Depuis 1977, pour un avenir en toute confiance

Transcription

1 Les outils de pilotage de la TPE Comment les concevoir, les aligner et les déployer sur les facteurs clés de succès?

2 Définition Objectifs Limites Tableau de bord de la TPE Ce que l on va dire Systèmes de pilotage (SP) Construction du SP

3 On parle de quoi? Un tableau de bord est un instrument de mesure de la performance facilitant le pilotage "pro-actif" d'une ou plusieurs activités dans le cadre d'une démarche de progrès. Le tableau de bord contribue à réduire l'incertitude et facilite la prise de risque inhérente à toutes décisions. Le tableau de bord est un instrument d'aide à la décision

4 A quoi ça sert? 1.L'incertitude est l'handicap majeur de la prise de décision effective C est un réducteur d'incertitude Il stabilise l'information Il contribue à une prise de risque "réfléchie" Il facilite la communication Il dynamise la réflexion 2.L'information est changeante par nature 3.Toute décision est une prise de risque 4.Le tableau de bord bien conçu est un référentiel commun pour des échanges constructifs 5.Le tableau de bord bien conçu incite le décideur à pousser plus avant sa prospection

5 Où va-t-on? Le tableau de bord oriente en un sens, celui de la démarche de progrès. Le tableau de bord balise un parcours, celui choisi par le(s) décideur(s). Le tableau de bord offre un regard cohérent de la situation en rapport aux objectifs et adapté aux besoins et à la sensibilité du ou des décideurs. OBJECTIFS INDICATEURS MESURES DE LA PERFORMANCE

6 Vers la performance Un tableau de bord est un ensemble d'indicateurs renseignés périodiquement et destinés au suivi de l'état d'avancement d'un programme ou d'une politique et à l'évaluation de l'efficacité de ce programme ou de cette politique.

7 Limites des tableaux de bord La seule limite à l'élaboration d'indicateurs et tableaux de bords est l'imagination des gestionnaires Pour lui permettre d'analyser la situation et prendre les décisions de corrections éventuelles, l'encadrement (ou le conseiller) doit donc connaître l'information nécessaire en temps utile. Il s'intéressera plus particulièrement à son évolution dans le temps etaux écarts par rapport aux objectifs. Il est donc important de définir un indicateur en fonction d'un objectif donné par une approche descendante : connaître d'abord les objectifs pour savoir quoi mesurer, plutôtquede mesurercequi est mesurable avant de savoir à quoi on va pouvoir lerelier.

8 Système de pilotage Le système de pilotage d une organisation est l ensemble des éléments lui permettant de tendre en permanence vers les objectifs qu elle poursuit. Au sens large, il se compose de trois sous- systèmes : un sous-système système d informations un opérateur(le pilote) des leviers de commande permettant au pilote d orienter l entité pilotée dans le sens recherché.

9 But du SP Le sous-systèmesystème d information de pilotage (ou SYSTEME DE PILOTAGE au sens strict) a pour vocation de fournir au manager les informations nécessaires à la PRISE DE DECISION, quel que soit le niveau de responsabilité qu il occupe au sein de l organisation. Il comprend notamment des tableaux de bord, mais aussi des livres de bord, et les données de base.

10 Caractéristiques du SP Les caractéristiques principales du système de pilotage sont les suivantes : Les fonctions de pilotage sont décentralisées à chaque niveau de responsabilité, chaque manager ayant le sien propre, même si le tout est intégré en amont de façon gigogne. Il est particulièrement orienté vers le pilotage au sens de l action concrète, opérationnelle. Il porte sur des grandeurs économiques liées aux priorités et les compare à des objectifs mesurables ou quantifiables.

11 Schéma de construction 1. Etablir la vision et les orientations 5. Evaluer l efficacité 2. Créer le tableau du système de bord prospectif 4. Décliner par processus 3. Mesurer et analyser les résultats

12 Par exemple : Tableau de bord de la TPE Exemples de domaines Commercial : chiffre d'affaires, marge moyenne, nombre de nouveaux clients,... Qualité : nombre de réclamations clientèle, activité du service après-vente,... Finances : solde de trésorerie, volume des encours, délai de règlement clients,... Production : quantités produites, nombre de défauts en sortie, nombre d'heures supplémentaires,... Exploitation de main d'œuvre : volumes à préparer, heures productives, heures improductives, performance : volumes / heures payées... Ressources humaines : turn-over, absentéisme, dépenses de formation,...

13 Fin de la première partie Merci de votre attention!!!

14 Présentation d exemples d outils de pilotage collectifs Le mois de la qualité

15 L observatoire Outil de positionnement de la TPE

16 Un suivi collectif avec : L observatoire commercial et artisanal Suivi mensuel du chiffre d affaires Se positionner par rapport à la concurrence Se positionner dans son secteur géographique une note mensuelle permet de suivre l évolution de l activité comparée à celle de la profession.

17 Un suivi collectif avec : L observatoire des pharmacies Un outil de conjoncture unique en Martinique Un échantillon d une grande qualité tant par le nombre d entreprises que par leur répartition géographique ou les différents niveaux de chiffres d affaires.

18

19

20

21

22 Un suivi collectif avec : Le positionnement économique et l analyse des risques pour prévenir un outil collectif de positionnement et de prévention mis au point à l aide d une base de données nationale une analyse points forts - points faibles

23 Un suivi collectif avec : Le positionnement économique et l analyse des risques pour prévenir La prévention des difficultés d entreprise : 2 ème outil, à l aide du suivi mensuel de chiffre d affaires

24 Présentation d un outil adapté aux besoin de la TPE

25 Le Diagnostic Tableau de bord de la TPE Points forts points faibles Décisions correctives Les Prévisions Préalables Traduction des décisions et simulations Le Tableau de bord

26 Les indicateurs d activité commerciale à suivre : Préalables pourquoi? Comment? A ) le chiffre d affaires B ) la marge

27 Données de départ Tableau de bord de la TPE Préparation Analyse des comptes N-1 Chiffre d'affaires N-1 janvier février mars avril mai juin juillet août septembre octobre novembre décembre Ventes N Budget prévisionnel N Chiffre d'affaires janvier février mars avril mai juin juillet août septembre octobre novembre décembre Prévu N Compte de résultat prévisionnel

28 B u d g e t p ré v is io n n e l N Tableau de bord de la TPE Phase de Préparation V e n te s p ré v u e s N T a u x d e m a rg e 3 0 % M a rc h a n d is e s v e n d u e s M a rg e C h a rg e s C h a rg e s e x te rn e s D iv e rs té lé p h o n e e s s e n c e T o ta l c h a rg e s e x te rn e s S a la ire s C h a rg e s s o c ia le s T o ta l F ra is d e p e rs o n n e l Compte de résultat prévisionnel Im p o ts e t ta x e s T o ta l F ra is d e fo n c tio n n e m e n t E x c é d e n t b ru t

29 Phase de Préparation Budget prévisionnel N Chiffre d'affaires janvier février mars avril mai juin juillet août septembre octobre novembre décembre Prévu N Taux de marge 30% 30% 30% 30% 30% 30% 30% 30% 30% 30% 30% 30% Marge Charges Charges externes janvier février mars avril mai juin juillet août septembre octobre novembre décembre Total Divers téléphone essence Total charges externes Salaires Charges sociales Total Frais de personnel Impots et taxes Total Frais de fonctionnement Excédent brut d'exploitation Compte de résultat prévisionnel

30 Application Le C.A du mois In fo r m a t io n s à s a is ir C h iffr e d 'a ffa ir e s N ja n v ie r fé v r ie r V e n te s p ré v u e s N C h a r g e s ja n v ie r fé v r ie r C h a rg e s e x te rn e s D iv e rs té lé p h o n e e s s e n c e T o ta l c h a r g e s e x te r n e s S a la ire s C h a rg e s s o c ia le s T o ta l F ra is d e p e rs o n n e l Im p o ts e t ta x e s T o ta l F ra is d e fo n c tio n n e m e n t E x c é d e n t b r u t

31 A ) le chiffre d affaires Données mensuelles janvier février mars avril mai juin juillet août septembre octobre novembre décembre Ventes N Réalisé N Prévu N Evolution des ventes valeu r Ventes N-1 Réalisé N Prévu N mois

32 A ) le chiffre d affaires Chiffre d'affaires cumulé janvier février mars avril mai juin juillet août septembre octobre novembre décembre Ventes N Réalisé N Prévu N Ve nte s N-1 R é a lis é N P ré v u N

33 A ) le chiffre d affaires Evo lution des ven tes valeur Ventes N-1 Réalisé N Prévu N mois V e n t e s N - 1 R é a l i s é N P r é v u N

34 Analyse des ventes Tableau de bord de la TPE A ) le chiffre d affaires N-1 N Ecart N-1 Prévu Ecart prévisions montant % montant % Ventes du mois Aout % % Total Ventes fin Aout % %

35 B ) la marge Le suivi de la marge est un bien meilleur indicateur car la marge a comme fonction principale dans l entreprise de.. permettre de payer toutes les charges + votre rémunération. L inconvénient c est que la marge n apparaît pas en tant que tel dans vos chiffres ( compte de résultat ) car elle est le résultat d un calcul ( prix de vente- prix de revient des marchandises vendues).

36 Rentabilité Tableau de bord de la TPE B ) la marge janvier février mars avril mai juin juillet août septembre octobre novembre décembre Chiffre d'affaires marge Total Frais de fonctionnement Excédent brut d'exploitation janvier février mars avril mai juin juillet août septembre octobre novembre décembre Prélèvements Résultat mois Rentabilité Chiffre d'affaires marge Total Frais de fonctionnement Excédent brut d'exploitation janvier février mars avril mai juin juillet août

37 B ) la marge janvier février mars avril mai juin juillet août Chiffre d'affaires marge Total Frais de fonctionnement Excédent brut d'exploitation janvier février mars avril mai juin juillet août Prélèvements Résultat mois Chiffre d'affaires marge Total Frais de fonctionnement Excédent brut d'exploitation janvier février mars avril mai juin juillet août

38 Analyse m ois daout Janv à aout m ontant % m ontant % C hiffre d'affaires % % m arge % % Total Frais de fonctionnem ent % % E xcédent brut d'exploitation % % P rélèvem ents % % R ésultat m ois % % S euil de rentabilité écart en C A écart en charges A lerte m arge m arge % % E BE m arge % % E BE

39 Analyse Analyse des ventes N-1 N Ecart N-1 Prévu Ecart prévisions montant % montant % Ventes du mois Aout % % Total Ventes fin Aout % % m o i s d a o u t J a n v à a o u t m o n t a n t % m o n t a n t % C h i f f r e d 'a f f a i r e s % % m a r g e % % T o t a l F r a i s d e f o n c t i o n n e m e n t % % E x c é d e n t b r u t d 'e x p l o i t a t i o n % % P r é l è v e m e n t s % % R é s u l t a t m o i s % % S e u i l d e r e n t a b i l i t é é c a r t e n C A é c a r t e n c h a r g e s A l e r t e m a r g e m a r g e % % E B E m a r g e % % E B E

40 I - A n a lys e d e s v e n te s N -1 N E ca rt N -1 P ré vu E c a rt p ré v is io n s m o n tan t % m o n tan t % V en te s d u m o is A o u t % % T o tal V e n te s fin A o u t % % II - A n a lys e d e l'e x p lo ita tio n Synthèse T a b le a u d e b o rd d e la T P E m o is d 'a o u t C u m u l m o n ta n t % m o n ta n t % C hiffre d 'affaires % % m arge % % T o ta l F ra is d e fo n c tio n n e m e n t % % E x c é d e n t b ru t d 'e x p lo ita tio n % % P ré lè v e m e n ts % % R é s u lta t m o is % % S e u il d e re n ta b ilité é c a rt e n C A é c a rt e n c h a rg e s A le rte m a rg e m arge % % E B E m arge % % E B E III - P ré d ia g n o s tic B ila n m o n ta n t m o n ta n t T ré s o re rie Valeurs fin de m ois C réances clients D ettes fournisseurs V a le u rs d u d e rn ie r m o is R elatio ns n o ta tio n n o ta tio n D é c la ra tio n T V A D éclaration SS B a n q u ie rs S ervices fiscaux S ervices sociaux Appréciations fin de m ois D é c la ra tio n s : n o n = 0 o u i = 1 A u tre s p o s te s : R A S = 0 a u m o in s 1 p ro b lè m e = 1 F ournisseurs A u tre s T o ta lisa tio n d e s va le u rs depuis début d 'année

41 Questions - Réponses Evaluation Merci de renseigner la fiche remise Fin de la formation Merci de votre attention