TERMES DE REFERENCE (TDR)

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1 TERMES DE REFERENCE (TDR) SÉLECTION D UNE AGENCE POUR LA FORMALISATION Page : 1/7

2 I. CONTEXTE ET JUSTIFICATION Le Groupement Interbancaire Monétique de l'union Economique et Monétaire Ouest Africaine (GIM-UEMOA) est constitué, selon la volonté des plus hautes Autorités de l'union, pour interconnecter les banques de l UEMOA en vue de moderniser les systèmes et moyens de paiement dans la Zone, de développer la monétique et de promouvoir l inclusion financière. Le GIM-UEMOA a notamment pour mission de : assurer de manière efficace et efficiente la gestion du système monétique interbancaire pour le compte et dans l intérêt des membres ; promouvoir les systèmes et moyens de paiement électroniques auprès des secteurs bancaires et financiers, des administrations et des populations de l UEMOA : être le garant de l application des principes de gouvernance et de régulation de la monétique régionale ; assurer l interopérabilité, la compensation et la sécurité des transactions électroniques entre les acteurs ; assurer une veille technologique et réglementaire efficace et la conformité aux normes régionales et internationales. Dans le cadre de sa stratégie de communication 2016, le GIM-UEMOA envisage de formaliser sa charte graphique dans le but d harmoniser les différents supports relatifs aux différentes formes de communication institutionnelle, produits, interne, externe,... Cette démarche vise d une part à garantir une identité visuelle homogène vis à vis des clients et partenaires et d autre part à faciliter la communication du GIM-UEMOA en vue de mieux préciser notre positionnement et de renforcer notre notoriété. C'est dans ce contexte que s'inscrivent les présents Termes de Référence (TDR) pour la sélection d une agence qui aura pour rôle l'élaboration de cette charge graphique. II. OBJECTIFS DE LA MISSION Dans le cadre de la formalisation de sa charte graphique, le GIM-UEMOA lance une consultation restreinte en vue de formaliser sa charte graphique. L agence devra fournir au GIM-UEMOA un livrable énumérant la liste de tous les supports existants et éventuellement faire des propositions de nouveaux supports L agence devra conduire ses travaux selon les meilleurs standards en la matière. Page : 2/7

3 III. RESULTATS ATTENDUS Au terme de la mission l agence devra fournir au GIM-UEMOA : - la charte graphique complète, - les maquettes de tous les supports (version électronique). NB : Certains supports seront présentés aussi bien en français qu en anglais. IV. LISTE NON EXHAUSTIVE DES SUPPORTS 1. Documents commerciaux Cartes de visite Plaque de porte Plaque d indication Présentation PowerPoint (page de garde, page intérieure et page finale). Papier entête, et suite de lettre Signature mail Enveloppes avec logo Cartes de correspondance Page de garde et Page intérieure des documents Documents de travail Documents d Appels d offres Support de formation Dossier de presse Enseigne lumineuse Plaquettes Dépliants flyers Pins Chevalets Bloc note Roll up et Anglais et Anglais et Anglais et Anglais NA et Anglais et Anglais et Anglais et Anglais et Anglais NA et Anglais et Anglais NA et Anglais Page : 3/7

4 Goodies (Stylos) Fiche de demande de retenue sur indemnité de travail Fiche de congé Fiche de demande de Formation Fiche de déclaration de mission Bons de commande Feuilles de présence de réunion Mémorandum Ordres de mission Fiche d indemnité journalière Rapports d activité Fiche de retrait TPE et rouleaux Fiche de suivi de stock Bons de commande Feuilles de présence de réunion Mémorandum Ordres de mission Fiche d indemnité journalière Rapports d activité Fiche de retrait TPE et rouleaux Fiche de suivi de stock Bons de remise de cartouches Bons de remise de fournitures Papillons (utilisés lors de l enregistrement des courriers pour les imputations). Rapport d Audit Focus CI Rapport de suivi Rapport pilotage dispositif de contrôle interne Rapport d activité annuel Pièce de dépense Pièce de recette NA Page : 4/7

5 Relevé des membres sponsorisés Visa Relevé des membres sponsorisés Visa Formulaire de déclaration trimestrielle des opérations MasterCard Formulaire de déclaration trimestrielle des opérations Visa Fiche d inventaire de la caisse Fiche de demande de traitement des recouvrements dans STAR-UEMOA Demande de rechargement carte prépayée Fiche d autorisation des virements internes Fiche de remboursement et d extourne dans STAR-UEMOA Demande d achat Demande d engagement Bon de commande Note de débit Appel de fonds Formulaire clearing et settlement membre sponsorisé Visa Formulaire clearing et settlement membre sponsorisé MasterCard Compte rendu de réunion Relevé de commission de marché Bon de sortie de matériel Bon d'entrée de matériel Bordereau de transmission de documents Fiche d'affectation et de retrait de matériel Informatique Fiche d'autorisation d'accès internet Fiche de déclaration d'incidents Fiche de demande de consultation fournisseurs Fiche de demande d'habilitations Windows Fiche de sortie dépôt supports de sauvegarde Fiche d'installation de consommables et accessoires informatiques Fiche d'installation de matériel informatique Formulaire de demande de changement Procès-verbal de formatage Page : 5/7

6 Fiches d incidents internes Fiches d incidents banques et partenaires Matrice de flux GIM-BANQUES & PARTENAIRES Fiche de configuration des connexions Fiche de disponibilité des liaisons télécoms Fiche de qualité du service réseau Fiche récapitulatif des incidents réseaux télécoms Fiche de test hebdomadaire des lignes RTC_CTC Fiches d accès salle (salle télécom, salle machine, salle GAB ) 2. Documents administratifs 3. Documents de travail Page : 6/7

7 V. QUALIFICATIONS REQUISES L agence soumissionnaire devra avoir au moins 3 ans d existence et présenter : - les personnes ressources ayant les qualifications requises et l expérience avérée dans l élaboration des chartes graphiques, - des références solides, - toutes autres aptitudes jugées pertinentes pour cette mission. VI. DELAI D EXECUTION Les soumissionnaires sont invités à proposer le délai maximum de réalisation et le planning associé. VII. LIVRABLES Les livrables ci-dessous, devront être fournis en version papier (3 exemplaires) et sur support électronique, en français : - la charte graphique complète - les documents d exécution exploitable (PDF haute définition, JPEG, ILLUSTRATOR VECTORISE, WORD ) VIII. PREPARATION ET PRESENTATION a. Préparation de la soumission La soumission devra être rédigée en langue française. Pour toutes informations complémentaires, l agence peut s'adresser au GIM-UEMOA joignable aux contacts ci-après : GIM-UEMOA : Adresse : Lot P10, Ouest Foire, Route de l'aéroport - Face Cité BCEAO Boîte Postale : 8853 Dakar Yoff (Sénégal) Tél. (221) (221) Fax (221) gim-uemoa@gim-uemoa.org ; Site internet : b. Présentation de la soumission Le soumissionnaire fournira dans trois (03) enveloppes séparées une offre technique, une offre financière et un avantprojet de contrat : - L offre technique comprendra une note de compréhension des termes de référence (TDR), la méthodologie et le planning proposé, la qualification du personnel chargé de la mission et les références du soumissionnaire. Elle doit être sur support papier en trois exemplaires et sur clé USB. L enveloppe portera la mention «Offre technique». - L offre financière indiquera le coût total de la prestation libellé en FCFA en HT et TTC. Elle doit être sur support papier en trois exemplaires et sur clé USB. L enveloppe portera la mention «Offre financière». Page : 7/7

8 - Un avant-projet de contrat. Le soumissionnaire proposera un avant-projet de contrat de prestation de service sur support papier et sur clé USB. [Il est porté à la connaissance des soumissionnaires relativement audit contrat, que le règlement des litiges sera soumis à la chambre de conciliation et d arbitrage de Dakar à défaut d un accord amiable. Le contrat est impérativement régi par la loi sénégalaise.] Les trois (03) enveloppes seront insérées dans une (01) grande enveloppe portant les mentions suivantes : [Offre pour «Sélection d une agence pour la formalisation de la charte graphique du GIM- UEMOA - A n ouvrir qu en séance d Ouverture de plis] Et adressée à : Monsieur le Directeur Général du GIM-UEMOA Lot P10, Ouest Foire, Route de l'aéroport Face Cité BCEAO Boîte Postale : 8853 Dakar Yoff (Sénégal) NB : Les soumissionnaires basés dans les pays de l UEMOA en dehors du Sénégal, peuvent déposer leur offre dans leur pays à l adresse ci-dessous indiquée. BENIN BURKINA FASO COTE D IVOIRE GUINEE BISSAU MALI NIGER SENEGAL TOGO c. Validité des offres Le soumissionnaire reste engagé par son offre pendant une durée de soixante (60) jours. Page : 8/7

9 d. Délai et lieu de dépôt Les offres devront être déposées au GIM-UEMOA ou envoyées à : Monsieur le Directeur Général du GIM-UEMOA Lot P10, Ouest Foire, Route de l'aéroport Face Cité BCEAO Boîte Postale : 8853 Dakar Yoff (Sénégal) La date et l heure limite de dépôt des offres est fixée au Mardi 24 janvier 2016 à 15h00 Toute offre parvenue après la date et l heure limite indiquées ci-dessus sera considérée comme irrecevable. IX. MODALITES DE SELECTION L agence sera choisie par le comité communication mis en place par le GIM-UEMOA. La grille de notation qui sera appliquée pour évaluer les offres est la suivante : 1. Offre Technique 70 Qualifications et expériences de l agence 20 Qualification et expérience des personnes ressources 20 Références 20 Méthodologie Offre Financière 30 Total 100 L'examen des offres financières est conditionné par l'obtention d'une note minimale de 50/70 pour l'offre technique. Le GIM-UEMOA se réserve l entière liberté dans le choix de l agence. Il se réserve également la possibilité de ne donner suite à aucune des propositions présentées, sans être tenu de faire connaître les motifs de sa décision. X. CONFIDENTIALITE En recevant le présent cahier des charges, l agence s engage à ce que les informations écrites ou orales communiquées par le GIM-UEMOA : - Soient protégées, gardées strictement confidentielles et soient traitées avec les plus extrêmes précautions et protections ; - Ne soient utilisées qu aux seules fins de déterminer les possibilités de coopération entre les parties; - Ne soient divulguées, ni susceptibles d être divulguées, soit directement ou indirectement à tous tiers ou à toutes personnes pas expressément désignées par la Direction générale ; Page : 9/7

10 - Ne soient ni copiées, ni reproduites, ni dupliquées totalement ou partiellement pour ses besoins propres, lorsque de telles copies, reproductions ou duplications n ont pas été autorisées par le GIM-UEMOA. FIN DU DOCUMENT Page : 10/7