SAPHIR SIMULATION BUDGETAIRE DES PAIES 1/5

Transcription

1 SAPHIR SIMULATION BUDGETAIRE DES PAIES 1/5 SAPHIR s appuie sur le logiciel PARME pour créer des dossiers de simulation sur votre ou vos collectivité(s) de paie. Il est donc nécessaire que la collectivité sur laquelle vous souhaitez travailler soit paramétrée dans PARME. CREATION D UN DOSSIER DE SIMULATION - Lancer le logiciel SAPHIR - Identifiez-vous à l aide de votre Code Utilisateur et de votre Mot de Passe - Le message ci-contre apparait OK pour accéder à l interface des dossiers de simulation ONGLET DOSSIER - Renseigner la zone Année et sélectionner la Collectivité pour laquelle vous souhaitez faire une simulation des paies ((le nom de la collectivité sera repris par défaut) - Cocher les options d initialisation souhaitées : calculer automatiquement les avancements d échelon, donner les droits au supplément familial pour les enfants ayant plus de 16 ans dans l année de simulation. ONGLET PARAMETRAGES DE CALCUL - Les options de calcul que vous retrouvez ici sont initialisées à partir de celles de PARME. Vous pouvez les modifier (par exp : cocher l assujettissement à la contribution supplémentaire au FNAL si votre effectif dépasse le seuil d assujettissement dans votre simulation). pour enregistrer le dossier. - Un message apparait vous précisant que les salariés dont le statut est toujours actif dans PARME pour l année sélectionnée vont être récupérés dans le dossier de SAPHIR. - L écran suivant propose de récupérer les salariés sous contrat qui sont partis l année précédente de celle de simulation. Cela vous permettra d intégrer des emplois saisonniers par exemple. - Un message vous annonce la réussite de l initialisation du dossier, cliquer sur - Une édition vous indiquera les simulations qui ont été automatiquement générées : changement d échelon, maintien ou non du Supplément Familial, etc. ONGLET REGLAGES - Cet onglet est accessible uniquement une fois le dossier validée - Définir ici les filières et les organismes que vous souhaitez utiliser dans le dossier de simulation puis

2 SAPHIR SIMULATION BUDGETAIRE DES PAIES 2/5 HYPOTHESES SUR LES SALARIES Le menu Salariés rassemble les informations propres aux salariés d un dossier. CREER UN NOUVEAU SALARIE - Aller dans Hypothèses \ Salariés - Pour créer un nouveau salarié, cliquer sur - Si aucun matricule n est renseigné, le logiciel utilisera les 4 premières lettres du nom et les 3 premières lettres du prénom pour former le matricule. - Saisir la civilité, le nom et le prénom - Saisir la date de début de statut. Si une date de fin de statut est renseignée, ce salarié devient grisé pour rappeler un changement de statut dès que la date est dépassée. - Sélectionner les Catégories, Filières et Modèles de paie. Ces renseignements sont obligatoires. - Vous pouvez affecter un service à ce salarié. - Sélectionnez ensuite un Train de paie. On peut ainsi facilement différencier les paies des salariés indiciaires et forfaitaires par exemple. Le Train par défaut correspond au train créé par défaut par Saphir. Voir Environnement \ Trains de paie pour la création de trains personnalisés. - Préciser le libellé de l emploi - Cocher au besoin Forcer le fonds de solidarité, Soumis à la taxe de transport, Exonéré de l ASSEDIC et choisir le Taux AT. - Le cadre Situation Exceptionnelle permet de saisir deux situations mensuelles. - Choisir les mois pour lesquels les bulletins de paie de ce salarié doivent être calculés. HYPOTHESES SUR UN SALARIE La saisie des hypothèses se fait de manière différente en fonction des éléments sur lesquelles elles portent. Si l hypothèse concerne les dates de début ou de fin de statut, ou bien les situations exceptionnelles, la saisie se fait directement dans l onglet Statut. Les zones modifiées apparaitront après validation de la saisie sur un fond rosé. Si l hypothèse concerne un élément spécifique de l agent (grade, échelon, durée de travail, taux des élus, taux horaire, etc.), la saisie se fera sur l onglet concerné en fonction du type d agent : onglet Indiciaire, Elus, ou Horaire / Ind.. - Dans ce cas, chaque onglet dispose d une zone indiquant le mois sur lequel les informations affichées portent. - Les 12 mois de l année sont accessibles ainsi qu une zone Orig. qui reprend les informations présentes dans PARME au moment de la récupération. Les informations pour cette zone ne sont pas modifiables. Toutefois, dans le cas de salariés créés directement dans le dossier de simulation, on indiquera le statut de départ dans la zone Orig.. - Les mois avec des hypothèses apparaissent en rouge, les zones sur lesquelles on a fait une hypothèse sur fond rose. - Le bouton permet de supprimer une hypothèse. - Une fois les hypothèses sur un salarié terminées, il est possible de cocher la case - Le salarié apparaitra alors dans la liste de gauche avec un feu vert. - Les salariés créés dans le dossier de simulation apparaissent dans la liste de gauche avec une couleur rose. L onglet Enfants permet de déclarer les enfants d un salarié pour lui donner droit au Supplément familial. L onglet Mandat permet de ventiler comptablement les lignes de paie. Les informations sur cet onglet sont accessibles uniquement depuis la situation Orig..

3 SAPHIR SIMULATION BUDGETAIRE DES PAIES 3/5 Le bouton vous permet de simuler un changement de statut. Pour cela : le bouton - Renseigner la date de changement de statut - Choisir si c est un départ définitif ou non - Presser le bouton pour créer le nouveau statut - Confirmer le traitement - Saphir crée alors le nouveau salarié et vous demande de renseigner son nouveau. - Presser pour enregistrer le nouveau statut. Pour les salariés travaillant au même indice dans plusieurs collectivités, indiquer le nombre d Heures hebdo cumulées toute activité (interco) dans l onglet Indiciaire. Pour les salariés travaillant dans plusieurs collectivités mais avec des indices différents, aller dans le menu Traitements \ Saisie des informations des Plurico.. Le menu Traitements offre d autres possibilités : - Saisie des autres indemnités (élus) pour saisir les indemnités des autres mandats des élus - Paie calculée à partir du net à payer pour calculer une fiche de paie à partir de son net à payer. - Dupliquer le salarié pour dupliquer le salarié sélectionné - Récupération de salariés de PARME pour récupérer des salariés depuis Parme qui ne l ont pas été lors de la création du dossier. HYPOTHESES SUR LES VARIABLES DE PAYES - Aller dans le menu Hypothèses \ Variables de paie - Sélectionner le type de rubrique, puis la rubrique le bouton pour afficher les données dans le tableau de saisie - Choisir l option d aide à la saisie : Reporter la valeur saisie sur les mois suivants Reporter, pour un mois donné, le montant saisi à tous les salariés. - Le bouton permet de supprimer une hypothèse. HYPOTHESES SUR LES TAUX DE COTISATIONS Cet écran permet de faire des simulations sur les taux de cotisations des organismes utilisés dans le dossier. - Aller dans le menu Hypothèses \ Taux de cotisations - Sélectionner l organisme. Par défaut, seuls les taux ayant changé durant les 3 dernières années précédant l année de simulation sont affichés. - Le bouton vous permet d ajouter un nouvel organisme - Vous pouvez n afficher que les taux sur lesquels une simulation a été effectuée - Lors de la saisie de la simulation, vous pouvez choisir par taux (Réel) pour saisir la nouvelle valeur du taux, soit % pour saisir un pourcentage de variation. - L historique du taux sélectionné apparait dans le tableau en bas de fenêtre HYPOTHESES SUR LES CONSTANTES DE PAIE Cet écran permet de faire des simulations sur constantes de paie telles que le point d indice, le taux du SMIC, le plafond de la Sécurité Sociale, etc. - Aller dans le menu Hypothèses \ Constantes de paie - Par défaut, seules les constantes dont la valeur à changer les 3 dernières années précédant l année de simulation sont affichées - Vous pouvez effectuer une recherche sur le libellé d une constante - Vous avez la possibilité de n afficher que les constantes sur lesquelles une simulation a été effectuée. - Lors de la saisie de la simulation, vous pouvez choisir par taux (Réel) pour saisir la nouvelle valeur, soit % pour saisir un pourcentage de variation. - L historique de la constante sélectionnée apparait dans le tableau en bas de fenêtre

4 SAPHIR SIMULATION BUDGETAIRE DES PAIES 4/5 EDITION DES HYPOTHESES Vous pouvez éditer une édition regroupant toutes les hypothèses effectuées sur les salariés - Aller dans le menu Hypothèses \ Edition des hypothèses - Sélectionner les salariés et le types d hypothèses que vous souhaitez imprimer SIMULATION LANCER LA SIMULATION Ce traitement permet de calculer toutes les fiches de paie sur les et de les 12 mois et de les consolider sous une vue comptable. - Aller dans Simulation \ Lancer la simulation - Sélectionner le type de traitement à exécuter (Calcul des bulletins de paie et/ou Préparation des éléments comptables) - Choisir les salariés à traiter suivant une catégorie de salariés, une filière, ou bien un train de paie. EDITION DE LA SIMULATION DES PAIES Ce menu permet d éditer sous la forme d un grand livre de paie le résultat du calcul de la simulation des paies. - Aller dans Simulation \ Edition de la simulation des paies - Sélectionner les salariés par Catégorie, Filière et Train de paie. - Cocher les options de l édition souhaitées PRINCIPAUX ELEMENTS DE PAIE Ce menu permet d éditer les principaux cumuls de paie et d obtenir le coût salarial - Aller dans Simulation \ Principaux éléments de paie - Sélectionner les salariés par Catégorie, Filière et Train de paie. ELEMENTS COMPTABLES Cette interface permet de consulter les montants et les valider les montants de la vue comptable issue de la simulation. - Aller dans Simulation \ Eléments comptables - Sélectionner les éléments affichés dans le tableau - Choisir le type d arrondi à appliquer pour valider le montant de la simulation. En cliquant sur en en-tête de colonne, vous validez tous les montants à la fois. VALIDATION DE LA SIMULATION Ce menu permet de valider le dossier de simulation afin de le rendre accessible au logiciel Ambre. - Aller dans Simulation \ Validation de la simulation - L écran vous indique la liste des dossiers de simulation pour la même année et la même collectivité. Il n est possible de valider qu un seul dossier. - Sélectionner le dossier à valider Le menu Simulation \ Dévalidation de la simulation vous permet d annuler la validation d un dossier.

5 SAPHIR SIMULATION BUDGETAIRE DES PAIES 5/5 Lancer le logiciel Ambre INTEGRATION DE LA SIMULATION VALIDEE DANS AMBRE - Aller dans le menu du budget \ Fonctionnement - Choisir le sens «Dépenses» - Aller dans le menu Traitement \ Intégration d'un dossier de simulation budgétaire venant de Saphir Ce traitement va vous permettre d'intégrer les montants issus du dossier de simulation de Saphir validé correspondant à la collectivité et à l'année du dossier budgétaire en cours.