Transport, manipulation et conservation des échantillons

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1 LABORATOIRE BLEONE-DURANCE C3-PR02 Version 3 Transport, manipulation et conservation des échantillons Date de mise en application : Objet et domaine d application Cette procédure définit les principes de transport des échantillons, leur manipulation ainsi que leur conservation au sein du laboratoire. Elle s applique à tous les échantillons traités par le laboratoire. 2. Documents associés C3-PR01 «Réception des échantillons». C3-INS01 «Aliquotage des échantillons biologiques». C3-INS02 «Centrifugation des échantillons biologiques». C3-INS03 «Conservation des échantillons biologiques». C3-INS04 «Gestion de la sérothèque». K2-ENR16CA «Noter la température» K2-ENR18 «contrôle des glacières» Logiciel Tomkey 3. Responsabilités Le transport des échantillons est sous la responsabilité du préleveur jusqu'à l'arrivée au laboratoire et ensuite sous celle des techniciens. La manipulation et la conservation des échantillons sont sous la responsabilité des techniciens. 4. Déroulement de l activité 4.1. Principes Les échantillons biologiques provenant du laboratoire ou de l extérieur sont acheminés en technique en respectant les règles de sécurité afin de ne pas les détériorer. En fonction des analyses demandées, les techniciens trient et manipulent les échantillons. Les échantillons en pré et post-analytique sont conservés au laboratoire pendant une durée bien définie et dans des conditions respectant l intégrité de l échantillon. Rédaction Validation Approbation Nom : CALVET Pierre Nom : BAY Bénédicte Nom : WETTERWALD date : JEAN-FRANçOIS date : Page 1 sur 5

2 4.2. Déroulement Responsabilités Actions Moyens / Méthodes Prélèvements effectués à l'exterieur du laboratoire Prélèvements effectués au laboratoire Transport des échantillons Préleveur au laboratoire Cf. 4.3 Transfert des échantillons Cf. 4.3 en technique Centrifugation des échantillons le nécessitant Selon les modalités de la fiche d'instruction C3 - INS 02 Distribution des échantillons aux différentes paillasses Cf. 4.4 Vérification des échantillons Cf. C3 - PR 01 Réalisation des analyses Conservation des échantillons 4.3. Transport des échantillons biologiques Echantillons prélevés au laboratoire : Le transport des échantillons de la salle de prélèvement à la technique est assuré par les préleveurs, le plus rapidement possible. Les échantillons sont acheminés sur des portoirs plastiques pour les tubes et dans des sachets pour les prélèvements bactériologiques. Ils sont déposés sur la paillasse de tri. Le technicien les prépare en fonction des analyses à réaliser. C3-PR02 Transports, manipulation et conservation des échantillons Page 2 sur 5

3 Echantillons prélevés par les infirmières libérales à l extérieur du laboratoire : Les prélèvements effectués à l'extérieur du laboratoire sont acheminés au laboratoire par le préleveur pendant ou à la fin de sa tournée. Toutefois en cas d urgence, ou si l échantillon nécessite un prétraitement particulier (congélation immédiate, centrifugation rapide, etc.), le préleveur ramène les échantillons au laboratoire avant de poursuivre sa tournée. Les échantillons sont déposés dans des boites en plastique (une boîte par patient), les protégeant des chocs et de la lumière. Ces boites sont transportées dans une mallette de prélèvement munie d un pack froid sur laquelle est apposé le logo UN 3373 Matières biologiques catégorie B. Le triple emballage est respecté. Le préleveur dépose les boites au secrétariat qui les transmet en technique dans les bacs prévus à cet effet.. Echantillons prélevés dans les établissements de soins Les prélèvements sont acheminés au laboratoire, soit par le coursier, soit par un ambulancier agréé. Les prélèvements sont placés, soit dans des mallettes unitaires à triple emballage autonomes, soit dans des sachets unitaires à double poche scellés déposés ensuite dans une mallette étanche, puis le tout dans des glacières de transport avec logo UN Le triple emballage est respecté. Pour les établissements de l agglomération (pharmacies, établissements de santé) : les températures sont relevées sur une seule glacière dite témoin, qui doit suivre exactement le même circuit que les autres. Pour les établissements hors agglomération : les glacières de transport sont munies d un thermomètre avec mini/maxi. Le coursier effectue un RESET au démarrage de sa tournée. A l arrivée, un technicien note les températures mini/maxi sur l enregistrement K2-ENR16CA. Le transport de ces boites doit se faire à température ambiante pour éviter les chocs thermiques. Nous nous sommes fixés comme limites acceptables à l arrivée entre 16 et 26 C. Echantillons transportés entre les sites du laboratoire : Les prélèvements sont acheminés au laboratoire exécutant par le coursier en respectant la règle du triple emballage : les échantillons sont déposés sur un portoir placé dans une boite étanche munie d un absorbant et de pains de glace, puis dans la glacière de transport sur laquelle est apposé le logo UN 3373 Matières biologiques catégorie B. Il y a 4 boites : Une boite «Congelé» qui reçoit 4 pains de glace. La boite part avec une température entre -20et -30 degrés. Nous avons fixé la limite acceptable à l arrivée à -6 degrés. Une boite «réfrigérée» munie de 3 pains de glace. La boite part avec une température entre +4 et +8 degrés. La limite acceptable a l arrivée est de +10 degrés. C3-PR02 Transports, manipulation et conservation des échantillons Page 3 sur 5

4 Deux boites «Température ambiante» pour le transport des échantillons entre les sites avec un pain de glace l automne et aucun l hiver (ou deux pains de glace l été). Nous avons fixé la limite acceptable à l arrivée à 26 degrés. Des thermomètres enregistreurs de type Tomkey enregistrent la température toutes les 15minutes. Les relevés de températures sont téléchargés dans le logiciel Tomkey et analysés au moins une fois par semaine Manipulation des échantillons biologiques Des gants sont à disposition dans l ensemble des pièces du laboratoire pour éviter tout risque de contamination lors de la manipulation des échantillons biologiques. Tri des échantillons : Le technicien responsable du tri, répartit les échantillons en fonction des manipulations à faire et des secteurs : Bac Centrifugation : tubes devant subir une centrifugation avant analyse. Portoir VS. Portoir Hématologie. Portoir Coagulation Boite de transport vers l autre site de la SEL Chaque technicien responsable d un poste récupère les échantillons correspondant à son poste. Centrifugation des échantillons biologiques : Les principes de centrifugation des échantillons sont décrits dans la fiche d instruction C3 - INS 02 «Centrifugation des échantillons biologiques». Aliquotage des échantillons biologiques : Le laboratoire utilise de préférence des tubes primaires. Lorsqu'il est nécessaire de préparer un aliquote, le technicien prépare un ou plusieurs tubes secondaires en respectant l'identification. Les principes d'aliquotage des échantillons sont décrits dans la fiche d instruction C3 - INS 01 «Aliquotage des échantillons biologiques». C3-PR02 Transports, manipulation et conservation des échantillons Page 4 sur 5

5 4.5. Conservation des échantillons biologiques Conservation pré et post-analytique : Les échantillons sont conservés selon les modalités décrites dans la fiche d instruction C3 INS 03 «Conservation des échantillons biologiques». Sérothèque : Certains paramètres nécessitent la réalisation d une sérothèque : affections bactériennes, virales, parasitaires, marqueurs tumoraux. Les échantillons sont aliquotés puis congelés afin de conserver l intégrité et la stabilité des analyses. Les principes de sérothèque sont décrits dans la fiche d instruction C3 INS 04 «Gestion de la sérothèque». 5. Classement et archivage Documents induits par la procédure : -Enregistrements de température K2_ENR16CA -Enregistrements de température sur logiciel Tomkey -Cahiers de REPRISE de sérothèque L archivage de ces enregistrements est détaillé dans la procédure I2-PR02. C3-PR02 Transports, manipulation et conservation des échantillons Page 5 sur 5