LES EHPAD. Etablissement d'hébergement pour Personnes Agées Dépendantes

Transcription

1 LES EHPAD Etablissement d'hébergement pour Personnes Agées Dépendantes I Quelques rappels II Budget : les trois sections et la procédure III Conventionnement tripartite IV Clarification des rôles et Délégations Président(e) CCAS / Direction Anne SIMON Chef de Service Accompagnement du Vieillissement en Etablissement 1

2 Rappels concernant les EHPAD A - Deviennent EHPAD les établissements signant une convention tripartite (5 ans) avec l État et le Conseil général. Cette convention vise à améliorer : la qualité de l'accompagnement des personnes âgées hébergées, la qualité des soins dispensés. La création des EHPAD a également été guidée par la volonté de faire travailler ensemble les professionnels (et non plus les uns à côté des autres) 2

3 Rappels concernant les EHPAD B - Les EHPAD relèvent du Code de l'action Sociale et des Familles en ce qui concerne : - l'autorisation (suite à la réponse à un appel à projet ou du fait d'une augmentation de capacité relevant d'une extension non importante de capacité (limite de 15 places), - la tarification, - le contrôle (fonctionnement de l'établissement et exécution budgétaire). 3

4 II - Le budget des EHPAD Le budget des EHPAD est constitué de 3 sousbudgets (appelés sections budgétaires) La section hébergement (charges relatives à l hébergement, la restauration, la gestion générale, l entretien, l animation, du bâtiment ou sa location ) environ 50 % du budget, La section dépendance (les surcoûts liés à la dépendance, l accompagnement de la personne) environ 15 % du budget, La section soins (le personnel de soin, le matériel de soins, les médicaments pour les établissements en tarif global) environ 35 % 5

5 II.1 - Section hébergement (1/2) Les charges y impactant : - tout ce qui est en relation avec l'hôtellerie/restauration, % des charges relatives au personnel de direction/administration, de restauration, d'animation, - 70 % des charges relatives aux agents de service, - 70 % des charges de blanchissage Les produits de cette section : - le prix de journée acquitté par les résidents (en moyenne 49,84 par jour dans notre Département) - des «recettes en atténuation» venant de prestations vendues par l'ehpad (exemple les produits venant du portage de repas, les repas vendus aux personnels/visiteurs) Calcul du prix de journée : (total des charges-recettes en atténuation+/-reprise de résultats antérieurs)/nombre de journée d'activité 6

6 II.1 - Section hébergement (2/2) Possibilité de moduler le tarif en fonction du niveau de confort des chambres Prix de journée arrêté par le Président du Conseil général pour les établissements habilités à l'aide sociale Pas de rétroactivité possible des tarifs Pour payer son prix de journée le résident peut bénéficier des aides que sont l'apl/al ou l'aide sociale à l'hébergement (sous conditions pour chacune de ces aides) 7

7 II.2 - Section dépendance (1/3) Les charges y impactant : tout ce qui est en relation avec le surcoût lié à la dépendance (30 % des charges des agents d'entretien, 30 % des charges de blanchissage) 100 % des charges relatives à l'intervention d'un psychologue 30 % des charges relatives aux aides-soignants ou AMP 100 % des charges de protections amortissement relatifs à des investissements en lien avec la dépendance (baignoires à hauteur variable, chariot douche...) 8

8 II.2 - Section dépendance (2/3) Les produits de cette section : La participation forfaitaire de tous les résidents, quelque soit leur niveau de dépendance, aux charges de dépendance. Cette participation forfaitaire correspond au tarif des personnes en GIR 5/6 et constitue environ 1/3 des recettes de la section dépendance. Elle est de 5,23 par jour en moyenne La dotation globale APA versée par le Conseil général (environ /an/personne accueillie) Les recettes en atténuation (exemple 30 % des recettes venant de la réalisation de la blanchisserie pour un autre établissement) 9

9 II.2 - Section dépendance (3/3) Calcul de la dotation APA : Total des charges - recettes en atténuation - participation forfaire des résidents +/- reprise de résultats antérieurs Nota : L'APA n'est versée que pour les seuls résidents de plus de 60 ans relevant du département (domicile de secours) 10

10 II.3 - Section soins Les charges y impactant : % des charges relatives au personnel de soins (IDE, médecin coordonnateur, auxiliaires de soins), - 70 % des charges relatives aux aides-soignants ou AMP, - charges relatives aux dispositifs médicaux : location de matériel médical (lit médicalisé, lève malade...), petit matériel de soins - pour les établissements en tarif global : actes et prescriptions médicaux, examens de biologie Les produits de cette section : Dotation soins versée par l'ars (crédits de l'assurance Maladie) Calcul de la dotation soins : Dotation soins = total des charges de la section soins +/- reprise de résultats antérieurs 11

11 Programmes immobiliers et investissements Étude pour autorisation par les services du CG : -des Programmes Pluriannuels d'investissement pour les établissements habilités à l'aide sociale et pour les investissements ayant des conséquences sur la section dépendance des EHPAD Étude pour autorisation par les services de l'ars -des investissements ayant des conséquences sur la section soins des EHPAD 12

12 Remarques : Modalités de financements des EHPAD très contraignantes Charges liées entre les sections hébergement/dépendance/soins avec des financements pas toujours disponibles au même moment Incompréhension relative au financement de certaines charges par le résident : animation, direction, travaux d adaptation au type J et au fonctionnement d un EHPAD Problématique du reste à charge pour la personne âgée ou ses obligés alimentaires Aujourd hui les personnes âgées qui rejoignent un EHPAD le font contraintes par la maladie d Alzheimer ou apparentée : pourquoi son financement est à la charge de la PA? Quid de la convergence APA/PCH? 13

13 II.4 - La procédure budgétaire 31/10/N-1 : transmission du budget prévisionnel par une personne ayant qualité pour représenter l établissement. Les propositions doivent distinguer la reconduction des moyens et les mesures nouvelles. Aux éléments chiffrés doit être joint un rapport budgétaire qui explique les prévisions de recettes et dépenses. 60 jours à compter de la publication de la circulaire budgétaire ou du vote du budget (CG) : propositions budgétaires par les financeurs. Pour les EHPAD, la proposition se fait par section budgétaire. 8 jours à compter de la réception : délai pour l'ehpad pour donner son avis sur les propositions budgétaires XX/XX/N : date d application du tarif, avec éventuellement, si la date est différente du 1/1/N, calcul des tarifs non rétroactifs (report du manque à gagner des 1 er jours de l année sur les jours qui suivent la date d effet de la tarification). 14

14 II.4- La procédure budgétaire Sur la base des éléments arrêtés, le CCAS adopte un budget primitif. Des Décisions Modificatives peuvent êtres votées en cours d année pour ajuster ce budget Nouvelles recettes pérennes ou non Décalage dans le temps entre la notification budgétaire du CG et celle de l ARS Avant le 31/03/N+1 : le compte administratif est présenté et soumis au vote des membres du CCAS Le CA est transmis aux autorités de tarification avant le 30/04/N+1 accompagné d un rapport d activité (les autorités contrôlent la bonne affectation des charges et produits par section budgétaire et l utilisation des crédits accordés conformément aux autorisations) 15

15 II.5 - Exécution du budget / analyse des comptes administratifs Conformément au Code de l'action Sociale et des Familles (R ) : aucun virement de crédit ne peut être opéré pour financer des charges durables par des économies provisoires, un virement de crédit ne doit pas entraîner d'augmentation des charges d'exploitation sur les exercices suivants. Toute mesure nouvelle entraînant une augmentation pérenne du budget doit avoir été étudiée pour autorisation avant sa mise en place. L'analyse du compte administratif vise en particulier à vérifier la bonne exécution du budget dans le respect des sections tarifaires et à comprendre les écarts entre prévisions et réalisations. 16

16 II.5 - Exécution du budget / analyse des comptes administratifs Résultat comptable = total des recettes total des charges Solde = résultat comptable + reprise de résultat faite au BP Affectation du solde : Réserve de compensation Réserve de trésorerie Investissement Mesure d exploitation (diminution tarification ex. compensation de charges non reconductibles) En augmentation de la tarification La décision d'affectation du solde hébergement relève de l'établissement en concertation avec le CG pour envisager à 2 la stratégie à long terme. Pour les sections dépendance et soins : ce sont le CG et l'ars qui décident de l'affectation. 17

17 III -Conventionnement tripartite 1) Etude du dossier composé de la proposition de convention, de l'évaluation interne (référentiel qualité), d'une documentation réglementaire et tout autre élément que l'établissement juge utile de fournir 2) Evaluation sur place permettant de faire un point sur les objectifs de la précédente convention et de mieux comprendre les différentes problématiques de l'établissement. 3) Négociation des objectifs de la convention sur la base des résultats des visites, des autres éléments de connaissance de l'établissement ainsi que du bilan de la précédente convention 4) Négociation du nouveau budget associé à la convention tripartite : 5) Signature de la convention (qui a une durée de 5 ans) par le Gestionnaire de l Établissement, par le Président du Conseil général et par le Directeur Régionale de l'ars 18

18 III - Conventionnement tripartite Les points d'attention des services du CG et de l'ars vont porter en particulier sur : A - le respect des droits des usagers Conseil de la Vie Sociale (associer les usagers, leur famille au fonctionnement de l établissement). Instance obligatoirement consultée lors de l élaboration du projet d établissement, des outils relatifs aux droits La charte des droits et libertés de la personne accueillie (valeurs et principes éthiques/déontologiques) : engagement moral pour l établissement Personnes qualifiées (le médiateur entend les parties et leur propose une solution pour régler leur différent). 19

19 III - Conventionnement tripartite B- Le projet d établissement : précise l histoire et le fonctionnement actuel de l établissement définit les missions de l établissement, les valeurs, les objectifs stratégiques/politiques, fixe les objectifs d orientation, de transformation ou d amélioration fixe les objectifs architecturaux/conditions de vie/gestion des ressources humaines/partenariat précise la prévision temporelle et budgétaire de ces objectifs 20

20 III - Conventionnement tripartite C - Les documents d information Le livret d accueil éclaire la personne accueillie sur l accompagnement proposé afin qu elle puisse donner son consentement Le règlement de fonctionnement définit les droits de la personne accueillie et ses obligations au regard notamment des règles de la vie collective Le contrat de séjour fixe les engagements mutuels des parties 21

21 III - Conventionnement tripartite D - La démarche du projet individualisé Individualisation du soin et de l accompagnement Actions à mener pour maintenir au maximum l autonomie de la personne Elle part nécessairement de l histoire de vie, des habitudes de vie, des goûts/non goûts, des souhaits en terme d accompagnement et de vie sociale Formalisation écrite du PVI non imposée par la loi (seul les objectifs et prestations sont obligatoirement annexés au contrat de séjour) 22

22 III - Conventionnement tripartite E - Professionnalisation des agents Non clairement inscrite dans le CASF Cependant, plan de formation demandé dans le cadre de l autorisation. Fait également partie des éléments demandés dans le cadre des renouvellements de conventions Clairement recommandée par l'anesm Régulièrement rappelée dans le cadre des plans de prévention contre la maltraitance 23

23 Conventionnement tripartite F - Suivi en cours de convention : Visite conjointe de l ARS et du CG sur site En général à mi-parcours de la convention pour faire un point d'avancement sur les objectifs fixés dans la convention. 24

24 Conventionnement tripartite G - L évaluation des prestations L évaluation interne : transmise tous les 5 ans mais en continu en réalité L évaluation externe Par un organisme agréé par l ANESM Tous les 7 ans Conditionne le renouvellement de l autorisation (l autorisation est délivrée pour 15 ans donc 2 évaluations externes au cours de la durée de l autorisation) 25

25 Nouveaux outils - nouvelles ressources PASA / UHR Crédits accordés par l ARS à l occasion de transformation de places en UHR et lors de création de PASA (dispositifs du plan Alzheimer 2008/2012) Conditions de mise en place et de labellisation Crédits pérennes Doit s intégrer au projet d établissement, permet une reconnaissance de l établissement dans l accompagnement des personnes désorientées L objectif principal de l EHPAD est respecté : mieux accompagner les personnes accueillies En attente nouveau plan Alzheimer 26

26 IV - Clarification des rôles et Délégations Le Conseil d'administration du CCAS Prend les délibérations Vote l ensemble des documents budgétaires Décide des actions à mener Le CCAS dispose d un budget propre Avec des ressources propres (dons/legs, ressources liées aux services créés, subventions communales) Un personnel propre (statut FPT) 27

27 IV - Clarification des rôles et Délégations A - Mise en œuvre du projet d établissement Compétences exclusives du Président non délégables : Choix de la démarche pour définir le projet d établissement et validation du projet d établissement des actions prioritaires pour les 5 années à venir Validation des documents relatifs à la loi du 2 janvier 2002 (contrat de séjour, livret d accueil ) des procédures d admission de la démarche d autoévaluation du cahier des charges et choix de l organisme d évaluation externe 28

28 IV- Clarification des rôles et Délégations A- Mise en œuvre du projet d établissement Compétences du Directeur d EHPAD/de CCAS Proposition de la démarche pour définir le projet d établissement organisation de la communication Préparation des documents relatifs à la loi du 2 janvier 2002 (contrat de séjour, livret d accueil ) Élaboration des listes d attente décision d admission/résiliation du contrat de séjour Elaboration de la démarche d autoévaluation Préparation du cahier des charges et choix de l organisme d évaluation externe Définition des PVI, 29

29 IV - Clarification des rôles et Délégations B Gestion et animation des Ressources humaines Compétences exclusives du Président non délégables : Validation du livret d accueil des personnels Définition de la politique sociale Validation des tableaux des effectifs, de l organigramme Choix de la durée de travail hebdomadaire Validation de la GPEC, du règlement de formation et plan de formation Validation du règlement intérieur Validation des profils de poste 30

30 IV - Clarification des rôles et Délégations B Gestion et animation des Ressources humaines Compétences du directeur d EHPAD/de CCAS Préparation du livret d accueil des personnels Gestion statutaire, élaboration des arrêtés de nomination Mise en œuvre de l organisation du travail arrêtée, élaboration du dossier CTP en cas de changement significatif Préparation du dispositif GPEC, du règlement de formation et plan de formation Elaboration du règlement intérieur 31

31 IV - Clarification des rôles et Délégations C Gestion budgétaire, financière et comptable Compétences exclusives du Président non délégables : Validation du budget prévisionnel Validation et adoption du budget exécutoire Présentation à l organe délibérant du compte administratif et approbation des comptes de gestion Validation de la politique d achat (règlement intérieur, critères d achats) Validation du programme d investissement, décision d emprunt Décision de la création d une ligne de trésorerie 32

32 IV - Clarification des rôles et Délégations C Gestion budgétaire, financière et comptable Compétences du directeur d EHPAD/de CCAS Préparation du budget prévisionnel Engagement des recettes et des dépenses (fonctionnement et investissement) Préparation du compte administratif Contrôle de l exécution des marchés 33

33 IV - Clarification des rôles et Délégations D Coordination avec les institutions et intervenants extérieurs Compétences exclusives du Président non délégables : Validation des conventions et contrats Validation des demandes d autorisation de création d extension ou de transformation Validation des orientations politiques 34

34 IV - Clarification des rôles et Délégations D Coordination avec les institutions et intervenants extérieurs Compétences relatives du directeur d EHPAD/de CCAS Recherches de mutualisations et partenariats Écritures des conventions et négociations Rédaction des demandes d autorisation Préparation des orientations politiques Définition du plan de communication 35

35 Des questions Merci pour votre attention 36