Conduire avec méthodes vos projets pastoraux

Transcription

1 Conduire avec méthodes vos projets pastoraux

2 La journée en pratique 08h45 09h00 Accueil Laudes Pause 12h00 12h30 13h30 Messe Déjeuner Reprise Pause 17h30 Clôture

3 Objectifs de la journée Connaître les fondamentaux de la structuration et du pilotage d un projet et savoir les appliquer sur vos projets c est-à-dire : Avoir une grille d analyse concernant les projets pastoraux Acquérir des outils pratiques pour mieux conduire vos projets pastoraux Vous permettre d échanger vos bonnes pratiques Vous préparer par des exercices pratiques à la conduite de vos projets Construire votre plan de développement personnel

4 Le cadre de nos échanges Écoutez les autres, profitez de la diversité Soyez ouverts et curieux, participez, essayez, testez Soyez encourageant et bienveillant Restez en lien avec les autres Cette journée reste entre nous

5 Mieux se connaître Dessiner un projet : qu est-ce que vous évoque le mot «Projet»? Qui êtes-vous? Quels sont vos projets? Quelles sont vos attentes pour la journée?

6 Qu est-ce qu un Projet et pourquoi le manager?

7 Pour rappel Qu est-ce qu un projet? 3 caractéristiques Un projet se caractérise par un début & une fin partagés Un projet est unique Un projet est complexe 3 composantes de décision pour sa réalisation Qualité/Performance Objectifs Coût Délais

8 Faire le point Quelles bonnes pratiques? Quelles bonnes pratiques connaissez-vous pour réussir un projet? Individuelles Collectives Méthodes, outils, comportements Quelles sont les plus importantes à vos yeux?

9 Les étapes pour manager un projet

10 Les différentes phases d un projet Projets «Poussés» Projets «Tirés» Sélection Définir Préparer Piloter Clôturer Avant - projet Projet

11 1 - Définir le Projet Les éléments de cadrage du projet Les enjeux du projet (les objectifs à moyen / long terme du projet, le pourquoi et le pour quoi du projet) pour comprendre les décisions à l origine du projet Les objectifs du projet (les livrables et leur échéancement) pour montrer que le périmètre du projet est sous contrôle L environnement du projet (parties prenantes, contraintes, autres projets) pour se faire une idée de l ampleur du projet Les moyens du projet pour rassurer sur la faisabilité du projet et prendre la mesure de l effort à mettre en œuvre Le défi que représente le projet pour à la fois donner envie et rassurer en montrant qu on anticipe les difficultés Ne pas confondre Objectifs et Enjeux

12 2 - Préparer Décomposer les tâches du projet et trouver la meilleure organisation associée : l organigramme des tâches Equipe projet / contributeurs Tâches

13 Les Parties prenantes d un projet

14 Caractéristiques du chef de projet

15 3 Piloter Un outil majeur pour piloter le projet : le jalon Identifier les principaux jalons de son projet en fonction de ce que l on veut mettre sous contrôle

16 Gestion des bénévoles : Comprendre les motivations HERZBERG Réalisation de soi Placer la barre haut Estime de soi Signes de reconnaissance Besoins sociaux Esprit d équipe Besoins de sécurité Réduire l incertitude Besoins primaires Améliorer la qualité de vie professionnelle MASLOW

17 Eléments pour une gestion réussie des bénévoles Délégation Compétences Cadre Motivation Feedback Reconnaissance

18 Facteurs clefs de la réussite d un projet pastoral? Les rôles de commanditaire (sponsor) et de chef de projet bien distincts : principe de subsidiarité Un chef de projet identifié Une équipe complémentaire Un engagement du commanditaire Une bonne définition des étapes clefs, de l étalement dans le temps Des objectifs clairs Autre chose? 18

19 Les règles d or du management de projet

20 1 Rendre la demande explicite Degré de satisfaction du donneur d ordre Débusquer l implicite dans les demandes du donneur d ordre, valider conjointement les besoins Explicite Attrayante Niveau de réponse à la demande Implicite

21 2 Savoir perdre du temps pour en gagner Niveau d engagement 100% 80% Part du projet figée par les décisions prises Consommation des ressources Prendre le temps dans les phases amont de se poser les bonnes questions, prendre les bonnes décisions marge de manœuvre sur le projet Engagement 20% Pilotage 100% temps

22 3 Un phasage, des jalons et des livrables clairement identifiés Un PROCESSUS de travail avec des PHASES, des Jalons des LIVRABLES livrable livrable livrable livrable

23 4 Des collaborateurs et parties prenantes en mode coopération Passer de la coordination à la coopération, trouver le bon niveau de délégation, garder le contrôle CP Risque de saturation du Chef de Projet (CP) Dialogue insuffisant entre les acteurs CP Animation Délégation Confiance Coopération Décision

24 5 Une gouvernance chargée de sélectionner, piloter les projets et arbitrer les moyens 1/ PREVOIR : Estimer et planifier Les délais Les coûts Les risques La qualité 2/ REALISER : conformément à ce qui a été prévu Appliquer le plan Réagir aux opportunités Se doter d un référentiel pour pouvoir piloter le projet. Se projeter à la fin du projet pour prendre les bonnes décisions 3/ MESURER : les résultats obtenus Repérer les écarts Fréquence régulière Étudier les conséquences 5/ REGULER : adapter les bonnes pratiques et les méthodes Mesurer leur performance Juger leur pertinence dans le contexte En proposer de nouvelles 4/ TRAITER : les écarts Identifier et mettre en œuvre les solutions correctives Prendre les décisions d arbitrage S adresser au bon niveau hiérarchique

25 6 Une capitalisation régulière sur les pratiques et modes de fonctionnement Prendre le temps de faire un retour sur ses pratiques. S ouvrir aux compétences et à l expérience des autres Matrice des connaissances TACITES EXPLICITES INDIVIDUELLES COLLECTIVES

26 Conclusion

27 Etablir son Plan d Action Personnel Les points que je retiens de cette journée Les applications possibles sur mes projets