Millennium Challenge Account Sénégal. MCA-Sénégal TERMES DE REFERENCE (TDR)

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1 Millennium Challenge Account Sénégal MCA-Sénégal TERMES DE REFERENCE (TDR) FORMATION COMPLEMANTAIRE DU PERSONNEL SUR L UTILISATION DU LOGICIEL MS PROJECT 2010 PMU SAED FEVRIER 2015

2 1 1. INTRODUCTION Les Gouvernement des Etats Unis d Amérique à travers le Millenium Challenge Corporation et le Gouvernement du Sénégal ont signé en septembre 2010 un accord appelé «Compact» d un montant de $540 millions. Cette subvention est valable pour cinq ans et a pour but la réduction de la pauvreté à travers une croissance économique forte et durable soutenue par l investissement privé. Le Gouvernement du Sénégal a institué, par décret n du 30 Décembre 2009, le MCA-Sénégal pour assurer, en tant qu entité responsable pour le compte de l Etat, les missions de maîtrise d ouvrage pour la gestion et la mise en œuvre du Programme du Compact. Le programme MCA pour le Sénégal comporte : Le Projet routier qui consiste en la réhabilitation d une partie des routes nationales RN2 et RN6 afin d assurer la jonction entre les zones de fortes potentialités de production et les marchés (consommation, exportation, transformation). Le Projet d irrigation et de gestion des ressources en eau qui consiste en la mise en place d infrastructures structurantes dans le Delta (Activité Delta) et dans la Moyenne vallée du fleuve Sénégal (Activité Ngallenka / Podor) dont l objectif est de valoriser les ressources en eau pour une production agro-industrielle et industrielle compétitive et durable. Le MCA-Sénégal a ainsi signé des conventions avec la SAED, respectivement pour le projet Irrigation en vue d établir, à travers l Unité de Management de Projets (PMU) installée au sein de ladite structure, un partenariat opérationnel visant à appuyer la mise en œuvre du Programme. Afin de renforcer les équipes des PMU (SAED) dans la gestion des activités et des résultats et aussi dans la prise de décision et conformément à la pratique en cours et aux directives du MCC, MCA-S a acquis le logiciel MS Project CONTEXTE / JUSTIFICATION Le Compact du Sénégal à l image de tous les autres compacts financés par le Millenium Challenge Corporation présente deux caractéristiques principales : Durée limitée à 5 ans ; Ressources limitées conformément aux Accords signés entre les deux parties ; De plus il faut signaler que certains agents (y/c le planificateur du PMU/SAED) ont quitté entretemps le projet d où la nécessité de rendre les chargés de projet plus pointus pour prendre en charge toutes les questions liées à la planification. Il s y ajoute qu avec la stratégie du Faire Faire et les principes de Responsabilisation, on dénote plusieurs intervenants dans le processus de prise de décision et d exécution ; cela

3 2 nécessitant une coordination parfaite mais surtout la planification dans le temps et selon les ressources disponibles de l ensemble des intervenants dans le but : de réduire au minimum les retards ; de rationaliser les ressources humaines et financières ; d optimiser l impact mais surtout l efficience et l efficacité du Programme ; d axer la gestion du Programme et des différents projets sur les résultats. C est dans cette perspective que se justifient les présents TDR qui se proposent de renforcer les capacités des personnels techniques du PMU SAED en MS Project. Ceci, afin d accroître l efficacité et l efficience du Compact et des activités des projets. 3. OBJECTIFS L objectif de la formation est de renforcer les capacités techniques du personnel technique du PMU SAED en maîtrise et utilisation du logiciel MS Project Plus spécifiquement, il s agira d organiser une session de formation à Saint louis. la formation des agents, regroupés en un seul niveau non débutant à l utilisation du logiciel dans le cadre de leurs tâches de planification, de mise en œuvre, de suiviévaluation, de reporting sur les activités placées sous leurs responsabilités ou supervisions ; la conduite d exercices pratiques à partir des Plans de Travail des PMU et en prenant en compte la durée, les ressources humaines, les ressources financières, les différents intervenants. De manière plus opérationnelle il s agira pour le staff du PMU de : connaître l apport du logiciel et les différentes utilisations du logiciel dans la mise en œuvre, le suivi, l évaluation et le reporting sur les activités menées ; créer une planification en intégrant l ensemble des facteurs (ressources humaines, financières, temps, etc.) et se familiariser avec les fonctionnalités de reporting sur la planification qu offre le logiciel et leur intégration ou relation possible avec d autres types de fichiers (WORD, EXCEL, POWERPOINT, etc.) ; disposer d informations sur la gestion de fin de projet et plus spécifiquement sur la planification ; pouvoir élaborer des tableaux de sortie, états de suivi des activités des projets et le suivi multi-projets afin de pouvoir rendre compte à tout instant de l état d avancement des activités du projet et du programme (rapports standards ou personnalisés). Cette session qui vient renforcer la première, sera axée essentiellement sur le suivi et le reporting. Elle sera aussi l occasion de discuter avec le formateur sur les différents problèmes rencontrés dans l utilisation du logiciel suite à la première formation. Cf. tableau ci-dessous pour le nombre d agents à former selon les niveaux de maîtrise du logiciel.

4 3 Tableau 1 : Bénéficiaires de la formation PMU SAED Nombre de personnes cibles Durée probable de la formation jours ouvrables (en sessions d une journée) 4. TACHES DU CONSULTANT FORMATEUR Les principales tâches du Consultant sont : Former les différents groupes de participants selon un calendrier défini de commun accord et pouvant être axé sur: o Les notions de gestion de projet : rappel sur les concepts de base de la gestion de projet (projet, gestion de projet, typologie des projets, etc.) ; o La prise en main de MS Project : les différents affichages, la structure de stockage, la notion de table et de vue, la notion de filtre, les types de fichiers MS Project, la démarche de mise en œuvre, etc. o La planification opérationnelle de projet : paramétrage initial, recensement et ordonnancement des tâches, création de tâches récurrentes, création de jalons, l organisation des niveaux, la création de relation, la priorisation, la création de contrainte, la création et l affectation des ressources, les types de ressources, les informations de base, la disponibilité, les calendriers individuels, les modes d'affectation possibles, l optimisation et l audit, la détection et la résolution des surcharges, l analyse de chemin critique, la création de la planification initiale. o Le suivi de projet : la saisie de l'avancement, les modes de saisie, le constat et l analyse des écarts, la création et personnalisation des filtres et des rapports, la replanification, le calcul et la gestion des coûts, l allocation des ressources, etc. ; o La gestion multi-projets : le partage des ressources, la consolidation, etc. o Le reporting et l évaluation : états de sortie (Coût Budgété des Travaux Planifiés, Coût Réel des Travaux Effectuées, Indices de Performance sur les Coûts et les délais, sur l Echéancier, etc.), les Courbes en "S", etc. o La personnalisation de l environnement : menus et barres d'outils, interfaces, les fonctions d'importation et d'exportation, le transfert des éléments d analyse sur d autres formats de fichiers ou sur des pages web ; o L évolution des versions de 2003 à 2010 ; o L installation et la gestion du logiciel sur une plateforme ou un réseau pour une utilisation multi-acteurs avec la définition des responsabilités et des droits d accès. o Etudes de cas et des exemples basés sur les Plans de Travail des Directions du MCA-Sénégal pour la maîtrise de chaque fonctionnalité étudiée. Elaborer des modules de formation détaillés (détaille toutes les étapes d une procédure avec un lexique) et illustratifs (avec des captures d écrans) permettant à tous les participants de capitaliser sur les acquis de la formation, en copie dure (un

5 4 par participant et cinq pour l archivage du MCA-Sénégal) et électronique (Word ou Power Point) ; Evaluer les formations et les participants et faire des recommandations ciblées (sur les participants) et sur l utilisation du logiciel dans le cadre de la mise en œuvre du programme MCA-Sénégal. 5. PRODUITS ATTENDUS OU LIVRABLES En assurant leur qualité technique, le consultant fournira les produits suivants : un rapport provisoire 10 jours après la fin des formations; un support de cours comprenant l ensemble des modules et valables quels que soient les niveaux avec les exemples et études de cas utilisés, en copie dure reliée (un (01) par participant et trois (03) pour l archivage) et électronique Word ou Power Point) en autant de copies sur support CD ; un rapport, en version provisoire comprenant des éléments sur le déroulement de la formation, sur l évaluation de la formation dispensée, les évaluations faites par les bénéficiaires et le formateur ainsi que les recommandations et suggestions au MCA- S en copie dure reliée (10 copies) et électronique (Word) en 10 copies sur support CD ; un rapport, en version finale intégrant les observations du MCA-S reçues au plus tard 10 jours après le dépôt du rapport provisoire en copie dure reliée (10 copies) et électronique (Word) en 10 copies sur support CD. 6. DETAIL SUR LES PRESTATIONS La formation se déroulera sur une durée globale de cinq (05) jours en journée pleine pour le PMU SAED : Les sessions seront organisées dans les locaux du PMU (Saint-Louis). Le PMU SAED fournira le logiciel et les ordinateurs pour les participants ainsi que le matériel de projection (rétroprojecteur, écran de projection). Le Consultant fournit le matériel pédagogique (les modules, autres fournitures), l ordinateur du ou des formateurs ainsi que les attestations de formations signées par le représentant habilité de la structure et le Directeur général de MCA-Sénégal. Le consultant devra définir des modules de formation basés sur les activités du programme et en relation avec les bénéficiaires. Il devra aussi tenir compte des contraintes (notamment horaires) de ladite structure. Les documents émanant de cette mission seront établis en français. Le consultant devra remettre un exemplaire provisoire du rapport de l atelier de formation au plus tard dix (10) jours après la fin de la formation. Le rapport devra porter en particulier sur le déroulement de la mission, la méthodologie appliquée, les évaluations des participants, l évaluation du ou des formateurs, les recommandations et suggestions du consultant. Le Consultant s'engagera à effectuer les modifications demandées par le PMU et le MCA-S et remettre le rapport final de la mission au plus tard quinze (15) jours après réception des commentaires. La prise en charge financière de la formation sera assurée par MCA-Sénégal. Il prendra en charge les frais pour les pauses café.

6 5 7. PROFIL DU CONSULTANT FORMATEUR Le consultant qui sera chargé de la formation doit avoir : Etre diplômé de l enseignement supérieur (Bac+3 au minimum) une bonne expérience en matière de gestion et planification de projet ; une excellente maîtrise du logiciel MS Project ; une bonne expérience dans la conduite de formation sur le même logiciel durant les cinq dernières années et avec des institutions publiques ou privées référencées ; une aptitude pédagogique pour assurer la formation d un ou plusieurs membres et la formation d adultes ; plus de 05 références d institutions publiques ou privées ou de projets de développement dans le cadre d activités de formation dont au-moins 2 en MS Project. Etre certifié en formation MS Project par une structure de formation habilitée.