CONDUITE DE PROJET. La description du projet

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1 CONDUITE DE PROJET Comme nous vous l avons expliqué dans le support «Conseils méthodologiques pour la présentation power point du CPPC», sous partie 3.4, la conduite de projet met en avant les écarts entre le prévisionnel et le réalisé. Dans cette partie, vous expliquez : La description du projet de A à Z ; Les comptes rendus périodiques de votre activité auprès du tuteur ; Les ajustements effectués ; La validation des objectifs intermédiaires ; L utilisation courant des outils dans vos tâches. La conduite de projet repose sur les qualités d animateur du chef de projet : L écoute, la disponibilité, la flexibilité, l aptitude à la négociation et l autorité sont indispensables pour créer du sens, faire partager le projet, mobiliser, anticiper les réactions, conduire le changement, résoudre les conflits. L animation a une part importante dans la vie du projet, elle doit donc être mesurée et pris en compte dans la planification. La description du projet Le chef de projet contribue à la réalisation des différents documents, des différentes tâches, en contrôle l avancement (mise à jour des plannings), effectue le reporting, met à jour le budget et met en place des actions de correction s il constate un dérapage dans les objectifs (coût, qualité, temps). Le chef de projet doit aussi être capable de déléguer les tâches afin de ne pas trop se surcharger. 1

2 De ce fait, cette partie doit expliquer ce que vous avez réalisé par rapport à votre démarche projet et mettre en valeur : Les moyens humains : Personnes ressources, compétences nécessaires, différentes tâches entre les équipiers, rôles de chacun, organismes publics, autres entreprises. Les moyens matériels : Faites l inventaire de tout ce dont vous avez eu besoin : locaux, véhicules, outils de communication, petits matériels de bureau, équipements spécifiques Les moyens financiers : Sources de financement dont vous avez eu besoin. Afin de décrire au mieux votre projet, vous pouvez mettre en place des fiches action qui doivent obligatoirement être en lien avec votre diagramme de GANTT (ou PERT), les tâches doivent être identiques mais peuvent être regroupées en mission. Rappelez-vous, dans la partie précédente «Préparation du projet», vous définissez la problématique dans la sous-partie «justifications du lancement du projet» Reprenons la problématique de départ : Comment développer le chiffre d affaires auprès d une cible à forte valeur ajoutée pour augmenter la rentabilité de notre entreprise tout en répondant à notre stratégie de développement? Afin de trouver une réponse appropriée et mettre en place des actions, vous avez listé les tâches nécessaires : 2

3 Exemple de tâches pour la problématique : 1. Création d un fichier client / Achat d un fichier client 2. Création d un tableau de bord 3. Recrutement 4. Création d un outil de prospection 5. Recherche prestataires pour mailing, impression plaquette 6. Recherche et choix d un logiciel de GRC 7. Préparation des réunions hebdomadaires grâce aux reportings 8. Détermination d une cible 9. Détermination profil de poste 10. Réunion de cadrage, intermédiaires 11. Recrutement Apporteurs d affaires 12. Prospection téléphonique / relance de prospection 13. Prospection réseau 14. Communication via Mailing, ing 15. Mise en place d un logiciel de GRC 16. Diffusion d annonces Pole Emploi / Tri des demandes reçues / Entretien téléphonique / Entretien face à face 17. Refonte du site Internet 18. Animation de réunions 19. Création d un outil de reporting, tableau de bord Comme vous pouvez le constater, il y a 19 tâches pour répondre à la problématique et vous allez devoir expliquer à l aide des annexes, mais également de votre power point, comment vous avez réalisé chacune d entre elle. 3

4 Afin que ce ne soit pas trop fastidieux et intéressant pour votre jury, vous avez la possibilité de regrouper plusieurs tâches ensemble dans une mission comme dans l exemple cidessous : Tâches du GANTT 1. Création d un fichier client / Achat d un fichier client Missions Mise en place d un outil de GRC 2. Création d un tableau de bord Pilotage et Management du projet 3. Recrutement Recrutement 4. Création d un outil de prospection Création d un outil de prospection 5. Recherche prestataires pour mailing, impression plaquette 6. Recherche et choix d un logiciel de GRC Mise en place d outils de communication Mise en place d un outil de GRC 7. Préparation des réunions hebdomadaires grâce aux reportings Pilotage et Management du projet 8. Détermination d une cible Mise en place d outils de communication 9. Détermination profil de poste Recrutement 10. Réunion de cadrage intermédiaire Pilotage et Management du projet 4

5 11. Recrutement Apporteurs d affaires Recrutement 12. Prospection téléphonique / relance de prospection Proposer les prestations de service 13. Prospection réseau Proposer les prestations de service 14. Communication via Mailing, e- Mise en place d outils de communication mailing 15. Mise en place d un logiciel de GRC Mise en place d un outil de GRC 16. Diffusion d annonces Pole Emploi / Recrutement Tri des demandes reçues / Entretien téléphonique / Entretien face à face 17. Refonte du site Internet Mise en place d outils de communication 18. Animation de réunions Pilotage et Management du projet 19. Création d un outil de reporting, tableau de bord Pilotage et Management du projet En synthétisant le tableau ci-dessus, pour répondre à la problématique nous retrouvons 6 missions : Mise en place d un outil de GRC. Pilotage et management du projet. Recrutement. 5

6 Création d un outil de prospection. Mise en place d outils de communication. Mise en place d un outil de GRC dans lesquelles on retrouve plusieurs tâches de l ordonnancement Exemple : Pilotage et management du projet : 1. Création d un tableau de bord. 2. Préparation des réunions hebdomadaires grâces aux reportings. 3. Réunion de cadrage intermédiaire. 4. Animation de réunions. 5. Création d un outil de reporting, tableau de bord. Lorsque l arborescence sera effectuée entre les tâches et les missions, vous pourrez ensuite construire votre fiche mission à l aide des points clés suivants : Fiche Mission n Nom de l action Date de mise en œuvre Durée de l action Objectifs Méthodologie Moyens Résultats 6

7 Comme vous pouvez le constater, chaque fiche mission reprend les points obligatoires pour expliquer la conduite de projet : La description du projet de A à Z avec la méthodologie ; Les comptes rendus périodiques de votre activité auprès du tuteur avec les dates de mises en œuvre et les résultats ; Les ajustements effectués avec les résultats ; La validation des objectifs intermédiaires grâce aux dates de mises en œuvre ; L utilisation courant des outils dans vos tâches avec les moyens. Exemple de fiche mission complété pour le power point : Fiche mission n 2 Fiche Mission n Nom de l action Pilotage et management du projet Date de mise en œuvre Du 1 er Décembre 2014 au 1 er Avril 2015 Durée de l action Objectifs 4 mois 1. Créer un tableau de bord facilitant le management de l équipe. 2. Construire un outil de reporting pour faire des statistiques de vente et coacher l équipe. 3. Planifier des réunions de jalonnement. Méthodologie Moyens Résultats Réflexion en grand groupe, réunions de travail Financiers, humains, matériels. Toutes les tâches ont été réalisées. 7

8 Afin de justifier et d aller plus loin dans votre réflexion, vous pouvez réaliser un document Word plus approfondi comme dans l exemple ci-dessous : Fiche Mission N 2 : Pilotage et Management du Projet Date de la mise en œuvre : 1 er Décembre 2009 Durée de l Action : 4 mois Objectifs : Création d un tableau de bord Création d un outil de reporting Planification des réunions hebdomadaires ainsi que leur méthodologie Méthodologie : Il s agissait dans un premier temps de créer un outil de reporting mensuel afin de se fixer des objectifs quantifiables et acceptés de tous. Cet outil est composé d un : Objectif sur le nombre de contacts nouveaux à contacter Objectif sur le nombre de rendez vous Objectif sur le chiffre d affaires Objectif sur la marge 8

9 Grâce au reporting nous avons pu par la suite établir des ratios et affiner si nécessaire les objectifs. De plus cela m a permis de redéfinir des objectifs lors des réunions, pouvoir échanger afin de trouver des solutions sur les éventuels problèmes. Nous avons en place aussi un reporting journalier composé de : Bilan Problèmes rencontrés Actions à mettre en place Nombre de contacts nouveaux Nombre de rendez vous Affaires en cours Enfin nous avons construit un tableau de bord sur les 4 mois de l action, afin de garder en tête le fil rouge qu est la finalité de notre projet composé de : Chiffre d affaires à atteindre à terme Taux de marge Bénéfice Nombre de nouveaux clients Nombre de contacts Nombre d affaires en cours Grâce à cet outil nous avons pu chaque mois redéfinir des objectifs en fonction du résultat mensuel. Budget : 9

10 Création d un tableau de bord : 4heures à 8,57euros = 34,28 euros Création d un outil de reporting : 4heures à 8,57euros =34,28euros Réunions hebdomadaires : 1heure à 8,57euros = 25,71 euros Réunions mensuels : 2heures à 8,57euros = 17,14 euros Cout total pour la piloter et manager le projet : 111,41 euros Moyens : Nous disposions de : Office 2007 / 2003 pour créer le tableau de bord et l outil de reporting. Les différents ratios de l entreprise : taux de marge, taux de marque, charges fixes, charges variables, cout salarial Moyen matériel : bureau pour les réunions. Moyen humain : Mon tuteur et moi-même Cette partie est la plus longue de votre projet mais dans laquelle vous pouvez vous affirmer comme véritable chef de projet et la méthodologie ci-dessus vous permet d ^être le plus précis possible. N hésitez pas à justifier au maximum votre travail avec des annexes. 10

11 1. Quelle est la différence entre la préparation du projet et la conduite de projet? a. La conduite de projet permet de réfléchir à la stratégie de mise en place alors que la préparation du projet permet de mettre en place en place les différentes études. b. La conduite de projet permet de mettre en place ses qualités de chef de projet alors que la préparation ne le permet pas. c. La conduite de projet permet de décrire ce qui a été réalisé alors que la préparation permet de définir la stratégie. d. La conduite de projet permet d évaluer le projet alors que la préparation permet de réaliser le projet. 2. Comment peuvent être regroupées les tâches d un projet? a. En action. b. En mission. c. En groupe. d. En arborescence. 3. La conduite de projet est la partie : a. N 2 du projet. b. N 3 du projet. c. N 4 du projet. d. N 5 du projet. 4. A quoi sert une arborescence? a. Regrouper les tâches en mission. b. Découper les missions en tâches. c. Construire des outils de communication. d. Réfléchir à la stratégie du projet. 11

12 5. Donnez l intrus. Dans la conduite de projet, nous devons expliquer : a. La description du projet. b. Les comptes rendus périodiques d activité. c. Les ajustements effectués. d. Les tableaux de bord. 6. A quoi sert la problématique dans la conduite de projet? a. A lister les tâches. b. A lister les missions. c. A garder le fil conducteur du projet. d. A évaluer les résultats. 7. Qui gère la conduite de projet? a. Le chef de projet. b. L équipe projet. c. Le commanditaire. d. Le donneur d ordre. 12