Compte-rendu. Club des Partenaires 12 juin 2014

Transcription

1 Compte-rendu Club des Partenaires 12 juin 2014

2 QUELQUES IMAGES POUR COMMENCER ultra trail du mont blanc 2014/?channel=99

3 AGENDA 10:30 Or 10:45 11:15 12:20 Organisation générale de l évènement : Organigramme organisation du budget communication web et réseaux sociaux Présentation des projets WebTV Projet d identité visuelle à partir de 2015 Edition 2014 : Coulisses administratives (OCC ordre public ) Participation des coureurs Espace partenaire sur le site web Salon Ultra Trail Visibilité Partenaires Relations presse 12:30 Lunch

4 AGENDA 13:30 16:00 ATELIERS : Communication web Nathalie WebTV Fabrice Logistique et visibilité terrain Stan Voyage de Presse Anne Gery Réceptif & Hébergement Anne Hyerard Salon Ultra Trail Romain Espace réservé pour les échanges entre partenaires

5 ORGANISATION GÉNÉRALE organigramme Catherine Poletti : Communications & Partenariats DIRECTION GÉNÉRALE : Michel Poletti : Technique & Finances Communication Nathalie Ecuer Gestion bénévoles et coureurs Nicolas Lagrange Finances Didier Curdy (compta) Martine Froucht (budget) PTL Jean Claude Marmier RÉSEAU DE PRESTATAIRES SPÉCIALISÉS Responsable du Développement : Jean Charles Perrin [RunForYou] Accueil [VIP Protocole Partenaires] et Hébergement Anne Hyérard WebTV : Fabrice Perrin Presse : Anne Gery [Infocimes] Official Images: Gilles Sourice [Serac Prod] Conseil en Communication : François Bichon et Véronique Vidal [Explorations] Informatique : Isabelle & Mickael Viseux [LiveTrail] Santé Secours Médical : Bruno & Patrick Basset [Dokever] Salon : Romain Piau [RunForYou] Logistique : Stan Deglaire

6 ORGANISATION GÉNÉRALE articulation du budget de l évènement CHARGES PARTENARIAT 7% FONCTIONNEMENT ANNUEL 20% RECETTES PUBLICITE EVENEMENT 2% 2% SUBVENTIONS 2% PRODUITS PRODUITS FINANCIERS 1% COMMUNICATION 22% PARTENARIAT 31% ORGANISATION 51% INSCRIPTIONS 62%

7 ORGANISATION GÉNÉRALE Adhésion à l ITRA : implication stratégique Politique de santé et de lutte contre le dopage. En tant qu organisateur adhérent à l ITRA, nous établirons notre liste de courses qualificatives sur la base des points attribués par l ITRA. Nous soutenons l action l ITRA auprès de l IAAF pour la reconnaissance du Trail Running en tant que discipline officielle : cette reconnaissance sera officialisée à Pékin en octobre 2015

8 ULTRA-TRAIL WORLD TOUR Une nouvelle plateforme pour l UTMB Vibram Hong Kong The North Face Transgrancanaria 3 Vibram Tarawera Ultramarathon 4 Marathon des Sables 5 Ultra Trail Mt. Fuji 6 The North Face 100 Australia 7 The North Face Lavaredo Ultra Trail 8 The Western States 100 Mile Endurance Run 9 The North Face Ultra-Trail du Mont-Blanc 10 La Diagonale des Fous

9 STRATÉGIE DE COMMUNICATION

10 ARTICULATION DE LA COMMUNICATION colonne vertébrale : newsletters 10 NEWSLETTERS / AN Planning : Inscriptions envoyée le 13 décembre Résultats Inscriptions + règles inscription année n+1 : envoyée le 11 février 3. Présentation Elite et UTWT envoyée le 21 mars 4. Equipement : envoyée le 2 avril 5. Présentation et rappel des valeurs : envoyée le 25 avril 6. Mi juin : Conseils santé et préparation 7. Fin juin : 5 parcours ancrés dans le territoire 8. Mi juillet : suivi de course et transports 9. Début août : informations importantes de dernière minute 10. Mi septembre : résultats et 1er bilan 11. Fin Octobre : ITRA et courses qualificatives Intégration systématique de film en lien sur la WebTV

11 ARTICULATION DE LA COMMUNICATION Prioriser l utilisation des images Communication par l image impact important trafic important Utilisation des images pour réaliser des vidéos courtes à thèmes pour imager les newsletters et alimenter la WebTV pour la faire vivre toute l année Outil de communication encore peu exploité par les partenaires Cahier des charges pour mieux s adapter et mieux optimiser les liens entre les images réalisées par l organisation et les besoins des partenaires

12 ARTICULATION DE LA COMMUNICATION Interaction Web Réseaux Sociaux - WebTV UNE WEB TV DE PLUS EN PLUS IMPLIQUÉE DANS NOTRE COMMUNICATION INTERACTION AVEC FACEBOOK, TWITTER, LES NEWSLETTERS, LE SITE WEB FACEBOOK : fans TWITTER : abonnés Suivi en ligne (LiveTrail) > visiteurs uniques (depuis 26/8/2013) utilisateurs depuis le 1/1/2014 et pages vues) pages vues de 163 pays/territoires WEB TV : > de vidéos vues WEB cam : visite de la Family zone

13 CROISEMENT DU PLANNING ET DES STATISTIQUES DE TRAFFIC 3/1 15/1 12/2 22/3 3/4 27/4 22/5 Vœux (video) & résultats tirage au sort Newsletters 11/2 Newsletters 21/3 Newsletters 2/4 Newsletters 25/4 Promo FB plusieurs vidéos poussées UTMF NZ Australie MDS

14 PRÉSENTATION DES PROJETS WEBTV

15 WEB-TV OBJECTIFS Stratégie WebTV à l année Visu pendant l année Visu pendant l évènement = ajout webcams Programme actif 2014 = bilingues 2015 = multilingues Communications interactives (newsletters FB twitter webtv site internet ) Ajouter chaines thématiques Athlètes Actions «périphériques» (environnement médical ) Pays du Mont Blanc

16 WEB-TV PROMESSE vidéos vues en 2012 Ce sera un succès si plus de vues en 2013

17 WEB-TV RESULTAT vues pendant la semaine et de plus pendant l année

18 WEB-TV RESULTAT 2013 Audience cumulée entre le 19/08/2013 et le 02/09/2013 sur la chaîne Audience globale réalisée Audience mobile Audience réalisée sur Dailymotion Audience réalisée sur les autres sites

19 WEB-TV RESULTAT 2013 Pays Videos vues sur Dailymotion Videos vues hors site Videos vues sur mobile Total de vidéos vues FR ES IT US BE PT GB CH JP DE SE PL NL CA CZ HU HR HK EC GR

20 WEB-TV OBJECTIF 2014 Permettre au monde entier d être au coeur de l événement, avec les habitants, les bénévoles et les coureurs du SOMMET MONDIAL DU TRAIL

21 WEB-TV 2014 Allongement de la durée de diffusion du «live»: Démarrage le lundi avant la PTL, avec rediffusions de 2013 Démarrage le mercredi matin avant le départ de la TDS (7h) >> démarrage «vrai» live Temps fort mercredi soir arrivée du 1er de la TDS Temps fort jeudi matin départ de l OCC (8h) Temps fort arrivée du 1er de l OCC dans l après midi Temps fort vendredi matin départ de la CCC (9h) Temps fort vendredi soir départ de l UTMB (17h30) Temps fort vendredi soir arrivée du premier de la CCC Temps fort samedi matin arrivée du dernier CCC Temps fort samedi midi arrivée du 1er de l UTMB Temps fort dimanche arrivée du dernier de l UTMB + podium >> fin «vrai» live Continuité de la diffusion des meilleurs moments pendant 1 semaine

22 WEB-TV 2014 Activation tout au long de l année : production de films avant l événement production de films pendant l événement promotion régulière des films sur les outils de communication (Web, Facebook, Twitter, s ), avant, pendant et après promotion auprès des magasins/organismes des communes traversées promotion sur les points de ravitaillement éventuellement activation via campagnes FB, Youtube, Google

23 WEB-TV ACTIVATION DURANT TOUTE L ANNÉE FB en 23heures : 1197 like personnes atteintes 438 partages 1934 sessions France : US + GB : ES : JP : IT : nombre de vues

24 WEB-TV ORGANISATION DES PROGRAMMES Reproduction du «modèle CNN»: le plus possible d images de «terrain» images en direct, ou replays qui peuvent tourner «en boucle» les images les plus fortes ont le plus de «poids» commentaires depuis les studios, pas depuis le terrain commentaires peuvent être faits par téléphone habillage TV avec le plus de données possible split screen : plusieurs vues simultanées

25 WEB-TV INTERNATIONALITÉ Projet «plus international» : création d un flux vidéo neutre, avec données en anglais facile le flux peut vivre sans aucun commentaire ou voix off (ex: la nuit ou pendant les périodes creuses) le flux peut également être commenté par une ou plusieurs personnes en studio (commentaire, débat, etc ) le flux peut être commenté en plusieurs langues, FR et EN prévus en 2014 un internaute arrivera donc soit sur une WebTV en français, soit sur une webtv en anglais

26 WEB-TV INTERNATIONALITÉ

27 Compatibilité mobiles: WEB-TV MULTI-SUPPORT

28 WEB-TV OBJECTIF 2014 Dépasser les 1,5 millions de vidéos vues pendant le live, et les 2 millions sur l année

29 WEB-TV OPPORTUNITÉS POUR LES PARTENAIRES Donner la plus forte visibilité possible aux partenaires associés, sur le live et sur le site

30 WEB-TV OPPORTUNITÉS POUR LES PARTENAIRES

31 WEB-TV OPPORTUNITÉS POUR LES PARTENAIRES Présence : Habillage Live > Apparition du logo par tranche de 3 secondes, SOV en fonction du partenariat (un million de vues = plusieurs millions d impression des logos partenaires) Video Ads > Dans le live, 1 spot de 5 secondes toutes les 3 minutes > 20 spots diffusés par heure, SOV en fonction du partenariat > 1 break publicitaire de 2 minutes toutes les 15 min, SOV en fonction du partenariat Website > SOV des publicités en fonction de l'investissement

32 WEB-TV BUDGET PREVISIONNEL 2014 Production vidéo Installation de l'équipement, 3 équipes terrain (2 personnes par équipe), équipe studio, matériel studio, hébergement, déplacements, catering du mardi au dimanche Génération des commentaires FR Rémunération hébergement catering consultants, matériel, réalisateur Post production des vidéos Préparation pour l'utilisation après l'événement : sélection et découpage/montage des vidéos, billboarding, titrages, indexation. 1 monteur dédié pendant la semaine + 2 jours Génération des commentaires EN Rémunération hébergement catering consultants, matériel, réalisateur Webcams 5 webcams disséminées sur le parcours, y compris la Family Zone. Installation des 5 caméras, mise en place de la connexion haut débit, mise en place des serveurs, création et maintenance des flux et des webcams Gestion/animation du site pendant 1 an Mise à jour et organisation des contenus, programmation des promotions, animation Evolutions du site Version mobile du site, petites évolutions (recherche, organisation des contenus, autonomie des partenaires dans l'administration des contenus) 4 000

33 WEB-TV BUDGET PREVISIONNEL 2014 Production de vidéos pré événement Réalisation de 8 à 10 reportages avant l'événement: équipe de tournage, montage, postproduction Webcams altitude Réalisation de flux lives depuis des points hauts (transmission satellite, hélitreuillage) Activation Facebook Achat d'espace Facebook Ads pour activation des visites Activation Youtube Achat d'espace Youtube Instream pour activation des visites A ce jour le budget est sécurisé pour reconduire schéma 2013 Toutes les pistes d améliorations identifiées et retenues, donc il reste à financer Le projet final 2014 dépendra du budget effectivement disponible

34 IDENTITÉ VISUELLE

35 IDENTITÉ VISUELLE

36 IDENTITÉ VISUELLE

37 IDENTITÉ VISUELLE LE NOM

38 IDENTITÉ VISUELLE

39 IDENTITÉ VISUELLE

40 IDENTITÉ VISUELLE

41 IDENTITÉ VISUELLE

42 IDENTITÉ VISUELLE

43 POINT À DATE SUR L EDITION 2014

44 ÉDITION 2014 Coulisses administratives (OCC ordre public ) Le public de plus en plus important (l un des 2 plus importants sur la région) gendarmerie inquiète Nécessité prendre en compte l impact de la manifestation sur l ordre public Mise en place d une équipe d observateurs et orienteurs pour gérer les flux de personnes UTMB 12 ème édition départ Chamonix vendredi 17:30 : 168 km 9 600m D coureurs temps maxi: 46 heures temps indicatif des 1ers : 21 heures TDS OCC 5 ème édition départ Courmayeur mercredi 7:00 : 119 km 7 250m D coureurs temps maxi: 33 heures temps indicatif des 1ers : 15 heures 1 ère édition départ Orsières jeudi 8:00 : 53km 3 300m D coureurs temps maxi: 14 heures temps indicatif des 1ers : 6 heures CCC 9 ème édition départ Courmayeur vendredi 9:00 : 101 km 6 100m D coureurs temps maxi: 26h30 heures temps indicatif des 1ers : 11h30 PTL 7 ème édition départ Chamonix lundi 17:30 : environ 300 km 30 cols 28000m D+ autonomie complète 100 équipes dernière arrivée dimanche

45 ÉDITION 2014 Coulisses administratives (Environnement ) Une administration de plus en plus exigeante à propos de la prise en compte de l environnement Le dossier Natura 2000 de plus en plus complexe un stagiaire Equipe d ambassadeurs de l environnement Plan de transports en commun important Plusieurs chartes éthiques et accords partenariaux en cours Contrat éthique avec l Espace Mont Blanc Charte de développement durable avec la DDJS de Hte Savoie Charte du Plan Climat de la Communauté de Commune Convention de partenariat signée avec l Université de Savoie et Asters (chargé de gérer les réserves de la région) Actions récurrentes impliquant des partenaires : Pochettes déchets financées par Polartec Transports en Commun aide financière de l espace Mont Blanc

46 DES INSCRIPTIONS QUI DEMONTRENT : ÉDITION 2014 Les coureurs L engouement international : 77 nationalités représentées 12 nations avec plus de 100 représentants : France (48.4%) Espagne (9,1%) Italie (8,5%) Royaume Uni (6,3%) Japon (4,1%) Suisse (2,7%) Belgique (2,7%) Allemagne (2,7%) Etats Unis (2,2%) Pologne (1,4%) Portugal (1,1%) Chine (1%) L intérêt de plus en plus affirmé de l élite (effet UTWT?) 88 coureurs (indice de performance ITRA >800) de 17 nations OCC : 4 TDS : 8 CCC : 14 UTMB : 61 PTL : coureurs (indice de performance ITRA >750) de 25 nations OCC : 20 TDS : 26 CCC : 37 UTMB : 138 PTL : 1 Inscriptions 2014 > demandes tirage au sort calculé avec du sur booking basé sur le % de personnes qui devront renoncer. Refusés au tirage au sort : OCC : >1000 TDS : 0 CCC : >1800 UTMB : >3400

47 ÉDITION 2014 Espace partenaire sur le site web Login : partenaires mot de passe : ultratrail Mise en place d un espace partenaires permettant d accéder aux documents et téléchargement (affiche, logos, charte de communication, présentation )

48 RELATIONS PRESSE renforcer les relations entre Infocimes et les PR de chaque partenaires pour renforcer la communication internationale Stratégie Accentuer la presse généraliste Limiter les bloggs peu représentatifs Vérifier la popularité des sites web et vérifier la non duplicité avec sites marchands Contrôler les retours des années précédentes Ce qui est organisé Centre Média avec espaces de travail Banque de photos presse Plusieurs communiqués de presse réalisés par un journaliste Voyages de presse Accompagnement spécifique pour les TV Dossards pour les journalistes coureurs

49 ÉDITION 2014 Salon CONFERENCE RESTAURATION Changements vs Switch entre l espace restauration et l espace conférences - Espace restauration : augmentation du flux de visiteurs du côté des organisateurs - Espace conférences : recentrer à proximité de la zone chaude pour encourager les coureurs à y participer 2. Arche à l entrée des 2 places 3. Création d un point «Suivi Live des courses» en bas de la place des organisateurs avec écran plats (Livetrail, Nexxtep, connecté la Web TV) : offrir une solution de suivi au grand public, augmenter le trafic chez les organisateurs 3. SUIVI LIVE VILLAGE ORGANISATEURS VILLAGE INDUSTRIELS 4. Création d un nouvel outil de communication pour les courses (poster double face avec visuel de la course & map monde de toutes les courses présentes sur le Salon) => distribué à la remise des dossards

50 Principaux lieux de visibilité : ÉDITION 2014 Visibilité terrain Chamonix : Place du Triangle de l Amitié (départ UTMB & arrivées) Centre ville Remise des dossards Aires de départs : Courmayeur : TDS et CCC Orsières : OCC Bases vies et ravitaillements

51 ÉDITION 2014 Visibilité terrain

52 ÉDITION 2014 Visibilité terrain Supports de visibilité Banderoles : Besoin impératif d œillets (pour éviter que les banderoles ne se déchirent) Préconisons de la banderole non tissée en rouleaux pour les partenaires officiels et de la banderole en bâche (si possible avec sandows) pour les fournisseurs officiels et soutiens officiels. Banderole d arrivée : A la charge de l organisation Idem 2013 sur la ligne droite avant l arche d arrivée Soumission du projet le 30 juin, finalisation du projet le 11 juillet. Oriflammes : Pas besoin des pieds. Autres supports : Cubes, boules lumineuses, arches, autocollants/cleantag

53 ÉDITION 2014 Visibilité terrain Logistique : Matériel à envoyer avant le vendredi 8 août Merci de préciser au préalable par le détail de ce que vous envoyez ainsi que le jour de livraison. Merci d étiqueter correctement et préciser le contenu de chaque colis Attention : Impossibilité pour l organisation de stocker du matériel (type matériel pour votre stand au Salon de l Ultra Trail ) Matériel à récupérer en intégralité entre le vendredi 5 septembre et le vendredi 12 septembre. Adresse de livraison Les Trailers du Mont Blanc 1560 route des Pèlerins Chamonix Contact Organisation Stan DEGLAIRE stan@ultratrailmb.com

54 QUELQUES IMAGES AVANT LE LUNCH of spaces/?channel=99

55 ATELIERS 13:30 16:00 Communication web Nathalie WebTV Fabrice Logistique et visibilité terrain Stan Salon Ultra Trail Romain Voyage de Presse Anne Gery Réceptif & Hébergement Anne Hyerard Espace réservé pour les échanges entre partenaires