WHITE PAPER DISTRIBUTION-NÉGOCE

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1 WHITE PAPER DISTRIBUTION-NÉGOCE Spécial Distribution - Négoce Comment optimiser vos processus achats et factures fournisseurs grâce à la dématérialisation de documents? 96%* des factures émises en Europe restent traitées manuellement, sur la base de la facture papier. Toutes les études le démontrent : ces traitements manuels pèsent lourdement sur l efficacité et la productivité des services Comptabilité & Finance. Mais quelles sont les particularités propres à la Distribution et au Négoce en matière de gestion des achats et traitement des factures fournisseurs? Comment bien intégrer ces problématiques métier et réussir votre projet de dématérialisation? Alinéa, Gifi, Guyenne & Gascogne Groupe Carrefour, SAMSE la Boîte à Outils, SIGHOR et Système U font partager leurs analyses et leurs bonnes pratiques.

2 Les entreprises du secteur de la distribution et du négoce se distinguent tout d abord des autres secteurs d activité par les enjeux auxquels leur service comptabilité-finance doit faire face au quotidien : 4 grands challenges propres au secteur de la distribution 1. Supprimer les triples, doubles, simples saisies de vos factures marchandises et automatiser leur rapprochement Entre la saisie à la comptabilité centrale et celle en magasin par la gestion commerciale, les gains de productivité à réaliser sont bien réels. Si l on rajoute à ce constat que, par la nature même du métier de distributeur ou de négociant, il existe une multitude de références en magasin donc une multitude de fournisseurs, et de fortes volumétries de factures le plus souvent, les tâches à faible valeur ajoutée sont nombreuses et en premier lieu les rapprochements entre factures et réceptions qui peuvent s avérer un poste de coût sans fond. 2. Accélérer vos délais de mise en règlement fournisseur pour maximiser les escomptes En moyenne selon Adtstream Advisors**, 50 à 60% des opportunités de remise sur paiement échappent aux entreprises. Plus qu ailleurs, négocier des escomptes fournisseurs fait partie de la culture des métiers de la distribution. Et dans le contexte de crise actuel où l accès au financement est de plus en plus complexe, cette volonté de maximiser les escomptes est encore plus prégnante. Pour l optimiser et ainsi récupérer du cash supplémentaire, il est impératif de maîtriser ses délais de traitement. «Maîtriser» signifie d une part savoir accélérer, quand cela est utile, le délai de mise en paiement mais aussi, d autre part, éviter les paiements hors délai qui, selon une étude de The Byline Research Group*, représentent 1 facture sur 4 en moyenne. 3. Connaître au plus tôt et au plus juste les en-cours de facturation de chaque magasin Parce que vos entreprises sont par nature des entreprises de réseau et que l échange siège/magasins reste vital, parce qu aussi les collaborateurs terrain sont focalisés sur l opérationnel et non pas l administratif, les circuits basés sur des tâches manuelles et sur l échange de documents papier sont inadaptés et largement perfectibles : risque de perte des factures, difficulté à identifier à un instant T la localisation de la facture (quel magasin?, qui la traite?), son statut (en-cours?, litige?, validée?), un éventuel point de blocage (valideur absent? qui le remplace?, ). Une traçabilité parfaite du traitement des factures est donc primordiale. La dématérialisation des processus achats et factures fournisseurs donne cette visibilité en temps réel sur les en-cours de facturation. Elle permet d anticiper les flux financiers en sortie, ou encore d avoir un contrôle de gestion par établissement. 4. Minimiser les tâches administratives de vos managers de terrain Cela revient tout simplement à permettre à tous les opérationnels de se concentrer sur leur cœur de métier : l exploitation. Cela tout en préservant et confirmant leur rôle de valideur. Ce challenge peut contribuer plus largement à la réussite de stratégies de conquêtes commerciales et de développement du réseau. Paroles d utilisateurs : André Gorce, Directeur Général du groupe SIGHOR, 3ème restaurateur d autoroutes en France, souligne cet enjeu : «pour maîtriser notre croissance sans démultiplier nos charges, nous devons focaliser nos établissements vers le cœur de métier des exploitants, les libérer des fonctions administratives et rationaliser celles-ci : la dématérialisation est l un des fers de lance de cette transformation. Chez SIGHOR, l objectif premier de cette stratégie administrative est de connaître au plus tôt la performance économique du réseau, établissement par établissement, et ainsi offrir une réactivité maximale aux dirigeants en connaissant le coût des achats de matière à J+3 et en divisant par trois le délai de comptabilisation des factures à J+10». 2

3 Quels gains attendre de la dématérialisation et du traitement automatique des factures? Réduire les coûts D après une étude ITESOFT**** menée auprès de plusieurs centaines de sociétés utilisatrices de la dématérialisation des factures fournisseurs, la réduction de coût atteint en moyenne 60% après déploiement de cette solution. D autres études telles que celle de Aberdeen Group*** vont jusqu à évoquer une réduction des coûts de l ordre de 67% dont 31% liés à une réduction du coût du travail. Accélérer les délais de traitement Selon la même étude ITESOFT, une réduction du cycle de traitement par un facteur 5 a été observée sur les sites en production. Cette réduction des coûts et délais de traitement s explique d une part grâce à l automatisation des tâches chronophages auparavant effectuées manuellement comme la saisie et le rapprochement ; et d autre part grâce à la consultation et à la circulation des factures au format électronique dans des workflow et non plus au format papier via navettes courrier entre le siège et les magasins, entrepôts et centrales d achats. Améliorer la qualité et la visibilité de l information financière Cercle vertueux : la réduction des temps de traitement engendre directement d autres bénéfices tels qu une parfaite maîtrise des délais de paiement et la garantie de conformité à la LME en France, la prise d escomptes facilitée, l accélération des révisions /clôtures comptables et la fiabilisation du reporting financier interne. Libérer du temps sur l opérationnel pour les magasins L automatisation de la saisie des factures permet de libérer les opérationnels de tâches à faible valeur ajoutée et de se focaliser sur leur cœur de métier. Par ailleurs, la mise en place de la dématérialisation et de l automatisation est souvent l occasion de centraliser la réception de l ensemble des factures au siège pour instituer le pré-enregistrement en comptabilité dès réception et mettre en œuvre ensuite des workflow de validation auprès des magasins. Paroles d utilisateurs Frédéric Dufau-Joel Directeur des Systèmes d Information de Samse La Boîte à Outils : «la dématérialisation des factures nous a fait économiser h/an de travail administratif pour nos équipes en magasin». Gabriel Culot, Directeur Administratif et Financier de Système U Sud-Est : «j ai constaté plus de 50% de gains de productivité en saisie comptable grâce à la lecture automatique des factures». Bernard Combes, Chef Comptable, Guyenne & Gascogne : «Nous n avons plus de ressaisie des factures entre les magasins et les différentes gestions commerciales». 3

4 Intégrer les spécificités de la distribution dans son projet de dématérialisation : focus sur 2 informations-clés du processus Point de vigilance #1 : le numéro de commande Le n de commande a un rôle crucial. Par la nature même du métier de distributeur, les factures de marchandises sont les plus nombreuses et complexes (factures multi-rayons par ex.). Chaque distributeur possède d ores et déjà un système informatique de gestion des commandes, des réceptions et des stocks qui s appuie sur une information pivot : le n de commande ou n de PO. Une solution de dématérialisation doit donc impérativement s appuyer sur cette information-clé. C est une condition sine qua non pour automatiser le rapprochement commande/facture/livraison. Comment? Prenons exemple sur le fonctionnement de la solution ITESOFT qui intègre en standard la localisation et la reconnaissance du n PO. Une fois ce n reconnu, une technologie appelée Easymatch permet le rapprochement automatique instantané entre montant facture et somme des montants des commandes ou réceptions restant à facturer pour une validation automatique de la facture sans nécessité de descendre dans l analyse des lignes de détail. En cas de besoin ou de volonté de rapprochement à la ligne (pour les contrôles tarifaires par ex., ce qui est crucial pour sauvegarder la marge distributeur), la solution ITESOFT lit automatiquement les lignes de détails, les compare avec les grilles tarifaires et peut rapprocher ligne à ligne avec la réception et ainsi identifier et qualifier les écarts, remonter cette analyse dans le système commandes réception - stocks pour, par exemple chez Guyenne & Gascogne, générer automatiquement une commande de remise à zéro lors de la livraison partielle. Ceci évite ainsi une gestion des reliquats rendue impossible vu la rotation rapide des stocks. Point de vigilance #2 : le code magasin Autre information pivot, le code d identification du magasin. Toute entreprise du secteur de la distribution a nécessité d identifier le lieu de livraison (différent du lieu de facturation) pour savoir sur quel magasin imputer la facture, ou bien à quel établissement envoyer la facture pour rapprochement ou validation. C est le cas chez Guyenne & Gascogne qui gère un réseau de plus de 30 magasins dans le Sud-Ouest. La solution ITESOFT autorise la détection et la reconnaissance automatique de ce code magasin. Ainsi, la lecture automatique des données faite une seule fois, permet de faire plus vite et moins cher que les multiples saisies en comptabilité centrale puis en magasin et que le rapprochement manuel. La Lecture Automatique des Données permet donc de gagner en productivité et autorise une pré-comptabilisation des factures et offre ainsi une visibilité des provisions plus rapide. 4 * The Byline Research Group, Année ** Strategic Impact of Accounts Payable Automation [l impact stratégique de l automatisation des processus de comptabilité fournisseurs], Sush Koka, Paystream Advisors, avril 2008 *** The E-Payables Benchmark Report, Advancing Accounts Payable Automation [rapport comparatif des solutions de gestion comptable dématérialisée, vers l automatisation de la comptabilité fournisseurs], Aberdeen Group, mars 2007 **** Créé en 1984, ITESOFT est un éditeur de logiciel, leader sur le marché français de la capture et du traitement de documents et 5ème au niveau mondial (Source : Harvey Spencer Associates 2010). ITESOFT propose une gamme innovante de solutions pour la dématérialisation, le traitement automatique et la gestion de tous les documents entrants dans l entreprise basée sur deux lignes de produits FreeMind et Yooz. Les solutions ITESOFT accroissent de manière forte et mesurable l efficience des processus métiers basés sur des flux documentaires papier ou électroniques (Purchase to Pay, Order to Cash, traitement des courriers et dossiers clients, ). Elles permettent à leurs clients de gagner en productivité, de réduire les coûts de traitement de leurs documents et de garantir la fiabilité et la traçabilité des traitements de bout en bout.

5 Réussir le déploiement de son projet de dématérialisation : 3 bonnes pratiques majeures Pratiques d utilisateurs : Sensibiliser vos fournisseurs Il est utile d investir dans l information et l éducation des fournisseurs : à la fois pour les informer du changement d adresse d envoi de facture, mais aussi pour les sensibiliser à l importance d une facture complète (adresse de livraison, adresse de facturation, n PO). Pour automatiser l imputation et la comptabilisation, la présence du code magasin sur la facture est aussi cruciale. Prévoir cette étape de sensibilisation des fournisseurs est un facteur clé de succès pour le projet. Procéder par étape pour générer des «Quick Wins» Si besoin, et afin de sécuriser son projet, le déploiement d une solution de dématérialisation peut se faire de manière séquentielle. Guyenne & Gascogne a par exemple choisi d accompagner d abord ses fournisseurs mono sites, puis une fois ces derniers informés, de déployer sur les fournisseurs multi-sites. En parallèle de ces actions, un travail d information a également été mené auprès des collaborateurs internes en contact avec ces fournisseurs (à savoir les acheteurs et les comptables magasins). Autre exemple : GIFI a choisi de démarrer par le flux des factures marchandises les plus «simples» i.e. mono commande et mono compte comptable. Cette approche a permis d opérer des «Quick wins» et, sur la base de ce succès, de capitaliser et de déployer les flux de factures plus compliqués. Sécuriser l atteinte de vos objectifs grâce à un audit préalable de votre organisation comptable Il est essentiel de se reposer la question de l organisation du travail existante au travers d un audit - analyse et de vérifier si elle reste pertinente avec la mise en œuvre de la dématérialisation. Pratiques d utilisateurs : Le retour d expérience du management comptable d ALINEA est particulièrement instructif : dans un souci de respect des habitudes et afin de faire profiter chaque collaborateur d un nouvel outil moderne et valorisant comme celui de la dématérialisation des factures, l organisation est d abord restée multi-tâches (chaque collaborateur ayant sa propre organisation de travail et son territoire par service interne facturé). Au bout de quelques mois, les résultats ne sont pas en adéquation avec les objectifs fixés. A la suite d une mission de consulting de ITESOFT, l organisation a été remise à plat : un «key user» a été désigné au sein de l équipe comptable. Ce dernier capitalisant la connaissance du logiciel et se mettant ainsi en réussite, il devient référent au sein de l équipe, a valeur d exemple et provoque l adhésion de tous. Cette nouvelle organisation mieux adaptée au contexte d ALINEA a permis d accélérer significativement les délais de traitement des factures. François Lacas Responsable marketing & communication France ITESOFT 5