Process mobilité des collaborateurs de Carrefour Banque

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1 Process mobilité des collaborateurs de Carrefour Banque Direction des Ressources Humaines Engagés, Attentionnés, Positifs Page 1

2 Préambule Ces aides à la mobilité sont proposées aux collaborateurs qui déménagent à plus de 70 kms. Le pack mobilité est présenté dès la proposition de mobilité par le N+1 actuel. Ce guide mobilité sera remis et présenté par le N+1 du nouveau service, dès l accord des deux parties (employé et employeur) sur la mobilité. Afin de faciliter la mobilité du collaborateur et le déroulé du process la date de prise de poste se fera au moins 15 jours après la décision et le 1 er du mois. Page 2

3 Quoi Entretien de sélection et de validation Les frais de déplacements engendrés par l entretien avec la hiérarchie concernée Process Le collaborateur concerné remplit sa note de frais en indiquant «Mobilité» Validation N+1/N+2 Après signature du N+1 et N+2 envoie de la note de frais au service RH (cf interlocuteurs ci après) qui contrôle, enregistre et envoie à la comptabilité pour traitement. Le salarié est remboursé des frais de déplacement et d hébergement (maximum 2 fois 2 jours) selon la procédure de note de frais en vigueur Coordonnées et renseignements complémentaires DRH : Sandrine PREVOST Sandrine_prevost@carrefour.com Tél : Fax : Toute réservation en terme d hébergement, location voiture doit se faire sur KDS par le manager actuel : Connexion KDS r/pages/logon.aspx Préparation de l installation Mobilipass (uniquement pour les collaborateurs qui sont locataires sur le site d arrivée, qui n ont pas bénéficié de cette aide dans les 2 dernières années. Déménagement à plus de 70 km et dont le revenu fiscal de référence ne dépasse pas le plafond mentionné en annexe p.19) 1 / Recherche de logement par le biais de la société ALLIADE 2 / Prêt à 1 % pour Double loyer, Frais d agence et Frais notaire sur 36 mois au plus Locapass : prêt à 0 % pour le dépôt de garantie sur 24 mois au plus Le Manager accueillant adresse un mail au service RH (cf interlocuteurs ci après). Dès qu il est informé de sa mutation le collaborateur concerné se met en relation avec le service RH pour remplir un ordre de mission afin d enclencher les actions en lien avec ALLIADE et envoyer son dernier avis d imposition. La société Alliade le contactera pour définir ensemble les critères de recherche de logement. Le collaborateur retourne le dossier complet à ALLIADE dans les 48 H. Pour le prêt lié au double loyer, frais d agence et de notaire, le collaborateur contacte ALLIADE, puis remplit le dossier qui lui sera adressé. DRH : Sandrine PREVOST Sandrine_prevost@carrefour.com Tél Fax : Voir document mobilipass ci-joint en annexe Page 3

4 Quoi Qui déclenche et quoi Qui valide et comment Documents nécessaires Préparation de l installation Aide à l accès au logement (sous conditions de ressources) Le collaborateur contacte le représentant de la commission logement de sa future exploitation. Membre de la commission de l exploitation concerné. Voir liste des coordonnées en annexe jointe Préparation de l installation Aide au conjoint(e) si il le souhaite dans sa recherche d un nouvel emploi : transmission de la candidature auprès du Pôle Emploi de la région d arrivée, l Espace Emploi France Carrefour et nos partenaires Emploi. Le collaborateur en direct ou par l intermédiaire de son manager transmet les indications nécessaires (souhait de poste, lieu, compétences ) au service ECC Isabelle Desjardin : Isabelle_desjardin@carrefour.com Téléphone : Lettre de motivation et CV du conjoint du collaborateur muté Page 4

5 Quoi Qui déclenche et comment Documents nécessaires Process de prise en charge Renseignements complémentaires L installation Les frais d hébergement provisoire L installation Le manager accueillant envoie la fiche mobilité jointe ci-après à Sandrine PREVOST pour validation. Le Manager réserve l hôtel ou l hébergement sur KDS. Le manager accueillant envoie l information du déménagement à Sandrine PREVOST Fiche mobilité Si le collaborateur souhaite une avance de frais dans le cadre de la mobilité, le document de demande (cf procédure notes de frais) est à adresser à Sandrine PREVOST qui valide et envoie à la comptabilité pour traitement. Cette avance de frais ne pourra dépasser 1200 pour un non cadre, et 2000 pour un cadre. Aucune autre demande ne pourra être accordée tant que les Justificatifs n auront pas couverts la première demande. Les frais de déménagements La DRH en valide un et envoie la prise en charge à la société de déménagement qui enverra la facture à notre comptabilité pour règlement. Le collaborateur prendra contact avec la société pour l organisation de son déménagement 3 devis de déménageurs préconisés ou choisis par le collaborateur Prise en charge de l hôtel ou de l hébergement selon la procédure de note de frais en vigueur pour un maximum de 20 jours ouvrés (soit un maximum de 90 par nuit d hébergement et de 20 de frais de restauration par jour). Tout dépassement sera pris en charge par le collaborateur. Une dérogation est possible uniquement par le Directeur de Bassin de 12 jours ouvrés qui sera formalisée et communiquée sur la fiche mobilité ci après à la DRH Coordonnées sociétés déménagement Partenaires : Demeco : Muter Loger : : Guiguard et Associés : France Armor : L installation Congé déménagement Le collaborateur enverra au service paie sa nouvelle adresse, et conviendra avec son Manager du jour pris en jour de déménagement Modification adresse Service Paie Validation pléiade Manager Congés déménagement : 1 jour ouvré après 1 an d ancienneté Page 5

6 Quoi Employés Cadres Process et renseignements complémentaires Dépenses inhérentes au déménagement Sur présentation de justificatifs selon la liste exhaustive ci après (aucune dérogation ne pourra être effectuée sur les éléments remboursés) Maxi euros Maxi euros Le collaborateur rédige une note de frais détaillée et spécifique «mobilité» qui sera signée par le N+1 et le N+2. Envoi à Sandrine PREVOST qui contrôle et envoie à la comptabilité pour traitement. Aide a l acquisition d un bien (pour les propriétaires avant déménagement) Prise en charge de la double mensualité ( nouveau lieu en cas de difficulté de revendre le bien du lieu de l ancien service) jusqu à 4800 euros Prise en charge de la double mensualité (nouveau lieu en cas de difficulté de revendre le bien du lieu de l ancien service) jusqu à 4800 euros Le Manager envoie la fiche mobilité ci après dûment complétée et signée au service paie (Maxime DEMOULIN) avec tous les justificatifs comme indiqués ci-dessous Le service paye déclenche le versement sur la paie selon la date de réception des éléments Justificatifs à fournir : - Fiche mobilité ci après - Bail nouvelle résidence - Acte notarié résidence actuelle Page 6

7 Quoi Employés Cadres Process et renseignements complémentaires Aide au logement (pour les locataires avant déménagement) Prise en charge pendant deux ans de la différence de loyer entre ancien domicile et nouveau domicile Intervention maximale de 200 euros bruts par mois versement sur la paie pendant deux ans sauf si nouvelle situation (promotion, mutation, démission, licenciement.. ) Prise en charge pendant un an de la différence de loyer entre ancien domicile et nouveau domicile Intervention maximale de 400 euros bruts par mois versement sur la paie pendant 12 mois sauf si nouvelle situation ( promotion, mutation, démission, licenciement.. ) Le Manager envoie la fiche de mobilité ci après dûment complétée et signée au service paie (Maxime DEMOULIN) avec tous les justificatifs comme indiqués ciaprès. Le service paye déclenche le versement sur la paye selon la date de réception des éléments. Fournir les justificatifs ancien et nouveau loyer Fournir les justificatifs ancien et nouveau loyer Justificatifs à fournir : - Fiche mobilité ci après - Dernière quittance loyer ancien logement - Bail nouveau logement Page 7

8 Quoi Employés Cadres Process et renseignements complémentaires Aide à la mobilité nouveau lieu géographique inférieur à 200 Kilomètres (distance mesurée et justifiée sur MAPPY) 1 mois* de salaire versé dès la preuve du déménagement (bail ou promesse de vente) Ces salaires sont imposables 1mois* de salaire versé dès la preuve du déménagement (bail ou promesse de vente) Ces salaires sont imposables Le Manager accueillant adresse la fiche de mobilité ci après dûment complétée et signée et les justificatifs indiqués cidessous au service paye. Le service paye déclenche le versement sur la paye du mois en cours selon la date de réception des éléments. Justificatifs à joindre : - Fiche mobilité ci après - Bail ou acte notarié - Distance précise réalisée et imprimée sur Mappy.com Aide à la mobilité nouveau lieu géographique supérieur à 200 Kilomètres 2 mois * de salaire versé dès la preuve du déménagement (bail ou promesse de vente) 2 mois* de salaire versé dès la preuve du déménagement (bail ou promesse de vente) Le Manager accueillant adresse la fiche de mobilité ci après et les justificatifs indiqués ci-dessous au service paye. (distance mesurée et justifiée sur MAPPY) Ces salaires sont imposables Ces salaires sont imposables Les personnes ayant réalisé un déménagement pour le groupe Carrefour ou entités Carrefour Banque dans les 2 dernières années, l aide à la mobilité vers le nouveau lieu géographique sera d 1 mois de salaire supplémentaire Le service paye déclenche le versement sur la paye et selon la Date de réception des éléments. Justificatifs à joindre : - Fiche mobilité ci après - Bail ou acte notarié - Distance précise réalisée et imprimée sur Mappy.com Page 8

9 ANNEXES Page 9

10 Fiche de Mobilité «Hébergement provisoire» Date envoi : Nom et Prénom du collaborateur concerné: Ancien Service : Nouveau Service : envoi à Sandrine PREVOST Lieu et dates de réservation < 20 jours ouvrés (maximum 90 par nuit d hébergement + 20 par repas du soir) Signature N+1 Signature Directeur de Bassin pour dérogation maximum 12 jours supplémentaires Dates : Commentaires éventuels : Page 10

11 Ancienne mensualité en euros (ancien service): Nouvelle mensualité en euros (nouveau service): Fiche de Mobilité «Aide à la mobilité» Date envoi : Nom et Prénom du collaborateur concerné : Ancien Service : Nouveau Service : Pour les propriétaires avant déménagement : Aide à l acquisition d un bien envoi au Service Paie Signature N+1 Justificatifs joints : Fiche mobilité Bail nouvelle résidence Acte notarié résidence actuelle Pour les locataires avant déménagement : Aide au logement envoi au Service Paie Ancien loyer en euros (ancien service): Signature N+1 Justificatifs joints : Fiche de mobilité Nouveau loyer en euros (nouveau service): Dernière quittance de loyer ancien logement Bail nouveau logement Distance en kilomètres : Aide à la mobilité nouveau lieu géographique envoi au Service Paie Ancien Service: Nouveau Service: Signature N+1 Justificatifs joints: Fiche de mobilité Bail ou acte notarié Distance précise imprimée sur Mappy.com Page 11

12 Si le collaborateur souhaite une avance de frais dans le cadre de la mobilité, le document de demande (cf procédure notes de frais) est à adresser à Sandrine PREVOST qui valide et envoie à la comptabilité pour traitement. Cette avance de frais ne pourra dépasser 1200 pour un non cadre, et 2000 pour un cadre. Aucune autre demande ne pourra être accordée tant que les justificatifs n auront pas couverts la première demande Justificatifs des dépenses inhérentes au déménagement Afin de limiter les risques de reprises sociales ou fiscales, nous vous demandons de nous remettre tous les justificatifs des dépenses ; pas de prise en charge si le justificatif n est pas joint dans les 6 mois suivants la Mutation. Ci-dessous la liste précise des dépenses qui sont remboursées sur justificatifs avec une note de frais Mobilité détaillée et ne comprenant que les dépenses liées à une mobilité : E.D.F./G.D.F./EAU/TELEPHONE : Changement d abonnement Branchement et ouverture des compteurs. Poste : Changement d abonnement. Transfert de courrier. Véhicules : Plaques d immatriculations et cartes grises. Surcoût d assurances et coût avenants. Enfants : Surcoût scolarité Nouveau domicile : Jeux de clefs, verrous, plaques, remontages cuisine, remontage alarme. Papiers peints, peintures, moquette, rideaux. Ancien domicile : Etat des lieux, perte de caution, dédit de location Divers : Frais de garde-meubles, voyage au-delà 2 allers retours (selon la procédure note de frais en vigueur), perte de cotisation ou d abonnement à des clubs, véhicule de location (dans le respect de la procédure NDF). Page 12