N OGEC : OGEC : Nous vous prions de porter une attention particulière aux informations demandées afin de nous permettre de mener à bien notre mission.

Transcription

1 Pour contacter le SAG «Comptabilité» Tél Fax N OGEC : OGEC : DOSSIER A NOUS RENVOYER A COMPTER DE DEBUT SEPTEMBRE 2016 Nous vous prions de porter une attention particulière aux informations demandées afin de nous permettre de mener à bien notre mission. Après cet envoi, ne plus saisir sur l exercice 2015/2016

2 COORDONNEES DES CORRESPONDANTS Pour tout renseignement concernant les comptes de l OGEC : Comptabilité : Mme, M.. Téléphone domicile : portable : Jours / heures de disponibilité : Social : Mme, M.. Téléphone domicile : portable : Jours / heures de disponibilité : Facturation familles : Mme, M.. Téléphone domicile : portable : Jours / heures de disponibilité : Restauration : Mme, M.. Téléphone domicile : portable : Jours / heures de disponibilité : 2

3 Veillez à prévenir l UDOGEC de tout changement de bureau Renseigner IMPERATIVEMENT Toutes les colonnes Tableau récapitulatif des effectifs Primaire Primaire Période Commune Maternelles Commune Elémentaires Hors commune Maternelles Hors commune Elémentaires Totaux Nombre de classes Maternelles : _ Nombre de classes Elémentaires : _ Type de restauration : Pas de restauration Restauration sous-traitée Restauration autogérée Plateaux repas Repas préparés par les familles Restauration publique (facturation faite par l OGEC aux familles) Association extérieure Municipalité Nom de la société.. Si restauration gérée par l OGEC TOTAL nombre de repas servis dans l exercice :. Prix du repas : Maternelle Elémentaire. Adultes. Enfants : Adultes : TOTAL nombre de repas servis l année dernière : 3

4 COMPTES DE CAPITAUX copies OUI NON Délibération de l'assemblée Générale relative à l'affectation du résultat de l'année précédente Nouvel Emprunt si OUI : copies contrat de prêt tableaux d'amortissements Renégociation d'emprunt si OUI : copies avenant au contrat de prêt tableaux d'amortissements Tableaux de plan pluriannuel de gros entretiens ou grosses réparations si Oui : copies des devis justifiant les provisions copie du rapprochement des devis ayant servis de base aux provisions de l'année dernière avec les factures réelles. 4

5 IMMOBILISATIONS Copie des factures d investissements, travaux, équipements> 500 REALISATION D INVESTISSEMENTS :. Regroupez les factures liées à un même projet exemple : salle motricité, accès handicapés, agrandissement, création d une salle informatique, grosse rénovation DATE DE MISE EN SERVICE : Quels sont les futurs projets? 5

6 COMPTES DE TIERS FOURNISSEURS Uniquement pour les OGEC utilisant les comptes 401 Fournisseurs, nous fournir Grand livre des comptes fournisseurs Une balance auxiliaire fournisseurs Une balance auxiliaire des comptes non soldés (Justifier les soldes en indiquant les dates de règlements et/ou litiges) FACTURES A PAYER Copie des factures reçues non encore payées au 31/08/16 Copie des dépenses payées avant 31/08/16 mais passées en banque après le 31/08/16 Copie des factures reçues en septembre 2016 concernant des achats et/ou consommations effectués avant le 31/08/16. ACHATS NON CONSOMMES (utilisation à compter de sept 2016) Indiquer : Achats de fournitures scolaires pour 2015/ Restant en cuve du fuel, gaz pour 2015/ Achats de produits d entretien pour 2015/

7 FAMILLES Logiciel de facturation : Agate Cégid Proginov Autres :.. Copie de tout document faisant office de suivi des règlements. S il existe un fichier informatique (type excel) de suivi des règlements. Merci de nous l envoyer par mail Montant détaillé des participations demandées aux familles Contributions Y a-t-il des réductions? Aucun Quotient familial Nombre d enfants Gratuité à partir de x enfants.. Autre. Participation aux sorties scolaires Fournitures Assurances Prix de l étude (horaire) Prix de l accueil Périscolaire (horaire) Autres (préciser ) Tarif Base Tarif solidarité 1 Tarif solidarité 2 Joindre une copie d une facture type 7

8 RELEVE DES FAMILLES n ayant pas réglé leurs factures au 31/08/16 (Indiquez la nature du restant dû : exemple rétributions, accueil, restauration ) Indiquer celles qu il faut considérer comme à risque et/ou perdues. Nom des familles Montant dû au 31/08/16 Risque de perte Indiquer le % de risque oui % non oui % non oui % non oui % non oui % non oui % non oui % non oui % non oui % non oui % non oui % non oui % non oui % non oui % non oui % non oui % non oui % non oui % non oui % non oui % non oui % non oui % non oui % non oui % non 8

9 SOCIAL Ces documents ne sont pas à fournir si vous les avez déjà envoyés suite à notre demande du 24/02/16 (pré révision) COPIES : URSSAF (récapitulatif annuel 2015) Dans certains cas : + Redressement Urssaf + Mise en demeure B2V déclarations trimestrielles (3 ème, 4 ème 2015, 1 er,2 ème 2016) Dans certains cas : + Mise en demeure + Courrier situation, apurement comptes UNIP prévoyance (récapitulatif annuel 2015) Non cadres Cadres Enseignants CGRCR (si affiliation à une caisse cadres) déclarations trimestrielles (3 ème, 4 ème 2015, 1 er,2 ème 2016) FORMATION CONTINUE OPCALIA déclaration annuelle MEDECINE DU TRAVAIL facture 2016 MUTUELLE 9

10 COMPTES FINANCIERS copies OUI NON Souscriptions et rachats SICAV, FCP, PARTS SOCIALES Chaque compte courant et livret au 31/08/16 même s'il n'y a eu aucun mouvement En cas de différences entre votre comptabilité et vos extraits bancaires : - Des états de rapprochements bancaires - Si aucune recherche n'est effectuée par l'ogec ENVOYER tous les extraits bancaires du 01/09/15 au 31/08/16 pour le (s) compte concerné Valorisation des intérêts des comptes de livrets au 31/08/16 (document à demander à votre conseiller financier) Justificatif à fournir aux services fiscaux du 31/12/15 Cahier de caisse attestant du solde au 31/08/16 Inventaire de caisse (comptage des pièces et billets au 31/08/16) le montant en espèces doit être égal à votre solde comptable 10

11 CHARGES COPIES ASSURANCES Groupama Aviva Providence Mutuelle St Christophe MMA Concernant la déclaration responsabilité civile des élèves les quittances ne sont pas assez détaillées, merci de joindre également les déclarations faites en début d année. Liste non exhaustive, rajoutez celles qui ne seraient pas nommées COPIES TAXES FONCIERES (si reçue) APEL oui non Si oui, faire le point sur les sommes restantes à recevoir : Participations voyages,..... Participations à certains achats. Reversement quote-part du bénéfice des manifestations. Contrat location (photocopieur ) Animations (lorsqu elles sont organisées par l OGEC) Exemples : Brioches, voyage fin d année, Fête des plantes : sorties scolaires, Soirées (Couscous, pot au feu ) S assurer d avoir reçu toutes les factures (sinon nous indiquer celles à provisionner) ex : Kermesse, loto.. Préciser si le bénéfice des manifestations finance les voyages et/ou les sorties. 11

12 PRODUITS JUSTICIFICATIFS VERSEMENTS ASP à partir de juin 16 (Aides financières sur les contrats aidés) Copie des remboursements d assurances (sinistre) Préciser les factures fournisseurs correspondantes au Remboursement. Sont-elles toutes reçues? Reste-t-il des remboursements à recevoir?... FORFAITS ET SUBVENTIONS IL NOUS FAUT ABSOLUMENT : VERSEMENTS DES FORFAITS ET DES SUBVENTIONS (détail de la méthode de calcul utilisée : effectifs, prix/élève, demander le document, au besoin, aux services municipaux) DELIBERATIONS MUNICIPALES Les élèves hors commune sont-ils financés? DELIBERATIONS DES AUTRES COMMUNES (Dans le cas du financement des hors communes) Nouvelle CONVENTION de forfait avec la Mairie, et/ou nouvel avenant) 12

13 VALORISATION LOYER Pour les établissements ayant effectué des agrandissements, intégrer les nouvelles surfaces à la valorisation. OGEC SAINT PAUL Annexe 1 Ecole Primaire 15, rue du Pont NANTES VALORISATION DU LOYER - Année Scolaire Classe PS/MS 9m x 6m = 54m² x 1 = 54 m² Classe MS/GS 9m x 6m = 54m² x 1 = 54 m² Classe CE1/CE2 8m x 7m = 56m² x 1 = 56 m² Classe CE2/CM1 8m x 7m = 56m² x 1 = 56 m² Classe CM2 8m x 7m = 56m² x 1 = 56 m² Salle repos et polyvalente 10m x 6m = 60m² x 1 = 60 m² total 336 m² URFACE RESTAURATION Salle de restauration 10m x 6m = 60m² x 1 = 60 m² Cuisine et annexes 6m x 6m = 36m² x 1 = 36 m² total 96 m² SURFACES ANNEXES Sanitaires fermés 4m x 6m = 24m² x 1 = 24 m² Bureau et réception (administratif) 4m x 7m = 28m² x 1 = 28 m² Couloir maternelle (circulation) 7m x 2,5m = 17,5m² x 0,8 = 14 m² SURFACES OUVERTES Préau ouvert 18m x 6m = 108m² x 0,5 = 54 m² Cour goudronnée 500m² x 0,1 = 50 m² 104 m² ETERMINATION LOYER suivant recommandations diocésaines Surface en m² Prix au m² Pedagogie+annexes+surf ouvertes ,02 3% ,34 Section restauration ,02 3% 3 248, ,04 Pièce comptable établie dans le cadre de la réglementation en vigueur applicable aux établissements d enseignement privé gérés par des associations sans but lucratif, sous le régime du Commodat. Fait à Le Cachet & Signature 13

14 VALORISATION DU LOYER établir sur cette page ou à insérer OGEC SUIVANT LE NOUVEAU MODELE MEME S IL N Y A PAS DE CHANGEMENT Vous devez nous fournir une surface détaillée de l école. Si vous n avez pas de plan, vous pouvez faire une valorisation en pas (1 pas=1m) par classe, couloir, bureau.. VALORISATION DU LOYER - Année scolaire SURFACE PONDEREE utilisée pour l ACTIVITE SCOLAIRE DETERMINATION LOYER suivant recommandations diocésaines Activité scolaire à x 3 % = Activité restauration à x 3 % = Pièce comptable établie dans le cadre de la réglementation en vigueur applicable aux établissements d enseignement privé gérés par des associations sans but lucratif, sous le régime du Commodat. Fait à Cachet & signature le Nom et qualité du signataire : 14

15 ANALYTIQUE (SECTORIEL) Si l OGEC répartit certaines charges sur de l accueil périscolaire et/ou la restauration, indiquer les pourcentages de répartition. Eau Edf Gdf Fuel Produits entretien Outillages Fournitures diverses Cantine Accueil Péris. Fonctionnement % ou copies fact % ou copies fact % ou copies fact % ou copies fact % ou copies fact % ou copies fact % ou copies fact Tableau détaillé de la répartition du Personnel Répartition en heures ou % Horaire Nom Fonction Accueil hebdomadaire Cantine Fonctionnement périscolaire exemple 30h 8 h 6 h 16h 15

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17 DOCUMENTS INFORMATIQUES Logiciels Utilisés Documents à fournir Logiciel comptable autre que Cegid Un grand livre du 01/09/2015 au 31/08/2016 Une balance générale équilibrée du 01/09/2015 au 31/08/2016 Cegid avec connexion internet ou Proginov Rien L UDOGEC est chargée de votre saisie Les bordereaux annotés de toutes les banques OBSERVATIONS Nous indiquer ci-dessous tout évènement qui pourrait nous être utile à l élaboration et compréhension de vos comptes : explications de fortes variations fuite d eau, vol fuel, vol, incendie, radiateurs mal réglés, changement de prestataires restauration, baisse de forfait agrandissement ou nouvelle école publique ouverture, fermeture classe 17