TERMES DE REFERENCE Mission n 14INI102

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1 TERMES DE REFERENCE Mission n 14INI102 I. Informations générales Intitulé de la mission Composante Thématique(s) Bénéficiaire(s) Durée totale des jours prévus Renforcement des capacités des membres du CCN et du SEP/CCN Congo 80 jours Transverse/RSS Gouvernance des CCM CCN Congo Contact FEI Personne référent Coordonnées Clarisse Veylon- Hervet clarisse.veylon@diplomatie.gouv.fr II. Justification de la mission L instance de Coordination Nationale du Congo a été créée par décret présidentiel n du 29 mai 2003 sous la dénomination de Comité de Coordination Nationale «CCN-Congo». Elle a été réorganisée par le décret présidentiel N du 24 juin Le CCN-Congo dispose d un manuel d organisation et de fonctionnement, d un manuel des procédures financières, d un règlement intérieur du personnel, d un document de gestion des conflits d intérêt et d un plan de suivi stratégique. Le CCN supervise actuellement deux subventions du Fonds mondial : (i) la subvention de la Série 8 - Tuberculose avec pour Récipiendaire Principal (PR) le Ministère de la Santé et de la Population ; (ii) la subvention de la Série 9 - VIH/Sida avec deux PR, le Secrétariat Exécutif Permanent du Conseil National de Lutte contre le Sida (SEP/CNLS) et la Croix Rouge française (CRF). Lors d un audit des subventions de la Séries 5 et 9 VIH/Sida et de la Série 8 Tuberculose et Paludisme par le Bureau de l Inspecteur du Fonds mondial (BIG/OIG), réalisé entre octobre et décembre 2012, il a été constaté des faiblesses au niveau du CCN (rapport définitif du BIG publié le 08 mai 2013). Afin de combler ces faiblesses, le BIG a formulé des recommandations en termes de suivi des subventions mises en œuvre, gouvernance, gestion des conflits, composition du Comité de Suivi Stratégique, ainsi que la gestion de l information permettant de suivre les résultats des subventions et des goulots d étranglement. Pour lui permettre un meilleur suivi des subventions, mais aussi afin de préparer la mise en place du nouveau modèle de financement courant, un diagnostic institutionnel a été réalisé du 18 au 29 novembre 2013 par l Initiative 5%. Cette mission a abouti à l adoption d un plan général de renforcement des capacités organisationnelles des membres du CCN et de son Secrétariat Exécutif Termes de références 14INI102 1

2 Permanent (SEP/CCN) et à un plan de formation budgétisé, livrables qui ont constitué la première phase de l appui sollicité par le CCN du Congo auprès de l Initiative 5%. III. Objectifs et résultats poursuivis 1) Objectif général de la mission Renforcer les capacités des membres du CCN et du SEP/CCN Congo sur la base du plan de renforcement adopté dans le cadre de la mission diagnostic menée en novembre ) Objectifs spécifiques Objectif spécifique 1 Appuyer la révision des documents-cadres du CCN. Objectif spécifique 2 Organiser des ateliers de formation sur des thématiques prioritaires. 3) Résultats à atteindre Les manuels de procédures, le plan de suivi-stratégique et tout autre document du CCN relatif à son fonctionnement et son organisation, sont révisés et mis en conformité avec les directives du Fond mondial et les recommandations du BIG. Les capacités des membres du CCN, du Comité de suivi-stratégique et du SEP/CCN sont renforcées dans les domaines recommandés dans le rapport final de la mission diagnostic, en fonction des besoins et des profils de chaque membre. IV. Description de la mission 1) Activités prévues Dans le cadre de leur mission, le consultant aura à conduire les activités suivantes : Objectif spécifique 1 : Relecture et révision des documents cadre du CCN. A1. Organiser un atelier de relecture et de révision des manuels du CCN et des outils de suivi stratégique afin de s assurer que tous répondent aux exigences du Fonds mondial, aux recommandations du BIG et aux problématiques spécifiques du contexte congolais. A2. A partir des conclusions de l atelier, valider les manuels en Assemblée Générale avec les membres du CCN. A3. Organiser l impression et la diffusion des manuels. Termes de références 14INI102 2

3 Objectif spécifique 2 : Organisation d ateliers de formation sur des thématiques prioritaires et spécifiques. Sur la base du plan de formation validé durant la mission de diagnostic, organiser la mise en œuvre de huit (8) ateliers de formation sur les thématiques suivantes : Coordination, gestion administrative et travail d équipe ; Communication institutionnelle et interpersonnelle ; Techniques de rétro-information ; Processus de visites de terrain, l utilisation du Dashboard/ tableau de bord, rédaction et analyse de rapports ; Gestion des risques ; Plaidoyer et mobilisation des ressources ; Les nouvelles directives du FM et le nouveau modèle de financement ; Management et leadership. A1. Appui à la préparation logistique des ateliers de formation : identification des lieux de formation ; location des salles, etc. Faire valider par le CCM : La liste des membres à former et la/les formation(s) au(x)quelle(s) chacun participera en fonction de son profil ; L agenda des ateliers et la répartition des experts par atelier; Le contenu précis de chaque atelier ; La définition des indicateurs. A2. Réaliser les formations : les 8 ateliers de formation seront organisés de façon simultanée sur trois (3) sites, à Brazzaville, en fonction des besoins et des profils ciblés. A3. Missions de suivi : l expert international assurera deux (2) missions de suivi d une semaine pour assurer l accompagnement sur le suivi stratégique, la vérification des acquis et l appropriation des nouveaux outils/ concepts développés durant les formations. 2) Livrables attendus - Documents révisés validés par l Assemblée Générale du CCN. - Agenda des ateliers de formation, définition du contenu de chaque atelier de formation et définition des indicateurs validés par les membres du CCN. - Rapports de formation. Termes de références 14INI102 3

4 V. Lieu, Durée et Modalités d exécution a) Lieu : Brazzaville b) Modalités L expert se rendra au Service de Coopération et d'action Culturelle (SCAC) de l'ambassade de France durant sa mission pour une réunion de briefing avec le Conseiller régional Santé, Jean-Pierre Lamarque. Il fera aussi une réunion de briefing avec le bureau du CCN avant de débuter la mission et discutera des toutes modalités pratiques avec le Secrétaire exécutif permanent du CCN. c) Période de mise en œuvre: 1) -Juin 2) Date de démarrage : 24 3) Date de fin : 27 juin 4) Durée effective : 80 jours prestés (jours ouvrables) Expert 1 international : 35 jours d expertise Experts 2, 3 et 4 local : 15 jours d expertise chacun Le calendrier prévisionnel d exécution des missions se présente comme suit : Description des activités Lieu Période Durée (H/J) Expert 1 : Préparation de l atelier de relecture et de révision Atelier de relecture et de révision des manuels du CCN et des outils de suivi stratégique Assemblée Générale de validation des manuels A distance Brazzaville Brazzaville Préparation des formations Brazzaville Ateliers de formations sur 8 thématiques menés de façon simultanée sur trois sites différents Brazzaville Missions de suivi Brazzaville 2 Durée (H/J) Expert 2 : Durée (H/J) Expert 3 : Durée (H/J) Expert 4 : Total Termes de références 14INI102 4

5 d) Expertise et profil demandés 1) Nombre d experts : 4 2) Profil d expert Profil du chef d équipe A. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire de 2 ème cycle en administration, santé publique, renforcement des organisations, en gestion ou expérience équivalente - Excellentes qualités /capacités : de communication de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs de supervision d analyse et résolution des problèmes de prise de décision et d initiative - Excellente maitrise du français (écrit / oral) B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d au moins 10 ans dans la Lutte contre le VIH/SIDA / Paludisme / Tuberculose, renforcement des systèmes de santé (RSS) et suivi/évaluation dans les pays en développement. - Expérience professionnelle en suivi/évaluation et en renforcement des capacités pour la mise en œuvre de programmes financés par le Fonds mondial. C. Expérience professionnelle spécifique - Expérience indispensable de renforcement des capacités de CCM, sur les aspects gouvernance, suivi stratégique, communication ou financement. - Expérience préalable en tant que chef de mission. - Expérience en animation d ateliers de formation indispensable. Profil des trois (3) experts nationaux Les profils des trois experts nationaux devront être complémentaires selon les thématiques des ateliers de formation, à savoir : 1. Communication et plaidoyer/ 2. Management et leadership/ 3. Fonds mondial, reporting et gestion des risques. A. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire de 2 ème cycle en administration, santé publique, renforcement des organisations ou en gestion ou expérience équivalente - Excellentes qualités /capacités : Termes de références 14INI102 5

6 de communication de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs de supervision d analyse et résolution des problèmes de prise de décision et d initiative - Excellente maitrise du français (écrit / oral) B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d au moins 5 ans dans la Lutte contre le VIH/SIDA / Paludisme / Tuberculose au Congo. - Expérience professionnelle d au moins 5 ans en gestion programmatique, administrative et financière. C. Expérience professionnelle spécifique - Excellentes connaissances des acteurs locaux qui interviennent dans la lutte contre le VIH/SIDA / Paludisme / Tuberculose au Congo. - Connaissance du fonctionnement et des procédures Fonds mondial. - Expérience en formation et animation d ateliers indispensable. - Expérience démontrée dans un ou plusieurs des domaines suivants : 1. Communication et plaidoyer ; 2. Management et leadership ; 3. Fonds mondial (bonne connaissance de l utilisation et l analyse du Dashboard), reporting et gestion des risques. VI. Compte-rendu de missions Un compte rendu (maximum de 5 pages et suivant le modèle fourni) devra être remis par mail après la mission dans un délai de 10 jours après le retour. Ce compte-rendu, rédigé en français, devra pouvoir être diffusable auprès de l ensemble des partenaires concernés par la mission. En annexe de ce compte-rendu, devront être fournis les comptes rendus de chaque atelier de formation rédigés par les différents experts (soit 8 comptes rendus au total). VII. Suivi-évaluation - Compte-rendu de l Assemblée Générale de validation des manuels. - Documents révisés validés par l Assemblée Générale. - Agenda des ateliers de formation, définition du contenu de chaque atelier de formation et définition des indicateurs validés par les membres du CCN. - Plan de suivi-stratégique et de vérification des acquis validé par les membres du CCN. Termes de références 14INI102 6

7 Indicateurs de performance : Livrables Effets immédiats Effets intermédiaires Sources de vérification Documents cadres révisés et validés par l Assemblée Générale. Les documents sont révisés, et conformes aux directives du Fonds mondial. Les membres du CCN et SEP/CCN se sont appropriés les procédures révisées et le fonctionnement du CCN a gagné en efficacité. Les capacités des membres du CCN et du SEP/CCN sont renforcées (maîtrise du contenu transmis lors des formations). Compte-rendu de l Assemblée Générale sur la validation des manuels. Agenda des ateliers de formation, définition du contenu de chaque atelier de formation et définition des indicateurs validés par l Assemblée Générale. L agenda et le contenu des formations sont validés. Les formations sont réalisées. Compte-rendu de chaque atelier de formation. Pré et post-test sur le contenu des formations. VIII. Informations pratiques Le bénéficiaire met à disposition de(s) l expert(s) les moyens suivants : - Ordinateurs portables ; - Connexion internet ; - Un chauffeur et un véhicule sont à leurs dispositions pour les déplacements dans le cadre de la mission. Termes de références 14INI102 7