Consultation pour la sélection du Prestataire Téléphonie mobile dans le cadre du Championnat du Monde de Handball 2017 CAHIER DES CHARGES

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1 Consultation pour la sélection du Prestataire Téléphonie mobile dans le cadre du Championnat du Monde de Handball 2017 CAHIER DES CHARGES JUIN 2016

2 Sommaire 1. PREAMBULE Contexte Le Championnat du Monde de Handball Responsabilité et objectifs du CO France Descriptif du marché Matériel à fournir Services Services optionnels Le règlement de consultation Article 1. Objet de la consultation Article 2. Condition de participation à la consultation Article 3. Calendrier de la consultation Article 4. Critères de sélection Article 5. Lot Article 6. Contenu des propositions Article 7. Réception des offres Article 8. Questions Article 9. Confidentialité ANNEXE 1 : GRILLE TARIFAIRE Document à compléter

3 1. PREAMBULE 1.1. Contexte Le 15 décembre 2011, la Fédération Internationale de Handball (IHF) a désigné la France comme pays hôte du Championnat du Monde de Handball Masculin en La Fédération Française de Handball (FFHB) s est vu confier par contrat conclu le 1 er février 2015, la responsabilité exclusive de l organisation du Championnat du Monde de Handball Masculin 2017 qui se déroulera en France du 11 au 29 janvier Pour assurer la réussite de l événement et mobiliser l ensemble des parties prenantes, la FFHB a créé le Comité d Organisation FRANCE 2017 («CO France 2017»), association Loi 1901, chargée de l organisation du Championnat du Monde de Handball Masculin L Assemblée Générale constitutive du CO France 2017 s est tenue le 30 novembre Le Championnat du Monde de Handball 2017 Le Championnat du Monde de Handball 2017 se déroulera du 11 au 29 janvier 2017 selon le calendrier prévisionnel de compétition joint en Annexe 1. 8 sites ont été retenus pour accueillir la compétition : 4 sites accueilleront les matchs de phase préliminaire (phase de poules) : Nantes ; Rouen ; Metz ; Paris. 4 sites accueilleront les matchs de phase éliminatoire (1/8 ième et ¼ de finale) : Montpellier ; Albertville ; Lille ; Paris. Paris accueillera les matchs de phase finale (1/2 finale ; finales) Brest accueillera la «Coupe du Président» (matchs de classement concernant les équipes non qualifiées à l issue de la phase préliminaire) Responsabilité et objectifs du CO France 2017 Le comité sera en charge de piloter et de mettre en œuvre, d un point de vue national et sur chacun des sites de compétition retenus, l ensemble des opérations d organisation du Championnat du Monde de Handball Masculin France La FFHB s est fixé trois objectifs majeurs pour le Championnat du Monde Masculin de Handball France Qualité : Organiser une compétition au plus haut standard international. Le Handball s affirme, en France et à l international, comme un des sports de salle majeurs. Le Championnat du Monde en est une vitrine privilégiée : la FFHB se doit d organiser une compétition au niveau des plus grands événements sportifs internationaux. L excellence de l organisation devra répondre voire dépasser les attentes de toutes les populations : les joueurs, leurs délégations, les médias, les partenaires, la famille du Handball, les pouvoirs publics, les spectateurs et les téléspectateurs. 3

4 Spectacle et fête populaire : Célébrer le Handball avec le grand public. Le Championnat du Monde, c est la fête du Handball, attendue par la famille du Handball nationale et internationale : les licenciés, les fans, les dirigeants... Le Championnat du Monde devra impliquer et faire participer le plus grand nombre : plus qu une succession de matchs, l événement doit devenir une grande fête populaire et proposer un spectacle attractif pour tous. Ouverture et héritage : Contribuer au développement du Handball et établir de nouveaux partenariats durables. L accueil du Championnat du Monde de Handball 2017 doit permettre de franchir une nouvelle étape dans le développement du Handball, en s ouvrant à d autres horizons : intéresser de nouveaux publics et les amener à s intéresser, regarder et à assister aux compétitions ; inciter de nouvelles entreprises à nouer des partenariats avec les clubs professionnels et les structures fédérales ; convaincre de nouveaux médias de relayer nos informations. L une des fonctions essentielles incombant au CO FRANCE 2017et faisant l objet de cette consultation, consiste à s assurer de la mise en place et du bon fonctionnement de l ensemble des opérations relatives à la restauration des VIP et de l Organisation du Championnat du Monde

5 2. Descriptif du marché Le présent Cahier des Charges a pour objet de définir les besoins du CO en termes de Téléphonie mobile, nécessaires à la tenue du Championnat du Monde de Handball Les prestations concernent : la fourniture du matériel de téléphonie mobile ; les services de télécommunications associés Matériel à fournir Les prestations dues au titre de cette consultation comprennent : - la fourniture des terminaux et des dispositifs annexes (chargeurs, kits piétons), - la documentation et le manuel utilisateur. Besoins Deux types de terminaux ont été identifiés : - des mobiles de type «avancé» (smartphone), permettant notamment l accès à internet ; - des mobiles de type «standard». Le tableau ci-dessous présente la volumétrie des besoins estimatifs : Population Smartphone Accès national Standard Accès national Standard Accès international Officiers de liaison Team managers Chauffeurs IHF Direction de site TOTAL Durée d utilisation : les appareils seront utilisés sur une durée d un mois environ, du 5 au 31 janvier (Ces dates seront ajustées en fonction des sites de compétition) Livraison / Reprise Les lieux de livraison des appareils sont : appareils au siège du CO à Boulogne-Billancourt appareils dans 7 sites : Albertville, Brest, Lille, Metz, Montpellier, Nantes et Rouen. Pour la reprise, les équipes du CO pourront reconditionner les appareils en vue d un enlèvement par un transporteur. 5

6 2.2. Services Abonnement Les appareils disposeront d un forfait illimité pour le mois de janvier 2017, avec appels/sms vers : - la France, pour 226 lignes ; - la France et l international, pour 20 lignes. Le CO fournira les données spécifiques à chaque abonnement pour la personnalisation par l'opérateur des services liés à chaque abonnement. En cas de déclaration de vol de terminal, l opérateur assurera la substitution d'abonnement vers un autre terminal. Pré-programmation Le fournisseur pré-programmera sur les appareils une liste de contacts fournie par le CO. Suivi des communications Afin de sécuriser les coûts de télécommunications, l opérateur devra proposer au CO : - la possibilité de «brider» certains portables sur une liste de numéros pré-définie ; - la possibilité de «bloquer» certains portables sur les appels nationaux ; - tout autre service susceptible d offrir au CO un moyen de suivi des consommations. En particulier, le fournisseur devra alerter le CO si le niveau de consommation subit une hausse subite et inhabituelle Services optionnels La localisation des terminaux Une centaine de véhicules seront mis à la disposition des officiels et autres accrédités. Les chauffeurs de ces véhicules seront munis de téléphones mobiles. Afin d optimiser son flux de transport, le Comité d Organisation souhaiterait disposer de moyens de localisation automatique des terminaux, à partir du centre des transports, sans aucune installation complémentaire dans les véhicules. La localisation pourrait être restituée, à la demande, par la visualisation sur un plan d'un ou de l'ensemble des mobiles pour lesquels le service sera activé La diffusion de messages SMS Le CO souhaiterait disposer d'un outil pour la diffusion de messages SMS à partir d un logiciel simple installé sur un poste de travail, ou idéalement via un navigateur Web. Cet outil devra être accessible de manière sécurisée, et permettre la gestion des listes de diffusion. Le fournisseur précisera les fonctions fournies par la plate-forme et les fonctions à configurer sur les postes client. 6

7 3. Le règlement de consultation Le CO FRANCE 2017 se réserve le droit de modifier à tout moment le présent règlement de la consultation, notamment son calendrier. Article 1. Objet de la consultation L objet de la consultation est de s attacher les services d un prestataire de services pour la Téléphonie mobile dans le cadre du Mondial de Handball Le prestataire devra assurer la gestion intégrale des opérations décrites dans le présent document. Le CO précise que les besoins et données exprimés dans le présent document constituent des éléments soumis à évolution d ici à la période de déploiement. Ce document présente donc les besoins prévisionnels tels qu estimés au jour de sa rédaction par le CO et sur la base desquels les candidats sont invités à présenter leur offre. Article 2. Condition de participation à la consultation Le CO n est pas engagé par cette consultation et ce, jusqu à ce qu un contrat soit signé par les deux parties. Le CO se réserve le droit de sélectionner les prestataires consultés avec lesquels il souhaite négocier et d arrêter les négociations à n importe quel moment sans que les prestataires consultés puissent prétendre à une quelconque indemnité. Le CO se réserve le droit d accepter ou de refuser les réponses à cette consultation sans être obligé de motiver les raisons de son choix. Article 3. Calendrier de la consultation - Mercredi 22 juin : publication de la consultation. - Mercredi 20 juillet à midi : limite de remise des offres au CO FRANCE Mi-août : Sélection du prestataire. Article 4. Critères de sélection Les offres des candidats seront jugées selon deux critères : La qualité de l offre qui s appréciera en fonction des paramètres suivants, sans ordre d importance et de façon non exhaustive : o La capacité du prestataire à gérer l ensemble des besoins identifiés au sein du présent cahier des charges. o o o La capacité à proposer pour la mission une organisation dédiée garantissant la qualité du service et une grande réactivité. La capacité à présenter des suggestions de nature à améliorer le cahier des charges. Les expériences effectuées par le prestataire sur des événements récents et/ou similaires. 7

8 Le prix proposé pour la réalisation de la prestation sur la base des hypothèses de volume et de lieux indiquées dans le présent cahier des charges. Article 5. Lot Les candidats ne sont pas autorisés à répondre partiellement à la présente consultation en ne proposant leur service que pour une partie des éléments présentés dans ce document. Article 6. Contenu des propositions 6.1. Contenu administratif Le candidat devra fournir les pièces administratives suivantes : - Présentation de la société : structure, références, expériences lors d événements équivalents, - Bilan et compte de résultat des deux derniers exercices comptables - Extrait K bis de moins de 3 mois, - Une attestation d assurance pour les risques professionnels - Organigramme de l équipe en charge du projet, en identifiant clairement le/la chef de projet, le/la responsable de chaque élément et le/la porteur/euse de chaque compétence requise pour cette mission. - Un projet de contrat type adapté au marché concerné et à la proposition formulée par le prestataire Contenu technique Le candidat devra : - Communiquer la grille tarifaire des prestations indiquées dans l annexe 1 ; - Préciser les modalités tarifaires (notamment sur les appels hors forfaits) ; - Préciser les types d appareils proposés ; - Proposer des solutions techniques et financières relatives aux services optionnels. Article 7. Réception des offres Les offres pourront être adressées, au choix, par : - à l adresse suivante : adrien.guy@francehandball2017.org - Courrier : dans une enveloppe fermée avec la mention «Consultation Téléphonie mobile CO France 2017», avec l indication «NE PAS OUVRIR» et déposée ou adressée au : Comité d Organisation du Championnat du Monde de Handball Masculin France , rue du Point du Jour Boulogne-Billancourt 8

9 Article 8. Questions Les questions sur la consultation peuvent être adressées par au responsable technologie du CO France 2017 à l adresse suivante : adrien.guy@francehandball2017.org Article 9. Confidentialité Le CO FRANCE 2017 attire l attention des candidats sur le caractère confidentiel de la prestation envisagée. A ce titre les candidats consultés s engagent à conserver strictement confidentielle toute information échangée avec la CO FRANCE 2017 tant lors de la consultation que de l exécution des services attendus. Chacune des parties est informée et prend acte du caractère déterminant des engagements qu elle a souscrits au titre du présent article eu égard aux conséquences dommageables que pourrait entraîner tout manquement à ses obligations. 9

10 4. ANNEXE 1 : GRILLE TARIFAIRE Document à compléter Cout unitaire (1 mois) SIM + Appareil standard + illimité national SIM + Appareil standard + illimité international SIM + Smartphone + illimité national SIM + Smartphone + illimité international Cout de livraison / Reprise Albertville Brest Lille Metz Montpellier Nantes Paris Rouen Autres couts unitaires A préciser : A préciser : Autres couts fixes A préciser : A préciser : 10