Projet Déménagement Siège de Poitiers. Réunion des correspondants 27 janvier 2014

Transcription

1 Projet Déménagement Siège de Poitiers Réunion des correspondants 27 janvier

2 Les sites qui déménagent ENTITES SERVICES DU SIEGE (sauf Archives) DEPART T1 ARRIVEE INFORMATIQUE DE PROXIMITE COMITE D ENTREPRISE DELEGUES DU PERSONNEL T3 NOUVEAU SIEGE LOGISTIQUE T4 ARCHIVES T1 T3 (ex locaux du CE) 2

3 Phase préparatoire : le tri Campagnes de tri : objectifs, ne garder que ce qui est essentiel à l activité (3 ml par personne) Mise à disposition sur une période de 15 jours de 2 containers par étages selon le planning indiqué ci-dessous Pour les autres services, mise à disposition de sacs en toile Février Janvier Avril Mars M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V ETAGE S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V ETAGE 2 ETAGE S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L ETAGE 1 RDC M M J V S D L J ETAGE 3 ETAGE 2 RDC 3

4 Le rôle du correspondant déménagement Garant des données du fichier de transfert des effectifs : respect zoning, implantations départ et arrivée, données informatiques et téléphonie Garant des données du fichier de transfert de matériel : coffres, imprimantes Assiste le déménageur dans la préparation du transfert Démultiplie ce bagage au sein de son service Sensibilise les collaborateurs sur la nécessité d anticiper la mise en caisses et armoires roulantes et suit l opération déménagement dans son service Vérifie que les armoires et autres mobiliers de rangement sont vides avant le départ des collaborateurs le vendredi A compter du lundi, veille à la centralisation des caisses vides et armoires à roulettes aux endroits prévus à cet effet Enrichit si besoin le bagage présenté en séance : points à préciser, complément d information que vous jugez utile d insérer. 4

5 Les étapes AVANT LE DEMENAGEMENT J-7 : le déménageur fournit les caisses, les armoires roulantes, les étiquettes pré imprimées Du lundi au jeudi, le personnel range ses caisses, les étiquette, les met sur son armoire roulante qu il complète avec le contenu de son armoire. Une fois terminé, il étiquette son armoire roulante LE JOUR DU DEMENAGEMENT Vendredi 4 avril à partir de 16h : déconnexion de l informatique par le déménageur Vendredi 4 avril, 16h à samedi 22h : le déménageur assure le transport des armoires roulante vers le poste de travail d arrivée Samedi 5 avril, 8h à 14h : reconnexion de l informatique par le déménageur APRES LE DEMENAGEMENT (lundi et mardi) Le personnel déballe les caisses et les armoires roulantes Le déménageur assure l enlèvement des armoires roulantes et des caisses vides 5

6 Retro planning ITEMS MARS AVRIL L M ME J V S D L M PREPARATION Livraison caisses plastiques, étiquettes et armoires roulantes Mise en caisses et en armoires roulantes par le personnel Mise en armoires roulantes par le prestataire (compactus) TRANSFERT Déconnexion informatique 16h00 Transfert informatique, caisses, et armoires roulantes Reconnexion informatique Transfert PF téléphonique et Agence des professionnels 14h00 Pointage transfert: informatique, caisses Déballage et mise en armoires roulantes par le personnel SAV SAV par le déménageur 6

7 Ce qui est déménagé Les caisses et armoires à roulette que vous avez préalablement remplis : De vos affaires personnelles (contenu des tiroirs de bureau) Des documents de travail o o Les fournitures bureautiques du service (crayons, gomme ) Le contenu des armoires actuelles Les équipements informatiques (à ne pas mettre en carton) Les unités centrale, les écrans. La souris, le clavier, les scanners et lecteurs CD-DVD externes individuels Les socles des ordinateurs portables Les téléphones Les archives compactus existantes Les coffres Les ordinateurs portables sont emportés par les collaborateurs le vendredi à 16h Le déménageur assure la déconnexion et la reconnexion du matériel informatique et des téléphones 7

8 Le matériel de déménagement Affaires personnelles (dans et sur les bureaux) 2 caisses/personne Armoires à roulette Déménageurs Documents de travail (dans les armoires) Etiquetage 8

9 Conditionnement des caisses plastiques Notez sur vos caisses les informations qui permettent : d identifier le contenu, d alerter sur le caractère FRAGILE du contenu de comptabiliser le nombre de caisses que vous avez à transférer : 1/2, 2/2 Précautions: aucun objet de valeur, aucun objet tranchant ou coupant aucun liquide ni produit inflammable les remplir au maximum Mettre les objets lourds au fond de la caisse Positionner la caisse àla verticale, permet d'utiliser toute la surface de la caisse et de sécuriser le contenu des dossiers suspendus 9

10 L étiquetage 1 Numéro par poste de travail Niveau Niveau 2 Niveau 1 Niveau 0 (RDC) Duval Pierre S A Vert Bleu Rouge Orange Nom Prénom personne transférée S = Siège 0 = RDC 050 = Numéro de pièce A = Numéro poste dans la pièce 1 Couleur par étage bâtiment arrivée Etiquettes pré imprimées fournies par le déménageur 10

11 Exemple de plan de classement Numéro de l étage et de la pièce = Numérotation des armoires dans le sens des aiguilles d une montre en entrant dans la pièce Armoire 1 = Etagère 5 = armoire haute largeur 1.2m = 6 mètres linéaires rangement = 12 cartons= 1armoire roulante (1 étagère= 1 mètre linéaire= 2 cartons) Etagère 1 =

12 Ce qui n est pas déménagé Le mobilier actuel : bureaux, chaises, armoires, mobilier de rangement divers, porte-manteaux. Les bouilloires, les radiateurs : éléments à emporter au domicile s ils sont personnels. Pour les autres appareils électroménagers, un groupe de travail nommé «règles de vie» statue sur leur devenir. Toutes les armoires et autres mobiliers de rangement doivent être impérativement vidés. Les documents papier non déménagés seront à déposer dans des sacs prévus à cet effet. Seuls les objets étiquetés seront déménagés 12

13 Les correspondants déménagement CORRESPONDANT SERVICE/UNITE TELEPHONE MESSAGERIE Olivia BROQUIN AGENCE DES PROFESSIONNELS Nicolas COUTELEAU GESTION ARCHIVES PHYS. ET NUM Dominique THELLIEZ POLE ECONOMIE SOCIALE Didier MELIN INSTALLATION MAINTENANCE Antoine GEORGET DEPT. DEV. PRESCRIPT. EXPERTISE Frédéric HERAUT DEVELOPPEMENT OFFRES FLUX CATP Catherine GOHEL SERVICE DEV. GESTION ASSURANCES Fabrice METAI SERVICE CONTROLES PERIODIQUES Bernadette BOBIN DIR. RESEAUX ET BANQUE PRIVEE Frédéric POINET SERVICE ORG. SUIVI. PLAN ENTRE Muriel LESEUX SERVICE FONC. SECURITE IMMEUBLES Marylène RAFFIN-HERAULT REPROGRAPHIE Patrice OLIVIER SERV. RELATIONS CREDITS CLIENTS Patrick MORICET DPT. CONTROLE PERMANENT Yvain CHAUVINEAU SERVICE BANQUE EN LIGNE PFT WEB Murielle CHASTANET SERV. ENGAGEMENTS PARTICULIERS Marc DAVID UNITE PERI INFORMATIQUE Claire ROWARCH SERVICE COMM. INTERNET MARKETING

14 Les correspondants déménagement CORRESPONDANT SERVICE/UNITE TELEPHONE MESSAGERIE Emmanuel BENETTI SERVICE GEST. FINAN. CRTL. GEST Nadine BRAULT-BARRAULT DIR. OFFRES INNOV. ET LOGISTIQUE Mariame LYACOUBI SERV. ENGAG. ENTRE. PRO ET AGRI Dominique ONILLON OUTILS PROCESS CREDITS Thibaut COLIN SERVICE COMPTABILITE GENERALE Véronique DECOURT SERV. POLE COMMUN BALE II ET III Emilie ROBINEAU SERV. RECOUVREMENT CONTENTIEUX Maryse COUSSON DIRECTION ENGAGEMENTS IMMOBILIER Delphine SALZERT EQUIPE INGENIERIE PATRIMONIALE Marie-Agnès MORILLON EXPERTISE PROF. POITIERS Suzanne RATEAU SECRETARIAT DE DIRECTION Judicaël THOMAS ECOLE DES VENTES POITIERS Xavier ADHERA ANIMATION VENTES POITIERS Alain BATONNEAU EXPERTISE PROF. POITIERS