AUDIT DU CENTRE DE FORMATION D APPRENTIS

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1 AUDIT DU CENTRE DE FORMATION D APPRENTIS DE LA CHAMBRE DE MÉTIERS ET DE L ARTISANAT DU VAL D OISE CAHIER DES CHARGES INSTITUT DES MÉTIERS DE L ARTISANAT (Villiers le Bel, Eaubonne, Cergy) Service patrimoine - Février 2009

2 PRÉAMBULE La Chambre des Métiers de l Artisanat du Val d Oise (CMA 95) forte de ses entreprises artisanales ressortissantes a choisi depuis 11 ans de mener une politique volontariste et dynamique dans le domaine de la formation initiale par l apprentissage. Persuadée que «l apprenti d aujourd hui sera le collaborateur ou le chef d entreprise de demain», la CMA 95 a choisi de s investir dans le développement de l apprentissage et elle a pu avec le concours du Conseil Régional Ile de France se doter des moyens financiers en adéquation avec ses objectifs et mettre en œuvre ses projets. Le Centre de Formation d Apprentis de la Chambre de Métiers et de l Artisanat du Val d Oise est né de la dissolution et de la partition géographique de l ancien CFA de la Chambre de Métiers interdépartementale Yvelines Essonne et Val d Oise qui a existé de janvier 1968 à décembre A la départementalisation, la Chambre de Métiers du Val d Oise a repris les actifs immobiliers et les personnels des centres d Arnouville lès Gonesse et d Eaubonne et a poursuivi les formations existantes en ayant comme objectif principal de les développer. Lors de la première année d exploitation au 31 décembre 1997 le Centre de Formation d apprentis comptait 1500 apprentis, 23 agents administratifs et 64 professeurs. 11 ans plus tard, 1775 apprentis en moyenne sur les 4 dernières années, 26 agents administratifs et 78 professeurs. 1) L IMA prépare à 30 diplômes au total dans dix métiers répartis entre les filières de l automobile, de l alimentation et des soins à la personne, ainsi que de la vente. Les dates clés du CFA ont été : - Septembre 2001 transfert de la restauration d Arnouville lès Gonesse à Cergy avec ouverture du restaurant pédagogique - Septembre 2003 transfert des activités du centre d Arnouville-lès- Gonesse à Villiers le Bel entraînant la création de l IMA, Institut des Métiers de l Artisanat. Page 2

3 2) L activité de formation initiale de l IMA en fait le service le plus important de la CMA puisqu il représente plus des 2/3 du personnel et du volume du budget général. Présentation synthétique de l implication financière de la CMA et des effectifs Années Participation de l organisme gestionnaire Effectifs apprentis au 31/12/ euros Non déterminée En 2007, afin d améliorer la communication, la notoriété et l unité de son Centre de Formation d Apprentis, la CMA a choisi de nommer indistinctement ses centres Institut des Métiers de l Artisanat en précisant IMA Villiers le bel, IMA Cergy, IMA Eaubonne. Cette évolution s est seulement traduite dans la mise en place d un site internet opérationnel depuis le début Depuis 2007, avec l accord de la Région Ile de France, et les organisations professionnelles du Bâtiment (CAPEB et FFB), la CMA95 dont 38 % de ses ressortissants sont des entreprises du bâtiment souhaite s investir dans un domaine nouveau : la formation aux métiers du bâtiment et elle se trouve à un tournant historique de son développement avec 2 projets à l horizon 2012/2013 : 1/ transférer les activités de son centre d Eaubonne sur la commune de Cergy et d y créer des formations de bâtiment second œuvre 2/ réaliser une extension de son centre de Villiers le Bel en créant des formations du bâtiment gros œuvre. Ces deux projets auront pour conséquence d augmenter sa capacité d accueil d apprentis en formation de la manière suivante : - Futur centre de Cergy (transfert d Eaubonne) de apprentis à apprentis soit une capacité supplémentaire de 557 apprentis. - Centre de Villiers le Bel de apprentis à apprentis soit une capacité supplémentaire de 504 apprentis. Page 3

4 Exposé des motifs L objectif de progression à l horizon 2012/2013 est de l ordre de plus de 1000 apprentis. Ces deux projets de développement auront des incidences fortes en termes d organisation, de stratégies à mettre en œuvre et de mobilisation des moyens humains et financiers. Afin de nourrir sa réflexion, d être aidée dans ses choix, et mettre en place une organisation apte a absorber cette évolution la CMA a donc décidé, de faire réaliser une mission d audit de l IMA, son Centre de Formation d Apprentis, par un prestataire extérieur. Les objectifs de cette mission sont de : 1. procéder à une analyse de l organisation pédagogique et administrative l Institut des Métiers de l Artisanat, pour en identifier les points forts et les points de vigilance, 2. formuler des propositions et des recommandations destinées à optimiser l organisation et le management des structures existantes et futures ainsi que l utilisation optimale des moyens matériels, humains et financiers. Ces propositions pourront notamment s appuyer sur une comparaison avec d autres CFA du même type ou format, en Ile de France ou en province. Page 4

5 I - CONTENU DE LA MISSION ANALYSE DU FONCTIONNEMENT ET DE L ORGANISATION DE L INSTITUT DES METIERS DE L ARTISANAT L objet est de vérifier si le fonctionnement des différents centres de l IMA est optimisé et si des dysfonctionnements peuvent être décelés, résultant soit de problèmes d organisation, soit de choix opérés dans le cadre de la politique globale de l établissement. Pour ce faire, l audit pourra s appuyer sur la grille d analyse ci-après ; elle recense les principales interrogations que l on peut avoir. Cette grille n exclut évidemment pas d autres axes d interrogation, étant entendu que les données examinées devront, dans la mesure du possible, être mises en regard de points de comparaison en Ile de France et en province. 1. Activité et attraction de l Institut des Métiers de l Artisanat Présentation et analyse des activités de l IMA sur les 4 dernières années : activité apprentissage : évolution en volume et analyse des évolutions par secteur de formation, secteurs en tension : la filière automobile et la formation en restauration analyse des difficultés et propositions comparaison avec d autres établissements, origine géographique des apprentis, géographie des entreprises d accueil des apprentis, autres activités : volume de la formation adultes (Rmistes), ADSEA, 2. Organisation interne fonctionnement de l activité apprentissage sur l année civile : nombre de semaines d ouverture, amplitude d ouverture sur la semaine et sur le mois, le personnel enseignant : analyse, notamment, des ratios apprentis / enseignants, du plan de charge de chaque enseignant : face-à-face pédagogique, autres tâches, heures supplémentaires, autres formations, visites d entreprise, (avec l analyse des conditions d application de l accord local), analyse de la «mobilité» des enseignants entre les différentes formations ouvertes, et de la pertinence de cette mobilité au regard du travail d équipe sur chaque pôle de formation. Page 5

6 Taux d absentéisme des enseignants et incidence sur les heures de cours et l organisation. le personnel non-enseignant : analyse de la définition de l organisation et de la répartition des tâches, des postes administratifs, notamment rôle et missions du directeur et de l encadrement directeurs adjoints et chefs de travaux; appréciation de la pertinence de cette organisation dans un contexte multi-sites et multi-métiers, le suivi administratif individuel des apprentis (absences, présences, délais d envoi des bulletins, de notes périodiques, sanctions, modifications des mentions du contrat, ruptures et traitements des informations, analyse de l organisation administrative et du traitement des contrats d apprentissage entre l IMA et le service apprentissage de la CMA (les schémas de circuits existants ont-ils été revus en fonction des nouvelles données et sont ils respectés, analyse de la fonction achat et gestion de patrimoine Organisation et réponse aux besoins bureau de développement de l apprentissage, analyse de l organisation et des méthodologies, mesure des résultats, accompagnement social : organisation et mesure des résultats, les apprentis : évolution des effectifs, étude des emplois du temps par filière et par diplôme préparé, vérification de l adéquation enseignements/programme. 3. Relations avec l environnement analyse des partenariats pédagogiques et institutionnels extérieurs notamment, des entreprises, des lycées, d autres organismes de formation (nature, objet, coûts, retombées), étude de la communication externe (image de l IMA, de son activité apprentissage) et de ses retombées. analyse de l activité séjours professionnels à l étranger inclus dans le cursus de formation analyse des activités extra-scolaires, voyages, rallyes, concours etc 4. L offre de formation et son organisation analyse de la structure pédagogique, de son origine et de sa cohérence : points forts et points faibles (cohérence par filière, par niveau, ), Page 6

7 pertinence d une offre complète de formation du «CAP au BTS» dans quel délai et dans quelles filières évolution depuis 4 ans et perspectives une licence professionnelle universitaire dans certaines filières diplômes de niveau II - utopie ou opportunité, analyse des différents aspects de l organisation pédagogique : organisation des cours et de l alternance, regroupement et dédoublements de sections d apprentis, opportunité des filières et divisions à faible effectif, individualisation de la formation, analyse du suivi, des conditions et des résultats de la formation des professeurs (IP2A), suivi du tutorat, organisation du suivi des apprentis en entreprise (périodicité, volume des visites, réunions d information organisées à l IMA avec les professionnels), taux de rupture et actions induites par les ruptures de contrat d apprentissage, validation des actions correctives des entreprises et propositions, mise en œuvre du contrôle en cours de formation : nombre de diplômes et d apprentis concernés, analyse des résultats aux examens, analyse des taux d insertion 5. Appréciation du management du CFA Page 7

8 II - MÉTHODE ET CALENDRIER A MÉTHODE Des données, nécessaires au travail du prestataire, sont disponibles au sein des services de la CMA et des différents centres de l IMA, en particulier l IMA d Eaubonne. Une réunion de lancement sera organisée dans les deux semaines suivant le choix du prestataire, avec toutes les parties concernées, afin de présenter l objet de la mission, la méthode de travail et les échéances. Une ou deux réunions intermédiaires, en tant que de besoin, auront lieu entre le prestataire et les services de la CMA, avant la remise du rapport d audit définitif. B CALENDRIER Envoi de l avis d appel public à la concurrence dans le cadre d un marché à procédure adaptée : 24 février Date limite de réception des offres vendredi 6 mars 2009 à 16 heures. Lancement de l opération entre le entre le 9 et le 13 mars Restitution finale des résultats de l audit vendredi 17 avril Page 8

9 III - MODALITÉS DE RÉPONSE La proposition devra comporter : la reformulation des objectifs de la CMA du Val d Oise tels qu ils auront été compris par le prestataire à la lecture du présent cahier des charges, une note détaillée présentant l organisation, la méthodologie, le planning et les moyens, notamment humains, mis en œuvre pour mener la mission décrite, un dossier de références sur des études significatives et ou similaires réalisées dans le même champ, en cas de sous-traitance, l identification du sous-traitant, la nature et le montant des prestations sous-traitées, la durée effective de la mission en équivalent temps plein et son coût. L offre devra être adressée avant le vendredi 6 mars 2009 à 16 heures, délai de rigueur, à : Chambre de Métiers et de l Artisanat du Val d Oise Service patrimoine 1 avenue du Parc CERGY-PONTOISE Cedex Pour tout renseignement complémentaire, s adresser à : Chambre de Métiers et de l Artisanat du Val d Oise Service patrimoine legrand@cma95.fr Page 9