CIS-2 FANC-AFCN. CIS-2 Cahier spécial des charges. Version : Version 2.6 Date: 1er avril 2010 Pourvoir adjudicateur : FANC-AFCN

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1 FANC-AFCN CAHIER SPECIAL DES CHARGES n MWI37 PROCEDURE NEGOCIEE AVEC PUBLICITE POUR LA LIVRAISON ET LA CONFIGURATION D UN SYSTEME INFORMATISE DE PROCESSUS ET D INFORMATIONS POUR LA GESTION DES DONNEES DE CLIENTS ET DE DOSSIERS. CIS-2 Cahier spécial des charges Version : Version 2.6 Date: 1er avril 2010 Pourvoir adjudicateur : FANC-AFCN Page 1 de /05/2010

2 Table des matières. A. DISPOSITIONS GENERALES Objet et nature du marché Durée du contrat Pouvoir adjudicateur Informations complémentaires Session d information Introduction et ouverture des offres Service dirigeant fonctionnaire dirigeant Description des services à prester Documents régissant le marché Législation Documents concernant le marché Offres Données à mentionner dans l offre Durée de validité de l offre Structure de l offre Prix Prix Révision de prix Régularité des offres Critères d attribution Régularité des offres Critères d attribution Liste des critères d attribution Cautionnement Exécution des services Délais et clauses Délais Clause d exécution Lieu où les services doivent être exécutés et formalités Suivi de l exécution Développement et installation Spécifications techniques Suivi de l exécution des fournitures et des services Opérations de vérification Réception Réception provisoire Réception définitive Facturation et paiement des services Confidentialité et réserve Droits intellectuels et de propriété Avis de marché et rectificatifs Litiges Amendes pour exécution tardive des services B. PRESCRIPTIONS TECHNIQUES Généralités Portée Page 2 de /05/2010

3 1.2. Applications et processus existants Applications Processus Définitions utilisées pour CIS Terminologie Définitions des structures de données Concept de la personne unique Données générales à caractère personnel Exigences selon la classification fonctionnelle Généralités Fonctionnalités générales Structure générale des données Création, modification et suppression de données de base Ouverture d'un nouveau dossier Autorisations, agréments, enregistrements et certificats (demande, modification et arrêt) Fonctionnalités spécifiques Traitement d'un dossier Description du processus Structures de données Types de demandes d autorisations Validité des autorisations Données communes aux autorisations Données Importation et Transport Déclarations préalables Exemples de Business Rules pour les autorisations de transport Exemples de Business Rules pour les déclarations préalables de transport Données Applications médicales Déclarations trimestrielles Données Établissements nucléaires de Base Inspections Fonctionnalité spécifique Description du processus Structures de données Incidents Fonctionnalité spécifique Description du processus Structures de données Mise en exécution (Application de sanctions) Fonctionnalité spécifique Description du processus Paiement de l amende administrative Procédure standard et procédure simplifiée Structures des données Inventaire Fonctionnalité spécifique Description de processus Structures de données Page 3 de /05/2010

4 Straling Generators Sources non scellées Sources scellées Matériaux correspondants Elément d inventaire «SSHA» Elément d inventaire «Portiques de mesure» Eléments d inventaire Service importation et transport Facturation Fonctionnalité spécifique Description du processus Structures de données Autres exigences fonctionnelles Historique des données Fonctionnalité générale Utilisateurs Langue du système Saisie automatique de champs de données Ecrasement de valeurs standard Annexion de document Création de documents standard Interface utilisateurs graphique Copy Records Suppression de records Impression de documents Interfaces système Interface avec GLOBE Entre les services opérationnels Interface avec le système d Interface avec les bases de données des administrations Interface avec ICSRS Portail Interface avec Telerad Interface avec le Record Management System Workflow Statistiques et rapports Migration de données Test & Pilot & Go-Live Support et maintenance Exigences techniques Performances du système Environnement technique Audit Trail Authentification Standards Documentation Formation Annexes Exemples de valeurs dropdown qui peuvent éventuellement être utilisées dans le système (à valider après l analyse détaillée) Page 4 de /05/2010

5 8.2 Catégories, sous-catégories et non-compliances Inspection Tableaux des critères d évaluation C. ANNEXES Page 5 de /05/2010

6 AGENCE FEDERALE DE CONTROLE NUCLEAIRE (FANC/AFCN) Peter Van Lier, Tél Fax : CAHIER SPECIAL DES CHARGES n MWI37 PROCEDURE NEGOCIEE AVEC PUBLICITE POUR LA LIVRAISON ET LA CONFIGURATION D UN SYSTEME INFORMATISE DE PROCESSUS ET D INFORMATIONS POUR LA GESTION DES DONNEES DE CLIENTS ET DE DOSSIERS. A. DISPOSITIONS GENERALES. En application de l article 3, paragraphe 1er, de l AR du 26 septembre 1996, l attention des soumissionnaires est attirée sur le fait que, dans le présent cahier spécial des charges, il a été dérogé à l article 66 de l annexe de l arrêté royal du 26 septembre 1996 concernant les amendes pour retard, en particulier sur le plan du pourcentage des amendes par jour calendrier et du pourcentage maximum des amendes calculé sur la valeur des services. 1. Objet et nature du marché. Le présent marché porte sur le développement d un nouveau processus central et d un nouveau système de traitement de l information pour le compte de l Agence fédérale de Contrôle nucléaire. Il s agit d un marché à prix global forfaitaire. La procédure choisie est celle de la procédure négociée avec publicité. Le choix de cette procédure se base sur l article 17 3, 4 de la loi relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services. Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de ne pas attribuer le marché. Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit d attribuer à l adjudicataire de nouveaux services qui consistent en la répétition de services similaires à ceux attribués à l adjudicataire dans le cadre de ce marché conformément à l article 17 2, 2, b de la loi du 24 décembre Le prestataire de services s engage à fournir, à la demande du pouvoir adjudicateur et pendant les trois années suivant la réception provisoire, les prestations nécessaires aux adaptations du logiciel. Page 6 de /05/2010

7 Les adaptations peuvent notamment concerner l implémentation de nouvelles fonctionnalités. Ne sont notamment pas considérés comme des adaptations : - entretien - bug fixes - Correction des erreurs d implémentation et de configuration Le pouvoir adjudicateur procèdera régulièrement à l analyse du logiciel et il proposera les adaptations et modifications qu il juge utiles. Le prestataire de services proposera au pouvoir adjudicateur les adaptations et les modifications qu il souhaite, de sa propre initiative, apporter au logiciel en spécifiant l impact qu elles auront sur l entretien existant. En cas d acceptation du pouvoir adjudicateur, les adaptations font l objet d un avenant qui est joint au présent marché. Les modifications apportées au logiciel en font partie intégrante dès la réception provisoire de celles-ci. L acceptation des modifications ne réduit en aucune manière l obligation du prestataire de services de garantir le bon fonctionnement du système. Le pouvoir adjudicateur peut toutefois apporter des adaptations aux modules en dehors du cadre du présent contrat. Chaque soumissionnaire ne peut remettre qu une offre, les variantes ne sont pas autorisées. 2. Durée du contrat. Le marché prend cours le jour défini lors de la réunion de démarrage qui est organisée dans les trente jours qui suivent la notification d attribution du marché et dure jusqu à la finalisation du marché. Approche graduelle avec validation du plan de projet Le marché se déroule en deux phases. Dans la première phase, une analyse doit être effectuée et doit déboucher sur la rédaction d un plan visant l implémentation effective du projet. Les besoins fonctionnels et les exigences relatives à l infrastructure sont définis et précisés. Ce plan comporte au moins les éléments suivants : - L inventaire des processus avec leurs inputs, leurs outputs et les règles régissant l exercice des activités ; Page 7 de /05/2010

8 - une liste des caractéristiques de pointe avec description des fonctionnalités à mettre en œuvre ; - la conception de l infrastructure ; - l organisation du projet ; - la planification des ressources. L établissement et la validation de ce document doivent permettre aux deux parties d avoir une idée définitive sur les fonctionnalités à mettre en œuvre, sur la méthode de travail et sur l affectation des ressources (tant du côté de l AFCN que du côté du fournisseur). Ce plan de projet doit être explicitement validé par les deux parties avant le début de l implémentation. La réception provisoire prévue au présent cahier spécial des charges doit, dans tous les cas, être terminée dans les délais prévus à la section Pouvoir adjudicateur Informations complémentaires. Le pouvoir adjudicateur est l Agence fédérale de Contrôle nucléaire (AFCN), représentée par Monsieur Willy De Roovere, Directeur général, et Monsieur Philippe DE SADELEER, Président du Conseil d Administration. Des informations complémentaires relatives à la procédure du marché peuvent être obtenues auprès de Marc WILMOTTE, du rôle linguistique francophone, tél 02/ , fax 02/ , ou auprès de Kristel GEERTS, du rôle linguistique néerlandophone (Tél.: , Fax: , E- mail: Des informations complémentaires relatives au contenu du marché peuvent être obtenues auprès de Peter Van Lier, Tél , Fax: , 4. Session d information. Vu la complexité du marché, le pouvoir adjudicateur organisera une session d information à l intention des candidats-soumissionnaires entre la publication du marché au Bulletin des Adjudications et au Journal Officiel des Communautés Européennes et le jour de l ouverture des offres. Cette session d information se tiendra le 7 juin 2010 à 14h00 à l adresse suivante : rue Ravenstein 36, 1000 Bruxelles, salle Marie Curie 2, rez-dechaussée. Page 8 de /05/2010

9 Un court aperçu de l objet du marché sera fourni lors de cette session d information. Il sera possible de poser des questions. Afin de permettre un déroulement correct de la session, les candidatssoumissionnaires qui souhaitent y assister sont priés de faire parvenir leurs questions au pouvoir adjudicateur par ou fax. L adresse est Le numéro de fax est Seules les questions qui seront parvenues au pouvoir adjudicateur avant le 03 juin 2010 seront traitées pendant cette session A l entrée de la salle de réunion, il sera demandé aux présents de mentionner l identité de l entreprise qu ils représentent ainsi que leur adresse complète sur une liste de présence. Le pouvoir adjudicateur fera, par la suite, parvenir un procès-verbal de la session d information à tous les présents. Les candidats-soumissionnaires qui ne pouvaient être présents à la session d information pourront obtenir le procès-verbal auprès du pouvoir adjudicateur (par à l adresse ou par fax au numéro de fax ). 5. Introduction et ouverture des offres. Les offres sont, avant l ouverture des offres, soit envoyées par courrier (un courrier recommandé est conseillé), soit déposées personnellement auprès du pouvoir adjudicateur. Les offres sont acceptées pour autant que la séance d ouverture des offres n ait pas été déclarée ouverte. Les offres sont glissées dans une enveloppe fermée. Sur cette enveloppe, il y a lieu d indiquer les mentions suivantes : le numéro du cahier spécial des charges ; la date et l heure limite pour le dépôt des offres. Cette enveloppe est glissée dans une deuxième enveloppe portant les mentions suivantes : le mot «offre» dans le coin supérieur gauche ; à l endroit prévu pour l adresse du destinataire : Agence fédérale de Contrôle nucléaire A l attention de Monsieur Marc Wilmotte Rue Ravenstein Bruxelles Page 9 de /05/2010

10 Le 28 juin 2010 à 14h00, il sera procédé, dans les locaux de l AFCN sis rue Ravenstein Bruxelles, salle 607, à l ouverture en séance publique (sans communication des prix), des offres déposées en vue du présent marché. L Agence applique le calendrier suivant pour la procédure de sélection et d attribution du marché : Envoi du cahier des charges lundi 24 mai 2010 Date limite pour la réception des questions des soumissionnaires avant la session d information jeudi 3 juin 2010 Session d information (réponses aux questions) lundi 7 juin 2010 Introduction des offres Lundi 28 juin 2010 Démonstration de la solution Apd. Jeudi 8 juillet 2010 Début des négociations Lundi 19 juillet 2010 Dépôt de la meilleure offre finale Lundi 9 Aout Service dirigeant fonctionnaire dirigeant. Le service dirigeant au sens des articles 1er et 2 du cahier général des charges est le pouvoir adjudicateur. Seul le pouvoir adjudicateur est compétent pour la surveillance du marché ainsi que pour son contrôle. Le fonctionnaire dirigeant (qui sera un membre du personnel du pouvoir adjudicateur) sera désigné dans la notification d attribution du marché. Les limites éventuelles de sa compétence y seront indiquées. 7. Description des services à prester. Le prestataire de services s engage à assurer l intégration fonctionnelle des services et produits énumérés à l annexe B : Spécifications fonctionnelles et Prescriptions techniques. Le prestataire de services est coresponsable de l intégration des services et fournitures ultérieurs d autres prestataires de services, si ces services et fournitures sont effectués sur base de la documentation que le prestataire de services est tenu de mettre à la disposition du pouvoir adjudicateur en exécution du présent cahier spécial des charges. Les éventuels frais supplémentaires qui résultent de la documentation inappropriée sont à charge du prestataire de services. Page 10 de /05/2010

11 8. Documents régissant le marché Législation. - La loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services ; - L arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics ; - L arrêté royal du 26 septembre 1996 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics + annexe : cahier général des charges des marchés publics de travaux, de fournitures et de services et des concessions de travaux publics ; - Toutes les modifications à la loi et aux arrêtés précités, en vigueur au jour de l ouverture des offres Documents concernant le marché. - Le présent cahier spécial des charges n M WI37 - L offre approuvée - Les renseignements complémentaires donnés lors de la session d information (questions posées et réponses fournies) - Les précisions et décisions données par l Agence pour répondre aux questions posées. 9. Offres Données à mentionner dans l offre. L attention des soumissionnaires est attirée sur l article 10 de la loi du 24 décembre 1993 et sur l article 78 de l arrêté royal du 8 janvier 1996 relatifs aux incompatibilités. Le soumissionnaire est tenu d utiliser le formulaire d offre joint en annexe au présent cahier spécial des charges. Si, toutefois, d autres documents sont utilisés, il est tenu d attester sur chaque document la conformité au formulaire d offre joint au cahier spécial des charges (Art. 89 de l AR du 8 janvier 1996). L offre et les annexes jointes au formulaire d offre sont rédigées en français ou en néerlandais. Les documents techniques dont la traduction française ou néerlandaise n est pas disponible peuvent éventuellement être remis en langue anglaise. Page 11 de /05/2010

12 Par le dépôt de son offre, le soumissionnaire renonce automatiquement à ses conditions générales ou particulières de vente, même si celles-ci sont mentionnées dans l une ou l autre annexe à l offre. Le soumissionnaire indique clairement dans son offre quelle information est confidentielle et/ou se rapporte à des secrets techniques ou commerciaux et ne peut donc pas être divulguée par le pouvoir adjudicateur. Le formulaire d offre est joint au cahier spécial des charges en 1 exemplaire. Les renseignements suivants seront mentionnés dans l offre : - les prix en lettres et chiffres (hors TVA) ; - le montant de la TVA ; - la signature de la personne compétente pour signer l offre ; - la qualité de la personne qui signe l offre ; - la date à laquelle la personne précitée a signé l offre ; - le numéro d immatriculation complet du soumissionnaire auprès de la Banque Carrefour des Entreprises (pour les soumissionnaires belges) Durée de validité de l offre. Les soumissionnaires restent liés par leur offre pendant un délai de 90 jours calendrier, à compter du jour qui suit celui de l ouverture des offres Structure de l offre L Agence demande aux soumissionnaires de respecter la structure suivante (table des matières) lors de l introduction de leur offre. Les soumissionnaires doivent compléter les tableaux fournis dans le document. Ces tableaux serviront de base pour l évaluation des offres. 1. Lettre d offre 2. Formulaire d offre (conformément à l annexe C) 3. Les statuts ainsi que tout autre document utile prouvant la compétence du (des) signataire(s). 4. Tous les documents demandés dans le cadre des critères de sélection et d attribution (voir rubrique 12 ci-après) ; 5. Présentation du soumissionnaire 6. Note de synthèse descriptive 7. Description détaillée de la solution proposée 7.1. Description générale de la solution proposée Architecture Hardware Page 12 de /05/2010

13 7.3. Architecture Software 7.4. Architecture Réseau 7.5. Description des modules standards utilisés 7.6. Description des modules non standards proposés 7.7. Description des interfaces proposées 8. Stratégies 8.1. Stratégie pour l analyse détaillée 8.2. Stratégie gestion du changement (personnes) 8.3. Stratégie de conception/configuration 8.4. Stratégie de test 8.5. Stratégie de migration des données 8.6. Stratégie pilote 8.7. Stratégie Go-Live 8.8. Stratégie post-implémentation 9. Gestion du projet et méthodologie 9.1. Méthodologie utilisée 9.2. Scope Management Plan 9.3. Risk Management Plan 9.4. Project Organisation 9.5. Project Communications Management Plan 9.6. Issues Management Plan 9.7. Change Request Management Plan 9.8. Quality Management Plan 10. Formation Formation Utilisateurs Formation IT Support Formations Super-utilisateurs 11. Calendrier de l exécution (Work Breakdown Structure WBS) 12. Définition des fournitures (Product Breakdown Structure, PBS) 13. Références Présentation des références 14. Curriculum vitae des membres de l équipe CV des collaborateurs affectés au projet 15. Renseignements complémentaires / autres documents 10. Prix Prix. Tous les prix mentionnés dans le formulaire d offre doivent être obligatoirement libellés en EURO. Le prestataire de services est censé avoir inclus dans son prix tous les frais possibles grevant les fournitures, à l exception de la TVA. Page 13 de /05/2010

14 10.2. Révision de prix. Pour le présent marché, aucune révision de prix n est possible. 11. Régularité des offres Critères d attribution Régularité des offres Dans une première phase, les offres introduites seront examinées sur le plan de leur régularité. Les offres irrégulières seront rejetées. Dans une seconde phase, les offres régulières administrativement seront examinées sur le plan technique par une commission d évaluation. Sur base des offres administrativement et techniquement régulières et sur base des critères d attribution, le pouvoir adjudicateur dressera une liste de soumissionnaires avec lesquels des négociations seront menées. Au terme des négociations, les soumissionnaires peuvent introduire une offre modifiée ou ajouter des pièces supplémentaires à leur offre (meilleure offre finale). Dans le cadre des négociations, il sera demandé aux soumissionnaires repris dans cette liste d effectuer une démonstration. Cette démonstration sera considérée comme faisant partie de la «meilleure offre finale» et sera cotée dans le cadre du deuxième critère d attribution. Un scénario qui doit être respecté lors de la démonstration figure ci-après. Chacun de ces points doit être abordé lors de la démonstration. La démonstration ne durera pas plus d 1h30. Scénario Présentation générale du produit et de ses fonctionnalités - 2 dentistes fraîchement diplômés souhaitent ouvrir un cabinet dentaire. Les deux dentistes doivent donc demander un agrément. Le système doit générer ces agréments sur base des règles de validité des agréments pour dentistes. - Les dentistes ont créé une SPRL dont la personne morale sera l exploitant du cabinet. Une autorisation de création doit être demandée à cet effet. - Certains documents ne figurent pas dans la demande. Un rappel doit donc être envoyé. - Lorsque tous les documents sont en possession de l AFCN, le système assurera le reste du processus jusqu à la production de l autorisation d exploitation (y compris la phase de l approbation du chef de service). - Un P-V de réception est ensuite reçu et l inventaire des installations des Page 14 de /05/2010

15 dentistes doit être enregistré dans le système. Montrer comment les utilisateurs recevront et pourront ajouter des alarmes, y compris les différents types d alarmes (ex. niveau départemental, individuel, généré par le système, etc.) Montrer comment fonctionne l application et montrer comment se passe le transfert d un dossier vers un autre utilisateur et comment remonte (automatiquement) un dossier sur base des critères. L utilisation et la création de check-lists et l utilisation de celles-ci comme critères pour le flux de travail et les alarmes Montrer comment le système produit des documents standards sur base des informations reprises dans le système. Montrer comment enregistrer des documents et comment les associer à des entités dans le système. Simulation d un processus d approbation. Montrer comment modifier des listes existantes (ex. types d autorisations). Faire la démonstration de la fonction de téléchargement de données pour les fichiers Excel fournis. Les frais de ces démonstrations sont entièrement supportés par les soumissionnaires. Après la clôture des négociations, les versions définitives des offres seront confrontées aux critères d attribution. Le soumissionnaire dont l offre est la plus avantageuse économiquement (donc celui qui obtient le meilleur score sur la base des critères d attribution mentionnés ci-après) sera désigné comme adjudicataire pour le présent marché Critères d attribution. Pour le choix de l offre la plus intéressante, les offres régulières des soumissionnaires sélectionnés seront confrontées à une série de critères d attribution. Ces critères seront pondérés afin d obtenir un classement final Liste des critères d attribution. Les critères d attribution, par ordre décroissant d importance, sont les suivants : L Agence attire l attention des soumissionnaires sur le fait que les offres qui n obtiennent pas le minimum requis pour un ou plusieurs critère(s) seront exclues de la procédure d attribution. ID Critère Evaluation Pondération Evaluation Minimum requis Page 15 de /05/2010

16 (100) pondérée 1 Prix total 30% 15 2 Conformité et qualité 30% 21 Proposition technique - 60% fonctionnalité - 20% convivialité - 20% Intégration & Support 3 Planification de l ensemble du 20% 12 projet 4 Evaluation de la qualité de l implémentation de systèmes comparables 20% 12 Pour le premier critère d attribution, le nombre de points obtenus est calculé selon la formule suivante : 30* (prix le plus bas remis) / (prix de l offre considérée). Les cotations pour les quatre critères d attribution seront additionnées en tenant compte des facteurs de pondération. Le marché sera attribué au soumissionnaire qui obtient la cotation finale la plus élevée, après que le pouvoir adjudicateur aura vérifié, à l égard de ce soumissionnaire, l exactitude de la déclaration implicite sur l honneur et à condition que le contrôle ait démontré que la déclaration implicite sur l honneur correspond à la réalité. Le tableau visé au point 8.3 de l annexe B sera utilisé pour l évaluation des critères. 12. Cautionnement. Le cautionnement est fixé à 5 % du montant total, hors TVA, du marché. Le montant ainsi obtenu est arrondi à la dizaine d euro supérieure. Le cautionnement peut être constitué conformément aux dispositions légales et réglementaires, soit en numéraire, ou en fonds publics, soit sous forme de cautionnement collectif. Le cautionnement peut également être constitué par une garantie accordée par un établissement de crédit satisfaisant au prescrit de la loi du 22 mars 1993 relative au statut et au contrôle des établissements de crédit ou par une entreprise d assurances satisfaisant au prescrit de la loi du 9 juillet 1975 relative au contrôle des entreprises d assurances et agréée pour la branche 15 (caution). Le prestataire de services doit, dans les trente jours de calendrier suivant le jour de la conclusion du marché, justifier la constitution du cautionnement par lui-même ou par un tiers, de l une des façons suivantes : Page 16 de /05/2010

17 1 lorsqu il s agit de numéraire, par le virement du montant au numéro de compte du Postchèque de la Caisse des Dépôts et Consignations (CCP n ) ou d un organ isme public remplissant une fonction similaire à celle de ladite Caisse, ci-après dénommé organisme public remplissant une fonction similaire ; 2 lorsqu il s agit de fonds publics, par le dépôt de ceux-ci entre les mains du caissier de l Etat au siège de la Banque nationale à Bruxelles ou dans l une de ses agences en province, pour compte de la Caisse des Dépôts et Consignations, ou d un organisme public remplissant une fonction similaire ; 3 lorsqu il s agit d un cautionnement collectif, p ar le dépôt par une société exerçant légalement cette activité, d un acte de caution solidaire auprès de la Caisse des Dépôts et Consignations ou d un organisme public remplissant une fonction similaire ; 4 lorsqu il s agit d une garantie, par l acte d en gagement de l établissement de crédit ou de l entreprise d assurances. Cette justification se donne, selon le cas, par la production au pouvoir adjudicateur : 1 soit du récépissé de dépôt de la Caisse des Dépô ts et Consignations ou d un organisme public remplissant une fonction similaire ; 2 soit d un avis de débit remis par l établissemen t de crédit ou l entreprise d assurances ; 3 soit de la reconnaissance de dépôt délivrée par le caissier de l Etat ou par un organisme public remplissant une fonction similaire ; 4 soit de l original de l acte de caution solidair e visé par la Caisse des Dépôts et Consignations ou par un organisme public remplissant une fonction similaire ; 5 soit de l original de l acte d engagement établi par l établissement de crédit ou l entreprise d assurances accordant une garantie. Ces documents, signés par le déposant, indiquent au profit de qui le cautionnement est constitué, son affectation précise par l indication sommaire de l objet du marché et de la référence du cahier spécial des charges, ainsi que le nom, le prénom et l adresse complète du prestataire de services et éventuellement, du tiers qui a effectué le dépôt pour compte, avec la mention bailleur de fonds ou mandataire, suivant le cas. Le délai de trente jours de calendrier visé ci-avant est suspendu pendant la période de fermeture de l entreprise du prestataire de services pour les jours de vacances annuelles payées et les jours de repos compensatoire prévus par voie réglementaire ou dans une convention collective de travail rendue obligatoire. Page 17 de /05/2010

18 La preuve de la constitution du cautionnement doit être envoyée à l adresse qui sera mentionnée dans l avis d attribution du marché. Le cautionnement sera libéré en une fois après l acceptation définitive du dernier marché exécuté sur base du contrat conclu sur base du présent cahier spécial des charges, à la demande expresse du prestataire de services et à condition que les services fournis aient été réceptionnés. 13. Exécution des services Délais et clauses Délais La réception provisoire doit avoir lieu dans les 12 mois qui suivent la réunion de démarrage. Tous les jours calendrier sans distinction aucune sont comptabilisés dans le délai Clause d exécution Le soumissionnaire s engage, jusqu à la complète exécution du marché, à respecter les conventions de base de l OIT, telles qu elles sont reprises au point du présent cahier spécial des charges. Le non-respect de cet engagement pourra, en vertu de l article 20, 1er, 4 du Cahier général des charges annexé à l arrêté royal du 26 septembre 1996, donner lieu à l application des mesures d office prévues au 6 du même article, et notamment à la résiliation unilatérale du marché Lieu où les services doivent être exécutés et formalités. Les services seront exécutés à l adresse suivante : Rue Ravenstein 36, 1000 Bruxelles, Belgique. Les candidats soumissionnaires ont le droit de visiter le lieu où les services devront être exécutés. A cet effet, ils prendront contact avec la personne suivante : Peter Van Lier, Tél Fax: La visite à l endroit où les services devront être exécutés a lieu au jour et à l heure convenus avec la personne précitée. Page 18 de /05/2010

19 13.3. Suivi de l exécution Développement et installation Les adjudicataires doivent fournir au pouvoir adjudicateur tous les renseignements et facilités nécessaires pour que la préparation et l exécution des livraisons puissent être contrôlées. Les équipements seront développés et installés par l adjudicataire conformément à un calendrier détaillé à déterminer de commun accord dès la notification de l attribution du marché Spécifications techniques Les services doivent correspondre à tous points de vue avec les plans, documents et sujets qui sont d application dans ce marché. Même en cas de défaut de spécifications techniques contractuelles, les services doivent satisfaire à toutes les normes et règles de bonne exécution Suivi de l exécution des fournitures et des services Les services prestés seront suivi minutieusement par un représentant du pouvoir adjudicateur. Le prestataire de services prend acte du fait que le pouvoir adjudicateur peut confier, pour son compte et à sa place, à un bureau d étude l exécution de tâches spécifiques qui relèvent de son domaine de compétences en vue de l exécution de ce marché. Le prestataire de services sera informé de l identité et de la mission du bureau. Le prestataire de services est tenu de coopérer avec ce tiers et de lui communiquer tous les renseignements requis en vue du bon exercice de ces activités de contrôle. Le pouvoir adjudicateur a le droit de maintenir une surveillance permanente sur les services qui sont exécutés par l équipe impliquée dans l exécution du marché ; l équipe d exécution doit fournir aux représentants de l AFCN tous les renseignements et facilités afin de remplir cette tâche. Les plans, spécifications, dossiers, etc. doivent avoir été approuvés par l AFCN avant exécution. En cas de remarques, les documents concernés doivent avoir été suffisamment corrigés avant exécution, sans que ces corrections ne causent une révision du terme d exécution prévu, à moins Page 19 de /05/2010

20 que les remarques ne soient la conséquence d une nouvelle exigence de la part de l AFCN. Tout dépassement du terme planifié pour l acceptation d un document mène, à la demande de l adjudicataire concerné, à un prolongement du délai d exécution. Le fait qu'un retard puisse être imputé à l AFCN ne dégage pas l'adjudicataire de son obligation de veiller à en réduire les conséquences. Si pendant l exécution des services, des anomalies sont constatées, ceci sera immédiatement notifié à l adjudicataire par un fax ou par un message , qui sera confirmé par la suite au moyen d une lettre recommandée. L adjudicataire est tenu de recommencer les services exécutés jugés non conformes par le pouvoir adjudicateur. Au moment où les services auront été exécutés, on procédera à l évaluation de la qualité et de la conformité des services exécutés. Un procès-verbal de cette évaluation sera établi, dont l exemplaire original sera transmis au prestataire de services. Les services qui n auront pas été exécutés de manière correcte ou conforme devront être recommencés Opérations de vérification. L AFCN procède, après la notification de l achèvement des activités, aux opérations de vérification complète du système livré. Ces opérations porteront sur la vérification d aptitude et sur la vérification de service régulier. La vérification d aptitude a pour but de constater que les équipements répondent aux spécifications imposées par l AFCN. La vérification de service régulier a pour but de constater que le système est capable d assurer un service régulier dans des conditions normales d exploitation. Les activités de contrôle comprennent notamment : L établissement du fait que les fonctionnalités ont été implémentées ; L établissement du fait que la documentation a été fournie et que les formations ont été dispensées ; Le système offre des performances suffisantes à pleine charge ; Le protocole de réception conclu de commun accord est respecté. Les opérations de vérification seront considérées comme réalisées avec succès lorsque les critères précités sont remplis. Si lors des opérations de vérification, les performances et/ou des fonctionnalités demandées dans le cahier spécial des charges et/ou annoncées dans l offre ainsi que dans ses documents complémentaires, Page 20 de /05/2010

21 ne sont pas rencontrées ou ne le sont que partiellement, l adjudicataire s engage à effectuer à ses frais les modifications ou compléments nécessaires ou à remplacer tout ou partie des fournitures par la livraison d une fourniture conforme, ceci dans les 30 jours de calendrier qui suivent la date du procès verbal de constatation de l impossibilité de prononcer la réception provisoire. Au delà de ce délai, l AFCN se réserve le droit d appliquer les amendes pour retard. Dans cette hypothèse, après que l adjudicataire aura effectué les modifications, les compléments ou remplacements nécessaires, l ensemble des tests de réception devra être ré-exécuté Réception Réception provisoire A l issue des activités de contrôle effectuées avec succès, l AFCN dressera un procès-verbal de réception provisoire pour les services prestés. Le procès-verbal de réception provisoire sera signé par les deux parties Réception définitive Les réceptions définitives sont prononcées à la demande du fournisseur après l'expiration du délai de garantie et au moins un an après la réception provisoire, pour tout autant que l AFCN n ait pas émis de plaintes pendant cette période. La réception définitive sera enregistrée dans un procès-verbal signé par l'adjudicataire et par l AFCN. 14. Facturation et paiement des services. Le prestataire de services envoie les factures (en un seul exemplaire) à l adresse suivante : Agence fédérale de Contrôle nucléaire (FANC/AFCN) Service : Finances Rue Ravenstein 36, 1000 Bruxelles Seuls les services exécutés de manière correcte pourront être facturés aux échéances suivantes : Page 21 de /05/2010

22 - Facturation de 20% à l approbation du rapport de la réunion de démarrage par le pouvoir adjudicateur. - Facturation de maximum 20% du prix total au terme de la phase d analyse détaillée. - Facturation de maximum 50% du prix total au terme de la réception provisoire. - Facturation du solde restant dû au terme de la réception définitive du projet. Le paiement a lieu dans un délai de 30 jours de calendrier à compter de la réception d une facture correctement établie et des autres documents éventuellement exigés. La facture doit être libellée en EURO. 15. Confidentialité et réserve Tous les renseignements dont le personnel de l adjudicataire sera amené à prendre connaissance dans le cadre de sa mission, tous les documents qui lui sont confiés et toutes les réunions auxquelles il participe sont considérés comme strictement confidentiels. Le prestataire de services s engage à garder secrètes, tant pendant qu après l exécution du marché, toutes ces informations confidentielles, de quelque ordre que ce soit, qui lui seront communiquées ou dont il aura eu connaissance au cours de sa mission. Le prestataire de services s engage à respecter inconditionnellement ce devoir de réserve et à exiger ce respect de son personnel et de ses sous-traitants. L adjudicataire est responsable du respect de la confidentialité de ces informations par son personnel et ses sous-traitants. Pour des raisons de sécurité publique et vu le caractère confidentiel de l information en question, des obligations en matière de sécurité et de confidentialité peuvent être imposées au prestataire de services et à ses travailleurs, pour autant qu ils aient accès à cette information. Des dispositions complémentaires peuvent faire l objet d un accord à part. Toute l'information mise à la disposition de l'adjudicataire par l AFCN et tout support d'information mis à la disposition de l'adjudicataire par l AFCN reste l'entière propriété de l AFCN. L adjudicataire ne peut publier, diffuser ou communiquer aucun avis, renseignement, communiqué de presse ou informations sans l autorisation écrite de l AFCN. Page 22 de /05/2010

23 16. Droits intellectuels et de propriété. Tous les droits intellectuels et de propriété inhérents au logiciel que le prestataire de services développe, développera ou modifiera dans le cadre de ce projet, ainsi que les adaptations spécifiques apportées au logiciel standard, à l exception du logiciel d exploitation utilisé, appartiennent au pouvoir adjudicateur qui peut en disposer librement. Le prestataire de services s engage à livrer le code source et toute la documentation. Si le logiciel spécifique utilise le logiciel d une tierce partie (ex. bibliothèque), le pouvoir adjudicateur doit acquérir les mêmes droits que le prestataire de services sur ce logiciel. Lors de la soumission, le prestataire de services doit décrire précisément les parties faites sur mesure et les logiciels standards utilisés. Le prestataire de services ne peut, sous quelque forme que ce soit, à titre onéreux ou gratuit, mettre le résultat du marché à la disposition de tiers. Le prestataire de services peut toutefois utiliser à d autres fins la méthode, les outils ou les modules indépendants de l application qui ont été utilisés dans le cadre de l exécution du marché. 17. Avis de marché et rectificatifs. Les avis de marché et rectificatifs annoncés ou publiés au Bulletin des Adjudications ou au Journal Officiel des Communautés européennes qui ont trait aux marchés en général, ainsi que les avis de marché et rectificatifs relatifs à ce marché, font partie intégrante du présent cahier spécial des charges. Le soumissionnaire est censé en avoir pris connaissance et en avoir tenu compte lors de l établissement de son offre. 18. Litiges. Tous les litiges relatifs à l exécution de ce marché sont exclusivement tranchés par les tribunaux compétents de l arrondissement judiciaire de Bruxelles. La langue véhiculaire est le français ou le néerlandais. Le pouvoir adjudicateur n est en aucun cas responsable des dommages causés à des personnes ou à des biens qui sont la conséquence directe ou indirecte des activités nécessaires à l exécution de ce marché. Le prestataire de services garantit le pouvoir adjudicateur contre toute action en dommages et intérêts par des tiers à cet égard. Page 23 de /05/2010

24 19. Amendes pour exécution tardive des services. Par dérogation à l article 66 de l annexe de l arrêté royal du 26 septembre 1996, l amende pour exécution tardive des services est fixée à 0,5% par jour calendrier avec un maximum de 20% du montant des services exécutés. Il est dérogé aux dispositions de l article 66 relatif aux amendes pour exécution tardive des services en raison du désavantage important qu entraîne pour l AFCN l exécution tardive des services. Page 24 de /05/2010

25 B. PRESCRIPTIONS TECHNIQUES 1 Généralités L'agence a décidé de moderniser l'actuel Système central d'information (CIS) pour les raisons suivantes : 1) Les processus d'exploitation sont actuellement nombreux et peuvent être standardisés pour être ramenés à 6 processus de base. 2) L actuel Système central d'information ne prend en charge qu'une partie de ces processus de base qui sont utilisés au sein de l AFCN. 3) La plate-forme actuelle n'est pas considérée comme une plate-forme d'avenir. 4) Puisque le système actuel ne prend pas tout en charge, des applications Excel et Access personnalisées ont été mises au point dans les différents services, ce qui ne favorise pas la visibilité et la centralisation de ces informations. 5) La qualité des données des systèmes actuels n'est pas optimale. Ceci s'explique en partie par la structure et les fonctionnalités de l'application actuelle, mais également par l'absence de validation des données par rapport aux fichiers sources. 6) Comme le soutien du workflow est inexistant dans le système actuel, l encadrement des processus et des ressources est médiocre. 7) L un des objectifs de l AFCN est d'offrir à ses clients un guichet électronique reposant sur un portail. Le présent document décrit tout d abord la portée du marché et définit une série de termes et de concepts utilisés dans ce document et dans le nouveau système. Puis il détaille les exigences fonctionnelles sur la base de nouveaux processus. Un plan de processus, une description et une structure des données sont présentés pour chaque processus. Sont ensuite décrites les autres exigences fonctionnelles du système, de même que les interfaces nécessaires entre le système et d'autres systèmes internes et externes. Enfin, les exigences techniques auxquelles le système doit satisfaire, ainsi que l'environnement technique dans lequel le système devra fonctionner sont passés en revue. Ce document présente un certain nombre de structures de données sur la base de données fictives. Ces données ne doivent pas être considérées comme complètes, mais plutôt comme des données illustratives permettant de se faire une idée plus précise des fonctionnalités et de la structure. Ce n'est qu'au terme d'une analyse détaillée des différentes structures de Page 25 de /05/2010

26 données et de leur contenu qu apparaîtront clairement les structures et valeurs exactes à configurer dans le système Portée Le CIS a pour but de gérer les informations et d encadrer tous les processus d'exploitation liés aux tâches centrales de l AFCN. Il est présupposé que toutes les données servant à identifier les clients (personnes physiques et personnes morales), les organismes, les installations, les sources, les sites et toutes les données nécessaires concernant les dossiers sont centralisées et liées, dans la mesure du possible, à des fichiers sources (registre national, BCE, etc.). Le CIS doit également soutenir le workflow (processus d'exploitation) en ce qui concerne les processus volumineux ou présentant un certain degré de complexité. Les services de l AFCN qui utiliseront le CIS sont : Protection de la santé Importations et Transports Établissement nucléaires de base Sécurité Autorisations et Contrôle Finances Cellule Gestion des Données 1.2. Applications et processus existants Applications À l'heure actuelle, l AFCN possède un Système central d'information (CIS) qui assure exclusivement le suivi du processus des autorisations. Il s'agit d'une application développée en interne qui s'appuie sur une base de données centrale et sur une application installée sur les postes de travail des utilisateurs. Il convient également de souligner que le CIS actuel ne prend pas en charge toutes les fonctionnalités nécessaires du processus des autorisations et que, dans ce contexte, des listes de suivi complémentaires sont encore également tenues à jour dans Excel ou Access par les utilisateurs. Comme l'application CIS existante ne prend en charge que le processus des autorisations, les utilisateurs ont recours à des fichiers MS Excel et MS Access pour les autres processus. Page 26 de /05/2010

27 Lors de la migration des données, tant les informations de CIS-1 que les différents fichiers Excel et Access devront subir la migration Processus L AFCN possède un plan de processus sur la base duquel une description de tous les processus d exploitation a été réalisée dans le passé. La nouvelle version de CIS s appuiera sur une version optimisée de ce plan de processus dans laquelle les processus d'exploitation identiques pour différents services seront fusionnés. Ces plans de processus peuvent être consultés dans les sections ad hoc de ce document. Le plan de processus présenté ci-dessous est l'ancien plan de processus et est communiqué à titre purement informatif. Page 27 de /05/2010

28 FANC PROCESS MAP Regelgeving Vergunningen Erkenningen Inspecties Handhavingsmiddelen Incidenten Klachten Communicatie Toezicht F F REGELGEVING NUCLEAIRE VEILIGHED VERGUNNING VERVOER VERGUNNING NBI D D ERKENNING NBI D INSPECTIE VERVOER INSPECTIE NBI D D INCIDENTEN NBI D KLACHTEN NBI D VRAGEN / INFORMATIE NBI D F OPLEIDING VERVOER BEVEILIGING En CONTROLE D F VERGUNNING MII D ERKENNING MII D INSPECTIE MII D INCIDENTEN MII D KLACHTEN MII D VRAGEN INFORMATIE MII D D WEESBRONNEN POORTEN MII D GOEDKEURING VERVOER D BEHEER AFVAL Operational Prcoesses REGELGEVING VERGUNNING - ERKENNINGEN GLMED INSPECTIE GLMED HANDHAVING ALGEMENE WACHTROL GLTOE D D D INCIDENTEN GLMED WACHTROL NON PROLIFERATIE D KLACHTEN GLMED D TELERAD GLTOE TOEZICHT GLTOE TOEZICHT NORM D D D PROJECT MANAGEMENT DATA- BEHEER RAPPORTERING INCIDENTEN E F SOLLICITATIE A AGENTSCHAP OPVOLGING ZENDINGEN F Inrichtingen en Aval RIAD F Fast Track Defintion PMO F BIBLIOTHEEK BEHEER F Gezondheid en Leefmilieu Beveiliging en Transport E D Bestaande Procedure Detailed analysis E&Y INTERNAT VERTEGEN- WOORDIGING F Support Processes AANKOOP D D D FINANCE HR BEHEER MEET TOESTELLEN E ICT F F F Communicatie AUDIT KWALITEITS- BELEID Management Processes Boekhouding Thesaurie Verkoop Aanwerving Opleiding Uit dienst Personeelsadmin Functiebeschrijving Functieclassificatie BEHEER VAN MIDDELEN Page 28 de /05/2010 F POP PMT HELPDESK PROJECTEN BEHEER IT BESCHERMING DATA WACHTROL ICT Interne Audit Klanttevredenheid Continue Verbetering Klachten Non Conformiteiten Documentatie Registratie Management Review

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