ATELIER D EVALUATION...

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1 FAQ TS Evaluation

2 SOMMAIRE SOMMAIRE... 1 ATELIER D EVALUATION... 2 COMMENT DUPLIQUER UN FORMULAIRE?... 2 COMMENT PUIS-JE RECUPERER MES FORMULAIRES INACTIFS?... 2 COMMENT SONT CLASSES LES ITEMS?... 4 COMMENT RANGER MES ITEMS A TRAVERS DES «CLASSEMENTS»?... 4 A QUOI CORRESPOND LE «CHAMP FORMULAIRE» DANS LE MODELER?... 5 JE N ARRIVE PAS A VALIDER MON FORMULAIRE QUI M INDIQUE QU IL EXISTE DES DOUBLONS... 5 COMMENT MES OBJECTIFS PEUVENT-ILS REMONTER DANS MES FORMULAIRES?... 6 ORGANIGRAMME... 8 COMMENT VOIR LES N-1 D UN MANAGER?... 8 COMMENT SUPPRIMER DES PERSONNES DE L ORGANIGRAMME?... 9 SAISIE DE FORMULAIRE DANS QUEL CONTEXTE DELEGUER UN FORMULAIRE? DANS QUEL CONTEXTE TRANSFERER UN FORMULAIRE? COMMENT CHANGER D ETAT MES FORMULAIRES EN ERREUR DE WORKFLOW? COMMENT GERER UN CHANGEMENT DE POSTE EN COURS DE CAMPAGNE D EA? COMMENT VISUALISER LES FORMULAIRES HORS CAMPAGNE DE MES COLLABORATEURS? QUELLE EST L UTILISATION DU BOUTON «SORTIR UN FORMULAIRE DE LA CAMPAGNE»? CAMPAGNE COMMENT SUPPRIMER DES PERSONNES/FORMULAIRES D UNE CAMPAGNE? COMMENT SUPPRIMER DES FORMULAIRES EN HORS CAMPAGNE? POURQUOI MON MANAGER N A PAS ACCES A LA SAISIE DE FORMULAIRE? J AI UN MESSAGE D ERREUR LORSQUE J OUVRE MON FORMULAIRE POURQUOI MON COLLABORATEUR A ACCES A LA VISUALISATION EN COURS DE PREPARATION D UN ENTRETIEN? A QUOI CORRESPOND LA DATE DE MODIFICATION DE MON FORMULAIRE? COMMENT CHANGER DE MODELE DE FORMULAIRE? OU PUIS-JE RETROUVER LE FORMULAIRE EAP D UN COLLABORATEUR? POURQUOI LE NOMBRE DE FORMULAIRES EST PLUS ELEVE DANS L ONGLET CAMPAGNE/EVALUATEURS QUE DANS L ONGLET CAMPAGNE/EVALUES? POURQUOI JE N AI PAS LE BON FORMULAIRE ATTRIBUE A MON COLLABORATEUR? RAPPORT COMMENT AJOUTER UNE SOURCE DE DONNEES A UN RAPPORT? COMMENT IDENTIFIER MES CHAMPS COMMENTAIRES DANS LE RAPPORT CHAMPS LIBRES? POURQUOI LE NOMBRE DE COLLABORATEURS EST PLUS ELEVE DANS LE RAPPORT «COLLABORATEURS» QUE DANS L EXTRACT DU TABLEAU DE SYNTHESE EVALUES? QUELLE EST LA DIFFERENCE ENTRE LE RAPPORT "SUIVI STAT CAMPAGNE EVALUES"ET L'EXTRACT DU TABLEAU DE SYNTHESE "EVALUES"? FAQ -TS Evaluation - Page 1 sur 30

3 Atelier d évaluation Comment dupliquer un formulaire? Je souhaite créer un nouveau formulaire pour ma nouvelle campagne Contexte client : Je dois créer le formulaire de la revue des objectifs et je souhaiterais m appuyer sur un formulaire déjà existant. 1. Sélectionner le formulaire existant et cliquer sur "copier" 2. Un pop-up s ouvrira vous demandant confirmation : a. Modifier le nom de la copie b. Cliquer sur ok Point d attention : Il est nécessaire d avoir suivi la formation modeler pour assurer des modifications sur les formulaires. Comment puis-je récupérer mes formulaires inactifs? Je souhaite visualiser mes anciens formulaires créés dans l Atelier d évaluation Contexte métier : L ancienne Responsable RH a désactivé les anciens formulaires et je souhaiterais les retrouver pour m aider dans les paramétrages des mes nouveaux formulaires. 1. Pour retrouver les formulaires désactivés, cocher la case «afficher les inactifs» en bas à gauche dans TS Evaluation > atelier d'évaluation. 2. Pour réactiver un formulaire désactivé : sélectionner le formulaire et cocher «Actif» dans la partie «détail» à droite du formulaire. FAQ -TS Evaluation - Page 2 sur 30

4 Point d attention : On ne supprime pas un formulaire déjà utilisé car cela impacterait les historiques de formulaires. Il est important de désactiver les formulaires qui ne sont plus utilisés afin d avoir une meilleure lisibilité de la bibliothèque de formulaire. FAQ -TS Evaluation - Page 3 sur 30

5 Comment sont classés les items? Mes items ne sont pas classés dans le bon ordre dans la page «items» L'affichage des items de la page «items» suit l'ordre dans lequel ils ont été importés. Mes items ne sont pas classés dans le bon ordre dans «la fiche emploi» Dans les fiches emplois les items sont classés par ordre alphanumérique. Mon groupe d items n est pas classé dans le bon ordre dans le formulaire L affichage des items dans un formulaire ne suit pas de règle particulière. Par conséquent il n est pas possible de choisir l ordre dans lequel apparaîtront les items. Point d attention : Il est possible d ajouter des items par import ou par interface graphique. Comment ranger mes items à travers des «Classements»? Je souhaite ajouter des Classements pour organiser mes items 1. Créer des classements : Alimenter le fichier d import «Classements» que vous trouverez dans TS Administration > Export > Classements. 2. Rattacher vos items à vos classements par : - Interface : sélectionner le classement ou le sous-classement et créer votre item - Import : Alimenter le fichier «items attachés aux classements» Point d attention : - Il n existe pas d interface pour créer des classements. - Vérifier que vous ayez le droit d exporter/importer des classements dans TS Admin > Rôles et droits FAQ -TS Evaluation - Page 4 sur 30

6 A quoi correspond le «Champ formulaire» dans le Modeler? Je suis dans le Modeler et je cherche à connaître ce que regroupe le «champ formulaire». Contexte client : Je suis en train de créer mon formulaire et je souhaite ajouter un champ pré-rempli récupérant le nom de ma campagne. Le champ formulaire répertorie plusieurs champs pré-remplis à savoir : -Le nom de la campagne dans laquelle se trouve le formulaire -Le nom du type de formulaire utilisé -Le nom du formulaire -La date de création (ouvert pour la première fois) -La date de dernière modification Point d attention : Le champ formulaire est une sous-partie des champs pré-remplis. Pour utiliser un champ prérempli, les données doivent être renseignées et à jour dans l outil pour que les informations remontent. Je n arrive pas à valider mon formulaire qui m indique qu il existe des doublons Lorsque je clique sur «enregistrer», une phrase rouge apparait en haut du formulaire "Le control "wp " est un doublon". Contexte client : Je reste bloqué(e) sur mon formulaire que je viens de créer sans pouvoir l enregistrer car l application m indique qu il existe des doublons au sein de celui-ci. Un doublon signifie que cet identifiant existe déjà pour un autre champ. 1. Deux types d actions peuvent générer des doublons : - copie d un composant déjà existant (ex : mobilité, formation,etc) - deux mêmes items ont été intégrés dans l application 2. Pour enregistrer le formulaire, il est nécessaire de modifier l identifiant par exemple en y ajoutant un chiffre. FAQ -TS Evaluation - Page 5 sur 30

7 Point d attention : L application génère des identifiants uniques pour chaque composant. Pour rappel, il faut renommer les identifiants pour les champs textes, les champs dates et les cases à cocher afin de faciliter l exploitation des données dans les rapports. Comment mes objectifs peuvent-ils remonter dans mes formulaires? Je vais lancer une campagne de revue d objectifs et je souhaite récupérer les objectifs fixés lors de la campagne d entretiens annuels Contexte client : J ai créé ma campagne de revue des objectifs cependant ils ne remontent pas dans mes formulaires. 1. S'assurer que la nature des objectifs (quantitatif, qualitatif,etc) est la même dans le composant «objectif» pour les deux formulaires. Pour vérifier cette information il faut entrer dans chaque formulaire puis modifier le composant objectif. FAQ -TS Evaluation - Page 6 sur 30

8 2. Vérifier que les colonnes du composant objectif «new» sont les mêmes que le composant objectif «old» de la prochaine campagne afin que les données puissent remonter. Point d attention : - Il existe un composant old et un composant new pour les objectifs dans l application. L utilité du composant «old» est d évaluer les anciens objectifs alors que le composant «new» permet de fixer de nouveaux objectifs. - Seuls les objectifs fixés des formulaires validés de la campagne précédente remonteront. Les objectifs N-1 («old») remonteront également s ils ne sont pas clôturés. Avant de lancer une campagne de revue d'objectifs, il sera indispensable de créer un ticket dans TS Support pour demander la récupération des objectifs "à évaluer" quelque soit l'état du formulaire et la clôture des objectifs old si vous ne souhaitez pas qu ils remontent. FAQ -TS Evaluation - Page 7 sur 30

9 Organigramme Comment voir les N-1 d un manager? Je souhaite connaître l organisation de l équipe d un manager. Contexte client : Un responsable de BU me demande un organigramme de toutes les personnes sous le Responsable Technique du Département Sidérurgie. 1. Pour retrouver tous les N-X d une personne, suivre le chemin suivant : TS Evaluation > organigramme > saisir le nom du manager et vous aurez accès à tous les N-X rattachés à cette personne. Le nom du collaborateur appararaîtra surligné en bleu. 2. En tant qu administrateur RH vous pouvez exporter le fichier organisation dans TS Administrateur> export> organisations. Ce fichier sortira toutes les organisations qui ont été intégrées dans l outil. Point d attention : Il est possible d importer plusieurs organisations dans TS mais une seule sera définie comme organisation par défaut. FAQ -TS Evaluation - Page 8 sur 30

10 Comment supprimer des personnes de l organigramme? Je souhaite voir apparaître que les personnes actuelles sous un manager Contexte client : En tant que Directeur de BU j ai besoin de connaître les personnes sous mes managers. Pour mettre à jour l organigramme, il faut mettre à jour le fichier «organisation» en l exportant dans TS Administration> export. Il y a deux façons de procèder : 1. Soit supprimer certains rattachements pour mettre à jour l organisation : Mettre «Delete» dans la colonne «action». Pour rappel, cette action de «Delete» n est pas nécessaire dans le cas d une modification d un rattachement hiérarchique. En effet, si un collaborateur U1 change du manager M1 pour le manager M2, il suffit de mettre à jour la ligne qui indique le nouveau rattachement et l application fait la mise à jour. Le «Delete» ne doit servir qu à «nettoyer» une Organisation des collaborateurs partis de votre société. 2. Soit supprimer tous les rattachements d une organisation pour ensuite recharger les rattachements souhaités. Dans mon exemple ci-dessous, on supprime tous les précédents rattachements de l organisation HIERARCHIQUE et on reforme un organigramme où U3 encadre U2 qui encadre U1. Attention à l écriture de «DeleteAll» les majuscules sont prises en compte. FAQ -TS Evaluation - Page 9 sur 30

11 Saisie de formulaire Dans quel contexte déléguer un formulaire? Je souhaite que l ancien manager de mon nouveau collaborateur puisse remplir une partie de son formulaire Contexte client : Après un chnagement d organisation hiérarchique, le nouveau manager souhaite donner la main à l ancien manager pour évaluer l atteinte des objectifs de son collaborateur. 1. Le nouveau manager va déléguer le formulaire à l ancien manager en suivant le chemin suivant: saisie de formulaire > sélectionner la campagne> sélectionner le formulaire > appuyer sur «déléguer à» > chercher le nouveau manager et valider. 2. Lorsque les objectifs seront remplis, le nouveau manager devra «arrêter la délégation» pour continuer la saisie du formulaire. Il pourra fixer les objectifs à venir. FAQ -TS Evaluation - Page 10 sur 30

12 Je n ai pas le temps de terminer la saisie du formulaire de mon collaborateur Contexte client : Un de mes directeurs de BU n aura pas le temps de saisir les entretiens de ses collaborateurs, il souhaite que son assistant(e) prenne la main. 1. Le directeur de BU va déléguer l ensemble de ses formulaires à son assistante en suivant le chemin suivant: saisie de formulaire > sélectionner la campagne > sélectionner l ensemble des formulaires > appuyer sur «déléguer à» > chercher le nom de son assistant(e) et valider. 2. L assistant(e) aura un ensemble d action dans Mon Talentsoft à réaliser et pourra valider l ensemble des formulaires pour qu il passe à l étape supérieur du workflow de validation. Point d attention : - Seuls les formulaires à l état «à effectuer» ou «en cours» peuvent être délégués. Dans le cas où le formulaire est à l état «soumis» ou «validé» il est nécessaire de le repasser en cours de saisie. Chemin à suivre : TS Eval > Campagne > Evaluateur > saisir l'évaluateur et le formulaire > cliquer sur le bouton "repasser en cours de saisie" - La validation en masse de formulaires est possible via la page de Gestion des validations. FAQ -TS Evaluation - Page 11 sur 30

13 Dans quel contexte transférer un formulaire? Mon collaborateur a changé de supérieur hiérarchique en cours de campagne Contexte client : Un de mes managers m informe que Mme X a rejoint son équipe depuis plus de 6 mois mais il ne la voit pas dans ses actions, ce qui l empêche de saisir son entretien. 1. Vérifier que Mme X a bien pour manager Mr Y dans la fiche employé de TS Administration. Si ce n est pas le cas changer le manager puis valider. 2. Si vous souhaitez que le transfert soit efficient immédiatement utilisez les actions suivantes : saisie de formulaire > sélectionner le nom de la campagne > sélectionner le formulaire > cliquer sur Transférer > le nouveau manager vous sera directement proposé. FAQ -TS Evaluation - Page 12 sur 30

14 Pour information, une procèdure automatique de transfert des formulaires s appuyant sur l organisation hiérarchique (que vous avez mise à jour) sera appliquée chaque soir. Cela signifie que l action vers le bon manager sera effective dès le lendemain matin. Point d attention : Si le manager n a pas été changé préalablement dans la fiche employé du collaborateur un pop-up s ouvrira vous indiquant que le formulaire n est pas transférable. Comment changer d état mes formulaires en erreur de workflow? Lorsque je vais dans les statistiques de ma campagne on m indique que j ai des formulaires en erreur de workflow. Contexte client : Une campagne d entretien annuel a été créée il y a une semaine. Un chargé de RH m informe que suite à un changement d organisation, des formulaires sont en erreurs de workflow et que les nouveaux managers ne voient pas les formulaires de leurs collaborateurs. Le changement hiérarchique se fait sur l organisation mais pas automatiquement sur les formulaires. Pour retrouver tous les formulaires en erreur de workflow, veuillez suivre le chemin suivant : TS Evaluation > saisie de formulaire > saisie au sein d une campagne > cliquer sur la petite croix à côté d'évaluateur et tous les formulaires en erreurs de workflow apparaissent. A partir de là, il sera possible de faire manuellement le transfert du formulaire vers le nouveau manager. FAQ -TS Evaluation - Page 13 sur 30

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16 Comment gérer un changement de poste en cours de campagne d EA? Mon collaborateur a changé de poste en cours de campagne mais il a déjà été évalué sur ses anciennes compétences. Contexte client : Un manager m informe que lorsqu il ouvre le formulaire de la campagne d entretien annuel de Mme X ses compétences sur le poste sont rattachées à son ancien poste. Le manager souhaiterait l évaluer sur son nouveau poste. 1. Vérifier que le collaborateur est bien rattaché à son nouveau poste dans sa fiche employé de TS Administration. Si ce n est pas le cas changez le poste et validez. 2. Le manager pourra évaluer Mme X sur son nouveau poste dans le formulaire d entretien annuel. Point d attention : Le composant emploi qui reprend les compétences issues de la fiche de poste se modifie lorsque le formulaire est à l état «à effectuer» et «en cours». En revanche si le formulaire est à l état «soumis» ou «validé» la modification n est pas automatique. Il est nécessaire de créer un ticket pour supprimer le formulaire et les items-compétences évalués des collaborateurs avant de les réintégrer dans la campagne avec le nouveau formulaire. Comment visualiser les formulaires hors campagne de mes collaborateurs? Je souhaite visualiser le formulaire en hors campagne de mon collaborateur quelque soit son état. Contexte client : Un manager souhaite accéder au formulaire hors campagne de son collaborateur. 1. En suivant le chemin ci-dessous le manager pourra retrouver le formulaire en hors campagne de son collaborateur : TS Evaluation >saisie de formulaire>saisie hors campagne > sélectionner le nom du manager et le nom du collaborateur. 2. Si un collaborateur souhaite accéder au formulaire en hors campagne, une mini apps existe sur la page Mon TS> mes demandes. FAQ -TS Evaluation - Page 15 sur 30

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18 Point d attention : si vous souhaitez récupérer tous les formulaires en hors campagne en tant qu administrateur RH, il sera nécessaire de créer un ticket dans TS Support. Quelle est l utilisation du bouton «sortir un formulaire de la campagne»? Je souhaite qu un collaborateur ait accès à son formulaire alors que la campagne est terminée. Contexte client : Un collaborateur est parti en congé maladie et je souhaite qu il puisse compléter son formulaire à son retour. Pour que le collaborateur remplisse son formulaire à son retour il va falloir sortir le formulaire de la campagne. Suivre le chemin suivant : campagne > evaluateurs > sélectionner l évaluateurs puis l évalués > cliquer sur le bouton «Sortir le formulaire de la campagne». FAQ -TS Evaluation - Page 17 sur 30

19 Campagne Comment supprimer des personnes/formulaires d une campagne? J ai ajouté des collaborateurs non souhaités dans la population de ma campagne Contexte client : En paramétrant ma campagne je me suis rendue compte que j ai ajouté des personnes qui sont parties de l entreprise. 1. Vérifier que le collaborateur a une date de sortie dans sa fiche employé dans TS Administration. Si ce n est pas le cas en mettre une afin qu il n apparaisse plus dans les collaborateurs actuellement employés. 2. Supprimer les formulaires manuellement en suivant le chemin suivant : TS Evaluation> campagne> modifier l onglet population > supprimer les formulaires. FAQ -TS Evaluation - Page 18 sur 30

20 Point d attention : Seuls les formulaires qui n ont jamais été ouverts peuvent être supprimés dans l onglet Campagne/ population. Dans le cas contraire, il est nécessaire d activer le droit «suppression les formulaires dans une campagne». Ce droit est destiné aux administrateurs RH car la suppression physique d un formulaire est définitive. 2 chemins possibles : Suppression d un formulaire depuis la page «Campagne / Evaluateurs» : Actionner le droit dans TS Administration /rôles et droits / «Supprimer les formulaires d une campagne» Suivre le chemin suivant : TS Evaluation /campagne /évaluateurs /sélectionner l évaluateur /sélectionner le formulaire à supprimer/ cliquer sur «supprimer le formulaire» FAQ -TS Evaluation - Page 19 sur 30

21 Suppression d un formulaire depuis la page «Campagne /Evalués» : Actionner le droit dans TS Administration/ rôles et droits/ «Supprimer les formulaires d une campagne» Suivre le chemin suivant : TS Evaluation/ campagne/ évalués/ sélectionner l évalué/ sélectionner le formulaire à supprimer/ cliquer sur «supprimer le formulaire» Précision : Lorsqu on clique sur le bouton «supprimer le formulaire», un pop-up s ouvre. Le message d erreur affiché vise à informer et alerter les utilisateurs des impacts de leur action. Une confirmation sera toujours demandée. FAQ -TS Evaluation - Page 20 sur 30

22 Comment supprimer des formulaires en hors campagne? Un manager souhaite supprimer un formulaire hors campagne d un de ses N -1 Contexte client : Un manager souhaite supprimer le formulaire hors campagne d un de ses N-1 qui est parti de l entreprise. 1. Il est nécessaire d activer le droit dans TS Administration/Rôles et droits : «supprimer un formulaire». Il sera donc possible de supprimer un formulaire en hors campagne indépendamment de son état. 2. Depuis TS Evaluation / Saisie de formulaire / Hors campagne, l utilisateur a accès à un nouveau bouton de suppression de formulaire. Lors de la suppression d un formulaire, un message de confirmation de suppression est affiché : FAQ -TS Evaluation - Page 21 sur 30

23 Message de confirmation de suppression pour un formulaire depuis le hors campagne Pourquoi mon manager n a pas accès à la saisie de formulaire? Un manager ne voit pas les formulaires de ses collaborateurs. Contexte client : La campagne d entretien annuel a débuté et en tant que manager je dois remplir les formulaires de mes collaborateurs que je ne vois pas dans mes actions. 1. Ce manager n a pas le rôle «Evaluateur» et donc les droits associés. Il faut lui ajouter le rôle «évaluateur». Il est possible de mettre en place une procédure permettant d'affecter le rôle manager à chaque individu ayant un n-x dans l'organisation hiérarchique. 2. Le rôle Evaluateur n'a pas le droit de voir cette partie de l'application. Si c est le cas se rendre dans TS Administration et lui ajouter le droit. 3. Son collaborateur ne lui a pas été rattaché dans l'organisation hiérarchique utilisée dans la campagne : - Pour vérifier cette information : TS Admin / Employé / Information organisationnelle FAQ -TS Evaluation - Page 22 sur 30

24 4. Son collaborateur n'a pas été intégré dans la base TS - Pour vérifier cette information : TS Administration/Employé ou Exporter le fichier collaborateurs 5. Son collaborateur n'a pas été implémenté dans la campagne - Pour vérifier cette information : TS Eval / Campagne / Evaluateur - Pour ajouter le collab dans la campagne : TS Eval / Campagne / Modifier / Population 6. Le formulaire qui sert pour la campagne n a pas été bien paramétré. Vérifier que dans «TS Evaluation >Type de formulaire», le formulaire soit paramétré pour que la campagne en cours génère des actions. Pour vérifier cela il faut que la case «génère des actions» soit cochée pour le type de formulaire qui est utilisé pour la campagne. J ai un message d erreur lorsque j ouvre mon formulaire Le collaborateur/manager/admin RH veut ouvrir son formulaire mais celui-ci est déjà édité. Contexte client : En tant qu ancien manager de Mme X, son nouveau manager m a délégué son formulaire pour que je complète la partie objectifs. Lorsque je veux me connecter au formulaire j ai un message d erreur m indiquant que le formulaire est déjà édité. Un message d erreur apparait lorsqu une personne veut ouvrir un formulaire qui est en cours de saisie. FAQ -TS Evaluation - Page 23 sur 30

25 1. L'autre acteur de l'évaluation est en train de saisir, il doit cliquer sur le bouton "enregistrer et quitter" pour laisser la main. 2. Le formulaire n'a pas été correctement enregistré. Il ne faut jamais utiliser les flèches "précédent"/"suivant" du navigateur pour quitter le formulaire, mais toujours cliquer sur le bouton "enregistrer et quitter". La personne citée dans le message de bloquage doit retourner sur le formulaire et cliquer sur enregistrer et quitter. Point d attention : Deux personnes ne peuvent pas saisir en même temps sur le même formulaire. Pourquoi mon collaborateur a accès à la visualisation en cours de préparation d un entretien? Un manager en cours de préparation d en entretien pour l un de ses collaborateurs. Contexte client : Un manager me signale que son collaborateur voit tout ce qu il saisit sans son entretien losqu il se connacte à Talentsoft. Les collaborateurs ont effectivement le droit de voir leurs formulaires dès qu ils sont l état «en cours» (ouverts par leurs managers) dans «Mon espace» / «Mes résultats». Ce paramétrage avait été fait pour la précédente campagne. Pour changer ce paramtérage, il faudra aller dans «TS Admin» / «Rôles et droits» puis décocher le droit «Visualiser les formulaires en cours». A quoi correspond la date de modification de mon formulaire? J'ai besoin de connaître la date de modification de mon formulaire La dernière date de modification du formulaire correspond à la dernière modification / saisie dans le formulaire. Le formulaire doit être enregistré correctement en appuyant sur le bouton «enregistrer et quitter». Comment changer de modèle de formulaire? Un de mes collaborateurs a changé de statut et je souhaite lui changer de modèle de formulaire en cours de campagne. FAQ -TS Evaluation - Page 24 sur 30

26 Contexte client : La campagne d entretien annuel a commencé et un de mes collaborateurs a le formulaire 1 (non cadre) alors qu il devrait avoir le formulaire 2 (cadre). 1. Vérifier que le collaborateur est rattaché à la valeur de PPC cadre 2. Modifier la population de campagne et utiliser le bouton «Ajouter» qui permet de modifier le modèle associé si l individu était déjà présent. Point d attention : Seuls les formulaires jamais ouverts peuvent être supprimés manuellement. Dans le cas contraire, il est nécessaire de créer un ticket d'exploitation en y indiquant le nom de la campagne, le nom et le matricule des personnes à supprimer. Des formulaire à l état «à effectuer» ont pu être ouvert : o o la personne a ouvert le formulaire et l a quitté «précipitamment» des données ont été chargées par import dans le formulaire (exemple : chargement d'objectifs en masse, pré-alimentation de champs libres...) Où puis-je retrouver le formulaire EAP d un collaborateur? Je souhaite retrouver les formulaires historisés de mes collaborateurs Contexte client : La revue des objectifs a démarré et je souhaite préparer les entretiens de mes collaborateurs. Pour cela j ai besoin de m appuyer sur les entretiens annuels qui ont eu lieu il y a 6 mois mais je ne les retrouve pas dans l outil. 1. Si la campagne est encore ouverte suivre le chemin suivant : TS Evaluation sélectionner votre campagne>aller dans l'onglet évaluateur> sélectionner votre évaluateur> sélectionner en dessous votre évalué>exporter le formulaire en PDF. 2. Si vous accès à TS Identification > tableaux de bord suivre le chemin suivant : TS Identification> sélectionner le collaborateur > profil collaborateur : vous aurez accès à sa fiche de synthèse et son formulaire de campagne. FAQ -TS Evaluation - Page 25 sur 30

27 Pourquoi le nombre de formulaires est plus élevé dans l onglet Campagne/Evaluateurs que dans l onglet Campagne/Evalués? Contexte client : En tant qu administrateur RH j ai besoin de connaître les statistiques de ma campagne et je m aperçois que mon nombre de formulaire est différent dans l onglet évaluateurs et évalués. 1. Vérifier que tous les évalués ont des évaluateurs attribués en exportant l excel dans Campagne/Evalués. Si ce n est pas le cas il faut rattacher un manager aux collaborateurs concernés dans TS Administration > employés. FAQ -TS Evaluation - Page 26 sur 30

28 Pourquoi je n ai pas le bon formulaire attribué à mon collaborateur? Je viens de créer ma campagne d entretien annuel avec la mise à jour de mon référentiel métier Contexte client : En tant qu Admin RH, je viens de créer ma campagne d entretien annuel avec le bon workflow associé. J ai bien rajouté mon composant job pour avoir les compétences associées à mes postes qui ressortent dans mes formulaires. Cependant, je ne retrouve pas les bonnes compétences associées au poste d un de mes collaborateurs. 1. Vérifier que les bons formulaires sont associés à vos collaborateurs et que se ne sont pas les formulaires de l an dernier qui ont été rattachés à vos collaborateurs. Si c est le cas, le formulaire n a pas dû être paramétré avec la bonne PPC ou sans PPC. Il sera nécessaire de changer le paramétrage du formulaire puis de mettre à jour la population de votre campagne. 2. Vérifier que le collaborateur a la bonne PPC dans sa fiche emploi. FAQ -TS Evaluation - Page 27 sur 30

29 Rapport Comment ajouter une source de données à un rapport? Je souhaite exploiter les données de ma campagne Contexte client : Je souhaite construire un rapport reprenant l évaluation la compétence management pour l ensemble de ma population de campagne. 1. Vous pouvez ajouter autant de sources de données que vous le souhaitez à un type de rapport. Il sera possible de les éditer mais pas de les supprimer à partir du moment où elle sont créées. 2. Les grandes étapes pour ajouter une source de données sont: ajouter une source >créer la source de données> lui donner un nom>ajouter le critère de la campagne> Enregistrer les données > ajouter cette source de donnée>sélectionner la source créée pour exporter le rapport sur excel. Point d attention : Un guide utilisateur existe pour vous aider dans la création de vos sources de données. N hésitez pas à demander ce guide auprès de votre interlocteur TS. Comment identifier mes champs commentaires dans le rapport champs libres? Lorsque j'exporte mon rapport champs libres les champs sont identifiés par des ID et non des libellés. Contexte client : Je souhaite sortir mon rapport champs libres pour exploiter mes champs commentaires mais la colonne d ID me donne les codes des champs et non leurs intitulés. 1. Si les identifiants n ont pas été changés avant la saisie des formulaires, il faudra attendre la fin de la campagne et les modifier manuellement dans le modèle de formulaire de l année suivante. Point d attention : Lorsque vous créez un formulaire dans l'atelier d'évaluation l'outil génère des identifiants uniques qui remontent dans le rapport champs libres. Pour ne pas être confronté à ce problème il est nécessaire de changer les identifiants pour: FAQ -TS Evaluation - Page 28 sur 30

30 -les champs textes -les champs dates -les cases à cocher Pourquoi le nombre de collaborateurs est plus élévé dans le rapport «Collaborateurs» que dans l extract du tableau de synthèse évalués? Contexte client : Un de mes responsables de BU m avertit que son nombre de Collaborateurs est plus élévé dans le rapport «Collaborateurs» que dans son tableau de synthèse campagne > évalués. 1. Tous les collaborateurs ne sont pas forcément dans la population de la campagne. Notamment, le rapport collaborateur peut comporter les collaborateurs sortis selon les critères de recherche sélectionnés. Point d attention : Le nombre de collaborateurs sera également différent pour le rapport «Collaborateurs» et le fichier excel que vous exportez de l application sous TS Administration > export. Ce fichier reprend tous les collaborateurs actifs et inactifs de l application. Quelle est la différence entre le rapport "Suivi stat campagne évalués"et l'extract du tableau de synthèse "Evalués"? Contexte client : Un de mes responsables de BU m avertit que le nombre de formulaire est différent dans le rapport «suivi statistiques campagne évalués» et l extract du tableau de synthèse «Evalués» 1. Le rapport "Suivi Stat campagne évalués" ne comporte que les formulaires ouverts. 2. Le tableau de synthèse comporte tous les formulaires quelque soit leur état. FAQ -TS Evaluation - Page 29 sur 30

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