Service de la Formation Permanente Locale du Centre siège de l INRA CAHIER DES CHARGES

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1 Service de la Formation Permanente Locale du Centre siège de l INRA CAHIER DES CHARGES Une formation collective visant à suivre et à optimiser les travaux et les prestations de service des agents de l Administration du Centre siège de l Inra. Contact principal INRA-Véronique Dabouineau ADS/Formation Permanente Locale Courriel : veronique.dabouineau@paris.inra.fr Autres contacts INRA-Christophe Garin ADS/Pôle Logistique et Technique Joignable au Courriel : christophe.garin@paris.inra.fr INRA-Eric Grobben ADS/Pôle Ressources Humaines Eric.grobben@paris.inra.fr «SUIVI ET OPTIMISATION DES TRAVAUX ET DES PRESTATIONS DE SERVICE» Réponse à adresser par courrier (voir adresse ci-dessous) : INRA-Véronique Dabouineau ADS/Formation Permanente Locale Date limite de réception des offres : le 20 septembre avant 16 heures 30. TOUTE OFFRE ADRESSEE PAR MAIL (DANS LES DELAIS INDIQUES CI-DESSUS) DEVRA OBLIGATOIREMENT ETRE CONFIRMEE PAR ENVOI POSTAL, A L ADRESSE INDIQUEE CI- DESSUS, SOUS PEINE DE NE POUVOIR ETRE ETUDIEE. Page 1 sur 5

2 CONTEXTE DE LA DEMANDE : L Institut National de la Recherche Agronomique (INRA), Etablissement Public à Caractère Scientifique et Technologique (EPST), regroupant un peu plus de agents (dont agents titulaires), a été créé en Placé sous la double tutelle des ministères chargés de la Recherche et de l'agriculture, il a pour mission de produire et de diffuser des connaissances scientifiques, de concevoir des innovations et des savoir-faire pour la société sur des questions agricoles, alimentaires ou environnementales, d éclairer par son expertise les décisions des acteurs publics et privés, de développer la culture scientifique et technique, et de former à la recherche. Deuxième institut de recherche publique en France, l INRA a développé un fort ancrage régional avec 19 centres de recherche sur l ensemble du territoire français et 150 sites de recherche et d expérimentation dans toute la France, y compris l outre-mer. L Institut comporte 208 unités de recherche (dont 137 Unités Mixtes de Recherche au sein desquelles l INRA est associée à d'autres organismes), 51 unités expérimentales et une centaine d unités d'appui et de service (plateformes technologiques, unités d appui à la recherche). Face à un environnement de la recherche qui évolue, l INRA a organisé son dispositif scientifique pour répondre le mieux possible aux enjeux scientifiques et sociétaux dans les domaines de l agriculture, de l alimentation et de l environnement, et ce dans une perspective de développement durable. Ces orientations sont déclinées dans les Schémas Stratégiques des 14 départements scientifiques mais aussi dans des «métaprogrammes» (à caractère pluridisciplinaire). Ces programmes de recherche, ouverts à tous les acteurs potentiels, nationaux et internationaux, sont pilotés et associent des partenaires scientifiques, socioéconomiques et territoriaux. Le Centre siège comprend le siège social de l INRA (la Présidence et le collège de Direction, ainsi que l ensemble des Directions et Missions qui définissent la stratégie de l Institut et les services centraux qui en assurent la gestion nationale), situé pour la plus grande partie dans ses locaux situés au 147 rue de l Université à Paris 7 ème. Les grandes caractéristiques du Centre siège sont : - L exercice de fonctions d appui de ses agents - une mobilité thématique ou géographique importante de ses personnels avec pour conséquence, un nombre assez élevée de personnels non-titulaires sur des contrats de durée variables (de quelques mois à 3 ans). Au sein du Centre siège, l Administration du Centre siège (ADS) est une structure très impliquée dans la vie quotidienne du siège. L ADS est organisée en équipes fonctionnelles. Le pôle Ressources Humaines (Formation Permanente Locale et Gestion du Personnel), le Pôle Financier (achats, marchés, contrats et budget), le pôle Logistique et Technique (accueil, le courrier, la reprographie, l aménagement des locaux, le chauffage/électricité, l équipe travaux et logistique), l équipe informatique de centre, constituent l échelon le plus proche des unités et de leur personnel. PUBLIC VISE : L ADS, plus particulièrement les agents de l équipe Logistique et Technique en charge des prestations externes (ménage, gardiennage ), du suivi des chantiers (rénovation, modernisation de l immobilier), du suivi des prestataires de maintenance. Page 2 sur 5

3 OBJECTIFS DE LA FORMATION : Etre capable de mettre en place des actions permettant de suivre et d optimiser l exécution d opérations de travaux et de prestations de service, dans un souci de respect du cahier des charges ; délais, qualité, quantité et sécurité. Etre à même d assurer le suivi du chantier ou de la prestation, d anticiper les évènements, d identifier les dysfonctionnements et points critiques, d acquérir des réflexes de prévention et d apporter des actions correctives en cas d imprévu ou de retard dans l avancement du chantier par rapport au planning de réalisation. PROGRAMME PREVISIONNEL : 1. Connaître la législation en vigueur en matière de sécurité et développer un esprit de prévention/sécurité. 2. Définir le contexte de l opération en amont : identifier les différents acteurs, leur rôle, leurs obligations et responsabilités spécifiques, leurs timing d intervention (qui fait quoi, ou, quand, comment). 3. Préparer le lancement de l opération de travaux : définir et répartir les activités et les tâches de chacun, connaître les autorisations requises et les formalités administratives à effectuer, analyser et prévenir les risques, identifier les nuisances pouvant perturber l activité du Siège, informer les riverains et les usagers, 4. La planification des travaux, les différents types de plannings, leurs avantages et leurs inconvénients, l identification des points critiques, les réunions de lancement et de suivi du chantier, savoir préparer et animer une réunion d ouverture du chantier. 5. Le suivi des travaux et des prestations : les outils et les indicateurs de suivi et de mesure (contrôles d exécution, état et délais d avancement), la gestion des avis techniques, savoir préparer et animer les réunions de chantier, savoir rédiger les procès-verbaux (trame type), la «non-conformité» les imprévus et les actions correctrices, les pièges à éviter, savoir informer et communiquer avec sa hiérarchie au sujet de tout dysfonctionnement qui remet en cause la planification, la sécurité 6. La clôture des travaux : l évaluation de la prestation, les garanties et les assurances, la propreté du chantier MODALITES PEDAGOGIQUES : La formation devra s appuyer tout au long du programme, sur une opération de travaux déjà réalisés à l INRA. Des exercices pratiques permettront ainsi aux participants d appliquer les méthodes enseignées et d utiliser les outils dans leur contexte professionnel spécifique à l INRA Centre Siège. LIEU : Dans nos locaux du Centre siège situés à Paris, dans le 7 ème arrondissement (quartier des Invalides). Page 3 sur 5

4 DUREE ET PERIODE DE REALISATION : 3 jours de formation au maximum, qui devront se dérouler entre le 15 octobre et la fin du mois de novembre PREALABLE A L ACTION : Rencontre préalable avec le prestataire/formateur retenu pour valider le projet, MISE EN ŒUVRE, SUIVI & EVALUATION DE LA FORMATION Pour cette formation, le prestataire devra fournir : Un support de formation adapté et exploitable par les stagiaires pendant et après la formation, Une adresse mail pour échanger avec les stagiaires, Un questionnaire individuel d évaluation à chaud adapté à la formation déclinée et une synthèse écrite. FORME ATTENDUE DE LA REPONSE AU CAHIER DES CHARGES Retour de la réponse par courrier obligatoire avec la mention «MAPA ne pas ouvrir» à : Véronique Dabouineau FPL Inra Centre siège ADS Paris Cedex 07 Au plus tard pour le 20 septembre avant 16h30. La réponse devra être établie sur du papier à entête de la société et comprendre : - Lettre de candidature (réf DC1) - Déclaration du candidat (réf DC2) - Déclaration sur l honneur que le candidat a satisfait à ses obligations fiscales et sociales pour 2011 ou état annuel des certificats reçus (réf NOTI 1) - Liste des références similaires exécutées ces 3 dernières années - Qualifications professionnelles du candidat - Une note méthodologique de la prestation envisagée par le candidat précisant en outre : le contenu de la formation détaillé et des supports pédagogiques envisagés, une présentation des modalités pédagogiques proposées par l organisme, une présentation de l organisme (une connaissance du contexte serait particulièrement appréciée), le nom et le profil détaillé du formateur axé sur ses expériences dans le domaine (CV), le matériel souhaité, une proposition de dates de formation. - L acte d engagement, complété, daté et signé et ses annexes. L acte d engagement valant convention de formation professionnelle, sera visé par le prestataire, puis contresigné par l Administrateur du Centre Siège dans le cas où le candidat est retenu. CRITERES DE SELECTION : Si la proposition satisfait aux caractéristiques du cahier des charges, les offres seront analysées selon les critères classés dans l ordre prioritaire suivant : 1. Qualité et valeur technique de la proposition pédagogique (contenu, modalités pédagogique, calendrier ). 2. Expérience du formateur au sein de la Fonction Publique et plus particulièrement des EPST, sur la problématique traitée. Page 4 sur 5

5 3. Le coût de la prestation : frais pédagogiques et tous frais annexes le cas échéant. CONVENTION ET FACTURATION : L acte d engagement, valant convention de formation professionnelle, sera visé par le prestataire, puis par l Administrateur de Centre Siège de l INRA. Le règlement sera effectué par virement administratif à l issue de la formation, au vu de la facture, de l acte d engagement, de la liste d émargement et des questionnaires d évaluation de la formation à chaud. CONDITIONS D ANNULATION DE LA FORMATION : L INRA se réserve le droit d annuler sans aucune pénalité toute formation, dans un délai de 15 jours francs avant le début de ladite formation. Page 5 sur 5