CPL HS du 14 mai 2014 Cession des locaux, réaménagement et déménagement d une partie des équipes

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1 CPL HS du 14 mai 2014 Cession des locaux, réaménagement et déménagement d une partie des équipes 1

2 Le contexte u Une nécessaire rationalisation du patrimoine immobilier, dans le cadre du plan de redressement, avec un siège adapté à l activité et ses liens avec la copropriété repensés u La mise en place progressive depuis 2013 d une organisation fonctionnelle différente, tournée vers le client : CAP 2015, avec les départements SOCLE et Développement innovation u Le déménagement des services doit donc s accompagner d une organisation des postes de travail tenant compte du projet CAP

3 Les espaces concernés par la cession 3

4 Le pré-programme Accueil de premier niveau Reçoit les demandes, sous toutes ses formes, les qualifie et collecte les informa5ons nécessaires. Ré- orienta5on du public CROUS 1 borne d'accueil physique pouvant accueillir 2 personnes, à l'entrée du bâ5ment, avec 2 postes de travail// 1 espace de Téléphone - Cablage confiden5alité entre l'espace réseau - accès CIS d'afente et l'espace de Valley - Accès base de récep5on //1 salon d'afente avec connaissances - Mise documenta5on en place CTI Oriente les demandes pouvant être traitées immédiatement vers le FRONT Accueil des porteurs de projet 1 espace de récep8on des appels téléphoniques et de prospec8on téléphonique pouvant accueillir Standard - Cablage deux personnes, isolé le cas réseau - accès CIS échéant des autres espaces de Valley - Accès base de l'accueil, et avec une isola5on connaissances - Mise phonique suffisante entre les en place CTI - Accès deux opérateurs agendas partagés Fixe un RV pour les demandes nécessitant un accompagnement développement/innova5on Delivrance des informa5ons et conseils de premier niveau à tous les publics : créa5on, reprise, développement, transmission, formalités, FC, appren5ssage 4 Prescrip5on de l'offre de services de la CMA Inscrip5on aux réunion d'informa5on, SPI, sessions de FC Informa5on et remise de documenta5on

5 Le pré-programme Fonc8on Missions Ac8vités clé Organisa8on spa8ale Eléments techniques Front office Récep5on du flux entrants de clients, sans RV Récep5on de client pour une formalité CFE ou appren5ssage (payante?) Récep5on de personnes pour un projet emploi/forma5on Récep5on d'entreprise pour un projet emploi/forma5on Téléphone - Cablage réseau - 3 espaces de récep8on du ordinateur - public isolés ou semi- accès tous isolés (ex : cloisons mi- logiciels - Accès hauteur) - Situés au RDC à base de l'arrière de l'espace connaissances - d'accueil et composés d'1 Mise en place CTI bureau conseiller, 2 sièges - accès agendas public partagés 1 bureau ouvert responsable proximité? 1 espace info jeunes? 5 Récep5on de porteur de projet de créa5on/reprise Récep5on d'entreprise pour un projet divers

6 Le pré-programme Fonc8on Missions Ac8vités clé Organisa8on spa8ale Eléments techniques Back office Traitement administra5f des dossiers clients Traitement et suivi des formalités sans récep5on clients (liasses CFE et 1 open space avec 12 appren5ssage) postes de travail Téléphone - Cablage réseau - ordinateur - accès tous logiciels - Accès base de connaissances - Mise en place CTI - accès agendas partagés Ges5on du RM 1 ordinateur dédié au RM? 6 Traitement administra5f de la FC et du CAD 1 bureau responsable SOCLE

7 Le pré-programme Développement Innova8on 1 bureau responsable DI 2 espaces de récep5on public DI 1 openspace 6 postes eco 1 openspace 6 postes forma5on emploi 7

8 En synthèse 1er étage RDC 1 openspace 12 postes 1 openspace 6 postes 1 openspace 6 postes 2 espaces de recep5on public (box) 1 borne accueil physique 2 personnes 3 espaces de récep5on public semi- isolés (type box) 1 bureau ouvert responsable proximité salon d'afente 8

9 Hypothèse d aménagement 9

10 Contraintes et organisation u Le CROUS commencera ses travaux à compter du premier septembre u La libération des espaces et les déménagements doivent avoir lieu au plus tard en août. Le projet sera peut être mené avec des opérations tiroir u La première réunion avec les équipes a lieu vendredi 16 mai u La médecine du travail propose une réunion (idéalement avant fin mai) sur l ergonomie sur les postes de travail pour accompagner le déménagement u La question des mobiliers reste en suspens, en fonction des délais. Un recensement va avoir lieu sur chaque poste de travail u Le budget engagé sur cette opération ne peut compromettre l opération du CFA de Rouen 10