Un nouveau métier au CHU de Poitiers : référent logistique de pôle

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1 Un nouveau métier au CHU de Poitiers : référent logistique de pôle Direction de la Communication CHU Poitiers L émergence de nouveaux métiers tels que celui de référent logistique est une conséquence directe de la réorganisation des établissements de santé en pôles d activité. L approche logistique représente un levier de changement important pour faciliter uneadéquation pertinenteentrelagestion des besoins hospitaliers et l allocation des ressources. Dans ce contexte, le CHU de Poitiers a mené au sein des pôles d activité une réflexion logistique. Elle porte sur le management et la gestion interne des flux relatifs aux commandes et aux stocksdes produits, pharmaceutiques et hôteliers, nécessaires auxactivitésdes pôles.decesdémarches,est né un nouveau métier : celui de référent logistique. Les constats Les limites de la fonction d intendant Jusqu à présent, le CHU de Poitiers disposait, dans certaines unités fonctionnelles, d intendants (aides-soignants formés), dont les fiches de poste étaient aussi nombreuses que les personnes et les situations. En 2001, une enquête complète sur la gestion des stocks dans les services de soins a permis de rapprocher les équipes logistiques et les soignants autour d un projet partagé. Elle a permis de constater que la présence d intendants ne garantissait pas une gestion optimale des stocks. Les outils En 2003, le «plein-vide» était déjà en test sur 4 unités fonctionnelles du pôle neuro-sciences pour les médicaments et solutés. Cet essai a été très concluant par la simplicité et la rapidité des commandes vers la pharmacie. Le principe du «plein-vide» est basé sur le renouvellement de la consommation de chaque unité fonctionnelle. La dotation est divisée en 2 bacs. Le déclenchement d une commande par les professionnels se fait dès lors que l un des 2 bacs est vide. Les autres produits (hôteliers, imprimés, dispositifs médicaux non stériles ) sont eux gérés à partir de dotation fixe et souvent plus à jour (ce qui oblige à faire des demandes urgentes ). Les commandes vers le magasin central sont ainsi parfois surévaluées, ce qui augmente inutilement les stocks des unités fonctionnelles. Les locaux En 2003, un inventaire et une cartographie des réserves, dans 15 unités fonctionnelles réparties sur 2 pôles, ont permis de vérifier que le niveau de stock n était pas homogène ; certains produits avaient 2 ans de couverture de stock et d autres allaient tomber en rupture les jours suivants. De plus, un même produit d une unité fonctionnelle pouvait être disposé dans 4 réserves différentes et éloigné des équipes (les soignants perdent beaucoup de temps Vol. 15 N 1,

2 dans les déplacements au sein des unités). Enfin, des stocks périmés ou obsolètes de consommables voire d équipements sont identifiés. Un bilan chiffré de ces différents constats, dressé devant les cadres supérieurs de l institution (de soins et techniques) et présenté au comité de direction, a conduit le directeur général à lancer un projet global au niveau du CHU. Celui-ci comporte 3 volets indissociables : l optimisation des réserves, les outils de commande et les moyens humains. L optimisation des réserves Dans un premier temps, il paraît important de rendre plus transparents les circuits des produits et la gestion des stocks au sein d une unité fonctionnelle. La méthode 5 S, méthode permettant de ranger en 5 étapes, est utilisée et permet d éliminer des produits stockés depuis des années, et ainsi de libérer de la place pour optimiser au mieux les surfaces (création de vestiaires, de douches ) des unités fonctionnelles. Le 5 S permet aussi de définir des réserves uniques par famille de produit. Un même produit ne se trouve que dans une seule réserve, et sera référencé comme point de commande vers les fournisseurs internes : le linge dans la lingerie, les produits d entretien dans le local ménage, les médicaments et dispositifs médicaux stériles et non stériles dans la salle de soins, au plus près de l équipe soignante et la création d une réserve dédiée aux matériels et équipements utiles à tout moment (pied à perfusion, fauteuil roulant, pompes ). Pour optimiser le rangement des réserves, il est également important de disposer de locaux adaptés à cette nouvelle organisation, ce qui impose certains travaux dans les salles de soins. Une visite des réserves de toutes les unités fonctionnelles est réalisée par la pharmacie et la logistique afin de lister les lieux de stockage (salles de soins comprises), dont l agencement ne permet pas de ranger de façon optimale : la proximité des produits au plus près des soignants, un lieu de stockage unique pour un même produit et l ergonomie des modes de rangement ont été pris en compte. Certains besoins en travaux, issus de ces visites, ont été intégrés au planning de travaux du comité d hygiène, de sécurité et des conditions de travail (exemple : 2 salles de soins). Les principaux aménagements consistent à sortir l office de décontamination afin de récupérer un pan de mur pour centraliser les produits nécessaires aux équipes, tout en se mettant en conformité avec les normes d hygiène. Des suppressions de cloisons permettent d agrandir les salles de soins trop étroites et d adapter le dimensionnement des pièces à un rangement optimisé. La direction de la construction du patrimoine a donc fortement participé à ce projet. Et enfin, des réserves de pôle sont créées pour gérer certains produits, moins souvent utilisés ou communs aux unités fonctionnelles du pôle (tubes de prélèvements, imprimés, produits hôteliers réapprovisionnés plus rarement ).Une fois les réserves optimisées s est posée la question des outils de commande : comment assurer un approvisionnement fiable et cohérent? De nouveaux outils : le plein-vide et l e-procurement Deux outils ont été introduits : le plein-vide et l e-procurement. Le plein-vide est bien adapté aux produits stockés dans les différents magasins du CHU (pharmacie, magasin central, épicerie, ). Pour généraliser la mise en place du plein-vide sur l ensemble des pôles du CHU de Poitiers, il a fallu investir dans du mobilier adapté. En janvier 2004, après avoir organisé une exposition des 4 fournisseurs candidats, le mobilier de Médi-math est retenu pour un marché de 3 ans ( ) permettant d équiper 75 unités fonctionnelles. De plus, à chaque nouvelle restructuration (bloc gynéco, hospitalisation de traumatologie) ou nouveaux bâtiments (urgences-biologie médicale, pôle régional de cancérologie actuellement en construction), le mobilier plein-vide de Médi-math est installé. Au mobilier adapté au rangement double-bac, est associé un logiciel de lecture des code-barres. Chaque produit est identifié par une étiquette, sur laquelle sont renseignées toutes les informations relatives à la commande. Le choix de ce logiciel est réalisé par le groupe de travail regroupant plusieurs membres des différentes directions concernées (la pharmacie, l informatique et la logistique) : c est le logiciel Pharma de Computer Engineering qui est retenu et qui est installé actuellement. Le gain du temps de commande est de 75%, ce qui représente environ 6 équivalents temps plein pour l ensemble du CHU. 114 Vol. 15 N 1, 2007

3 Le deuxième outil, plus innovant, est l e-procurement. Ce projet national, retenu par un groupement de 17 CHU, a pour but de rendre le circuit d approvisionnement des produits de tous les domaines d achat plus efficace en passant par des catalogues électroniques via une plate-forme Internet. Les services de soins sont concernés par cet outil pour la fourniture de produits hors-stock (hôteliers, dispositifs médicaux stériles et non stériles). L outil choisi par le comité national, Achatpro, permet de dématérialiser les flux d information de la demande au mandatement de la facture. Les délais de création d une commande sont plus courts, le circuit de la demande est plus transparent et les livraisons plus rapides. Les ressources humaines L utilisation de ces nouveaux outils de commande, plus efficaces, impose de s appuyer sur des agents formés dans la démarche logistique et donc dans la gestion des stocks. L adaptation de la fonction d intendante à l organisation des pôles d activité est menée de manière institutionnelle en partenariat avec la direction des activités de soins, la direction des équipements et de la logistique, la direction du personnel, des relations sociales et des conditions de travail et avec la participation active de la pharmacie centrale. L émergence d un nouveau métier : référent logistique de pôle La fonction d intendant(e) d unité évolue vers un nouveau métier, celui de référent logistique de pôle. La présence du mot logistique paraît primordiale car ce nouveau métier concerne bien l un des champs d action du logisticien : la gestion et le suivi des flux. C est donc le véritable chef d orchestre des approvisionnements nécessaires au fonctionnement des unités fonctionnelles dont il a la charge dans son pôle. Le lecteur code-barres, outil indispensable du plein-vide, est affecté au référent logistique, ce dernier restant garant du bon fonctionnement de la commande vers les magasins (pharmacie, magasin central et en 2007 épicerie et centre d approvisionnement en matériel stérile et pansements). Ses missions concernent : la gestion des commandes (à l exception du médicament), le suivi des réceptions, le rangement dans les réserves dédiées, l aide à la résolution des problèmes techniques et interlocuteur privilégié entre les équipes soignantes et la logistique des prestataires internes du CHU, la communication au sein des équipes des projets institutionnels relatifs à la logistique hôtelière ou pharmaceutique Le référent logistique centralise toutes les commandes hors-stock non spécifiques grâce à l e-procurement. Les produits plus «techniques» sont commandés par des spécialistes : IADE, IBODE, cadres, La démarche de recrutement des référents logistiques Au cours du deuxième semestre 2004, un état des lieux a permis d analyser le temps passé par les professionnels d une unité fonctionnelle (soignants, administratifs, ) lors des commandes et de la réception des divers produits utilisés dans les pôles et d évaluer au plus près la quotité de temps nécessaire pour permettre à un référent logistique d exercer ses missions. Ce premier état des lieux a pu être réalisé grâce à la forte collaboration de 2 intendantes, puis a été étendu sur les 12 pôles (voir tableau N 1). Le bilan de cet état des lieux était frappant : tous les métiers étaient représentés (voir tableau N 2.a) et une même mission pouvait être suivie par au moins 4 acteurs de métier différent (tableau N 2.b). Des cadres assuraient les prises de commande, des infirmières décartonnaient les solutés, des brancardiers participaient au rangement des produits Le tableau N 2.c montre aussi le temps important consacré à passer des commandes (difficulté pour faire un point des niveaux de stock quand un même produit peut être dans plusieurs endroits et passation manuelle des commandes). Aucun pôle n est épargné par ce constat : de nombreux interlocuteurs participent à des actions relevant de la logistique alors que leur fonction ne le prévoit pas et de nombreuses tâches sont réalisées par plusieurs acteurs, Tableau 1 : Qui faisait les missions du référent logistique au CHU? Vol. 15 N 1,

4 Tableau 2a : Qui faisait les missions du référent logistique au CHU? Tableau 2b : Qui faisait les missions du référent logistique au CHU? Tableau 2c : Qui faisait les missions du référent logistique au CHU? avec des risques de perte d efficacité dans le traitement des demandes. Le regroupement de ces temps consacrés à la logistique permet de définir 1 à 3 postes de travail selon la taille des pôles qui sont, pour la plupart, récupérés sur les effectifs en redistribuant les rôles au plus près des fiches de poste de chacun. Les différentes tâches des référents logistiques ont été évaluées et le temps consacré à chacune d elle est connu. Ainsi, les référents logistique gèrent et organisent leur planning de manière optimum. Le recrutement des référents logistique s est ensuite effectué en deux temps : 12 en fin d année 2005 et 8 en mai Les candidats ont passé un entretien devant un jury composé d un membre de la direction des activités de soins, d un cadre supérieur de santé et d un logisticien. Le choix a été de recruter sur un profil d aide-soignant ou d agent technique selon les pôles concernés. La connaissance de l activité des soins ou technique (imagerie et laboratoires) apparaît indispensable pour s intégrer rapidement dans les équipes. A ce jour, 20 référents logistique sont en activité par redéploiement ainsi que leurs suppléants. D autres recrutements s effectueront au premier semestre 2007 afin de pourvoir l ensemble des pôles d activités cliniques et médico-techniques du CHU de Poitiers. Les suppléants des référents logistique Pour assurer la continuité de ses missions lors de ses absences, le référent logistique peut compter sur l aide d un suppléant. Les suppléants, eux, ont été recrutés au sein des pôles. De nombreux candidats se sont présentés sur l ensemble des postes à pourvoir. Dans les années à venir, les personnes qui restent intéressées par ces nouvelles fonctions devront continuer à porter ce projet. La formation des référents logistiques et des suppléants Avant leur affectation, les référents logistique et leurs suppléants ont participé à une formation interne de 5 jours assurée par le service logistique. Cette formation leur a permis d acquérir des outils de base en logistique et en informatique et surtout de rencontrer tous les interlocuteurs et les partenaires dans l organisation logistique interne du CHU de Poitiers et sur leur lieu de travail (archives, atelier biomédical, blanchisserie, cuisine, magasins, pharmacie, reprographie, services techniques, transports, vaguemestres ). Ces rencontres ont donné l occasion à chaque participant d exprimer ce qu il attendait de l autre, de transmettre ses questionnements et de formuler ses besoins. Deux sessions de formation ont été mises en place par le service logistique de la direction des équipements et de la logistique. Elles ont permis de déterminer des axes de travail autour des différentes missions propres à cette fonction et de privilégier le cœur de métier de chaque partenaire, dans un objectif de qualité des soins à apporter aux patients. Le suivi sur le terrain Tous les mois, le service logistique et les référents logistique se réunissent pour soulever les problèmes rencontrés et partager leurs expériences : ces réunions sont riches en échanges et en propositions d amélioration. A chaque réunion, un nouvel «invité» est convié à faire remonter les dysfonctionnements rencontrés par les référents logistique ou informe des problèmes inhérents à son secteur. La pharmacie, le magasin central, le traitement du linge, l équipe transport ont déjà été invités et d autres rencontres sont prévues avec le service de l hygiène et les laboratoires. Ce suivi a pour objectif d accompagner les référents logistiques dans leurs nouvelles 116 Vol. 15 N 1, 2007

5 missions et d améliorer la qualité des relations de tous les acteurs du CHU. Ce nouveau métier apporte une expertise supplémentaire au trio de pôle. Les référents sont sollicités pour apporter des arguments aux variations de consommation des unités fonctionnelles ; ils ont un rôle primordial dans la gestion des stocks des unités de soins et dans la mise en place des nouveaux outils au sein du CHU Ces projets et ce nouveau métier sont intégrés dans un objectif logistique plus global au sein du CHU : libérer du temps aux infirmières, aux cadres, aux secrétaires en les dégageant des tâches logistiques dont ils ont la charge et qui les écartent de leurs missions premières : le soin, l encadrement, la planification, Les référents logistique, de gauche à droite et de haut en bas : Vernoux M.T., Mutel S., Popilu S., Arrigault N., Gauthier M., Naudin M.C., Lescal M.C., Lancereau M., Jeamet C. Morineau V., Dutel B., Berquin P. Richard S., Bernard F., Desouche A., Thomas Y., Collon C. Sont absents : Brunet M., Begeault M., Girardin G. et Pouzet l. Témoignages Eric Dupeyron, directeur référent de pôle et également directeur des équipements et de la logistique Le métier de référent logistique : le chaînon manquant La dispersion classique des interlocuteurs de la logistiqueau sein des pôles constitue un frein à la modernisation des organisations et à la recherche de leur plus grande efficience. Plusieurs évolutions récentes imposent le regroupement des taches sur une même fonction : -Les outilsse spécialisent avec l arrivée de la commande sur Internet ou le recours à des logicielsdédiés ou à des interfacesde type «douchette». - La gestion des réserves et la programmation des commandes nécessitent une vision globale des besoins d un pôle. - L analyse des consommations et des dépenses déléguée au pôle et notamment à l assistant de gestion, va impliquer une grande réactivité et une communication optimisée entre celui-ci et ce nouveau responsable des relations avec la logistique:l assistant constatant un dépassement de crédits sur un compte délégué au pôle se tournera vers le référent afin qu il analyse avec lui les consommations et recherche les explications, les moyens de réaliser des économies ou prévoit les besoins futurs. -Le suivi de la maintenance des infrastructures ou des équipements impose enfin la professionnalisation et la connaissance inter personnelle aux deux bouts de la chaîne ainsi que l accès à des outils tels que les logicielsde gestion assistée par ordinateur.j attends donc de l arrivée de ce «chaînon manquant» une meilleure adaptabilité de nos organisations, une plus grande fluidité des relations entre pôles cliniques et secteurs logistiques et achats et un esprit critiquequi le conduise à proposer des améliorations dans le fonctionnement des pôles et des services prestataires. Il reste un soignant, œuvrant à sa manière pour une meilleure prise en charge du malade. Christelle Collon - référente logistique C est un poste très enrichissant par les missions qui nous sont confiées, même si parfois la charge de travail est importante. Pour ma part, je ne laisserais pas ce poste que j essaie d accomplir avec sérieux et professionnalisme et où je m épanouis. Véronique Morineau référente logistique pôle urgences-orthopédie Ce nouveau métier, logistique déjà attendu depuis de nombreuses années par tous les corps de métiers est enfin défini et s est concrétisé. Je suis heureuse de pouvoir l exercer et d avoir la chance de suivre l évolution des outils de travail (Achat pro, le système plein-vide, Prinéo, Asset plus...). Le côté relationnel est primordial et très enrichissant. Les tâches sont diversifiées, ce qui ne laisse place à aucune monotonie. Etre référent logistique, c est être l interlocuteur entre différents corps de métiers pour le bon fonctionnement des services et le bien-être des patients.le suivi des commandes, des litiges et la gestion permanente du matériel sont le quotidien des référentes.le fait qu il y ait une responsable engendre des économies dans les services. Nous savons bien qu il y a toujours eu des cigales et des fourmis au niveau des commandes. J espère que le CHU promulguera la nécessité de ce métier et incitera les autres hôpitaux à créer ce nouveau poste. Brigitte Sury cadre supérieur de santé du pôle Gériatrie Dans le pôle gériatrie, trois référentes logistiquecontribuent, depuis le mois de février 2006, à une gestion de qualité dans le cadre de la résolution des problèmes techniques ainsique des commandes, approvisionnement et réception des différents produits.dans le secteur d hébergement, lamiseen place de ces postes ont également permis de repositionner la fonction de gouvernante, déjà connue en gériatrie. (fonction d accueil et de suivi du séjour du résident et de sa famille). Ces référentes logistiqueinterviennent en partenariat avec le cadre supérieur, les cadres de santé du pôle et les professionnelsde soins et logistiques. Elles participent également à des démarches de projet. Elles sont des interlocutrices reconnues par tous.» Christian Nau responsable de l atelier biomédical «La fonction d «intendant» mise en place il y a quelques années déjà, dans des servicestels les réas, blocs opératoires a eu un impact certain sur le suivi du matériel et de leur maintenance. La généralisationde cette fonction à tous les services de l hôpital est accueillie avec enthousiasme par le service biomédical. Leur rôle au regard des matériels et de leur maintenance s avérera très vite indispensable, en particulier en terme de gestion d inventaire, de suivi des interventions, de la sensibilisation à la mauvaise utilisation des équipements et aux coûts induits. Séverine Masson directrice du personnel, des relations sociales et des conditions de travail La création des fonctions de référent logistiquea permis à chaque métier de soins de se repositionner sur ses fonctions essentielles,et de développer la mobilité fonctionnelle au sein d un corps, les aides-soignants, trèsnombreux dans tous les EPS, offrant ainsi la possibilité d un second métier à des professionnelsdéjà expérimentésdans leur premier métier.la démarche projet est ici remarquable puisqu elle permis le redéploiement, de 20 postes, sans aucune création (sauf un en budget annexe) et génère des économies d achat. Vol. 15 N 1,