GUIDE DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES

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1 Lycée Professionnel Gaston Barré NIORT Cedex GUIDE DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES Les sorties et voyages scolaires sont proposés dans le cadre d un projet et sont considérés comme activités éducatives à part entière. Cependant, ils sont soumis à une réglementation stricte en terme de responsabilité et de comptabilité publique. Ce document a pour vocation de vous en faciliter l organisation. En tout état de cause ; personnel d intendance, administratif et personnels de direction sont à votre disposition pour vous renseigner et faciliter vos démarches. On distingue : 1. LES SORTIES SCOLAIRES SUR TEMPS SCOLAIRE : obligatoires et gratuites facultatives avec participation ou non des familles. Fiches n 1 2. LES VOYAGES SCOLAIRES OU SORTIES SCOLAIRES HORS TEMPS SCOLAIRE à caractère pédagogique avec participation ou non des familles : Fiches n 2 3. LES VOYAGES SCOLAIRES à l ETRANGER : Fiches n 3 En début d année scolaire, le conseil d administration se prononce sur le calendrier prévisionnel des sorties et des voyages de l année, ainsi que sur les conventions soumises à signature du chef d établissement. Les projets de voyages doivent donc être déposés le plus tôt possible et être renseignés de façon précise : - indiquer la participation maximale demandée aux familles, - joindre le projet de convention, avec le prestataire organisateur du voyage le cas échéant. Cela suppose qu un budget prévisionnel du projet a été fait. Int/ P:\Pour_Proviseur\Guide des sorties et voyages.doc Page 1 sur 10

2 Méthodologie : 1) Déposer le projet de voyage ou de sortie au secrétariat du chef d établissement. o en octobre pour les projets de voyage ou sorties hors temps scolaire (fiches 2 et 3). o le plus tôt possible et en tout état de cause, un mois avant tout Conseil d Administration pour les projets de sorties scolaires à caractère pédagogique (fiche 1). 2) Simultanément prendre contact avec l Intendance pour le montage financier (fiche 4). 3) Après accord du Chef d Etablissement et/ou du Conseil d Administration : s adresser à l Intendance pour : - le règlement - les problèmes matériels - les bons de commande pour le transport - les repas froids,. s adresser au secrétariat pour les formalités administratives : - autorisations parentales à établir (fiches 1A, 2A ou 3A) - documents à rassembler, suivant le cas : assurances individuelles, cartes d identité, autorisations de sortie de territoire, fiches médicales d urgence, E 111. ATTENTION : Pour les voyages à l étranger, les documents doivent parvenir un mois avant le départ : - à la Préfecture pour la demande d autorisation sortie de territoire pour les mineurs qui n ont pas de passeport. 4) Programme du voyage ou de la sortie : Déposer au secrétariat du Chef d Etablissement un programme détaillé du voyage ainsi que les coordonnées téléphoniques et/ou adresse du (ou des) responsable (s) durant le séjour fiche n 5. 5) Durant la sortie ou le voyage : Rappel : le règlement intérieur de l établissement s applique intégralement pendant les sorties - ce qui implique entre autre un contrôle régulier des absences. 6) Après le voyage ou la sortie : Remettre le compte-rendu au chef d établissement dans la semaine qui suit le retour fiche n 6. Si le voyage a bénéficié de subvention, joindre impérativement un compte rendu pédagogique et financier. Int/ P:\Pour_Proviseur\Guide des sorties et voyages.doc Page 2 sur 10

3 Contenu du dossier - fiche n 1 : projet de sortie sur temps scolaire - fiche n 2 : projet de voyage scolaire ou de sortie hors temps scolaire - fiche n 3 : projet de voyage à l étranger - fiche n 4 : montage financier - fiche n 5 : programme du voyage - fiche n 6 : compte-rendu de sortie ou de voyage - annexe 1 : fiche urgence infirmerie (mise à disposition au secrétariat). - Annexe 2 : autorisation parentale (pour tout type de sortie ou voyage). Int/ P:\Pour_Proviseur\Guide des sorties et voyages.doc Page 3 sur 10

4 Lycée Professionnel Gaston Barré NIORT Cedex Fiche n 1 obligatoire PROJET DE SORTIE SCOLAIRE (*) facultative A CARACTERE PEDAGOGIQUE ❶ partie à renseigner par le professeur organisateur : Sortie organisée par Classe(s) concernée(s), ou groupe (1) : M... :...Effectif :.. objectif(s) pédagogique(s) :... Destination :... Date et horaires de la sortie (1) : le... de... h... à... h... Moyen de transport :... dont.. à charge des familles (*) Coût global (3) de la sortie :.. ou pris en charge par.. Accompagnateurs (noms et qualités) :... (1) s il s agit d un groupe, joindre la liste nominative (2) en cas de dépassement sur l horaire de cours d autres professeurs, il conviendra d avoir préalablement obtenu leur accord. (3) dossier technique à monter auprès du service d intendance. ❷ partie réservée au Chef d établissement : Demande déposée le... Signature sortie autorisée avec caractère obligatoire (*) facultatif (*) sortie non autorisée (*) est considérée comme obligatoire une sortie pédagogique qui a lieu pendant le temps de cours et qui est gratuite. Dès lors que l un ou l autre de ces critères n est pas respecté, elle est facultative. Chaque élève doit justifier d une autorisation parentale (mod.1a). voyage refusé par le C.A. du... en raison de :... voyage agréé par le C.A. du... et ordre de mission délivré aux (préciser le nombre)... accompagnateurs dont les noms suivent : Le Chef d établissement transmission le à Professeur organisateur Vie Scolaire - CPE Affichage salle des professeurs Intendance Chef d Etablissement Lycée Professionnel Gaston Barré Fiche n 2 Int/ P:\Pour_Proviseur\Guide des sorties et voyages.doc Page 4 sur 10

5 79010 NIORT Cedex PROJET DE VOYAGE SCOLAIRE (ou de sortie pédagogique hors temps scolaire) ❶ partie à renseigner par le professeur organisateur : responsable du projet : M... Classe(s) concernée(s), ou groupe (1) :...Effectif. objectif(s) pédagogique(s) :... (si nécessaire, développer sur feuille annexe)... Destination :... (avec éventuellement, itinéraire et points d arrêt)... Date et heure du départ : le... à... h... - lieu de regroupement :... Date et heure du retour (2) : le... à... h... - lieu d arrivée :... Moyen(s) de transport :... Hébergement :... Coût global (3) :..., dont.... à charge des familles Accompagnateurs (noms et qualités) :... (1) s il s agit d un groupe, joindre la liste nominative. (2) rappel : tout voyage (sur plusieurs jours) est soumis à l approbation du conseil d administration prévoir les délais en conséquence. (3) dossier technique à monter auprès du service d intendance. Demande déposée le... Signature ❷ partie réservée au Chef d établissement : sortie autorisée (*) sortie non autorisée voyage refusé par le C.A. du... en raison de :... voyage agréé par le C.A. du... et ordre de mission délivré aux (préciser le nombre)... accompagnateurs dont les noms suivent : (*) dans tous les cas le professeur organisateur devra s assurer de la vérification de toutes les formalités nécessaires : autorisations parentales (modèle 2A) obligatoires pour chaque élève non majeur, éventuellement, vérification des assurances individuelles. Le Chef d établissement transmission le... à Lycée Professionnel Gaston Barré Professeur organisateur Vie Scolaire Professeurs concernés Affichage salle des professeurs Intendance Chef d Etablissement Int/ P:\Pour_Proviseur\Guide des sorties et voyages.doc Page 5 sur 10

6 79010 NIORT Cedex Fiche n 3 PROJET DE VOYAGE SCOLAIRE A L ETRANGER ❶ partie à renseigner par le professeur organisateur : responsable du projet Classe(s) concernée(s), ou groupe (1) : M... :...Effectif :.. objectif(s) pédagogique(s) :... (si nécessaire, développer sur feuille annexe)... Destination (2) (ville, pays, en précisant :... éventuellement itinéraire et points d arrêt)... Date et heure du départ : le... à... h... - lieu de regroupement :... Date et heure du retour : le... à... h... - lieu d arrivée :... Moyen(s) de transport :... Hébergement :... Coût global (3) :...., dont.... à charge des familles Accompagnateurs (noms et qualités) :... (1) s il s agit d un groupe, indiquez sa constitution et le nombre de participants attendus (ainsi que le nombre de «non participations»). (2) rappel : tout voyage à l étranger est soumis à l approbation du conseil d administration, et de l autorité de tutelle qui doit en être saisie au minimum 30 jours avant la date du départ. Il est donc de première nécessité de prévoir en conséquence les délais d instruction du dossier. (3) montage du budget à réaliser avec l appui technique du Service d Intendance. Demande déposée le... Signature ❷ partie réservée au Chef d établissement : voyage refusé par le C.A. du... en raison de :... voyage agréé par le C.A. du... et ordre de mission délivré aux (préciser le nombre)... accompagnateurs dont les noms suivent : Le professeur organisateur devra s assurer de la vérification de toutes les formalités nécessaires : autorisations parentales (modèle 3 A) indispensables pour les élèves non majeurs, ainsi que toutes pièces administratives, douanières ou sanitaires obligatoires (variables selon les pays de destination). Le Chef d Etablissement transmission le à Professeur organisateur Vie Scolaire CPE Affichage salle des professeurs Intendance Proviseurs-adjoints Lycée Professionnel Gaston Barré Int/ P:\Pour_Proviseur\Guide des sorties et voyages.doc Page 6 sur 10

7 79010 NIORT Cedex Fiche n 4 Préparation financière d un voyage ou d une sortie scolaire Vous organisez des voyages ou des sorties scolaires au bénéfice de vos élèves. La réglementation financière et comptable dans ce domaine est relativement simple, mais doit être respectée scrupuleusement pour vous permettre de réaliser votre sortie dans les meilleures conditions. Voici les points essentiels à prendre en compte lorsque vous établissez le budget du voyage et que vous effectuez l encaissement de la participation de la famille. Budget du voyage Chaque voyage doit donner lieu à l élaboration d un budget prévisionnel qui permettra sa prise en charge comptable. Ce document doit recenser recettes et dépenses pour arriver à la même somme. Ce budget qui prévoit une estimation de la participation des familles doit nécessairement faire l objet d une délibération du conseil d administration, dans laquelle est précisé l objet pédagogique du voyage 1. Dépenses Recettes Transport Participation des familles Hébergement. x. visites Budget établissement repas Subventions.. Dons Maison des lycéens ou FSE Autres TOTAL TOTAL Si l organisateur a besoin d emporter de l argent pour payer sur place des prestations, il faut demander la constitution d une régie d avance auprès du(de la) gestionnaire. Cette démarche doit s effectuer au moins un mois avant le départ (attention aux vacances scolaires) car elle nécessite l approbation de la Trésorerie Générale. Recommandations Après accord du C.A., les versements seront remis à l agence comptable en une seule fois, pour chaque acompte : - la somme totale doit correspondre au budget du voyage ; - joindre impérativement la liste nominative des participants et la (ou les) classe(s) concernée(s) ; - indiquer le montant exact des sommes versées par chaque élève (chèque ou espèces) ; - mentionner au dos des chèques : nom, prénom et classe du ou des élèves concernés. Lycée Professionnel Gaston Barré 1 Il s agit d une dérogation au principe de gratuité de l enseignement public Int/ P:\Pour_Proviseur\Guide des sorties et voyages.doc Page 7 sur 10

8 79010 NIORT Cedex Fiche n 5 PROGRAMME DU VOYAGE Voyage du au Destination Professeur organisateur. JOUR DATE HEURE ACTIVITES PREVUES Remarques : Coordonnées du responsable pendant le séjour : NOM. Tél : Adresse :.. Int/ P:\Pour_Proviseur\Guide des sorties et voyages.doc Page 8 sur 10

9 Lycée Professionnel Gaston Barré NIORT Cedex Fiche n 6 COMPTE RENDU DE SORTIE OU DE VOYAGE Voyage du au.... Destination : Professeur organisateur :.. Conditions de déplacements R.A.S. - Respect itinéraire : - Respect horaire : - Prestation transporteur : - Incidents : OBSERVATIONS Conditions de séjours : - Accueil : - Confort : - Nourriture : - Incidents : Visites : - Accueil : - Prestation du (des) guides - Qualité pédagogique : Incidents élèves Observations d ordre général susceptibles de présenter un intérêt eu égard à la notion de responsabilité et de sécurité. Fait à.. le Lycée Professionnel Gaston Barré Int/ P:\Pour_Proviseur\Guide des sorties et voyages.doc Page 9 sur 10

10 79010 NIORT Cedex annexe 2 VOYAGE OU SORTIE SCOLAIRE AUTORISATION PARENTALE fiche à remettre dûment complétée et signée au professeur organisateur ❶ partie à renseigner par l élève, sous la responsabilité du professeur organisateur : Destination :... Formalités administratives : carte d identité passeport visa imprimé E111 (à réclamer auprès de votre caisse de sécurité sociale) autorisation de sortie de territoire (élèves mineurs) Dates et horaires : départ le... à... h.... lieu :... retour le... à... h.... lieu :... Moyen(s) de transport :... Hébergement :... Repas - collation(s) :... Activité(s) prévue(s) :... Participation financière des familles Guérin») : (chèque à l ordre de «Agent comptable du Lycée Paul N.B. L établissement dispose d un «Fonds Social» lui permettant d aider les familles auxquelles la contribution financière demandée pourrait poser problème : pour tout renseignement, s adresser au service social scolaire (tél : ) ❷ partie à renseigner et à signer par le responsable légal de l élève : Je soussigné (nom et prénom) :... représentant légal de l élève :... classe :... en qualité de (cocher) : père mère tuteur atteste qu il est assuré pour tout dégât accidentellement (1) causé à un tiers (ou à des biens) par : (nom de la compagnie et numéro de police)... demande (2) qu il puisse faire l objet d une attention toute particulière quant à la situation (problème de santé, ou autre, à caractère privé) expliquée dans le courrier annexe (prière de cocher si lettre ou prescription médicale jointe). déclare l autoriser à participer à la sortie (au voyage) dans les conditions ci dessus fixées. Date et signature : le TRES IMPORTANT : (1) : si l élève se rendait délibérément responsable de dégât(s), ou d infraction, les conséquences administratives et/ou juridiques du délit incomberaient à la famille (pour les élèves non majeurs) et le retour anticipé serait à sa charge. (2) : l équipe d encadrement se réserve le droit de statuer. Int/ P:\Pour_Proviseur\Guide des sorties et voyages.doc Page 10 sur 10

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