EXEMPLES DE CHAMPS LIBRES (sur les opérations)

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1 EXEMPLES DE CHAMPS LIBRES (sur les opérations) WINGS Software Flexibilité, efficacité et précision

2 1. Généralités L objectif de ce complément est de donner quelques exemples de champs libres sur les opérations. Ce sera aussi l occasion de clarifier le fonctionnement de ce module. Des champs utilisateurs peuvent être créés pour plusieurs fichiers de base. Si vous créez un tel champ, il apparaîtra sur un onglet Extra, dans le fichier de base correspondant. 2. Spécificités Les champs utilisateurs peuvent être utilisés sur des opérations clients et fournisseurs. Ces champs peuvent apparaître dans l en-tête et les lignes de détail de l opération. Les champs libres peuvent être imprimés sur les documents des opérations via Gestion Impression et Création. Les champs libres peuvent être importés dans Wings lors de l utilisation de la WCI (Wings Commercial Interface). Les champs libres sur les opérations sont disponibles à partir de la version Wings Enterprise. Wings Champs libres - Logistique 2

3 3. Champs utilisateurs sur les fichiers de base Des informations spécifiques peuvent être utiles ou indispensables pour certaines entreprises. Pour pouvoir introduire ces informations, vous devez définir plusieurs champs libres dans un tableau de saisie pour les clients, les fournisseurs, les comptes généraux et analytiques, les adresses de livraison, les contacts clients et les produits. Vous pouvez intégrer ces données dans le fichier de base correspondant dans un onglet Extra supplémentaire par fiche. Vous pouvez utiliser ces informations lors de la définition et de l impression de listes, de rappels et comme champ supplémentaire lors de l impression de postes ouverts. Elles peuvent également servir de filtre ou de colonne informative pour la recherche de données. Wings Champs libres - Logistique 3

4 Lors de la définition des commentaires, vous trouverez les champs libres dans la liste de sélection ([Ctrl] + [F]). Rem. : les champs libres définis pour les comptes généraux sont également repris dans l onglet Extra des comptes financiers. Wings Champs libres - Logistique 4

5 4. Champs utilisateurs sur les opérations Ou Cliquez sur Gestion Cliquez sur Champs personnalisés Cliquez sur Opérations de vente Appuyez sur [Alt] + [G] Appuyez sur [Alt] + [C] Appuyez sur [R] Vous pouvez utiliser des champs utilisateurs sur les opérations de vente et d achat. L écran se compose de deux parties : des champs «type» sont définis en haut de l écran. La moitié inférieure de l écran permet la saisie des champs libres par tableau d opération. Wings Champs libres - Logistique 5

6 4.1. Définition de champs «type» Vous pouvez saisir les champs «Type» que vous souhaitez utiliser directement dans ce tableau. Par ex. SN signifie «numéro de série» dans cet exemple. Des champs libres sur les opérations peuvent aussi être prévus en faisant simplement référence à un champ utilisateur déjà existant dans un fichier de base. Par ex. PHOTO réfère au tableau de produits et, dans ce tableau, au champ «PHOTO» (Image), grâce auquel on ajoute une image. Si vous voulez faire référence à un champ du fichier de base, vous devez sélectionner «Table réf». Dans l exemple de PHOTO, le tableau de référence est «product». Sélectionnez, ensuite, un champ «Ref.» dans ce tableau. Le champ de référence défini avec le produit porte le code «PHOTO», qui signifie «image». Un champ avec une indication «type» (par ex. SN) est donc suffisant pour reprendre ce type dans le tableau. Il est possible de supprimer un champ «type» (avec le bouton ) uniquement si ce champ n apparaît pas dans la définition d un champ «tableau». Wings Champs libres - Logistique 6

7 4.2. Définition des champs «tableau» Généralité Pour pouvoir définir des champs «tableau», vous devez d abord sélectionner le tableau souhaité. Cliquez, pour ce faire, sur. Par ex. «détails de la commande» Après la saisie d un nom unique, vous pouvez sélectionner les champs que vous souhaitez placer sur les lignes de détail de la commande. Il doit toujours s agir de «champs type». Par ex. «PI» (Photo) et «SN» (numéro de série). Le champ type PHOTO définit donc le type du champ (image). Les champs «type» ont l avantage de présenter la même apparence sur les différents tableaux (commandes, livraisons, etc.). Indiquez la description du champ «tableau», dans quatre langues, à droite de l écran. Cette description devient alors l en-tête de la colonne dans les lignes de détail de la commande. Entrée : indique que le champ en question est disponible en appuyant sur [Entrée]. Modifier : indique que le champ est modifiable dans les opérations. Validation : «obligatoire» peut être sélectionné pour un champ texte. Il doit alors être rempli. Pour les champs numériques, la validation est «Positive» (> = 0) ou «Strictement positive» (> 0). Wings Champs libres - Logistique 7

8 Valeur par défaut Une fois l opération créée, cette valeur sera proposée, à moins qu un tableau de référence dans lequel la valeur doit être reprise n ait été indiqué. Par ex. Province 1. Par défaut lors à la saisie Lors de l encodage de l opération, vous indiquez ici le tableau dans lequel la valeur par défaut doit être reprise pour le champ. Vous pouvez aussi laisser le champ vide. Dans ce cas, la valeur par défaut est reprise automatiquement. L exemple montre que la valeur pour le champ «Province» doit être reprise dans la fiche client. Il peut s agir d HASSELT par exemple. Si vous laissez ce champ vide, la valeur par défaut sera reprise chaque fois, à savoir «ANVERS». Wings Champs libres - Logistique 8

9 Par ex. Chef de chantier 2. Par défaut à la saisie La deuxième combinaison est utilisée uniquement si le lien avec le tableau qui apparaît dans la première combinaison n existe pas pour l opération en question. L exemple montre que la valeur pour le champ CH (Chef de chantier) doit être reprise dans l adresse de livraison du client. S il n y a pas d adresse de livraison, la deuxième combinaison est appliquée et la valeur pour le champ «Chef de chantier» est reprise dans la fiche client. Si vous ne remplissez rien, aucune valeur ne sera proposée. Wings Champs libres - Logistique 9

10 Spécificités 1. Par défaut à la commande Cette sélection est uniquement active pour l En-tête Commande/Détail de la commande. Vous indiquez le champ libre dans lequel la valeur doit être reprise lors de la commande d une offre. Par ex. Détail de la commande Le tableau «Détail de la commande» affiche le champ libre «SN». L objectif est donc de reprendre le numéro de série du détail de l offre dans le détail de la commande. La valeur par défaut lors de la saisie manuelle est «Produit». On utilisera alors la valeur du champ «NS» pour «Product». Lors de la commande d une offre, les valeurs des lignes de détail du champ «NS» devront être reprises dans l offre. Le champ libre peut être défini comme champ d impression dans le document en question. Wings Champs libres - Logistique 10

11 2. Par défaut à la livraison Cette sélection est uniquement active pour l En-tête Livraison/Détail de la livraison. Vous indiquez le champ libre dans lequel la valeur doit être reprise à la livraison d une commande. Par ex. En-tête Livraison Le tableau «En-tête Livraison» affiche le champ libre «FD». L objectif est donc d indiquer qu un escompte s applique sur cette livraison. Il ne s agit ici que du marquage (escompte ou pas). C est purement indicatif. Cela n empêche donc pas que le champ Escompte contienne une valeur même si l utilisateur n a pas coché le champ «Escompte». Aucune valeur par défaut spécifique n est prévue dans cet exemple. La valeur par défaut habituelle de ce champ utilisateur sera reprise automatiquement. Cet exemple ne comprend qu une case à cocher où l utilisateur indique si un escompte s applique ou pas. L objectif est de pouvoir effectuer une sélection par la suite sur toutes les livraisons avec un escompte. Par ex. En-tête Livraison cocher escompte lors de la saisie de la livraison Wings Champs libres - Logistique 11

12 Dans l exemple, on cherche d abord sur toutes les livraisons du client Aalbrechts. Toutes les livraisons s affichent. Cliquez sur l onglet «Extra» et cochez «Escompte?». Cliquez sur l onglet «Sélection». Seules les livraisons avec un escompte s affichent. (Voir aussi : champs de filtrage dans ce manuel). Wings Champs libres - Logistique 12

13 2. Par défaut à la livraison Par ex. Détail de la livraison Le tableau «Détail de la livraison» contient le champ libre «CM». L objectif est d indiquer par ligne de produit la méthode selon laquelle les marchandises doivent être livrées/retirées. Dans cet exemple, il y a un champ utilisateur pour le produit. Ce champ utilisateur indique les différentes possibilités avec un menu déroulant. Il a été choisi d utiliser le champ «CM» comme «Par défaut à la saisie» comme il a été rempli pour le produit. Pour «Par défaut à la livraison», les valeurs des lignes de détail de la commande doivent être reprises lors de la livraison de la commande sur les lignes de détail de la livraison. Cela donne le résultat suivant : Dans les lignes de détail de la livraison, le champ s avère être un champ «entrée» et la sélection sur le champ peut encore être modifiée dans la livraison, parce que des sélections supplémentaires ont été effectuées pour le champ en question. Wings Champs libres - Logistique 13

14 Champs «entrée» et «modifier» A côté de l indication d un champ «entrée», il est possible de placer le champ correspondant sur «modifier». La sélection peut alors être modifiée dans l opération, à savoir les lignes de détail sur la livraison. Wings Champs libres - Logistique 14

15 Champs de filtrage En cochant cette case, vous indiquez que le champ en question peut être utilisé pour filtrer dans l en-tête de l opération Par ex. Filtrer sur le champ «PRO» (Province) dans l en-tête de la commande. Dans la recherche de commandes, vous pouvez utiliser l onglet Extra pour filtrer sur le champ. Wings Champs libres - Logistique 15

16 Groupage pour les factures groupées Cette sélection est uniquement active pour l En-tête Livraison/Détail de la livraison. L objectif est de pouvoir reprendre les En-têtes Livraison/ Détails de la livraison lors de la création de factures groupées lorsque la valeur du champ libre est identique. Par ex. En-tête Livraison Le tableau «Détail de la livraison» contient le champ libre «CM». L objectif est d indiquer par ligne de produit la méthode selon laquelle les marchandises doivent être livrées/retirées. Les différentes livraisons seront groupées sur des factures groupées avec la même valeur dans l en-tête pour le champ «CM». Plusieurs livraisons sont mentionnées pour le client. Pour la livraison numéro 9, on a sélectionné «AF MAGASIN» pour le retrait. Pour la livraison numéro 14, on a sélectionné «FRANCO MAISON» pour le retrait. La livraison numéro 9 est donc une facture groupée et la livraison numéro 14 (voir exemple) est réunie sur une autre facture groupée. Wings Champs libres - Logistique 16

17 4.3. Consultation/impression des historiques Généralités Des champs libres font partie de la sélection lors de la consultation et de l impression des historiques. Dans l exemple, on demande l historique pour le client AALBRECHTS, mais avec une sélection sur le type de retrait. Toutes les livraisons qui affichent le type de retrait «FRANCO MAISON» doivent donc être sélectionnées. Wings Champs libres - Logistique 17

18 5. Utilisation des champs libres dans la WCI (Wings Commercial Interface) Les propriétés suivantes sont définies pour les champs libres : HdrUserDefinedField LineUserDefinedField Wings Champs libres - Logistique 18