LA MAISON DES ARTISTES Sécurité Sociale

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1 LA MAISON DES ARTISTES Sécurité Sociale DOSSIER DE CONSULTATION DES ENTREPRISES MAPA : PROGICIEL COMPTABLE 1. PRESENTATION ET CONTEXTE Présentation Générale La Maison des Artistes et l AGESSA sont des organismes agréés par l Etat pour la gestion du régime obligatoire de sécurité sociale, de la branche des arts graphiques et plastiques des artistes auteurs pour la Maison des Artistes, et des écrivains, traducteurs, illustrateurs du livre, dramaturges, photographes, auteurs compositeurs, scénaristes, adaptateurs, auteurs de l audiovisuel, auteurs du multimédia pour l AGESSA. La Maison des Artistes et l AGESSA agissent pour le compte du régime général de sécurité sociale sous la double tutelle du ministère chargé de la sécurité sociale et du ministère chargé de la culture. Leur rôle est de recenser les artistes auteurs et les diffuseurs de leurs œuvres, d instruire leur dossier en vue de leur affiliation et de recouvrer les cotisations et contributions maladie, vieillesse de base, CSG et CRDS des artistes auteurs. La Maison des Artistes encaisse aujourd hui près de 88 millions d euros de cotisations et contributions sociales par an qu elle reverse intégralement à l ACOSS. Environ artistes et diffuseurs y sont affiliés ou assujettis. L AGESSA encaisse environ 140 millions d euros de cotisations par an qu elle reverse intégralement à l ACOSS. Environ auteurs et diffuseurs (permanents ou occasionnels) y sont affiliés ou assujettis. L AGESSA recouvre également des cotisations de retraite complémentaire pour le compte de l IRCEC. Ces cotisations se montent à environ 9 millions d euros et sont reversées intégralement à l IRCEC déduction faire des frais de gestion. A compter du 1 er juillet 2012, l AGESSA et la Maison des Artistes devront recouvrer les cotisations et contributions dues au titre de la participation à la formation professionnelle des artistes auteurs. Celles-ci devront être intégralement reversées à l AFDAS déduction faite des frais de gestion. Contexte du projet La Maison des Artistes et l'agessa souhaiteraient se doter d'un nouveau Progiciel de Gestion Intégré Comptable et Financier qui devra tenir compte des contraintes de présentation des comptes d'un Organisme de Sécurité Sociale (OSS). Il permettra à la Page 1 sur 18

2 Maison des Artistes de suivre sa propre gestion et la gestion du recouvrement, tandis qu à l AGESSA, seule la gestion administrative y sera enregistrée dans un premier temps. Ce nouveau Système d'information Comptable et Financier devra être opérationnel le 1 er janvier Chaque organisme est indépendant et tient sa propre comptabilité. 2. DUREE ET MISE EN ŒUVRE DU MARCHE Le présent marché est conclu pour une durée initiale de trois ans à compter du 1 er octobre 2012, renouvelable ensuite par tacite reconduction annuelle, sauf résiliation adressée par lettre recommandée avec accusé de réception avec un préavis de trois mois avant le 1 er octobre. L arrêt d exécution du marché entraîne la résiliation du marché à compter de sa notification par lettre recommandée avec accusé de réception. La résiliation ne donne lieu à aucune indemnité pour le titulaire. 3. REGLEMENTATION APPLICABLE Marché public à procédure adaptée, conformément à l article 28 du Code des marchés publics. Les variantes ne sont pas acceptées pour cette consultation. 4. DELAIS D EXECUTION Le nouveau Système d Information Comptable et Financier devra être opérationnel le 1 er janvier Un planning prévisionnel d installation mentionnant les différentes phases de mise en œuvre du progiciel pourra utilement être annexé aux dossiers des candidats. 5. SOUS TRAITANCE Le titulaire devra déclarer à la MDA et à l AGESSA les éventuels sous-traitants auxquels il confiera une partie de l exécution du présent marché. Pour chaque sous-traitant, le candidat devra joindre : - Copie des certificats sociaux et fiscaux du sous-traitant certifiées conformes par une personne susceptible de l engager, attestant de la régularité de sa situation au Page 2 sur 18

3 regard de ses obligations sociales et fiscales au 31 décembre de l année précédant celle de la présentation du sous-traitant. - Une déclaration du sous-traitant indiquant qu il ne tombe pas sous le coup de l interdiction d accéder aux marchés publics. - Une attestation sur l honneur du sous-traitant indiquant qu il n a pas fait l objet, au cours des cinq dernières années, d une condamnation inscrite au bulletin n 2 du casier judiciaire pour les infractions visées aux articles L8221-1, L8221-2, L8221-3, L8221-5, L8231-1, L et L du Code du travail. - Les références du sous-traitant pour des prestations similaires. 6. PRIX DU MARCHE ET FACTURATION Le candidat devra établir un devis détaillé. L offre devra être valable pendant 90 jours à compter de la date limite de remise des offres. Le mode de règlement utilisé sera le virement, réalisé sous 30 jours à compter de la réception de la facture. En cas d erreur sur cette dernière, le délai de paiement sera suspendu jusqu à réception de la facture correctement établie et des pièces manquantes. 7. PRESENTATION DES PLIS Le dossier à remettre par chaque candidat comprendra les pièces suivantes : 1) La déclaration du candidat (Modèle DC1 et DC2) incluant notamment : - Les attestations et certificats délivrés par les administrations et organismes compétents prouvant que le candidat a satisfait à ses obligations fiscales et sociales ou documents équivalents en cas de candidat étranger. - Une attestation justifiant que le candidat est couvert par un contrat d assurance au titre de la responsabilité civile ainsi qu au titre de sa responsabilité professionnelle, en cas de dommage causé par l exécution du marché. - Une attestation sur l honneur que le travail sera réalisé avec des salariés employés régulièrement et que le candidat se conforme aux dispositions du Code du Travail relatives au respect de l obligation d emploi. - La déclaration sur l honneur selon laquelle le candidat n a pas fait l objet d une interdiction de concourir. - Les moyens et chiffres d affaires du candidat au cours des trois dernières années (sauf pour les entreprises nouvellement créées). - Si le candidat est en redressement judiciaire, la copie du ou des jugement(s) prononcé(s) à cet effet. Page 3 sur 18

4 2) La présentation du candidat et ses références pour des prestations similaires, notamment pour le compte d entreprises régies par le Plan Comptable Unique des Organismes de Sécurité Sociale. 3) La présentation claire et détaillée de l architecture technique de la solution envisagée. 4) Planning de déploiement, d installation, de paramétrage et de formation. 5) Un devis détaillé. Les offres seront entièrement rédigées en langue française et chiffrées en euro. 8. CRITERES D ATTRIBUTION Le jugement des offres sera effectué à partir des critères pondérés suivants : - Conditions financières : 40 % - Qualité de la proposition (qualité du logiciel et son adaptation aux besoins détaillés dans le dossier de consultation des entreprises et son annexe (respect des règles de l ordonnancement, séparation des pouvoirs ordonnateur / comptable, PCOSS ) et qualité de la maintenance) : 60 % L AGESSA et la MDA se réservent le droit de négocier avec, au maximum, les cinq candidats ayant présenté les meilleures offres au regard des critères d attribution. 9. CONDITIONS DE REMISE DES OFFRES Les plis cachetés contenant les offres seront transmis sous enveloppe cachetée à l adresse suivante : Avec les indications suivantes : AGESSA 21 bis rue de Bruxelles PARIS Cedex 09 MAPA n Ne pas ouvrir par le Service Courrier Par lettre recommandée avec accusé de réception ou déposée sur place de 9h30 à 12h30 et de 14h30 à 16h DATE LIMITE DE RECEPTION DES OFFRES Les offres devront être remises au plus tard le 27 août 2012 à 16h00 Page 4 sur 18

5 11. CONTACT FOURNIER GUILLOT M.P. Service Affaires Générales 21 bis rue de Bruxelles PARIS Cedex 09 Fax : marches@agessa.org Page 5 sur 18

6 ANNEXE TECHNIQUE MAPA : PROGICIEL COMPTABLE 1. Architecture Technique du système cible La Maison des Artistes et l'agessa souhaitent déployer un Progiciel de Gestion intégré adapté à la taille des entités. Ce PGI de catégorie «Mid-Market» sera destiné à environ 10 utilisateurs dans chaque organisme. Le candidat devra présenter de façon claire et détaillée l architecture technique de la solution envisagée Environnement d exploitation Le logiciel comptable pourra être hébergé en interne ou en externe, ou être mis à disposition en version SAAS Contraintes d exploitabilité Le futur système de gestion doit pouvoir être sauvegardé quotidiennement. Le candidat devra présenter de façon détaillée le système de sauvegardes. La Maison des Artistes et l'agessa expriment des exigences de : Disponibilité : une interruption de service de 4 heures maximum est acceptable ; Maintenabilité : le temps de réparation ou de restauration du système dans un état de bon fonctionnement acceptable est de ½ journée sans perte de données Contraintes de traçabilité Dans un objectif de sécurisation du Système d'information, il est nécessaire que le système informatique dispose de fonctions de traçabilité permettant de justifier «qui a fait quoi» : Vérification des logs des saisies transactionnelles ; Mémorisation du login utilisateur et de la date/heure de toute transaction. Page 6 sur 18

7 2. Couverture fonctionnelle du système cible La Maison des Artistes et l'agessa gèrent deux sections comptables relatives à leur propre gestion administrative et à la gestion du recouvrement, chaque section faisant l'objet d'une comptabilité distincte et équilibrée dans chaque organisme. Ainsi, le Système d'information Comptabilité Finances cible devra répondre aux besoins de comptabilisation des sections suivantes : Section gestion administrative de chaque organisme, qui retrace les charges et les produits relatifs aux dépenses de fonctionnement et aux dotations en capital ; Section relative à la gestion du recouvrement en application des articles L , R et suivants du Code de la sécurité sociale, pour la Maison des Artistes uniquement Périmètre fonctionnel La Maison des Artistes et l'agessa expriment le besoin fonctionnel suivant : Gestion des auxiliaires : Gestion des Fournisseurs ; Cycle des fonctions : Achat, Commande, Engagement, Facturation et Règlement ; Gestion de la comptabilité ; Gestion de la trésorerie ; Contrôle de gestion et suivi budgétaire ; Gestion des immobilisations ; Production des états légaux et fiscaux Règles de gestion globales Concepts La séparation entre ordonnateur et comptable Le Système d'information retenu doit être organisé en respectant le principe fondamental en vigueur dans les organismes de sécurité sociale, de séparation de l'ordonnateur et du comptable. L'autorité qui exécute le budget et donne les ordres de paiement ou d'encaissement, est appelée l'ordonnateur. Celui qui manie les fonds est appelé comptable. Les profils d'accès attribués respecteront cette séparation. Page 7 sur 18

8 Le PCUOSS La comptabilité des organismes de sécurité sociale est organisée de manière à satisfaire à la fois aux prescriptions du plan comptable général et aux exigences des lois de financement. Le plan comptable des organismes de sécurité sociale comporte deux parties : La première a pour objet la comptabilité générale qui présente de manière synthétique, sous forme de bilan et de compte de résultats, la composition et l'évolution de la situation patrimoniale des organismes, La seconde concerne des comptabilités développées, qui détaillent au niveau le plus fin, par branches ou par risques, les opérations de gestion technique enregistrées globalement dans la comptabilité générale. Le futur SICF devra répondre à ces exigences et appliquer le Plan Comptable des Organismes de Sécurité Sociale. Ce plan comptable comporte les particularités suivantes : Des numéros de comptes pouvant se décliner jusqu'à 17 caractères, Des comptes spécifiques au régime des OSS Régime de TVA Les charges techniques ne sont pas assujetties à la TVA. Les charges de gestion administrative sont comptabilisées TTC, mais la TVA n'est pas comptabilisée de manière distincte car elle n'est pas récupérée Eléments de volumétrie La solution de gestion à mettre en œuvre doit permettre de supporter la volumétrie suivante dans chaque organisme : Éléments Volumétrie Commentaire Nombre d'écritures comptables par an Nombre de fournisseurs 100 Nombre de biens immobilisés Gestion administrative + gestion du recouvrement Page 8 sur 18

9 2.4. Utilisateurs Nombre d utilisateurs cible Une dizaine d'utilisateurs devra être déclarée dans le système sous des profils ordonnateurs ou des profils comptables aussi bien à la Maison des Artistes qu'à l'agessa. Ils se répartissent de la façon suivante : Direction Générale : 3 Agence Comptable : 6 La proposition devra comporter le nombre de licences nécessaires par rapport au nombre d utilisateurs Sécurité et droits d accès La définition et le paramétrage des droits d'accès seront de la responsabilité de l'agence Comptable. Le candidat devra présenter de façon détaillée la gestion des droits d accès et des habilitations Fonctions transversales Requêtes multiples Les utilisateurs souhaitent disposer d un outil proposant des fonctions de création de requêtes multicritères et de paramétrage d états spécifiques en standard sans qu intervienne le service informatique. Page 9 sur 18

10 3. Gestion des auxiliaires : Gestion des fournisseurs 3.1. Enregistrement des factures La fonction première est de régler le fournisseur, avoir une traçabilité de l'achat et de suivre l'imputation de l'achat sur le budget. Le système permettra d'enregistrer des avoirs. La saisie des factures pourra, comme toutes les actions courantes, se faire par plusieurs utilisateurs de façon simultanée Echéances Le système permettra d'enregistrer les échéances de paiement pour chaque facture. Par défaut, les modalités d'échéance seront celles mémorisées dans la fiche fournisseur (compte bancaire, mode de paiement, conditions de règlement, etc.). Elles seront cependant modifiables à tout moment par l'utilisateur (habilitation spécifique pour la modification de la domiciliation bancaire ou postale). Le système permettra de produire tous les états récapitulatifs de paiements prévus à une ou plusieurs échéances données (bordereau d'échéances) Règlements La gestion des règlements se fera par gestion de façon globale ou individuelle pour un même fournisseur : les factures d'avoir diminueront le montant de la dette de l'organisme envers les fournisseurs. En cas de montant d'avoir supérieur au montant de facture, le progiciel permettra le blocage du règlement. Aucun règlement de facture ne peut être proposé avant validation comptable de l'ordonnancement correspondant. Le créancier doit toujours être en mesure d'identifier et de déterminer l'exactitude du versement. Le système devra permettre d'éditer les décomptes de paiements de chaque fournisseur. Tous les états de contrôle nécessaires à la gestion des règlements seront prévus par le progiciel. Ces documents pourront être paramétrables et l'ensemble des informations concernant la facture, le règlement ou le fournisseur seront donc disponibles Edition de suivi des fournisseurs Le système devra permettre de consulter et d'éditer le fichier des fournisseurs et consulter et éditer l'ensemble des états réglementaires (en particulier les grands livres et les balances des comptes fournisseurs et statistiques). Ces états seront aisément paramétrables et s'appuieront sur l'ensemble des données concernant les fournisseurs, et les dépenses engagées ou ordonnancées. Page 10 sur 18

11 4. Gestion comptable 4.1. La gestion du plan comptable Le plan de comptes des Organismes de Sécurité Sociale distingue deux catégories de charges et de produits : Les charges et les produits de gestion courante correspondant à l'utilisation des moyens qui permettent aux organismes d'assurer leurs missions de sécurité sociale ; Les charges et les produits de gestion technique correspondant au versement des prestations, au recouvrement des cotisations et des contributions sociales, aux transferts financiers internes à la protection sociale et aux contributions de l État à certains organismes. Le compte de résultat enregistre séparément les charges et les produits de gestion courante et les charges et les produits de gestion technique. Charge s Comptes de gestion courante (Type PCG) [60 à 655] [659 à 699 sauf le 6814] Produits [70 à 755] [759 à 799 sauf le 7814] Comptes de gestion technique (Régime) [656 à 658] [6814] [756 à 758] [7814] Construction des numéros de compte du régime : Les charges de gestion technique : Les comptes 656 Prestations sociales, 657 Charges techniques et 658 Diverses charges techniques retracent les charges de gestion technique correspondant aux dépenses spécifiques dont les organismes de sécurité sociale assurent la charge en vertu de la législation. Le 5ème chiffre des comptes 656, 657 et 658 indique le risque ou la branche concerné (1 maladie-maternité, 2 accidents du travail-maladies professionnelles, 3 famille, 4 vieillesse, 5 veuvage, 6 invalidité, 7 décès). Les produits de gestion technique : Les comptes 756 Cotisations, impôts et produits affectés, 757 Produits techniques et 758 Divers produits techniques retracent les produits de gestion technique correspondant aux recettes spécifiques dont les organismes de sécurité sociale bénéficient pour assumer leurs missions de solidarité nationale. Le 5ème chiffre de ces comptes indique les catégories de risques ou de branches concernées. Page 11 sur 18

12 Par exemple, la cotisation sociale de la branche «maladie-maternité» est constatée dans les subdivisions du compte Cotisations, impôts et produits affectés 7561 Cotisations sociales Cotisations sociales «maladie-maternité» 4.2. Comptabilité générale Fonctions de base Les fonctionnalités attendues en matière de comptabilité générale sont notamment : Des modèles de saisie spécifiques et paramétrables Des écritures d'abonnement Une fonction de lettrage automatique et manuel Une fonction de clôture mensuelle Une fonction de clôture annuelle manuelle et automatisée Exigences Le SCIF devra se conformer aux exigences suivantes : Un plan de comptes codé sur 17 caractères (PCUOSS) Un montant financier possédant 13 chiffres au minimum Restitution et états Le système de gestion comptable devra permettre à tout moment, la consultation, l'édition et la production des états légaux et fiscaux standards : Journal, balance, grand-livre ; Bilan, compte de résultats ; Liasses fiscales. Page 12 sur 18

13 5. Gestion de la trésorerie Le service trésorerie gère les encaissements et les paiements dans le respect de l'exigence de répartition des rôles ordonnateur/payeur. Chaque année, la Maison des Artistes procède à l'encaissement d'environ 88 millions d'euros de cotisations et contributions. L'AGESSA encaisse environ 132 millions d'euros de cotisations et contributions. Ces encaissements sont effectués en majorité par chèques et prélèvements automatiques et sont intégralement reversés à l'acoss. Les besoins identifiés en matière de gestion de trésorerie sont : La fonction de rapprochement bancaire, La fonction de prévision de trésorerie Rapprochement bancaire La fonction de rapprochement bancaire à mettre en œuvre doit remplir les fonctions suivantes : Rapatriement télématique des relevés de comptes bancaires (lancement différé ou immédiat des communications), Intégration automatique et manuelle des extraites de comptes, Rapprochement automatique et manuel des comptes Multicritères de rapprochement Définition d'un mode de rapprochement par banque Rapprochement d'un montant «banque» avec n mouvements du compte (et inversement en mode n/n) Identification du rapprochement par une référence automatique Annulation du rapprochement (individuel ou global) Interrogations et éditions multiples Consultation et édition des relevés de comptes Interrogation des écritures bancaires rapprochées et non rapprochées Interrogation des écritures comptables rapprochées et non rapprochées États de rapprochements et diagnostics des comptes 5.2. Prévision de trésorerie Les prévisions de trésorerie se font sur un horizon de un à plusieurs mois. L'objectif est de déterminer le montant à placer ou à financer pour tous les jours ouvrés d'une période. Page 13 sur 18

14 Les fonctions suivantes sont demandées : Fiche de suivi en valeur Possibilité de saisir, intégrer, modifier et supprimer les flux prévisionnels (mise à jour quotidienne) Pour les flux récurrents, possibilité d'intégrer un modèle type de flux pour chaque mois Saisie optimisée Prévisions sur tranche de dates (30 jours glissants, 3 mois, 6 mois...) Propositions automatiques de virements d'équilibrage Génération automatique des écritures comptables Gestion de codes nature budgétaires pour chaque flux Tableau quotidien répertoriant les flux par code et par regroupements différents Tableau mensuel répertoriant tous les flux Page 14 sur 18

15 6. Le contrôle de gestion L'entité contrôle de gestion établit et réalise le suivi du budget relatif aux opérations de gestion administrative de l'organisme. Les opérations liées au régime ne sont pas concernées. Etablissement et suivi du budget administratif Les budgets de fonctionnement de la Maison des Artistes et de l'agessa sont annuels, ils sont votés par le Conseil d'administration avant le 1er janvier de l'année à laquelle ils se rapportent. Ils peuvent être modifiés ou rectifiés en cours d'année. Ils sont financés par l'acoss qui procède par virements de fonds trimestriels Fonctions de base Le futur outil devra assurer : La gestion de la structure budgétaire avec plusieurs niveaux de regroupements ou d'imbrications La gestion des centres de responsabilités budgétaires Une consultation et édition du suivi budgétaire selon les différents niveaux de consolidation, avec des fonctions de zoom sur les justificatifs comptables 6.2. Restitutions et états L'entité gestion doit produire des états relatifs au budget et au suivi budgétaire selon différents niveaux : Vision globale pour le Conseil d'administration et l'agent Comptable Vision détaillée pour l'entité Contrôle de gestion et l'agent Comptable Ces états devront être paramétrables dans le progiciel. Page 15 sur 18

16 7. Gestion des immobilisations Les principales immobilisations gérées par la Maison des Artistes et l'agessa sont : Immobilisations corporelles : matériel informatique, mobilier... Immobilisations incorporelles : licences... Fonctions de base La Maison des Artistes et l'agessa souhaitent mettre en œuvre un module de gestion des immobilisations complet, intégrant notamment les fonctionnalités suivantes : Enregistrement des immobilisations Gestion des inventaires Calcul automatique des amortissements (mensuels, périodiques, annuels) Restitutions courantes : Liste des immobilisations Simulations des amortissements États légaux Gestion des dotations et révisions budgétaires Suivi des engagements Tableau de bord Génération automatique des écritures comptables Page 16 sur 18

17 8. Reprise des données et scénarios de démarrage 8.1. Présentation générale Actuellement, la Maison des Artistes utilise le logiciel CIEL pour sa comptabilité. L'AGESSA travaille sur un progiciel édité et adapté par un prestataire extérieur pour ses besoins Reprise du plan de compte PCUOSS Le chargement du plan de compte règlementaire PCUOSS devra être intégré Reprise des écritures comptables de l exercice 2012 Les données correspondantes aux mouvements comptables de l'exercice 2012 devront être reprises. 9. Interfaces et intégration au système d information existant 9.1. Interface avec l applicatif spécifique métier (MDA uniquement) Concernant la Maison des Artistes, le titulaire s'engage à mettre en œuvre une interface avec l'outil spécifique métier pour alimenter la comptabilité et la gestion de la trésorerie, dès qu il en sera jugé nécessaire. Le titulaire s'engage à apporter son concours si nécessaire à l'organisation de réunions de travail avec les éditeurs des solutions périphériques Interfaces avec d autres applicatifs La proposition devra présenter les interfaces possibles avec d autres applicatifs, les formats attendus Page 17 sur 18

18 10. Formation Formation des pilotes Le candidat proposera un dispositif de formation au paramétrage et à la supervision de la solution, à destination des pilotes. Il précisera la durée de la formation Formation des utilisateurs Le candidat proposera un dispositif de formation à destination des futurs utilisateurs. Il précisera la durée de la formation. 11. Maintenance du progiciel Le candidat devra inclure dans sa réponse une offre de maintenance concernant : la maintenance préventive : réduire les risques de dysfonctionnement et maintenir dans le temps les performances du système, l'intégrité des données ainsi que leur sécurité, la maintenance corrective : corriger les causes des défauts constatés, la maintenance adaptative : en cas d'évolution significative d'un élément logiciel ou matériel supportant l'application, le titulaire doit proposer une mise à jour permettant de prendre en compte cette évolution. Le candidat s'engage à maintenir le système disponible 5 jours par semaine, du lundi au vendredi de 7H30 à 19H00, à l'exception des jours fériés. L'indisponibilité du service ne doit pas excéder 4 heures en heures ouvrables. Page 18 sur 18