C O M P T A B I L I T E M e t t r e e n p l a c e l e P E S V 2

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1 C O M P T A B I L I T E M e t t r e e n p l a c e l e P E S V Le PES est un Protocole d Echange Standard électronique entre l ordonnateur et le comptable permettant la dématérialisation des pièces comptables (titres de recette, mandats de dépenses), des pièces jointes. Il vise à remplacer le protocole Indigo. La note de cadrage Ce document a pour objectif de définir la stratégie et les modalités de passage à la dématérialisation de la chaîne comptable, financière et budgétaire entre l ordonnateur et le comptable. Il permet aussi le paramétrage initial dans l outil PESOS des travaux à mener pour l adoption du nouveau protocole PES V qui permet : - La dématérialisation native des mandats et des titres - Le transport de la signature électronique des flux comptables - Le transport des pièces justificatives préalablement dématérialisées. Pour avoir votre note de cadrage, veuillez-vous mettre en relation avec votre Trésorerie Générale - Sélection du protocole Avant tout paramétrage, nous vous invitons à sauvegarder vos entités [Paramètres] (Entités/Paramètres) Cochez le type de protocole PES Cliquez ensuite sur le bouton «Quitter». Le type de protocole sera automatiquement sauvegardé. - Initialisation des sélections [Paramètres] (Eléments du PES) Cette fenêtre permet «d initialiser» certains types de champs PES afin de retirer les éléments qui ne vous serviront jamais. Les valeurs possibles s afficheront alors dans un tableau. Décochez les valeurs qui ne vous semblent pas nécessaires. Renouvelez l opération pour chaque type de champ PES. ATTENTION! Certaines valeurs sont cohérentes entre elles, nous vous déconseillons donc de décocher certaines sans en être sûr. En revanche, cette méthode peut être utilise pour le code produit local qui ne demande pas de cohérence avec d autres éléments. Ref : Horizon / COMPTABILITE / Aide au passage du PES Juillet 0 Page /7

2 - Initialisation des Données [Procédures exceptionnelles] (Mise à jour pour PES) Cochez le ou les éléments à initialiser : Mise à jour identifiant stable : L identifiant stable pour le tiers est obligatoire, cette procédure initialise un identifiant stable vide par le numéro du tiers Mise à jour du mode de règlement fournisseur Les modes de règlement sont mis à jour automatiquement par rapport au mode de règlement INDIGO renseigné. Pensez à vérifier le mode de règlement lors de la saisie des mandats. Mise à jour Autres Zones Tiers - nature ID du tiers (à blanc par défaut) - catégorie du tiers (à «personne physique par défaut) - nature Juridique PES (à «inconnue» par défaut) ATTENTION pour le cas d une personne physique, il sera nécessaire de saisir la civilité et le prénom du tiers. Cette saisie pourra également être réalisée au moment de passer la pièce comme pour le mode de règlement. Mise à jour des pièces pour le PES Cette option permet d initialiser au niveau des pièces (Mandats et Titres) deux informations nécessaires au PES : - Le type de pièce PES - La nature de pièce PES ; Ces deux informations remplacent l ancienne nature de pièce. Ainsi nous distinguerons les pièces d annulation, les régularisations de dépenses et les P0 de recettes, les pièces de type inventaire, fonctionnement ou investissement. Mise à jour libellé de Virement Dans le cadre du PES, un libellé de virement est demandé dans le cas de règlement par virement. Cette valeur n est pas initialisée par défaut. Nous proposons donc dans la procédure exceptionnelle d y recopier le motif de la pièce. Ref : Horizon / COMPTABILITE / Aide au passage du PES Juillet 0 Page /7

3 - Mise à jour du PES au niveau des tiers Il est possible de corriger ces informations pendant la saisie d une pièce. Liste des champs spécifiques au PES : Civilité : devient obligatoire dans le cas de particuliers. Prénom : obligatoire pour une personne physique. L adresse doit être saisie complètement (notamment la voie) Nature identifiant : En liaison avec l identifiant (), il précise le contenu (SIRET, SIREN, NIR.). Référence tiers : champs libre Nature Juridique Catégorie de tiers : à renseigner Identifiant stable : contient le numéro de Siret ou 9 Siren pour les sociétés. Mode de Règlement PES : remplace le mode de règlement Indigo Ref : Horizon / COMPTABILITE / Aide au passage du PES Juillet 0 Page /7

4 - Mise à jour du PES au niveau des pièces Toutes les informations du tiers sont reprises au niveau de la pièce. Un tiers peut être corrigé ou complété au moment où l on saisit le mandat (ou le titre). Le type de pièce (PES) La nature de la pièce (PES) Le type de pièce et la nature PES sont en remplacement de la nature Indigo. Ils se complètent l un et l autre. Un contrôle permet la cohérence. Le logiciel initialise ces informations en fonction du contexte. Exemple : si votre pièce comporte une seule imputation de fonctionnement, il sera placé automatiquement sur la nature PES : «Fonctionnement», si un numéro inventaire est saisi, il sera sur «Inventaire» etc Nous vous invitons à éviter les pièces mélangeant des imputations de fonctionnement et des imputations d investissement. Le code service TVA Le libellé de Virement (En mandat) - Ce libellé est obligatoire pour les tiers dont le mode de règlement se fait par «virement» Dans le cas des titres, des informations supplémentaires sont à renseigner : Le code Produit local Le code Produit L identifiant du rôle si nécessaire Un troisième onglet permet de rattacher des pièces jointes. Ces pièces jointes sont un complément d informations à la pièce. Ce peut être par exemple une facture Le type de pièces se concrétise sous la forme de fichier présent sur votre ordinateur. Ce peut être un document Word, un PDF, une image La pièce peut contenir jusqu à pièces jointes. Il suffit de cliquer sur l icône de répertoire pour aller chercher la pièce dans le sélecteur de fichier. Ref : Horizon / COMPTABILITE / Aide au passage du PES Juillet 0 Page /7

5 6- Génération du fichier PES Installation de JVSPES Téléchargez le module PES sur le site assistance L installation doit être faite sur chaque poste. [Fichier] (Liaison TG) Sélectionnez le type de pièce à transférer Cliquez sur le bouton «Transférer» Sur la fenêtre du module [Paramètres] (Génération du fichier de PES) Si un élément n est pas renseigné, le flux ne sera pas généré. Choisissez votre domaine (dépenses ou recettes) Saisissez votre numéro de bordereau Cliquez sur le bouton Générer le message PES. Ref : Horizon / COMPTABILITE / Aide au passage du PES Juillet 0 Page /7

6 7- Gestion des pièces jointes - pièce comptable = ou plusieurs pièces jointes : Rattachez votre pièce jointe en comptabilité, votre pièce sera automatiquement rattachée lors de la génération de votre fichier avec JVSPES. - seule pièce jointe pour plusieurs pièces comptables : Si la pièce jointe concerne plusieurs pièces comptables, il n y a pas lieu de la transférer plusieurs fois. Pour les envois suivants, précisez uniquement la référence de la pièce. A partir du module PES : - Pièces jointes, - Gestion des pièces jointes, - Cliquer sur «Afficher les informations détaillées», - Onglet Pièce jointes dissociées, - Cliquez sur «Pièces», - Renseignez le champ «Domaine», - Renseignez le champ «Type bordereau», - Renseignez le champ «Identifiant Bordereau», - Renseignez le champ «Identifiant pièce», - Renseignez le champ «Identifiant ligne», - Renseignez le champ «Support», - Renseignez le champ «Nom», - Cliquez sur la flèche bleue - Au message «Voulez-vous utilisez l identifiant unique?», cliquez sur Oui, - Cliquez sur «Ajouter», - Cliquez sur Validez. - la pièce jointe seule : Rattachez votre pièce jointe à la pièce comptable, en comptabilité Après avoir généré votre fichier avec JVSPES, cochez PJ uniquement (en bas à droite), Cliquez sur «Valider». Si le message n est pas conforme, la liste des anomalies détectées est affichée. Pour qu un flux soit accepté, il est nécessaire de corriger l ensemble des anomalies et refaire la génération du flux. Le flux est généré, vous pouvez le déposer. Ref : Horizon / COMPTABILITE / Aide au passage du PES Juillet 0 Page 6/7

7 8- Attribution des signatures Pour la période de test, vous n avez pas besoin de la signature électronique. Ce n est qu au moment de la période de production que vous pourrez intégrer votre signature électronique. Cliquez sur «Non». Cliquez sur «Oui». N.B. Dans la liste des complétudes, il est demandé de transmettre un flux signé, si la collectivité met en place la signature électronique. Dans ce cas, répondez «Oui» à la question «le flux sera-t-il signé électroniquement?» et procédez à la signature du flux via votre tiers de télétransmission (IxChange, Xémélios, Ixbus, etc.) 9- Dépôt sur PESOS Authentifiez-vous sur le site de la DGFIP, pour accéder à «PESOS» (outil de test pour vos fichiers dématérialisés). Sélectionnez votre budget. Cliquez sur «ajouter un fichier». Sélectionnez votre flux. Cliquez sur «demander l évaluation». Effectuez le dépôt pour chacune de vos complétudes pour pouvoir passer en production. 0- Signature des flux A partir de la mise en production, vous devrez signer les flux, par le biais d un parapheur électronique : - IxChange OnLine, solution intégrée proposée par JVS, - XéMéLios module de la DGFIP, - ixbus de SRCI - Ref : Horizon / COMPTABILITE / Aide au passage du PES Juillet 0 Page 7/7

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