Le Droit Individuel à la Formation - DIF

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1 DADS 2008 Page 1 Le Droit Individuel à la Formation - DIF A Le principe L accord de branche du 26 mai 2005 permet de faciliter les parcours personnalisés de formation des salariés tout au long de leur vie professionnelle. Les actions de formation continue peuvent être effectuées : à l initiative de l employeur dans le cadre du plan de formation de l entreprise à l initiative du salarié dans le cadre du congé individuel de formation (CIF) ou d un bilan de compétences à l initiative du salarié et avec l accord de l employeur dans le cadre du droit individuel à la formation (DIF) La loi instaure aussi l action de professionnalisation et le contrat de professionnalisation qui est un contrat par alternance (il remplace les anciens contrats de qualification, d orientation et d adaptation) Le plan de formation correspond à l ensemble des formations décidées par l employeur (il peut aussi s agir de formations demandées par les salariés ou proposées par les représentants du personnel) ; on y retrouve : les actions d adaptation au poste de travail (actions ayant pour objectif d apporter au salarié des compétences qui sont directement utilisables et nécessaires dans le cadre des fonctions qu il occupe) les actions liées à l évolution des emplois ou au maintien dans l emploi (actions n apportant pas directement des compétences utilisables dans le poste de travail, mais qui correspondent à une évolution prévisible de celui-ci) les actions ayant pour objet le développement des compétences (actions qui permettent au salarié d acquérir de nouvelles compétences en vue d obtenir une qualification supérieure) Le congé individuel de formation est un droit pour le salarié, à titre individuel, à suivre une formation de son choix et de s absenter de son poste de travail. Les actions suivies au titre du CIF peuvent permettre d accéder à un niveau de qualification supérieur, d envisager un changement d activité professionnelle, de s ouvrir plus largement à la culture, la vie sociale, l exercice de responsabilités associatives bénévoles

2 DADS 2008 Page 2 Le contrat de professionnalisation (dans le cadre d un CDD) ou l action de professionnalisation (dans le cadre d un CDI) sont destinés : aux jeunes de 16 à moins de 26 ans en vue de compléter leur formation initiale aux demandeurs d emploi de 26 ans et plus Ils permettent aux bénéficiaires d acquérir une qualification, par le biais d une formation, en vue de favoriser l insertion ou la réinsertion professionnelle mais aussi d acquérir un «savoir-faire» professionnel. Le droit individuel à la formation est un droit à formation qu acquiert chaque salarié par année civile ; ceux-ci disposent alors d un «crédit temps» qui leur permet de mettre en oeuvre des actions de formations. Bien que ces actions s exercent en dehors du temps de travail, un accord écrit entre l employeur et le salarié ou un accord d entreprise peuvent prévoir que le DIF s exerce en tout ou partie pendant le temps de travail (pendant la durée de sa formation hors temps de travail, le salarié continue d être protégé contre le risque d accidents de travail) Les formations définies comme étant prioritaires, dans l enseignement privé, sont : lutter contre l illettrisme acquérir des pré requis en vue de l acquisition ultérieure d une formation reconnue acquérir une qualification reconnue par les conventions collectives ou par la CPN- EFP (Commission Paritaire Nationale de l Emploi et de la Formation Professionnelle) Pour exercer un DIF, le salarié doit faire une demande écrite auprès de son employeur au moins 2 mois avant la date de la formation envisagée ; il doit y préciser l intitulé de l action de formation qu il souhaite suivre, sa durée, les dates de réalisation, l organisme susceptible de la dispenser, le coût prévisionnel, les modalités d exercice du droit c est-à-dire sur temps de travail ou hors temps de travail. L employeur doit répondre dans un délai d un mois, l absence de réponse dans ce délai équivalant à un accord de sa part. Un écrit de l employeur formalise ensuite l accord et en précise les modalités exactes de mise en œuvre de la formation et de son financement. En cas de désaccord et ce pendant 2 ans, la formation passe alors du cadre du DIF celui du CIF.

3 DADS 2008 Page 3 B Le calcul des heures acquises dans l année Le DIF est un droit à formation qu acquièrent les salariés chaque année, à raison de 20 heures par an (21 heures pour l enseignement privé) pour un salarié à temps plein et présent toute l année.ces heures sont capitalisables dans la limite de 120 heures (126 heures pour l enseignement privé). Les droits sont calculés annuellement par année civile, en fonction des périodes rémunérées (périodes travaillées, absences prises en charge par l employeur, périodes de congés payés, périodes de RTT toute période prise en compte dans le calcul des droits à congés payés). Le tableau suivant retrace les règles d attribution des heures DIF en fonction des contrats et des durées de travail : Contrat en CDI Contrat en CDD Contrats aidés (CAE, CA, CIE ) Chefs d établissements Enseignants sous contrat Temps plein : Temps partiel : idem que pour CDI mais Ils peuvent bénéficier d actions Ils sont cadres Seuls les enseignants 20 h au prorata du temps il faut avoir 3 mois de d accompagnement de dirigeants et n ont pas ayant des 21 h pour l enseignement privé, présence au moins au formation professionnelle d horaire défini responsabilités OGEC (enseignement l accord va plus loin : cours des 12 derniers généralement prévus dans la Ils bénéficient de 21 h acquièrent des droits privé) mois dans l entreprise convention avec l État. au même titre que les au titre du DIF, pour la temps de travail au moins égal pour en bénéficier salariés à temps plein partie de la à 80% du temps plein : 21 h Les règles de calcul des heures DIF s appliquent de la même rémunération versée temps de travail entre 50% et façon que les CDD par l OGEC 80% du temps plein : prorata arrondi à l heure supérieure si pas d horaire : 21 h temps de travail entre 25% et Les apprentis et les contrats 50% du temps plein : 11 h de professionnalisation sont si horaire, voir temps exclus du DIF partiel CDI temps de travail de moins de 25% du temps plein : 7 h Si le salarié n a pas travaillé toute l année, alors le calcul s effectue au prorata du nombre de mois travaillés dans l année, arrondi au nombre entier supérieur. Le calcul le plus simple est de prendre le total des heures rémunérées du salarié sur sa fiche individuelle (éventuellement de totaliser TOUTES ses fiches individuelles s il a eu plusieurs périodes d activité dans l année attention au salarié qui a des matricules différents) Il suffit ensuite de comparer ce nombre par rapport aux différents barèmes de calcul temps partiel : temps plein = 35h x 52 semaines = 1820 heures les repères: 80% = 1456 heures 50% = 910 h 25% = 455 h Horaire 1456 heures 1456 heures > Horaire 910 heures 910 heures > Horaire 455 heures 455 heures > Horaire 21 heures 21 x Horaire / 1820 et arrondi à entier supérieur 11 heures 7 heures

4 DADS 2008 Page 4 Les salariés en contrat d apprentissage, en contrat de professionnalisation, ou les CDD pour lesquels il y a moins de 3 mois de présence au cours des 12 mois précédant la fin du dernier contrat auront 0 heure. Pour les cadres dirigeants (profession = «cadre supérieur») ayant 0 heure, le calcul sera effectué sur la base de 21 heures x nombre de mois travaillés / 12 C Le mécanisme des absences «formation» effectuées au titre du DIF Les absences pour formation peuvent être renseignées de deux manières dans la paie : par le biais des événements («Formation») par le biais des éléments individuels (rubrique 101) Nous allons voir maintenant la manière d indiquer que ces formations sont des actions prises dans le cadre du DIF, pour que les heures soient décomptées de celles capitalisées par le salarié en fin d année civile. élément individuel événement «Formation» organisme de formation action de formation période de la formation durée (en jours) nombre d heures de la formation utilisées au titre du DIF

5 DADS 2008 Page 5 D Les implications du DIF utilisé pendant ou hors du temps de travail Pour exercer son droit au DIF, le salarié doit avoir acquis une ancienneté d au moins un an dans l entreprise. La formation DIF prise sur le temps de travail Lorsque le salarié effectue des formations au titre du DIF sur son temps de travail, cette absence donne lieu à maintien du salaire, la formation étant assimilée à du travail effectif. Par le biais des événements, l application va donc automatiquement générer les rubriques 101 (absence formation) et 102 (remboursement de la formation). Par le biais des éléments individuels, le technicien de la paie devra renseigner manuellement ces deux rubriques, sans oublier d indiquer le nombre d heures effectuées dans cette formation imputables au titre du DIF comme on vient de le voir précédemment. La formation DIF hors du temps de travail Lorsque le salarié effectue des formations au titre du DIF hors de son temps de travail, aucune absence ne peut être constatée sur le bulletin de paie (le salarié effectuant la formation hors de son travail) Par contre, les heures de formation effectuées en dehors du temps de travail dans le cadre du DIF donnent lieu au versement d une allocation de formation.

6 DADS 2008 Page 6 Montant Le montant de cette allocation est égal à 50% de la rémunération nette de référence du salarié concerné ; pour obtenir cette rémunération horaire nette de salarié au cours de 12 derniers mois précédant le début de la formation et le nombre total d heures rémunérées au cours de cette même période. Exemple : sur les 12 mois précédant la formation, le salarié a touché une rémunération nette de ; le total des heures rémunérées sur cette même période est de heures (35h x 52 semaines) la rémunération nette de référence est de 10,99 soit / L allocation versée sera donc : 50% x 10,99 x nombre heures entrant dans le cadre du DIF Lorsque le salarié ne dispose pas de l ancienneté suffisante dans l entreprise pour ce calcul, alors on ne prend en compte que le total des rémunérations nettes et des heures rémunérées depuis son arrivée dans l entreprise. Pour les salariés dont la durée de travail est fixée en jours, le salaire horaire de référence est déterminé en divisant la Rémunération annuelle nette par la formule suivante : 151,67 heures x 12 mois x nombre de jours de la convention de forfait 217 jours Versement de cette allocation Cette allocation doit être versée, sous l appellation «Allocation de formation», au plus tard à la date normale d échéance de la paie du mois suivant celui où les heures de formation ont été effectuées en dehors du temps de travail. Régime social et fiscal de cette allocation N ayant ni le caractère d un salaire, ni celui d un revenu de remplacement, l allocation est exonérée de charges sociales, de CSG et de CRDS. Elle est en revanche soumise à l impôt sur le revenu.

7 DADS 2008 Page 7 E Les documents d information à destination du salarié Quand le salarié effectue son DIF hors de son temps de travail, un document lui est remis en annexe de son bulletin de paie et précise l ensemble des heures de formations effectuées et les versements de l allocation. Cette information peut être faite également par le biais d un message sur le bulletin. Au début de chaque année civile, l employeur doit informer chaque salarié par écrit du total des droits qu il a acquis au 31 décembre de l année précédente (depuis le 1er janvier 2004, date d entrée en application de la loi). Pour cela, on pourra utiliser le module de «Traitements de texte» de la paie Listes libres _ Liaison traitement de texte En cas départ au cours de l année civile, l employeur doit informer le salarié de ses droits au début du préavis. En cas de licenciement, cette information est incluse dans la lettre de licenciement. Exemple de document annuel d information :

8 DADS 2008 Page 8 F La transférabilité du DIF Le salarié quitte l entreprise Le DIF est partiellement «transférable» lorsque le salarié quitte l entreprise (c. trav. art. L ). Malgré le terme utilisé par la loi, il ne s agit pas, à proprement parler, d un transfert d une entreprise vers une autre, mais d une modalité destinée à permettre au salarié d utiliser le crédit de DIF dont il disposait au moment de son départ, par exemple, pendant sa période de chômage. L ancien employeur prend en quelque sorte en charge cette formation en versant à un organisme collecteur une somme équivalente à l allocation de formation correspondant aux droits du salarié. Dans la branche «Enseignement Privé», Après un licenciement économique, le salarié qui retrouve un emploi dans un autre établissement de l interbranche (enseignement privé sous contrat et enseignement agricole sous contrat) dans un délai de 15 mois à compter de la fin du contrat de travail, conserve la totalité de ses heures acquises au titre du DIF et non utilisées. Dans les autres cas de licenciement, sauf pour faute grave et lourde, le salarié retrouvant un emploi dans un autre établissement privé sous contrat (y compris l enseignement agricole catholique) dans un délai de 15 mois à compter de la fin du contrat de travail, conserve : 50% du total des heures acquises au titre du DIF et non utilisées la totalité des heures acquises au titre du DIF sur une année et qui n ont pas été utilisées C est le calcul le plus favorable au salarié qui sera retenu. Pour bénéficier de la transférabilité, le salarié doit informer le nouvel employeur de la situation de ses droits acquis antérieurement, au plus tard au 1er janvier qui suit l embauche. Il ne pourra prétendre au DIF chez ce nouvel employeur, qu au terme d un an d ancienneté chez cet employeur. En cas de départ à la retraite, le solde du DIF non utilisé est perdu. Cas particuliers : Dans certaines branches d activité en dehors de l enseignement privé ou agricole, le solde du DIF non utilisé peut être payé au salarié.

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