La GED (Gestion électronique de document)

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1 La notion de document La firme Gartner Group estime que : un professionnel passe en moyenne 20 à 40% de son temps dans des activités de gestion de document. la gestion des documents coûte en moyenne 6% à 10% des revenus d une compagnie. 90% de l information d entreprise est sous forme de documents. Les documents sont le meilleur moyen pour communiquer et développer l information stratégique des processus d affaires. L information est un actif majeur mais négligé des organisations. La GED permet de valoriser cet actif. Selon la définition de l ISO (International Standard Organization ou Organisme International de Normalisation), «un document est l ensemble d un support d information et des données enregistrées sur celui-ci sous une forme en général permanente et lisible par l homme ou par une machine». On notera que cette définition est indépendante des caractéristiques physiques du document et du type de données qu il contient. Un document garde toutes ses propriétés intrinsèques qu il soit sur support papier ou électronique. En d autres termes, un document est une entité comprenant n importe quelle combinaison de données (texte, image, voix, structure, vidéo, organisation, etc.) qui peuvent être sauvegardées en direct. Un document véhicule tout ou partie de l information nécessaire aux différents intervenants dans la chaîne des tâches d un processus d affaire, cette information est indispensable à la prise de décision et le document en est le média. La gestion électronique des documents La gestion des documents fournit les moyens d exploiter, de partager, de distribuer l information nécessaire à l activité de l entreprise. La GED donne un moyen de créer, stocker, chercher, trouver et contrôler les documents au cours de leur cycle de vie. Exploiter l information Dans ses processus d affaires, l entreprise utilise l information de façon à ce qu elle lui soit profitable; la GED structure et gère l information documentaire pour la rendre «intelligente et exploitable». Partager l information Dans un environnement de plus en plus compétitif, la communication de l information est un facteur clef du travail d une équipe. La notion de partage de l information est intimement liée à la notion de traitement et contrôle des documents. Distribuer l information Trouver au bon moment la bonne information à jour est critique dans un processus décisionnel. Aussi la mise en place d une distribution électronique de documents nécessite de maîtriser l ensemble du processus d information pour pouvoir chercher et surtout trouver l information. Page 1

2 Une compagnie typique a 5 filières de papier par employé (35% des dossiers ne sont jamais accédés). La plupart du temps les papiers proviennent de documents de source électronique. Un document coûte 20$ US à classer et retrouver et 120$ US si il est mal classé. Une moyenne de 11 personnes manipulent un chèque papier (Nielson Report). Les banques ont plus de 16 milliards de documents papier classés croissant à une vitesse de 4% par an 80% des documents sont des candidats au traitement numérisé des documents (The Tower Group). La réingénierie de l organisation et des méthodes de travail est un préalable à la conception d un système de GED. La GED permet de gérer ou d administrer les documents tout le long de leur cycle de vie, depuis l acquisition de l information jusqu à l archivage et la destruction en passant par le stockage, l organisation, la recherche et la diffusion. Elle facilite l organisation, le contrôle et l administration des documents sur des réseaux locaux et étendus. Les documents peuvent être des documents électroniques (traitement de texte, chiffriers, graphiques, plans, images, etc.) ainsi que des documents papier dont on veut effectuer la gestion. Le système de gestion électronique des documents Le système GED est la mise en application informatique de la structure organisationnelle de la GED. Si GED permet de définir le cadre informationnel de l entreprise, le système de GED mettra en oeuvre les technologies appropriées pour en atteindre les objectifs premiers : faciliter la circulation de l information utile en multipliant les accès à cette information pour la partager et la réutiliser selon son niveau d autorisation. La conception et l implantation d un système de GED résultent de la mise en application d une réflexion en amont; réflexion portant sur les enjeux économiques, les façons de faire et les méthodes de travail dans l organisation. Un système intégré de GED incorpore en un système cohérent et structuré les tâches relatives aux étapes du cycle de vie des documents. Les technologies de la GED Le système de GED s appuie sur différentes technologies pour : L acquisition de données avec le traitement de l image pour saisir, stocker, extraire, afficher, traiter, diffuser et gérer des données d affaires qui n ont pas encore une forme numérique, des outils de saisie de texte, de composition et d assemblage de documents pour créer et modifier des documents. La gestion des documents pour : un stockage intelligent des documents avec des outils de gestion de bases de données documentaires ou de gestion de bibliothèques; intégrer les interdépendances des documents entre eux afin de connaître les impacts d une modification sur l ensemble de la chaîne documentaire grâce à des outils de gestion des configurations; pour la gestion du déroulement des opérations, l automatisation des processus de circulation de l information, le contrôle des autorisations, des outils de contrôle des révisions et gestion des versions, etc. avec les technologies de «workflow». Page 2

3 Pouvez-vous répondre OUI à l une des questions suivantes? Vous arrive-t-il (souvent) de passer plus de temps à chercher un document qu à utiliser l information qu il renferme? Êtes-vous sur de disposer de la bonne information au bon moment? Un projet d affaire ou une mise en marché n a-t-il pas été retardé par des problèmes de paperasse? N est-il pas souvent plus rapide de recommencer à zéro parce que la recherche de l information existante est trop difficile? Pensez-vous que l information est plus facilement à jour, partageable et réutilisable en disposant d une seule copie accessible plutôt que plusieurs disséminées? Êtes vous sûr que vos documents sont sauvegardés et archivés en toute sécurité? Êtes-vous sensible aux coûts d entreposage et d occupation immobilière? La communication qui repose sur une infrastructure réseau pour le partage des informations et la communication entre applications. Les outils de «groupware» ou «collecticiels», par exemple, assurent par leur interface avec les logiciels de messagerie la communication entre différentes applications documentaires bureautiques. La consultation de l information est la résultante la plus visible par l utilisateur de la réflexion sur les formes de diffusion de l information et de médias ciblés pour la visualiser : papier, CD-ROM, Internet/Intranet. L objectif n est pas seulement de chercher l information, mais de la trouver et de la visualiser de façon aisée et efficace. Une interface utilisateur commune, comme un furetueur Web, dotée de moyens de navigation graphique (de type «knowledge map») et de recherche puissants et adaptés à la fois à l application et à l expertise de l utilisateur lui permettront de tirer le maximum de profit du système de GED. La performance de la recherche et de la consultation s appuie sur des moteurs d indexation et de recherche, et sur l architecture mise en place pour accéder à l information documentaire diffusée à travers le réseau. L archivage qui à la fin du cycle de vie, assure la mémoire de l organisation. Le système de GED fournit les moyens de stocker et de retrouver les documents archivés jusqu à leur destruction planifiée. Les bénéfices de la GED La gestion électronique intégrée des documents peut fournir de nombreux avantages. Partie prenante des processus d affaires et administratifs de l entreprise, les améliorations sont obtenues dans de nombreux domaines tels : Accroissement de la productivité Pour optimiser l utilisation des ressources et accroître ses avantages concurrentiels, l entreprise se doit d optimiser le temps consacré aux activités directement reliées à la mission d entreprise. En réduisant les tâches administratives liées au traitement et à la recherche de documents, les professionnels peuvent se concentrer sur leurs tâches premières. Transformer le document en un actif de l entreprise L information devient un, sinon le plus important des actifs d une organisation. Or 90% de l information d entreprise est contenu dans des documents. Mettre en place un système de GED pour rendre les documents accessibles, structurés, intelligents, c est transformer l information documentaire en un bien corporatif à valeur ajoutée. Page 3

4 Les systèmes de GED sont au coeur des processus d affaires des entreprises. Ils peuvent : améliorer la productivité; améliorer le mode opératoire des activités premières de l organisation; raccourcir les temps de traitement des demandes internes et externes; transformer les documents en biens corporatifs; assurer la conformité aux normes corporatives. Les systèmes de GED produisent ces avantages en permettant l accès à l information à jour au moment voulu; en permettant des opérations en parallèle; en fournissant une gestion appropriée de l information; en réduisant les temps de traitement et d accès. Réduire les temps de traitement et de mise en marché Les gains sur les temps de réponse constituent un des éléments clef des gains en productivité et compétitivité. À titre d exemple, dans certains pays, la documentation des machines doit être livrée avant les machines elles-mêmes. En réduisant de façon tangible les temps de production et de traitement documentaire, un système de GED s inscrit dans les enjeux économiques prioritaires de l entreprise. Améliorer le service à la clientèle Disposer de l information pertinente au bout des doigts est primordial dans la qualité du service rendu à la clientèle. En offrant un accès aux données techniques à jour comme aux données du client, le système de GED permet à l agent de réclamation d offrir un service personnalisé pour le client et efficace pour l entreprise, ou au technicien de maintenance de poser un diagnostic rigoureux et de proposer la solution requise à un problème donné. Capitaliser la connaissance réduit les risques d erreur et augmente le niveau d expertise Lorsque l information n est pas disponible et qu un développement est repris depuis le départ, les risques d erreur sont multipliés par l addition de nouvelles erreurs aux erreurs précédantes. Un système de GED par la gestion, le partage et la diffusion de l actif documentaire, fructifie la connaissance et le savoir faire de l entreprise et participe activement à l augmentation globale de la performance. Améliorer la qualité Si la qualité est devenue un enjeu majeur, c est que la non-qualité est une des sources principales de coûts, d insatisfaction de la clientèle et finalement de la perte de parts de marché. En accédant à une information non seulement à jour, facilement récupérable mais également et manipulable pour être révisée en temps réel, le système de GED s intègre dans le processus de gestion de la qualité et en est un des rouages essentiels. L information est un actif majeur mais négligé des organisations. La GED permet de valoriser cet actif. La défaillance du système documentaire est la première cause des échecs à la certification ISO 9000 et à la mise en place d un système qualité efficace. Page 4

5 Les principaux secteurs d industrie et les applications Industrie Applications Distribution Inventaire, factures, notes de crédit, bons de livraison Banques et finance Dossiers de prêts, règles et procédures Compagnies d assurance Dossiers clients, dossiers de réclamations, normes et procédures Santé Dossiers médicaux Pharmaceutique Soumissions pour homologation Aéronautique Documentation technique : documents d ingénierie, manuels techniques pour les utilisateurs, la maintenance, la formation Manufacturier Documentation technique : documents d ingénierie, manuels techniques pour les utilisateurs, la maintenance, la formation, intégration des dessins CAD, des informations de gestion de production Pétrochimie Rapports techniques et de recherche, fiches produits, fiches de normes Utilités Documentation d exploitation, procédures Télécommunications Documentation technique, documentation de logiciels Gouvernement Gestion des publications, gestion des permis de conduire et des contraventions, gestions des règles et procédures, etc. Juridique Gestion des textes de loi et jurisprudence Page 5

6 L expertise de LGS Le Groupe LGS est l une des entreprises de consultation en technologie de l information les plus grandes et les plus innovatrices au Canada, qui jouit d'une autorité certaine dans le domaine des techniques de gestion électronique de document. Le Groupe LGS met en oeuvre des solutions de gestion électronique de document depuis Nous menons activement des projets de recherche et de développement pour maintenir notre compétence et nos connaissances au fait des nouvelles technologies. Récemment, nous avons réalisé de nombreux projets et prestations dans diverses industries, notamment des compagnies d'assurance, des banques, des organismes gouvernementaux, des entreprises de l industrie du transport, du secteur manufacturier. Nous tirons profit de notre longue expérience des projets informatiques et de conseils d envergure, et de notre connaissance des applications documentaires pour aider nos clients à comprendre comment ils peuvent utiliser un système de GED pour optimiser les avantages de leur entreprise. Comme c'est le cas pour la plupart des technologies, la réussite résulte de la combinaison de la compréhension des procédés commerciaux et de la mise en oeuvre efficace de la technologie appropriée. Il importe de comprendre que l'implantation d'une nouvelle technologie s'accompagne souvent de changements de procédés de travail, de rôles et de fonctions. LGS a implanté avec succès des solutions de gestion électronique de documents dans de nombreuses organisations, dont : Alcan International Secal Confédération des caisses populaires Desjardins Bombardier-Canadair Avenor Nous offrons nos compétences dans les domaines suivants : évaluations d'opportunités et études de faisabilité, analyse et réingénierie des processus, analyses coûts-bénéfices et analyses de rentabilité, sélection et installation de technologies, architecture organisationnelle et informationnelle, architecture technique, intégration de système aux applications d'entreprise, gestion du changement et planification de la mise en oeuvre, formation, assistance et support. Page 6