Fiche U24 : EDITION DE COURRIERS ET DOCUMETATION. Guide de l'utilisateur. Edition Première Edition Standard Edition Professionnelle

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1 Guide de l'utilisateur Fiche U24 : EDITION DE COURRIERS ET DOCUMETATION Cart@DS CS est livré avec une bibliothèque de modèles de courriers prêts à l'emploi. Les documents sont générés aux formats Word (Doc, Docx) ou PDF. De plus, chaque dossier dispose d un classeur numérique utile à l archivage des documents du dossier : courriers, arrêté, plans, schémas, photographies, etc. Très pratique, ce classeur multimédia permet non seulement de stocker tous types de fichiers du dossier mais il permet de plus de connaître l'émetteur du document, sa date d'émission et d'ajouter des mots clés au fichier. Retrouvez dans cette fiche l'ensemble des fonctionnalités liées à l'édition et l'archivage de ces documents. Edition Première Edition Standard Edition Professionnelle

2 GESTION DE LA DOCUMENTATION Fiche U24 : EDITION DE COURRIERS ET DOCUMETATION GESTION DE LA DOCUMENTATION Accès à la documentation... 3 a. Cas général... 3 b. Accès direct à la documentation depuis une fenêtre d édition... 4 c. Accès direct à SharePoint Création de l espace documentaire Le plan de classement... 6 a. Plan de classement standard... 6 b. Plan de classement personnalisé Manipulation sur la documentation... 8 a. Mode Système de fichiers local ou Réseau... 8 b. Mode SharePoint via Client Object Model EDITION DE DOCUMENT INSERTION D ARTICLES OU «CLAUSES-TYPES» Cas général Prescriptions GESTION DES METADONNEES ET APPROBATION AVEC SHAREPOINT /17

3 GESTION DE LA DOCUMENTATION 1. GESTION DE LA DOCUMENTATION 1.1. Accès à la documentation a. Cas général Pour accéder à la documentation d un dossier, cliquer sur l arborescence disponibles». «Voir la liste des documents A noter que cet icône n apparaît pas dans le cas où vous ne possédez aucun droit sur la documentation. Une fois l arborescence activée, le dossier présente : d une part, la liste des documents disponibles à éditer, classés par phase : 3/17

4 GESTION DE LA DOCUMENTATION et d autre part la documentation du dossier : L aperçu de la documentation varie en fonction du mode de documentation paramétré sur Cart@DS CS : Système de fichiers local ou réseau ou Sharepoint via Client Object Model. Dans le cas d une documentation SharePoint, la documentation est répartie selon 2 onglets : Tous les documents Documents de mon groupe. En effet, un système d approbation avec SharePoint peut être mis en place. Ainsi seuls les documents approuvés seront visibles par l ensemble des utilisateurs depuis l onglet Tous les documents. En fonction de vos droits, l onglet Documents de mon groupe présentera les documents soumis à approbation ou non. L icône indique à l utilisateur sur quel onglet il se situe. b. Accès direct à la documentation depuis une fenêtre d édition Vous trouverez dans de nombreuses fenêtres de saisies la possibilité d enregistrer votre saisie puis d accéder directement à l espace documentaire. Pour cela, utilisez le bouton de validation. 4/17

5 GESTION DE LA DOCUMENTATION L espace documentaire se positionne alors à la phase courante dans laquelle vous vous trouviez précédemment. c. Accès direct à SharePoint Dans le cadre d une documentation sous SharePoint, cliquer sur l icône disponible dans la barre d actions inférieure pour accéder directement à la documentation du dossier (uniquement sous SharePoint). 5/17

6 GESTION DE LA DOCUMENTATION 1.2. Création de l espace documentaire L espace documentaire du dossier est créé automatiquement dès la création du dossier dans Cart@DS CS. Cependant il peut arriver que ce dernier n ait pas été créé dans certains cas (cas d une reprise de données par exemple). Pour y remédier, cliquez sur Créer l espace documentaire Le plan de classement La documentation du dossier est décomposé en sous répertoires classés par thème. Les répertoires accueillent tous les fichiers numériques en rapport avec le dossier. Tous les formats numériques sont supportés : doc, docx, odt, pdf, dwg, tiff, jpg, etc. L organisation des répertoires au sein d un dossier est appelé le Plan de classement. a. Plan de classement standard Le plan de classement standard proposé dans Cart@DS CS est le suivant : 6/17

7 GESTION DE LA DOCUMENTATION Correspondances : répertoire destiné à accueillir toutes les correspondances entre le pétitionnaire et votre collectivité. Pièces du dossier : répertoire destiné à accueillir toutes les pièces du dossier : réglementaires ou facultatives utiles à l instruction (Cerfa, PCM1, PCM2, etc.) ; liées au récolement des travaux (DOC, DAACT et pièces connexes). Ce répertoire est mis à disposition des services pour consultation au niveau du portail dématérialisée de réponses des services. Dossier d études : répertoire destiné à accueillir toutes les pièces qui ont trait au récolement de la phase Suivi du chantier ainsi que toutes les pièces liée à l instruction technique du dossier. Avis des services : répertoire destiné à accueillir les documents de réponse des différents services consultés pour le dossier. Avis des services communautaires : répertoire destiné à accueillir les documents de réponse des différents services consultés pour avis communautaire. Les services se connectant au Portail dématérialisée de réponse des services peuvent ajoutant directement des documents dans le plan de classement du dossier. Aussi, les documents joints par les services (hors services consultés pour avis communautaires) seront ajoutés automatiquement au répertoire Avis des services. Les documents joints par les services consultés pour avis communautaires seront quant à eux ajoutés directement au répertoire avis des services communautaires. Divers : répertoire destiné à accueillir les dopcumets annees de votre choix. 7/17

8 GESTION DE LA DOCUMENTATION b. Plan de classement personnalisé Le plan de classement peut être personnalisé par l administrateur de la solution. Dans ce cas, vous pouvez rover d autres répertoires associés au plan de classement. Contacter alors l administrateur de votre site pour connaitre les spécificités associées au plan de classement de vos dossiers Manipulation sur la documentation Les actions sur la documentation dépendent du mode de documentation paramétré de vos droits et du navigateur utilisé. a. Mode Système de fichiers local ou Réseau Pour réaliser une action sur la documentation, réalisé un clic-droit sur un document ou sur l un des répertoires du plan de classement puis sélectionnez l action à mener. Cible Action Droit sur la documentation Consultation Modification Ajout Suppression Répertoire Répertoire Répertoire Fichier Fichier Fichier Fichier [Clic- droit]\ajouter un fichier [Clic- droit]\nouveau répertoire [Clic- droit]\ Supprimer le répertoire [Clic- droit]\ouvrir un copie (ou double-clic) [Clic- droit]\ouvrir le fichier depuis le serveur (UNC*) [Clic- droit]\ Renommer le fichier [Clic- droit]\ Supprimer le fichier X X X X X X X * Action disponible uniquement en mode Chemin UNC. Cas particulier : dans le cas où vous utilisiez un mode de documentation Système de fichiers local ou Réseau en mode UNC l action Clic- droit]\ouvrir le fichier depuis le serveur est conditionnée selon le navigateur utilisé. 8/17

9 GESTION DE LA DOCUMENTATION Pour des raisons de sécurité, certains navigateurs empêchent l ouverture de fichiers stockés sur un serveur. Le fichier est téléchargé et stocké dans les répertoires internet temporaires de votre poste de travail. C est par exemple le cas des dernières versions de Firefox (à partir de la version 3.6). Modification du fichier prefs.js ou user.js : Pour contourner cette limitation, vous devez ajouter un fichier dans Firefox pour lui spécifier qu il peut accepter la lecture et écriture dynamique de fichiers provenant d un site spécifié dans ce fichier. Ce fichier doit être nommé «user.js» ou «prefs.js». Il est être stocké dans le répertoire «%APPDATA%\Mozilla\Firefox\Profiles\XXXX.default\» (exemple : C:\Users\monprofil\AppData\Roaming\Mozilla\Firefox\Profiles\xxxx.default\user.js). Editez le fichier via un éditeur de texte puis copier à la fin les lignes suivantes : user_pref("capability.policy.policynames", "localfilelinks"); user_pref("capability.policy.localfilelinks.sites", " user_pref("capability.policy.localfilelinks.checkloaduri.enabled", "allaccess"); Remplacez en dernière ligne l'adresse l adresse du site Cart@DS CS. Si vous utilisez Internet Explorer, il n y a aucune manipulation particulière à réaliser. A noter que cette fonctionnalité n est pas disponible sous chrome. b. Mode SharePoint via Client Object Model Utilisez les outils fournis par votre GED afin d'ajouter de nouveaux fichiers et/ou modifier vos documents existants. 9/17

10 EDITION DE DOCUMENT 2. EDITION DE DOCUMENT Pour chaque phase de traitement de vos dossiers, le logiciel CS vous propose d éditer des documents prédéfinis de traitement de texte, qui se complètent automatiquement avec les informations imputées au dossier en cours. Vous pouvez ajouter le cas échéant vos mentions particulières prédéfinies sur le document directement. Pour télécharger un document, il vous suffit de le sélectionner dans l arborescence à gauche afin que l onglet Téléchargement spécifique à son édition apparaisse. Le cas par exemple ci-dessous de Récépissé maison individuelle : 10/17

11 EDITION DE DOCUMENT Modifiez éventuellement les paramètres d édition : le nom du fichier : vous pouvez modifier le nom proposé par défaut. Ecraser le fichier si déjà existant : si vous souhaitez écraser le fichier existant dans le cas où la documentation comporte déjà un fichier de même nom. le format d édition : vous pouvez sélectionner le format ".pdf " ou ".docx" à la place du ".doc " proposé par défaut. Dans le cas où vous ne disposez pas de traitement texte Word, utilisez le bouton. Celui-ci permet d accéder aux outils de traitement de texte propres à Cart@DS CS. Attention, la mise en forme peut être altérée. Choisissez le mode d édition : Archiver et télécharger une copie est destiné à éditer le document et à l enregistrer simultanément dans la Documentation ; Télécharger uniquement est destiné à éditer le document sans l enregistrer dans l onglet de Documentation, Archiver uniquement est destiné à enregistrer le document dans l onglet de Documentation sans l éditer. A noter que le bouton d édition se modifie en fonction du mode d édition sélectionné : L'utilisateur peut spécifier le mode, l écrasement ou non et le format d'enregistrement par défaut des courriers à éditer dans le menu Utilisateur/Gérer mes préférences. 11/17

12 EDITION DE DOCUMENT La case Accès à la documentation après génération du document permet à utilisateur de se positionner directement sur l onglet Documentation une fois le courrier archivé. Archiver un document sert à conserver un exemplaire de la réalisation automatique du document avec les informations saisies, et ce sur serveur pour l ensemble des utilisateurs qui y ont le droit d accès. Les modifications apportées sur le document archivé seront conservées (sous réserve que ces dernières aient été enregistrées). Si vous avez cliqué sur le bouton copie du document téléchargé sera alors ouvert sur votre poste en local. en mode Archiver et Télécharger, une La fenêtre ci-contre est proposée : cliquez sur Ouvrir. Le document s ouvre alors dans une nouvelle fenêtre (vous pouvez décocher la case Toujours demander avant d ouvrir ce type de fichier, ce qui vous évitera de voir cette fenêtre à chaque édition). Les modifications ne seront pas réalisées sur l exemplaire du serveur, mais sur une copie présente seulement sur votre poste. Dans ce cas, si vous souhaitez conserver vos changements pour l ensemble des utilisateurs qui ont le droit d accès au document, enregistrez la copie modifiée sur votre disque, et téléchargez-la à nouveau dans l'espace documentaire du dossier. Choisissez le modèle du document. Dans le cas d'une structure intercommunale, vous pouvez sélectionner à la place du «Modèle intercommunal» proposé, le «Modèle de la commune». Choisissez le destinataire. Vous pouvez sélectionner à la place du «Demandeur principal» proposé par défaut soit l ensemble de «Demandeur(s). Si vous éditez le document pour tous les demandeurs ou tous les demandeurs, vous obtiendrez un document à destination de chacun d'eux. Choisissez le répertoire de la documentation dans lequel sauvegarder le document en cas d archivage s il n est pas coché par défaut (paramètre de l application). Si aucun répertoire n est coché, le document est archivé à la racine de la documentation. 12/17

13 INSERTION D ARTICLES OU «CLAUSES-TYPES» A noter la présence d'un message spécifiant le succès de l'archivage d'un document. Lorsque vos choix d édition sont réalisés, cliquez sur le bouton d édition correspondant ( ). 3. INSERTION D ARTICLES OU «CLAUSES-TYPES» 3.1. Cas général Il existe probablement un certain nombre de mentions particulières que vous ajoutez régulièrement aux documents que vous imprimez : mentions générales, visas et considérants. C est ce que nous appelons des Articles (ou des Clauses types). Lorsque vous sélectionnez un document dans l arborescence à gauche pour accéder à son édition, si ce document possède des signets paramétrés par votre administrateur fonctionnel, alors le nom des signets apparaît sous la forme de nouveaux d onglets. Pour ajouter un article, double-cliquez sur ce dernier. Modifier le cas échéant la mise en forme de ces articles. Une fois les éléments de l onglet Téléchargement configurés et vos articles, il ne vous reste plus qu à cliquer sur le bouton d édition pour éditer et/ou archiver le document. Les articles ajoutés s insèreront automatiquement au niveau des signets correspondants dans le document. 13/17

14 GESTION DES METADONNEES ET APPROBATION AVEC SHAREPOINT Les articles doivent être définis au préalable par l'administrateur au niveau de l'espace d'administration au niveau du menu Paramétrage\Options\Urbanisme, rubrique \Document\Article. A noter que ces derniers peuvent être filtrés selon la décision du dossier. L'insertion de signets dans le modèle de courrier est réalisée via l utilitaire Cart@DS MPC, menu Outils\ Personnalisation des documents Prescriptions Dans le cas où vous souhaiteriez faire remonter les prescriptions des services consultés dans vos documents, utilisez le signet PrescriptionsServices (ou PrescriptionsAvisCommunuataire dans des avis communautaires). Vous retrouverez ainsi toutes les prescriptions des consultations du dossier à l onglet Prescriptions. 4. GESTION DES METADONNEES ET APPROBATION AVEC SHAREPOINT Les métadonnées d un fichier sont les informations qui permettent de décrire le fichier : sa date de création, l opérateur qui l a créé, son poids (au fichier), son format, etc. Dans le cadre de fichiers liés au Droit des sols, nous avons défini un ensemble de métadonnées que nous jugeons pertinentes pour traiter le volet Droit des Sols et notamment la dématérialisation des procédures. Ces métadonnées sont provisionnées par Cart@DS au fil de l avancement du dossier. Pour accéder aux métadonnées d un fichier, cliquez sur celui-ci puis sur l'action Afficher les propriétés. Une fenêtre telle que celle-ci-dessous apparaît. 14/17

15 GESTION DES METADONNEES ET APPROBATION AVEC SHAREPOINT Les champs d informations relatifs à un document peuvent être mis à jour par Cart@DS CS ou manuellement par l opérateur : Nom : Il s agit du nom du fichier. Ce champ n est pas modifiable car il se remplit automatiquement au téléchargement ou à la création du fichier. Nom du dossier : Il s agit du numéro de dossier auquel est attribué le fichier : ce champ n est pas modifiable car il se remplit automatiquement au téléchargement ou à la création du fichier Titre : nom + extension du fichier. Code CERFA de la pièce : ce champ est lié aux seules pièces réglementaires du dossier, déposées en mode dématérialisé ou non. Il se remplit automatiquement seulement dans le cas où le fichier se rattache à une pièce (PCM1, PCM2, PC1, etc.) 15/17

16 GESTION DES METADONNEES ET APPROBATION AVEC SHAREPOINT Auteur CCS : Il s agit du nom de l utilisateur connecté à Cart@DS CS ayant ajouté le fichier dans la partie Documentation : ce champ n est pas modifiable car il se remplit automatiquement au téléchargement ou à la création du fichier. Nom du signataire : il s agit du nom du signataire du document envoyé. Date de signature : date de signature du document. Date de transmission : date de transmission du document. Date de retour de l accusé de réception : Il s agit de la date de l accusé de réception du document envoyé sous forme Papier / Papier avec accusé de réception, par ou signé. Date de dépôt : en cas de dépôt d une pièce dématérialisée dans la GED Décision du dossier : Décision du dossier Liste des participants : Liste des participations émises sur le dossier Direction : Direction Communicabilité : communicabilité du fichier (Oui, Non, Restreinte) Exécutoire : Indique si le document a été rendu exécutoire s il y a lieu (Non, En attente Retour préfecture Exécutoire, Définitif) DUC : Durée d'utilisation courante (en années) DAE : Durée d'utilisation administrative (en années) Type de document : méthode d approbation (Décision, RCU, Délais ou aucun) Il peut être souhaité que l auto approbation soit déclenchée suite à un évènement dans Cart@DS par exemple. L interface Cart@DS est livrée en standard avec l approbation automatique des documents lorsque : * La date de notification des délais est spécifiée [Délais] ; * La date d avis du Centre Communautaire centralisant la consultation de certains services est saisie (Avis RCU) [RCU] ; * La date de décision de l autorité compétente est saisie [Décision]. Statut : Statut du document (brouillon, A valider, Validé, Archivé, Auto approuvé) La modification de la valeur du champ Statut impacte l approbation SharePoint. Sort final : Sort final après la DAE (A détruire A conserver, A étudier) Workflow : Nom du workflow à appeler. 16/17

17 GESTION DES METADONNEES ET APPROBATION AVEC SHAREPOINT Emetteur : personnes ou groupes de personnes émetteur(s). 17/17