont dicté la nécessité de refaire les guides d utilisation pour qu ils puissent continuer à remplir la mission de facilitateur pour l appropriation du système. De ce fait, nous s est proposé à produire ces guides en adoptant une démarche de gestion par projet. Ainsi notre sujet porte 1 C est un système qui aide à la présentation périodique de rapports et bilans analytiques sur les activités et résultats d'une organisation, d'une unité de travail ou du responsable d'une fonction, destinée à en informer ceux chargés de les superviser en interne ou en externe, ou tout simplement concernés par ces activités ou résultats Mohammed ELHAJJAMI & Youssef ELBAID Projet de Fin d étude - AU

13 donc, sur «la création d une base de connaissances dans le cadre de déploiement du système GID auprès des Collectivités Territoriales» et vise les objectifs suivants : 1. Faciliter l appropriation du système GID par l élaboration des guides d utilisation ; 2. Capitaliser les connaissances tacites des ingénieurs du système contextualisées dans des processus métiers documentés et facilement accessibles, ce qui permettra de réduire les effets cruciales dues à la mobilité des porteurs de la connaissance. Le présent rapport rend compte de ce projet trois parties : La première partie porte sur le contexte général du projet : Elle donne un aperçu général sur l organisme d accueil, le système d information GID et la fonction Knowledge Management (KM) ; La deuxième partie traite la conception du projet : C est une phase de réflexion et d étude sur le choix des meilleurs moyens technologiques et de communications ainsi que sur la méthodologie à suivre et les concepts à utiliser ; La troisième partie aborde la phase finale du projet : A ce niveau on a essayé d appliquer toutes les démarches et les concepts étudiés pendant la deuxième partie. Cette dernière partie est réalisée en suivant le cycle de vie d un projet depuis son démarrage jusqu à son achèvement. Mohammed ELHAJJAMI & Youssef ELBAID Projet de Fin d étude - AU

14 Partie I : Contexte général du projet I. Cadre contextuel 1- Présentation de la TGR La TGR constitue l une des administrations les plus importantes du Ministère de l Économie et des Finances et à travers laquelle transite l ensemble des flux financiers et comptables de l Etat et des Collectivités Locales. Elle assure, par le biais de son vaste réseau de comptables publics, cinq missions principales : 1. Le recouvrement des impôts et produits divers ; 2. Le contrôle et le paiement des dépenses publiques ; 3. La gestion des finances locales ; 4. La gestion des dépôts au Trésor ; 5. La production de l information financière et comptable. La TGR, compte plus de 5495 fonctionnaire et un taux d encadrement de 35% (48% au siège), est organisée en : Des services Centraux assurant les services de pilotage et de support. Des services déconcentrés (le réseau de la TGR) qui assurent les fonctions opérationnelles (métier), Ils sont soit à compétences nationales (TM ou Trésorier Ministériel) soit à compétences régionales (TR ou Trésorier Régional). Pour remplir ces missions et assurer la liaison et la coordination avec les services centraux et les services déconcentrés, la TGR possède un ensemble de systèmes d information, y compris le système d information GID. 2- Présentation du système d information GID Dans le cadre des orientations du Gouvernement visant la rationalisation et l optimisation de la gestion publique, à travers notamment une utilisation avisée des nouvelles technologies de l information et de la communication, le ministère de l économie et des finances envisage la mise en place d un système de gestion intégrée des dépenses de l Etat, le 1er novembre , au sein de la Trésorerie Générale du Royaume, une Entité Projet dédiée exclusivement à la réalisation d un Système de Gestion Intégrée de la Dépense (GID). La finalité globale dudit système consiste à permettre à chaque intervenant dans le processus d exécution de la dépense d être doté d un outil performant de gestion qui répond à ses besoins, tout en étant parfaitement intégré aux systèmes de ses partenaires en vue de leur assurer la réalisation de leurs prérogatives dans les meilleures conditions de fiabilité et de célérité requises. La mise en place du système de gestion intégrée de la dépense permettra d atteindre entre autres objectifs : La rationalisation et la simplification des circuits et procédures d exécution des dépenses publiques, à travers le principe de la saisie unique de l information et de sa communication aux partenaires concernés ; Le suivi rigoureux du rythme d exécution des actes liés à la dépense ; La concordance à tout moment, entre les comptabilités des différents intervenants dans le processus d exécution de la dépense ; L accélération du processus d élaboration des lois de règlement ; 2 http ://communaute-ct.gid.gov.ma/mediawiki/index.php/historique_du_projet_gid visité le 15/03/2013 Mohammed ELHAJJAMI & Youssef ELBAID Projet de Fin d étude - AU

15 L élaboration des tableaux de bord nécessaires à un meilleur suivi de l exécution de la loi de finances. Dans le but de faire participer tous les acteurs de la dépense à la construction du système GID, l Entité projet GID, en vue d accompagner la réalisation du système GID, a mis en place une stratégie de Knowledge Management (Action de conduite de changement). La démarche du KM adoptée pour ce projet repose sur une approche de collaboration ayant pour vocation non seulement la mobilisation de la connaissance pour développer les compétences, mais aussi de favoriser et renforcer les pratiques collaboratives entre les acteurs de la GID. La mise en œuvre de la stratégie KM repose sur l animation des Communautés de pratiques en tant que lieu privilégié d échange et de partage des connaissances... La Knowledge Management s'inscrit dans le cadre des actions de conduite de changement adoptées pour le système GID. Le schéma ci-après illustre le contexte, les fonctions ainsi que les résultats escomptés de la mise en œuvre du KM. Figure n 1 : Contexte KM Source : http : //communaute.gid.gov.ma visité le 20/04/2013 Mohammed ELHAJJAMI & Youssef ELBAID Projet de Fin d étude - AU

16 3- Présentation de la fonction knowledge management Dans ce cadre, une fonction KM s ajoute aux autres fonctions pour la gestion du Système GID, cette dernière à pour objectifs : Faciliter la mise en contexte de l information (Structurer et indexer le contenu) ; Diffuser l information de manière intelligente (Profil, contenu, temps) ; Faciliter l apprentissage en continu des collaborateurs ; Favoriser les interactions sociales entres les collaborateurs (forum, wiki, alerte ) ; Sécuriser l accès aux contenus confidentiels. Cette démarche de KM apporte une réponse opérationnelle à des problématiques de partage des connaissances entre les acteurs de la dépense publique en leur permettant d éviter de refaire les choses qui existent déjà, de se focaliser sur des actions à forte valeur ajoutée et d augmenter ainsi leur réactivité en matière de traitement des actes. C est dans ce sens que trois espaces collaboratifs sont mis à la disposition des membres pour contribuer, commenter et enrichir le contenu : Espace de veille juridique contenant toute la documentation législative et règlementaire régissant la dépense publique, exhaustive et dûment actualisés (textes publiés au BO, instructions, jurisprudence, projet de texte...) ; Espace de Wiki permettant de consulter la documentation technique du système GID, notamment, les guides d utilisation et les procédures de la dépense... ; Espace de Forum de discussion permettant de s entraider et de débattre des problématiques liées la dépense publique telle que prise en charge sur le système GID. Sur l'interface de la Communauté «http ://communaute.gid.gov.ma», sont regroupées les informations récentes, au fil de l'eau, portant sur la vie de la Communauté, les événements, les publications... ce qui permet aux membres de voir les nouveautés depuis leurs dernière connexion. L animation de ces espaces est faite par des spécialistes qui assurent la modération des échanges, la gestion du contenu et la veille informationnelle et juridique. Mohammed ELHAJJAMI & Youssef ELBAID Projet de Fin d étude - AU

17 Figure n 2 : Plateforme de KM Source : http : //communaute.gid.gov.ma visité le 20/04/2013 Aujourd hui, la synergie développée par la Communauté GID permet d amorcer une nouvelle culture de partage et de participation dans l Administration. Ainsi, le système GID est devenu une plateforme collaborative centrée sur l utilisateur qui accède, sans quitter le contexte dans lequel il travaille, à la règlementation et au manuel de procédures. Il peut, aussi, solliciter l aide des experts et puiser dans les bonnes pratiques des autres départements. Il reçoit, enfin, les nouveautés de la communauté GID directement dans sa boite de messagerie qui peuvent être des informations sur le système GID ou toute information utile se rapportant à la dépense publique Mohammed ELHAJJAMI & Youssef ELBAID Projet de Fin d étude - AU

18 II. Énoncé du problème 1-Contexte Après le succès réalisé par la mise en place du système de gestion intégré de la dépense au niveau des différents départements ministériels, il s avère nécessaire de le généraliser à l ensemble des CT. Soit plus de 1800 collectivités réparties comme suit : Catégorie Acteurs Nombre Collectivités Territoriales Trésorerie Générale du Royaume Région 16 Préfecture 12 Province 63 Commune Urbaine 221 Arrondissement 41 Commune Rurale 1282 Groupement des Collectivités Territoriales 112 Trésorerie Régionale 8 Trésorerie Provinciale et Communale 7 Recette Communale 134 Total 1896 Tableau n 1 : Acteurs impactés par la généralisation du système GID auprès des CT Cette vaste opération nécessite beaucoup de ressources humaines et matérielles, afin de pouvoir organiser des journées de sensibilisations, de formations, faire de l assistance, de l accompagnement aux nouveaux utilisateurs et enfin pour élaborer des guides d utilisations dédiés à ces derniers. Les guides d utilisation jouent un rôle essentiel dans le déploiement du projet GID. Ils constituent le support d information principal mis à la disposition des utilisateurs du système GID pour prendre en main l application. Les guides d utilisations sont organisés sous forme de Wiki accessible à travers Internet et ouvert à tout le monde. Ceci permet même aux personnes qui n utilisent pas le système GID d en voir le fonctionnement et de mieux comprendre les procédures administratives sous-jacentes à la dépense publique. L ancien Wiki de GID contient des guides d utilisation sous format html, pdf et des démonstrations animées sous format «Flash». Malheureusement, ils sont devenus obsolètes, car non mis à jour. Afin d adapter ces guides avec le nouveau contexte marqué par la nouvelle refonte ergonomique et graphique ainsi que l extension de GID vers les CT, il fallait les Mohammed ELHAJJAMI & Youssef ELBAID Projet de Fin d étude - AU

19 refaire à zéro. C est un travail épuisant lourd à mettre en œuvre du fait qu il nécessite énormément de ressources. De ce fait, les guides sont restés dans leur version initiale. 2-Démarche Le présent projet s inscrit dans une démarche permettant de mettre le point sur la solution ad hoc 3 qui permettra de pallier les divers problèmes détectés, cette démarche est le fruit de discussions approfondies entre les membres de l équipe constituée des Mrs. El Houssaine AZOUR, knowlege manager et responsable du cellule KM au sein de la TGR, Mohammed EL HAJJAMI et Youssef EL BAID, stagiaires de l École des Sciences de l Information. Une partie de l étude a aussi portée sur l étude de l existant et sur l analyse des problèmes relevés par les différents intervenants dans le processus de réalisation des guides d utilisation, ainsi que l étude de faisabilité pour arriver à soulever ces problèmes dans les meilleures conditions. De ce fait nous avons arrivé à adopter trois objectifs : 1- Refaire les guides d utilisation ; 2- Créer des nouvelles animations flash ; 3- Proposer une méthode pour la production des guides. Pour réaliser ces objectifs ainsi que la rédaction de notre rapport nous avons élaboré une feuille de route qui contient toutes les phases et tâches du projet réparti sur les douze semaines de notre stage à la TGR. 3-Feuille de route du PFE Avant d entamer la partie conception du projet, nous avons préparé une feuille de route pour notre projet de fin d étude (PFE) illustré dans le schéma suivant : Figure n 3 : Feuille de route du PFE La figure n 3 donne un aperçu général sur les différentes étapes de notre PFE, depuis le cadrage de la mission jusqu à l édition du rapport. 3 Solutions basée sur un modèle collaboratif Mohammed ELHAJJAMI & Youssef ELBAID Projet de Fin d étude - AU

20 Partie II : Conception du projet La partie conception du projet consiste à faire l étude préalable à savoir : Choisir et s approprier la plateforme à travers un benchmarking des différents logiciels utilisés dans le marché, ainsi que les concepts de base que nous avons utilisé dans notre projet et qui sont élaboré à travers une revue de littérature. III. Étude préalable Dans notre étude préalable nous avons essayé d étudier les différentes plateformes et outils utilisés dans ce projet, à savoir les Wikis, les logiciels de capture d images et vidéo et les moyens de communication et de validation. 1-Wiki Un Wiki est un système de gestion de contenu de site web qui rend les pages web librement et également modifiables par tous les visiteurs autorisés. On les utilise pour faciliter l'écriture collaborative de documents avec un minimum de contraintes, Actuellement, ils ont atteint un bon niveau de maturité. Un wiki se caractérise par son ouverture et sa flexibilité. Ainsi, son contenu devient réellement dynamique et s enrichit au fur et à mesure des contributions. La circulation de l information devient plus simple et surtout plus rapide. Mais pour qu une organisation puisse mettre en place un wiki, elle devra d abord s interroger sur son projet : L organisation est-elle prête à accepter la pratique collaborative où l organisation transversale remplace les directions hiérarchiques ou par métiers? Quels sont les freins potentiels, tant au niveau des utilisateurs que de l équipe de management? Comment sera valorisée la communauté? Quels rôles lui sont attribués? Quel est l objectif à atteindre : la coopération, la collaboration, la capitalisation ou la coordination? Quel outil correspond le mieux à l objectif? Comment amener les collaborateurs à contribuer : Par l adhésion, par le contrat? 1-1 Spécificités et caractéristiques du wiki Instrument récent, il est essentiellement utilisé, pour l instant, par des communautés habituées de l Internet et de son fonctionnement en réseau. Peu d entreprises ou organisations traditionnelles ont tenté de l employer. Il existe plusieurs types de Wiki plus ou moins complexes. Certains contiennent par exemple une fonctionnalité de sauvegarde des anciennes pages ou une fonction d alerte d édition de la page. Ils sont tous disponibles, téléchargeables sur l internet. Les wikis téléchargeables sont distribués sous licence libre (Open Source). Des communautés techniques et des utilisateurs aident les individus souhaitant les utiliser. Logiciel de co-écriture, il présente la particularité d être accessible à tous, en ligne. En effet, aucun logiciel particulier (hormis un navigateur Mozilla, Internet Explorer...) ne doit être installé sur le poste de l utilisateur. Deux fonctionnalités en font sa particularité collaborative avancée : N importe qui peut déposer une contribution, mais surtout n importe qui peut créer de nouvelles pages, de nouveaux thèmes, sans connaissance du HTML. Un Wiki se présente au départ comme une boîte vide et non structurée (sans dossier thématique) : Seuls les contributeurs vont créer son contenu et ses liens internes. Mohammed ELHAJJAMI & Youssef ELBAID Projet de Fin d étude - AU

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