La facture externe SERVICE DES FINANCES

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1 La facture externe SERVICE DES FINANCES Équipe de formation PeopleSoft version 8.9 Mars 2015

2 Table des matières AVERTISSEMENT... IV INTRODUCTION... 1 NOTIONS DE CLIENT, EMPLACEMENT ET CONTACT... 2 QU EST-CE QU UN CLIENT?... 2 QU EST-CE QU UN EMPLACEMENT?... 2 QU EST-CE QU UN CONTACT?... 2 COMMENT VÉRIFIER SI UN CLIENT EXISTE... 4 RECHERCHE NOM CLIENT... 5 RECHERCHE EMPLOYÉ/ÉTUDIANT... 9 COMMENT VÉRIFIER SI UN CONTACT EXISTE CRÉATION OU MODIFICATION D UN CLIENT OU D UN CONTACT DEMANDE DE CRÉATION D UN CLIENT EXTERNE En-tête Création d un emplacement Création d un contact Validation de la demande AJOUTER UN EMPLACEMENT AJOUTER UNE ADRESSE AJOUTER UN CONTACT RÉACTIVER UN CLIENT FACTURATION D UN CLIENT EXTERNE ACCÉDER À LA FACTURE EXTERNE DESCRIPTION DES OPTIONS DE LA FACTURATION L EN-TÊTE DE LA FACTURE (EN-TÊTE DONNÉES GÉNÉRALES 1) Le spécialiste L ADRESSE DU CLIENT (DONNÉES ADRESSE) LE COMMENTAIRE D EN-TÊTE (EN-TÊTE COMMENTAIRES) LES LIGNES DE DESCRIPTION (LIGNES DONNÉES GÉNÉRALES 1) LE COMMENTAIRE DE LIGNE (LIGNES COMMENTAIRES) LES TAXES (LIGNE DONNÉES TVA) VALIDATION D UNE FACTURE EXTERNE IMPRESSION D UNE FACTURE IMPRESSION D UNE «FACTURE TERMINÉE», STATUT INV Menu d impression Impression dans une autre langue Lien «Afficher version imprimable» IMPRESSION D UNE «FACTURE PRO FORMA» Menu d impression Bouton Pro Forma IMPRESSION DU REGISTRE DES FACTURES IMPRESSION À PARTIR DU LIEN MONITEUR DE TRAITEMENT SAISIE D UNE FACTURE EXTERNE ÉTAPE PAR ÉTAPE La facture externe ii

3 EN-TÊTE DONNÉES GÉNÉRALES EN-TÈTE DONNÉES GÉNÉRALES DONNÉES ADRESSE EN-TÊTE - NOTES LIGNES DONNÉES GÉNÉRALES COMPT. RÉPARTITION REVENUS LIGNES COMMENTAIRES LIGNES DONNÉES TVA EN-TÊTE DONNÉES GÉNÉRALES 1 (VALIDATION) CONSULTATION D UNE FACTURE EXTERNE RÉVISION DONNÉES FACTURATION DÉTAILS FACTURES RÉVISION DONNÉES FACTURATION SOMMAIRE FACTURES MODIFICATION/RÉCUPÉRATION D UNE FACTURE EXTERNE CORRECTION D UNE FACTURE CRÉDITER FACTURE COMPLÈTE (NOTE DE CRÉDIT) CRÉDITER ET REFACTURER HISTORIQUE DES CORRECTIONS COPIE D UNE FACTURE PARTICULARITÉS RÉCUPÉRATION DE SALAIRE RÉCUPÉRATION AUTRES FRAIS CALCUL ET RÉPARTITION DES REVENUS FRAIS DE GESTION RÉPARTITION DE REVENUS DANS UNE FACTURE ANNEXE L AIDE-MÉMOIRE - SAISIE D UNE FACTURE EXTERNE L AIDE-MÉMOIRE - IMPRESSION D UNE FACTURE EXTERNE QUE FAIRE AVEC LES MESSAGES D ERREUR La facture externe iii

4 AVERTISSEMENT Lorsqu on travaille dans l application financière de PeopleSoft et plus particulièrement dans le module de facturation, il est recommandé d apporter une attention spéciale aux éléments décrits ci-dessous. Historique de navigation Vider régulièrement les «Fichiers Internet temporaires» et les «Cookies» sous le menu «Options option Internet» dans la barre de menu du navigateur. Bouton Précédent et Suivant Sauf pour de rares exceptions, les boutons «Précédent et Suivant» dans la barre d outils du navigateur ne devraient jamais être utilisés. Utiliser plutôt les boutons,, ou les liens pour revenir à l écran précédent. Mise à jour des données Utiliser le bouton «Actualiser» avant de quitter une page dans laquelle de nouvelles valeurs ont été saisies. Pour sortir d un écran Cliquer sur le lien Accueil dans le bandeau d en-tête pour vider la page, ou sur un lien dans le menu de gauche, ou sur un lien de la page «Accueil utilisateur» ou sur un lien du «Menu principal». Avertissement Document non enregistré Si on tente de sortir de l écran sans avoir enregistré la transaction, un avertissement s affiche. Cliquer, pour revenir à la page en cours et enregistrer avant de sortir de l écran. Cliquer, si on ne désire pas enregistrer la transaction. La facture externe iv

5 INTRODUCTION Les unités administratives qui fournissent des biens ou des services à des organismes extérieurs, à des étudiants ou à des employés doivent utiliser le module «Facturation» de PeopleSoft pour facturer leur clientèle. Ce système informatisé permet aux unités administratives de partager un fichier central de clients pour faire la saisie des factures, au Service des finances de créer automatiquement les comptes à recevoir et d en faire le suivi, de faire l encaissement des paiements ainsi que le recouvrement des comptes en souffrance. CE QU IL FAUT VÉRIFIER AVANT DE COMMENCER LA SAISIE Le client a-t-il été créé? Quel est son numéro? Les taxes sont-elles applicables? Quelle(s) combinaison(s) comptable(s) dois-je créditer (compte(s) de revenu)? L information relative à la facture est-elle complète? (La description, la quantité, le prix, le contact client, etc.). La facture externe 1

6 NOTIONS DE CLIENT, EMPLACEMENT ET CONTACT La personne qui fait la facturation doit s assurer de l existence de son client dans le fichier du même nom. Si son client ne s y trouve pas, elle devra en demander la création. Pour en faire la création, elle devra se référer à la section suivante «Création ou modification d un client ou d un contact» à la page 12. Avant d effectuer la recherche et pour que celle-ci soit fructueuse, il est important de savoir comment on crée un client et sur quelles notions repose sa création. QU EST-CE QU UN CLIENT? Le fichier client de l entité UL est composé de trois types de clients : les étudiants et employés de l Université Laval, les unités administratives de l Université et les clients dits EXTERNES qui sont les entreprises, institutions et organismes sans lien avec l Université. C est ce dernier type de client qui, souvent, présente un problème, en particulier lorsqu il n a pas fait parvenir de bon de commande. En effet, si l on a un bon de commande en main, il y est clairement indiqué «Qui facturer», c est le nom qu il faut rechercher dans le fichier UL; on indique aussi où expédier la facture. Supposons que l unité a fourni un service à Réhaume Courtois du bureau de la Direction de la recherche de la faune, 675 boul. René-Lévesque Est. Ce bureau fait partie de la Société de la faune et des parcs. Aucun bon de commande n a été reçu. Le client pour la facturation est-il Réhaume Courtois, la Direction de la faune ou la Société de la faune et des parcs? Le client, c est l entité légale qui peut regrouper plusieurs bureaux ou divisions; ici, il s agit de la Société de la faune et des parcs. QU EST-CE QU UN EMPLACEMENT? Chaque bureau ou division de la Société de la faune et des parcs pourra exister dans le fichier client. Ils auront tous le même numéro de client; c est leur adresse qui les différenciera. Cette adresse est ce qu on appelle l emplacement. QU EST-CE QU UN CONTACT? Chaque bureau ou division est habituellement doté d un responsable administratif qui s occupe de payer ou de faire payer les factures. Les coordonnées de cette personne peuvent se retrouver dans la fiche du client sous le nom de «contact». La facture externe 2

7 Voici un exemple qui illustre les notions de client, d emplacements et de contacts. Client Emplacements Contacts Société de la faune et des parcs Bd René Lévesque E 10 ième étage Québec G1R 5V7 2 Direction de l aménagement de la faune 5575, rue St-Joseph Trois-Rivières G8Z 4L7 3 Direction de la recherche de la faune 675, boul. René-Lévesque est 11 ième étage, boîte 92 Québec G1R 5V7 4 Direction de l aménagement de la faune de Lanaudière 100, boul. Industriel Repentigny J6A 4X6 5 Direction de l aménagement de la faune de Montréal, Laval et Montérégie 201, place Charles-Le Moyne 2 ième étage Longueuil 6 Direction régionale Capitale-Nationale 365, 55 e rue ouest Charlesbourg G1H 7M7 Réhaume Courtois René Lesage Bruno Bélanger Céline Dubeau Compte à payer Gérard Massé Directeur La facture externe 3

8 COMMENT VÉRIFIER SI UN CLIENT EXISTE Pour vérifier si un client existe dans la base de données, cibler le menu hiérarchique suivant : Clients Données clients - Données générales OU Utiliser le lien Recherche client de la page Accueil utilisateur. Les champs utilisés dans la page de recherche, seuls ou en combinaison, permettent de savoir si un client a déjà été créé dans le fichier de l Université Laval. La facture externe 4

9 Voici les valeurs possibles de chacun des champs et quelques explications sur leur usage. Champs de recherche Valeurs possibles et explications Clé tables Entité UL ou AU - Par défaut, la valeur est «UL» Client Nom client Nom abrégé Type client Paramètre standard Numéro Ville Numéro du client dans le fichier-client UL Les numéros de clients externes sont composés de 10 caractères numériques. Leur format est le suivant : client externe : 2xxxxxxxxxx Pour les quelques unités qui peuvent facturer des employés ou des étudiants, c est le numéro d employé ou le numéro de dossier étudiant qu il faut inscrire dans ce champ. Nom complet du client, tel qu inscrit dans le fichier ou une partie du nom du client qu on inscrit dans le format suivant : %aaaa%. À noter que l information saisie dans ce champ n est pas sensible à la casse. Nom abrégé tel que saisi dans le fichier client Trois possibilités de sélection : Employé/étudiant, externe ou unité. Ce champ, combiné à un autre champ par exemple «Nom client», permet de restreindre le résultat de la recherche Trois possibilités de sélection : Ancien numéro client ADABAS, matricule étudiant ou organisme pourvoyeur. Ce champ, combiné à un autre champ, par exemple «Nom client», permet de restreindre le résultat de la recherche. Ce champ permet d indiquer le numéro client ADABAS, le matricule étudiant ou le numéro organisme pourvoyeur. Ce champ, combiné au champ «Nom client» par exemple, permet de restreindre le résultat de la recherche. Code postal Même utilisation que le champ «Ville». La précision du résultat de la recherche varie selon le ou les champs utilisés. RECHERCHE NOM CLIENT Pour vérifier le nom du client, on pourrait par exemple saisir le nom complet du client dans le champ «Nom client» tel qu inscrit sur la fiche client ou une partie du nom du client inscrit dans le format suivant : %aaaa%. Puis cliquer ensuite sur le bouton pour lancer la recherche. La facture externe 5

10 Ici on recherche le client «Société de la faune et des parcs». Le résultat de la recherche affiche la liste des emplacements (adresses) du client recherché. La facture externe 6

11 Pour obtenir plus d information sur le client, sélectionner n importe lequel des emplacements en cliquant sur la sélection. Le groupe de pages «Données générales» qui contient les pages «Données générales», «Options facturation» et «Données générales diverses» s affiche. La page «Données générales» indique les différents rôles du client. La page «Option facturation» fournit le code de la personne responsable du recouvrement au Service des finances. La page «Données générales diverses» n est pas utilisée pour l instant. La facture externe 7

12 Au bas de la page «Données générales» il est possible d afficher la liste des emplacements du client. Dans cet écran, on peut voir si l emplacement est au statut «Actif» ou «Inactif». Si le statut est «Inactif», on devra compléter une demande de création d un client externe. Pour ce faire, se référer à la section «Création ou modification d un client ou d un contact». Pour naviguer d un emplacement à un autre, utiliser les flèches, les liens Premier ou Dernier, ou bien le lien Afficher tout. Le lien Données téléphone est également disponible pour connaître les numéros de téléphone. La facture externe 8

13 RECHERCHE EMPLOYÉ/ÉTUDIANT Voici des exemples lorsqu il s agit de la recherche d informations pour un employé ou un étudiant. Cibler les champs selon les informations en main. Recherche par nom d employé/étudiant Recherche avec un numéro de matricule étudiant Recherche avec un numéro d employé La facture externe 9

14 COMMENT VÉRIFIER SI UN CONTACT EXISTE Un contact facturation est une personne qui a pour tâche de payer ou de faire payer les factures qui lui sont adressées. Accéder à la page de recherche : Clients - Données contacts OU Utiliser le lien Données contact de la page Accueil utilisateur Utiliser le champ «nom» pour saisir le nom du contact ou une partie du nom du contact inscrit dans le format suivant : %aaaa%. Cliquer sur le bouton Les champs «client» et «nom client» sont également disponibles pour la recherche. On utilise le champ «client» lorsque l on connaît le numéro du client. On utilise le champ «nom client» pour saisir le nom du client ou une partie du nom du client. Ici la recherche est faite en utilisant le numéro du client. La facture externe 10

15 Le résultat de la recherche donne la liste de tous les contacts du client. Sélectionner un contact en cliquant sur le nom désiré. La fiche du contact s affiche. On y retrouve son titre, son courriel, la langue de communication. Si le contact n apparaît pas dans la liste du client, il est possible de le faire ajouter en complétant la demande à cet effet. Se référer à la section suivante «Création ou modification d un client ou d un contact». La facture externe 11

16 CRÉATION OU MODIFICATION D UN CLIENT OU D UN CONTACT Si le client qu on doit facturer est un organisme ou une entreprise externe et qu il n apparaît pas dans le fichier client ou que l emplacement du client n existe pas, on doit en demander la création. Si le contact n apparaît pas dans le fichier, on doit aussi demander qu il soit ajouté au dossier client. Un contact est une personne mandatée par l entreprise pour payer ou faire payer les factures. Cette personne a la responsabilité d approuver les paiements; il s agit la plupart du temps d un responsable administratif. Si le statut est à «Inactif», on doit demander la réactivation pour que le statut devienne «Actif». ATTENTION S assurer que le client ou que l emplacement sont inexistants avant d en demander la création. Se référer à la section «Comment vérifier si un client existe» à la page 4. Pour les clients externes, on peut réaliser cette recherche à partir de la demande «Client externe» sous l onglet «recherche valeur». DEMANDE DE CRÉATION D UN CLIENT EXTERNE Accéder à la page de recherche à partir du menu de gauche : Clients - Client externe OU Utiliser le lien Client externe de la page Accueil utilisateur Pour ajouter un nouveau client, cliquer sur l onglet «Ajout valeur» : Clé tables : UL ne pas modifier Client : laisser le mot «NEXT» un numéro sera attribué lors de l approbation du client par le Service des finances. Un courriel en informera. No transaction : laisser le mot «NEXT» La facture externe 12

17 EN-TÊTE Cliquer sur pour débuter la saisie de la demande. L état de la demande indique «entité UL»; le numéro du client lorsque celui-ci aura été attribué lors de la confirmation de la demande (pour l instant le champ est identifié NEXT); le numéro de transaction NEXT. Nom : Inscrire le nom du client, par exemple le nom de la compagnie. Si c est un nom de personne, respecter le format suivant : Nom,Prénom. (Limite de 44 caractères) Devise : Sélectionner la devise. Statut demande : Initial pour une nouvelle demande Statut client : Le client doit être Actif. Si un client existant est au statut inactif, on doit demander la réactivation du client. Se référer à la section «Réactiver un client» à la page 24. CRÉATION D UN EMPLACEMENT Qu est-ce qu un emplacement : Chaque bureau ou division d un client pourra exister dans le fichier-client. Ils auront tous le même numéro de client; c est leur adresse qui les différenciera. Cette adresse est ce qu on appelle l emplacement. Pour un même client, il est possible d ajouter plusieurs emplacements/adresses. Description : champ optionnel dans lequel on peut écrire une courte description. Par exemple, pour indiquer si l emplacement correspond au siège social du client ou au service financier ou autres emplacements possibles. Ce champ ne sera pas imprimé sur la facture du client. La facture externe 13

18 Les trois options suivantes doivent rester cochées : Identifie l adresse principale du client Identifie l adresse de l acheteur principale du client L emplacement 1 désignera l emplacement principal du client. Adresse Identifie l adresse de destination principale du client Pays : Inscrire le pays du client. Pour trouver un pays, cliquer sur la loupe à droite du champ «Pays» Exemple de recherche : Pour chercher tous les pays, ne rien inscrire dans les champs et cliquer sur On peut classer les pays en ordre alphabétique en cliquant sur l en-tête de la colonne «Description» Pour voir tous les résultats, cliquer sur «Afficher tout» La facture externe 14

19 Les options changeront par rapport aux informations postales requises pour le pays sélectionné. Par exemple, lorsque la France est choisie initialement, le champ État/Province doit contenir une province de la France. Pour les pays étrangers, certains champs ne sont pas obligatoires lors de la saisie de l adresse. Voici un lien permettant de vérifier le système d adressage pour un pays étranger : Si on se pose des questions lors de la saisie de la demande, écrire à l adresse suivante : Creation_Client@sf.ulaval.ca. Langue : Toujours utiliser la langue FR(CAN) ou Anglais pour les clients américains ou d ailleurs. Ne pas utiliser les autres possibilités. Utiliser la loupe à droite du champ «Langue» pour changer celle-ci. Adresse : Inscrire l adresse du client. Ville : Inscrire la ville du client. Code postal : Inscrire le code postal du client. État/Province : Inscrire l État ou la province du client. Utiliser la loupe à droite du champ «État/Province» pour connaître les autres possibilités. Date effet : Le système inscrit par défaut la date du jour. Celle-ci peut être modifiée par l approbateur du Service des finances pour une date antérieure. Statut à date effet : A (Actif) Indicatif : Inscrire l indicatif No téléphone : Inscrire le numéro de téléphone Télécopieur : Inscrire le numéro de télécopieur : Réinitialise tous les champs de l adresse. La demande doit obligatoirement comporter un numéro de téléphone (soit dans les contacts ou dans la section adresse) ou une adresse courriel. La facture externe 15

20 CRÉATION D UN CONTACT Qu est-ce qu un contact : Chaque bureau ou division est habituellement doté d un responsable administratif qui s occupe de payer ou de faire payer les factures. Les coordonnées de cette personne peuvent se retrouver dans la fiche du client sous le nom de «contact». Il n est pas obligatoire d inscrire un contact pour un client, mais c est préférable pour faciliter les communications avec celui-ci. No. Contact : Le numéro sera attribué lors de l approbation de la demande par le Service des finances. Nom : Inscrire le nom du contact sous le format suivant Nom,Prénom. Titre : Inscrire son titre (optionnel). Emplacement : Inscrire le numéro d emplacement de rattachement au contact. Se référer aux emplacements liés à votre client afin de sélectionner celui qui convient. Par exemple, si l adresse de Claude Côté est inscrite dans l emplacement 1, il faut choisir l emplacement 1 comme étant l adresse de rattachement. La facture externe 16

21 Communication : Inscrire le moyen de communication à privilégier à l aide du chevron. Soit l option «Téléphone» ou «Courriel seulement». Courriel : Inscrire l adresse courriel du client. Téléphone : Choisir le type n⁰ téléphone à l aide du chevron Indicatif outre-mer, N⁰ téléphone et Poste téléphonique. et remplir les champs Pour ajouter une deuxième ligne, cliquer sur le ou sur le pour supprimer une ligne. Date effet : Le système inscrit par défaut la date du jour. Celle-ci peut être modifiée par l approbateur du Service des finances pour une date antérieure. La facture externe 17

22 Avertissement Certains champs sont obligatoires. Si on enregistre une demande en omettant des champs obligatoires, on obtient des messages d erreurs. Exemples de message : Le champ à compléter sera en surbrillance rouge. Remplir le champ et cliquer sur de nouveau. Compléter le champ demandé et cliquer sur de nouveau. VALIDATION DE LA DEMANDE Étapes de validation : 1. Cliquer sur. Le statut changera pour «Enregistré» et un numéro de transaction sera attribué. 2. Pour soumettre la demande, cliquer sur. Le message suivant apparaît : Cliquer sur «Oui» pour continuer. Cliquer sur «Non» pour annuler. 3. Une fois la demande soumise, le statut indique «Soumis» et les champs sont grisés. La facture externe 18

23 Modifier votre demande Seule la personne ayant complété la demande peut apporter des modifications avant l approbation par le Service des finances. Si on désire apporter des modifications, cliquer sur. Le message suivant apparaîtra : Cliquer sur «Oui», faire les modifications et cliquer sur de nouveau. Annuler une demande Pour annuler une demande, cliquer sur. Retour de la demande par le Service des finances Si des informations sont manquantes ou que le client existe déjà, un courriel sera retourné avec les commentaires du Service des finances au sujet des correctifs à apporter à la demande. Il faudra retourner dans la demande qui indiquera le statut «Retour», faire les modifications nécessaires et cliquer sur ou annuler. Approbation de votre demande Une fois la demande approuvée, un courriel de confirmation contenant les nouveaux numériques demandés tel que, le numéro de client, le numéro du contact, le numéro d emplacement sera acheminé au demandeur. Voici un exemple : La facture externe 19

24 On peut maintenant saisir une transaction de facturation externe. AJOUTER UN EMPLACEMENT Accéder à la page de recherche à partir du menu de gauche : Clients - Client externe OU Utiliser le lien Client externe de la page Accueil utilisateur Pour modifier un client, cliquer sur l onglet «Recherche valeur» : On doit trouver le client pour lequel on désire apporter des modifications. Se référer à la section «Comment vérifier si un client existe» à la page 4 pour connaître la façon d utiliser les différents champs de recherche. Pour ajouter un nouvel emplacement, cliquer sur. La facture externe 20

25 On peut alors, inscrire les informations relatives au nouvel emplacement. L explication des champs se retrouve à la page 14 du présent document. Lors de l ajout d un emplacement, il n y a aucune case à cocher puisqu elles sont obligatoirement associées à l adresse principale. Cet emplacement devient simplement une adresse disponible pour la facturation. Les cases sont grisées. Pour effacer un emplacement qui n a pas été approuvé, se positionner sur l emplacement désiré et cliquer sur. La facture externe 21

26 Il est impossible de supprimer un emplacement d une demande au statut approuvé. Pour modifier l adresse d un emplacement existant, il faut ajouter une nouvelle adresse. Elle deviendra l adresse active. Se référer à la section «Ajouter une adresse». AVERTISSEMENT Dans la demande, des champs sont grisés. Ces données ne sont pas modifiables. Il est impossible d effacer un emplacement, une adresse ou un client déjà existant. Voici le message que l on obtiendra : Données grisées AJOUTER UNE ADRESSE Accéder à la page de recherche : Clients - Client externe OU Utiliser le lien Client externe de la page Accueil utilisateur Pour modifier un client, cliquer sur l onglet «Recherche valeur» : La facture externe 22

27 Il faudra trouver le client pour lequel des modifications doivent être apportées. Se référer à la section «Comment vérifier si un client existe» à la page 4 pour connaître la façon d utiliser les différents champs de recherche. Lors d un changement d adresse, par exemple un déménagement, Il faut ajouter une adresse pour le même numéro d emplacement. Pour ce faire, cliquer sur le de la section adresse. Remplir les informations de la section adresse. Ne pas oublier d inscrire un numéro de téléphone ou une adresse de messagerie. Se référer à la section «Adresse» à la page 14. La facture externe 23

28 AJOUTER UN CONTACT Pour ajouter un contact, cliquer sur le. Compléter les informations dans la section données contacts. Ne pas oublier d inscrire le mode de communication et l emplacement du contact. Lorsque les modifications sont inscrites, cliquer sur et. Se référer à la section Validation à la page 18. RÉACTIVER UN CLIENT Dans le cas d un client existant au statut inactif, effectuer les étapes suivantes pour activer le client : 1. Accéder à la page de recherche : Clients - Client externe OU Utiliser le lien Client externe de la page Accueil utilisateur 2. Cliquer sur l onglet «Recherche valeur» : La facture externe 24

29 On doit trouver le client pour lequel on désire apporter des modifications. Se référer à la section «Comment vérifier si un client existe» à la page 4 pour connaître la façon d utiliser les différents champs de recherche. 3. Cliquer sur l option «Réactiver ce client» : 4. Le statut changera pour «Actif» 5. Enregistrer en cliquant sur le bouton dans le bas de la demande. 6. Cliquer sur le bouton. La facture externe 25

30 FACTURATION D UN CLIENT EXTERNE Le menu facturation doit être utilisé lorsqu une unité administrative désire facturer un client externe, c est à dire un organisme, une entreprise, un employé ou un étudiant. Une fois les informations saisies à l écran, un numéro est attribué à la transaction de facturation lors de son enregistrement. Le système effectue divers calculs et traitements; la transaction devient alors une facture officielle. Chaque facture externe fait également partie des Comptes à recevoir au Service des finances. L unité administrative imprime la facture originale sur un formulaire SF-408 et l expédie au client. La suite des opérations, c est-à-dire le suivi des comptes à recevoir, l encaissement et le recouvrement, s effectue grâce aux données de facturation stockées dans la base de données et accessibles par tous les intervenants. ACCÉDER À LA FACTURE EXTERNE Pour débuter la saisie de la transaction, cibler le menu hiérarchique suivant : Facturation Mise à jour - Facture standard > Ajout valeurs Ou Utiliser le lien Facture standard de la page Accueil utilisateur Ou Le menu principal et le lien Factures standard La facture externe 26

31 Source UL fournisseur dans entité UL Type facture : GE pour générale Source AU fournisseur dans entité AU Type facture : AU pour autre organisme Fournisseur Fournisseur Facture : NEXT un numéro séquentiel sera attribué lors de l enregistrement. Client facturation : Numéro du client dans la base de données. Sources facturation : Numéro de l unité administrative qui fournit le service ou le produit. Bouton pour débuter la saisie. La facture externe 27

32 DESCRIPTION DES OPTIONS DE LA FACTURATION L EN-TÊTE DE LA FACTURE (EN-TÊTE DONNÉES GÉNÉRALES 1) L état de la transaction Cet encadré indique dans quelle entité est effectuée la saisie (UL); le numéro de la facture lorsque l enregistrement aura été fait (pour l instant le champ est identifié NEXT); la devise associée au client choisi est affichée (CAD). Contrôle facturation Le type de facture et la source sont des valeurs saisies lors de l accès à la transaction. La facture externe 28

33 «Type» Le type de facture détermine le fonds et le numéro de compte de contrepartie utilisé dans les «Comptes à recevoir» (compte CDr). La plupart des unités administratives génèrent des factures de type GE (facture générale). Si l utilisation d un autre type de facture est requise, cliquer sur la loupe pour obtenir la liste, puis sélectionner le type désiré. «Statut» Le statut est un indicateur qui situe l utilisateur sur l évolution du traitement de la facture. Le statut d une nouvelle facture est «NEW». Tant et aussi longtemps que le statut n est pas changé pour «RDY» : Prêt à facturer», le traitement pour la rendre officielle ne peut être effectué. Le statut «HLD» permet de bloquer une facture et d y revenir plus tard. Le statut «CAN» est attribué à une facture à annuler. Le statut «PND», en attente d approbation, est utilisé lorsqu un niveau supérieur d approbation est demandé dans l unité. «Fréquence» Par défaut, le champ «Fréquence» indique «Unique». «Date de la facture» Ce champ est généralement laissé à blanc. La date qui apparaît sur la facture lors de la consultation est la date à laquelle a eu lieu le traitement. Si la facture doit porter une La facture externe 29

34 date précise, l inscrire dans ce champ, mais prendre soin de vérifier que la période comptable soit encore ouverte. Le Service des finances transmet les dates de fermeture des périodes comptables par courriel. On peut également obtenir cette information en consultant le site web. Si une date antérieure à la date du jour est utilisée et que la période comptable est fermée, un avertissement s affichera lors de la sélection du statut RDY. Il suffit de corriger la date, sinon le dossier sera en erreur aux comptes à recevoir. Choix de la devise Normalement, la devise est définie dans la fiche client et est associée à l emplacement géographique de l entreprise. Il peut arriver de devoir facturer un client dans une devise autre que la devise habituelle. Il faut alors sélectionner la nouvelle devise au tout début de la saisie. Sélectionner la devise désirée en utilisant le bouton suivant Cliquer sur la loupe, puis sur le bouton «rechercher» pour obtenir la liste des devises. Sélectionner la devise puis confirmer avec le bouton OK «Le client» Le numéro du client à facturer apparaît dans le champ «Cl. Fact.». Cette valeur est saisie lors de l accès à la transaction de facturation. Le nom du client est également affiché. L adresse du client peut être vérifiée à la page «Données adresse» en cliquant sur le lien «Adresse» Les informations supplémentaires Parmi les informations retrouvées dans cet encadré, seules les conditions de paiement apparaîtront sur la facture expédiée au client. La facture externe 30

35 En général, ces champs ne nécessitent pas de saisie. «D. début/fin» Champ non utilisé par les unités administratives. «Format : CRYSTAL» «CRYSTAL» est la valeur par défaut de ce champ. Cela signifie que l impression de la facture se fait à l aide de ce type de rapport. «Cond. pmt : F30JR» Par défaut, les conditions de paiement sont Net 30 jours. L autre condition possible est Dû immédiatement. «D. compt.» Ce champ sera utilisé pour qu une transaction s inscrive dans une période comptable précise, lorsque le Service des finances le permet. (Ex. surtout en fin d année financière : transaction effectuée le 10 mai avec date comptable du 30 avril) «Cpte : » Le compte indiqué ici est le compte débiteur de contrepartie; il est associé au type de facture. Il s agit du compte où s inscrira la transaction dans le module des Comptes à recevoir. Ce compte sera crédité au moment de l encaissement. Si le client a fourni un numéro de commande, saisir ce numéro dans le champ No réf. BC. Lorsque le client expédie un bon de commande, l adresse à laquelle la facture sera expédiée y est inscrite. Cette adresse correspond généralement à l emplacement principal de facturation. LE SPÉCIALISTE Dans chaque unité administrative qui effectue de la facturation, une personne est désignée comme «Spécialiste» pour la facturation. Cette personne est celle qui pourra fournir au client de l information supplémentaire sur la facture. Le nom du spécialiste peut être changé en saisissant le code d utilisateur de la personne désirée dans le champ «Spécialiste». Si l IDUL de la personne à indiquer est connu, l inscrire manuellement, sinon faire la recherche en inscrivant les deux premières lettres du prénom et les trois premières lettres du nom de famille de la personne. Cliquer sur la loupe à droite du champ. La facture externe 31

36 Il se peut que le nom de la personne à indiquer ne soit pas dans la liste; il faut alors demander qu il y soit ajouté en complétant le formulaire «Modification d un client ou d un fournisseur interne» retrouvé sur le site Web du Service des finances, sous la rubrique «Boîte à outils». Note : Si on change le spécialiste, il faut aussi penser à modifier le numéro de téléphone de celui-ci dans le champ «Téléphone facturation». La zone des liens hypertexte Cette zone comprend les liens qui permettent d accéder à certaines pages de la transaction de facture externe. Les liens «Suiv.» et «Préc.» du bouton «Série pages» permettent d obtenir dans l ordre, les pages nécessaires à la saisie complète d une facture externe. Ces liens accélèrent la saisie de la transaction. L ADRESSE DU CLIENT (DONNÉES ADRESSE) Pour obtenir cette page, cliquer le lien Adresse ou le lien Suiv. du bouton «Série pages». Par défaut, c est l adresse principale du client qui est affichée. Utiliser la loupe pour accéder à la liste déroulante afin d obtenir les autres valeurs. Le nom de la personne retrouvé dans le champ «Contact» apparaîtra sur la facture. Un contact est une personne qui a pour tâche de payer ou de faire payer les factures qui lui sont adressées. Utiliser la loupe pour accéder à la liste déroulante afin d obtenir les noms des contacts créés pour le client. La facture externe 32

37 Si le contact inscrit dans le fichier n est pas approprié pour une facture en particulier ou s il s agit d un contact occasionnel, il est possible de saisir le nom d une autre personne dans le champ «Nom». Ce nouveau nom apparaîtra sur l original de la facture à expédier au client. Cependant, ce nouveau contact ne sera pas inscrit dans la fiche client à moins d en faire la demande au Service des finances en utilisant le lien «Client externe» que l on retrouve dans PeopleSoft sous la rubrique «Facturation». La facture externe 33

38 LE COMMENTAIRE D EN-TÊTE (EN-TÊTE COMMENTAIRES) Pour obtenir cette page, cliquer le lien Commentaires ou le lien Suiv. du bouton «Série pages». Un dernier élément permet de compléter l en-tête de la facture, il s agit de l en-tête commentaire.. Lorsque cette note est utilisée, elle doit contenir de l information qui a trait à l ensemble du document. Cette note peut être destinée au client ou s adresser aux intervenants de l Université. Les champs «Standard» et «Type commentaire» ne sont pas utilisés pour l instant. Si on désire qu un commentaire demeure à l interne, on doit cocher la case «Interne seulement». Si le commentaire à inscrire est plus long que 256 caractères, ajouter une deuxième «boîte» en utilisant le bouton, sinon la partie du message dépassant 256 caractères sera tronquée. Les commentaires autres que le premier commentaire peuvent être supprimés en utilisant le bouton. La facture externe 34

39 LES LIGNES DE DESCRIPTION (LIGNES DONNÉES GÉNÉRALES 1) Pour obtenir cette page, cliquer l onglet «Lignes données générales 1» ou le lien Suiv. du bouton «Série pages». Une fois la saisie de l information commune à l ensemble du document effectuée, on passe à la saisie des lignes de description des produits et services rendus au client. À chacune des lignes de description seront ensuite associées les lignes de répartitions comptables de revenu. La description complète de chaque article vendu se fait dans l onglet «Ligne - données générales 1» Le champ «Description» a une longueur de 30 caractères; y inscrire un élément précis. C est l information saisie dans ce champ qui apparaîtra dans EXPLO. Pour ajouter une ligne de description, placer le point d insertion dans un champ de la ligne existante et utiliser la touche Alt + 7 du clavier ou cliquer sur le bouton. La facture externe 35

40 LES COMBINAISONS COMPTABLES (COMPT. RÉPARTITION REVENUS) Pour obtenir cette page, cliquer le lien «Écrit. compt» de la page «Lignes données générales 1» ou sélectionner la page «Compt. répart. revenus» à partir du menu de navigation ou cliquer le lien Suiv. du bouton «Série pages». Inscrire les éléments de la combinaison comptable de revenu dans les champs appropriés. ATTENTION : Il faut utiliser un compte de revenu «externe» valide, puisque des revenus sont encaissés sur une facture «externe». La facture externe 36

41 Pour répartir sur deux combinaisons comptables, utiliser le bouton pour ajouter des lignes de répartition. Saisir la première combinaison comptable et indiquer le % ou le montant approprié dans les champs ou. Répéter la même action avec la deuxième combinaison comptable. Si la combinaison comptable n est pas valide, un message d erreur apparaît. (Voir la section «Que faire avec les messages d erreur»). La répartition sur plus d une combinaison comptable est possible seulement si le fonds des combinaisons comptables est le même. Pour utiliser des fonds différents, il faut faire des lignes de description différentes avec chacune leur combinaison comptable. Pour annuler une ligne, placer notre curseur dans l un des champs de la ligne, puis utiliser le bouton. Note : Lorsqu il faut répartir des revenus pour des frais de gestion à l institution, à une faculté ou à un département, vérifier auprès du responsable du secteur quels sont les pourcentages à appliquer, car ceux-ci varient d une faculté à une autre. À titre d exemple pour la façon d effectuer le calcul, se référer à la section «Particularités Calcul et répartition des revenus - frais de gestion». Répart. La plupart des unités administratives n ont pas à utiliser le champ «Répart». Par contre, celles qui ont un volume important de factures et qui utilisent toujours la même combinaison comptable de revenu, peuvent se faire définir un code qui, une fois sélectionné, inscrira automatiquement la combinaison comptable. Pour choisir une valeur pour la répartition, utiliser la loupe, puis sélectionner la valeur définie pour notre unité administrative. La facture externe 37

42 LE COMMENTAIRE DE LIGNE (LIGNES COMMENTAIRES) Pour obtenir cette page, cliquer le lien Commentaires de la page «Compt. répart. revenus» ou le lien Suiv. du bouton «Série pages». Il est possible d utiliser la boîte de texte de cette page pour compléter la description de l article ou du service facturé. Cette note peut être destinée au client ou s adresser aux intervenants de l Université. Les champs «Standard» et «Type commentaire» ne sont pas utilisés pour l instant. Dans le cas où un commentaire demeure à l interne, il faut cocher la case «interne seulement». Attention : L encadré commentaire ligne facture peuvent contenir jusqu à 256 caractères. Si toutefois plusieurs boîtes de commentaire de ligne sont ajoutées, s assurer de ne pas dépasser 3000 caractères pour l ensemble de la facture, sinon il est risqué de perdre l information inscrite après le 3000 ème caractère. La facture externe 38

43 LES TAXES (LIGNE DONNÉES TVA) Pour obtenir cette page, sélectionner la page «Compt. répart. revenus» à partir du menu de navigation ou cliquer l icône à la page «Lignes données générales 1» ou cliquer le lien Suiv. du bouton «Série pages». Cliquer sur le bouton pour consulter les valeurs par défaut liées au client dans la base de données. La facture externe 39

44 Cliquer sur le triangle C est la section «Détails TVA» qui donne l information concernant le taux de taxe applicable pour le client. Pour cet exemple, le client doit payer la TPS seulement. Il est possible de devoir modifier le code de taxe par défaut selon la situation. La facture externe 40

45 Par exemple : si le service facturé est non taxable, il faudra modifier le code de taxe pour la valeur «SANS TAXE». si une adresse est sélectionnée pour un ministère ou un organisme fédéral ou encore pour une entreprise située dans une autre province, ne pas oublier de modifier le code taxes selon la nouvelle adresse sélectionnée sur la facture. Se référer au site Web du Service des finances pour connaître les taux de taxation sur la facturation des ventes de biens et de services par l Université. Modification du code de taxe Pour modifier le code de taxe, cliquer sur la loupe Puis sur le bouton Codes disponibles dans la liste : CANADA-P: lorsque la TPS seulement est applicable. QUEBEC-P: lorsque les deux taxes sont applicables. SANS TAXE: aucune taxe applicable TVH : pour le Nouveau-Brunswick et Terre-Neuve TVH IPE : pour l Ile-du-Prince- Édouard TVH N-E : pour la Nouvelle-Écosse TVH C.B. : pour la Colombie- Britannique TVH-Ont : pour l Ontario Remarque : si l unité qui a fourni le service est dans l entité AU, c est elle (selon les règles qui régissent la corporation) qui détermine quelles sont les taxes applicables pour les services ou produits. La facture externe 41

46 Lorsqu on modifie le code de taxe, s assurer d enregistrer l action avant de poursuivre. Afin de s assurer que celles-ci ont bel et bien été modifiées, faire la vérification de la façon suivante : Enregistrer la transaction, puis cliquer sur le lien Sommaire dans la zone des liens, située au bas de l écran. Cliquer sur le bouton Enregistrer l opération Cliquer sur le lien En-tête-données 1 pour revenir à la page de saisie de la facture. La facture externe 42

47 VALIDATION D UNE FACTURE EXTERNE Lorsque la saisie est complétée, le statut doit être mis à «RDY» afin que le traitement puisse être effectué. Cette action se fait à l onglet «En-tête données générales 1» au champ «Statut». Cliquer sur la loupe pour sélectionner le statut «RDY» Cliquer sur le bouton pour sauvegarder la modification. Le système informatique prendra en charge la transaction et une fois le traitement terminé, le statut passera à INV. Il est à noter que la validation d une facture se fait en deux traitements. Un premier traitement pour passer le document au statut «INV»; ce traitement s exécute quatre fois par jour. Un deuxième traitement pour exécuter le contrôle budgétaire; ce traitement s exécute trois fois par jour. La facture externe 43

48 IMPRESSION D UNE FACTURE Pour imprimer une facture officielle, le statut de la transaction doit être à «INV» et le menu à utiliser est «Achèvement et impression». Il faut retenir que l impression d une facture officielle doit se faire sur le formulaire SF-408, formulaire à obtenir auprès du Service des finances. Il faut expédier cette facture au client. Il y a quatre façons pour imprimer une facture, soit utiliser : le menu «Impression facture terminée» avec lequel on ne peut imprimer que les factures dont le statut est INV; le lien «Afficher version imprimable», que l on retrouve dans la page de consultation «Sommaire facture» lorsque le statut de la facture est à INV. le menu «Impression facture pro forma» qui permet d imprimer une facture quel que soit son statut, sauf si elle est à INV; le bouton «pro forma» sur la page de la transaction «En-têtes données générales 1» lorsque le statut de la facture est autre que INV; Noter qu une facture dont le statut est «CAN pour facture annulée» ne peut être imprimée. Voici donc chacune des procédures à suivre pour l impression des factures, selon leur statut. Police OCR La police OCR (abréviation du terme anglais optical character recognition) doit obligatoirement être installée sur le poste de travail pour que la facture puisse être acceptée par les institutions financières. Voici une façon simple et rapide de s assurer que la police OCR est installée sur le poste de travail : lors de la visualisation d une facture en format PDF, on devrait voir au bas de la facture un code qui ressemble à celui-ci : Et non ceci : Si la police OCR n est pas installée sur le poste de travail, s adresser à un responsable réseau qui en fera l installation. Consulter le site Web du Service des finances dans la section Formation et pilotage de systèmes Support aux utilisateurs pour obtenir la procédure d installation. Pour accéder à ce document, on doit s authentifier avec notre IDUL et notre NIP. Il est également important d installer la police OCR lorsqu on change d ordinateur pour un plus récent. La facture externe 44

49 IMPRESSION D UNE «FACTURE TERMINÉE», STATUT INV MENU D IMPRESSION Pour avoir accès au menu d impression, utiliser le menu hiérarchique suivant ou utiliser le lien Impression facture terminée de la page Accueil utilisateur. Accès au menu : Facturation Génération facture Factures non consolidées - Achèvement et impression Les actions à faire dans cette page : Créer ou rechercher le contrôle d exécution pour l impression de la facture Le contrôle d exécution définit un raccourci qui permet d exécuter à répétition une même requête. La première fois qu on définit un contrôle d exécution, on définit les paramètres de demande de rapport. Par la suite, il suffit d utiliser le mot clé, soit le contrôle d exécution, pour obtenir la page de demande de rapport. Utiliser l onglet «Ajout valeur» pour créer un contrôle d exécution. Saisir un mot clé et cliquer le bouton. Utiliser l onglet «Recherche valeur» pour utiliser un contrôle d exécution existant. Saisir le mot clé et cliquer le bouton. La facture externe 45

50 La page «Achèvement et impression permet de définir les paramètres de sélection. Les actions à faire dans cette page : Vérifier les paramètres de sélection sous l onglet «Achèvement et impression» Les paramètres «date traitement» et «no facture» sont cochés par défaut. Options EDI doit être à «Impr. seul». Même si la case «Inclure factures internes» est cochée, ceci n empêchera pas d imprimer une facture externe. Impression d une facture Indiquer l entité, le numéro de la transaction à imprimer ainsi que la source. La source représente le numéro de l unité administrative fournisseur. Impression de plusieurs factures pour un même fournisseur Indiquer l entité, les numéros de facture à imprimer dans les champs «De facture - À facture», ainsi que la source. Impression de plusieurs factures avec une source différente pour chaque facture Indiquer l entité, le numéro de la transaction ainsi que la source pour une première facture. Ajouter une boîte pour la sélection d une autre facture avec le bouton et inscrire l entité, le numéro de la transaction et la source pour la transaction désirée. On peut ajouter plusieurs boîtes de sélection afin d imprimer plusieurs factures pour un seul traitement. Vérifier les paramètres de sélection sous l onglet «Option impression» Seul le paramètre «Pays» dans la section «Méthode de tri» doit être coché. Tous les autres éléments sont à blanc. La facture externe 46

51 Revenir à l onglet Achèvement et impression. Cliquer le bouton Cette action redirige vers la page «Demande Répartiteur traitements». Sélectionner «Impression factures Crystal UL Cliquer sur le bouton Une nouvelle fenêtre internet s affiche informant que le traitement est lancé. La facture externe 47

52 Lorsque le traitement est réussi, la facture en format PDF s affiche. IMPRESSION DANS UNE AUTRE LANGUE Remarque : La facture pour ce client établi à Guelph, Ontario a été imprimée en français. Pour imprimer cette facture en anglais, selon les valeurs par défaut enregistrées dans la base de données, voici ce qu il faut poser comme action avant de lancer l impression. La facture externe 48

53 Dans la page «Achèvement et impression» sélectionner «Destinataire» avant de lancer l exécution. Cette action permettra d imprimer la facture dans la langue enregistrée par défaut sur la fiche du client. Pour cet exemple, en langue anglaise. Poursuivre l impression selon les étapes décrites précédemment. ATTENTION : Si on obtient une page blanche lors de l impression, s assurer d avoir : inscrit la bonne source saisi le bon numéro de facture coché la case s il y a lieu vérifié si l adresse du client est active, se référer à la rubrique «Recherche-Nom client» du document. décoché la case, à l onglet «Options impression». LIEN «AFFICHER VERSION IMPRIMABLE» Il est possible d imprimer une facture externe lorsque l on consulte celle-ci, à partir du lien Sommaire facture que l on retrouve sur la page «Accueil utilisateur» ou en ciblant le menu suivant : Facturation La facture externe 49

54 Révision données facturation - Sommaire factures Saisir le numéro de facture à consulter. Lancer la recherche à l aide du bouton. Cliquer sur le lien «Afficher version imprimable» Une fenêtre «Internet Explorer» s affiche, informant que le traitement est lancé. La facture externe 50

55 Lorsque le traitement est réussi, le document en format PDF s affiche. La facture externe 51

56 IMPRESSION D UNE «FACTURE PRO FORMA» MENU D IMPRESSION Ce menu permet l impression d une transaction dont le statut n est pas à INV. Ce document portera la mention facture temporaire et n est pas un document officiel. Accès au menu : Facturation Génération facture Factures non consolidées - Impression factures proforma OU Utiliser le lien Impression facture pro forma dans la page Accueil utilisateur On doit ensuite effectuer les mêmes étapes que pour l impression d une «facture terminée» décrite précédemment. On obtient alors une facture dont le libellé sera «FACTURE TEMPORAIRE». BOUTON PRO FORMA On peut imprimer une facture externe au statut autre que «INV» lorsqu on a la transaction à l écran en utilisant le bouton «Pro forma» situé à droite de l écran. Cliquer le bouton «Pro forma» Une fenêtre «Internet Explorer» s affiche, informant que le traitement est lancé. La facture externe 52

57 Lorsque le traitement est réussi, le document s affiche en format PDF. ATTENTION : Pour imprimer une facture selon les données de la langue enregistrées sur la fiche client, par exemple pour un client dont la langue par défaut est l anglais, se référer à la section précédente, sous la rubrique «Impression dans une autre langue». IMPRESSION DU REGISTRE DES FACTURES La page «Registres factures» permet d obtenir un rapport des factures selon des besoins spécifiques. En effet, il est possible d utiliser ce registre pour obtenir les factures que l on a émises en tant que fournisseur, les factures qui ont été émises à l unité en tant que client, les La facture externe 53

58 factures dont les revenus sont versés dans un projet spécifique ou encore les factures générées par une faculté spécifique. Accès à la page : Facturation Génération factures Rapport - Registres factures OU Utiliser le lien Registre de factures dans la page Accueil utilisateur Les actions à faire dans cette page : Créer ou rechercher le contrôle d exécution pour l impression de la facture. Le contrôle d exécution définit un raccourci qui permet d exécuter à répétition une même requête. La première fois qu on définit un contrôle d exécution, on définit les paramètres de demande de rapport. Par la suite, il suffit d utiliser le mot clé, soit le contrôle d exécution, pour obtenir la page de demande de rapport. Utiliser l onglet «Ajout valeur» pour créer un contrôle d exécution. Saisir un mot clé, par exemple «Impression» et cliquer le bouton. Utiliser l onglet «Recherche valeur» pour utiliser un contrôle d exécution existant. Saisir le mot clé et cliquer le bouton. La facture externe 54