Manuel CryStone Android

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1 Manuel CryStone Android Module "Gestion" : Les prestations.. Page 3 Les forfaits... Page 3 Les remises. Page 4 Les abonnements.. Page 4 Les cartes tarif Page 4 Les collaborateurs. Page 4 Sauvegarder et restaurer.. Page 5 Carte de fidélité... Page 5 Module "Facturation" : Le fichier client. Page 6 La liste clients.. Page 6 Facturation d un client Page 7 Remise sur un ticket.. Page 7 Un sous total Page 8 Un paiement multiple. Page 8 Les bons d achat. Page 8 La fidélité Page 9 Les crédits client Page 9 La modification d un ticket... Page 9 Module "mouvement de caisse" : Les chèques.. Page 10 L espèce. Page 10 Les dépenses Page 10 Module "Recettes" : La bande de caisse.. Page 11 La validation.. Page 11 Les tickets.. Page 11 La sécurité du logiciel... Page 11 Page 1 sur 14

2 Module "Stock" : Création produit Page 12 Les entrées de stock Page 12 Les sorties de stock. Page 12 La commande de produits.. Page 13 Livraison de commande.. Page 13 Saisie d inventaire Page 13 Tarifs produits Page 14 Historique des mouvements Page 14 Le Back-Office.... Page 14 Page 2 sur 14

3 Module "Gestion" : Les prestations : La liste des services peut être filtrée à l'aide des choix en bas de l'écran. Bouton "Nouveau" permet de créer un service avec sa désignation, sa famille, les temps d'exécution et pause, prix, taux de TVA, le type de clientèle concernée et le choix de sa visibilité. Bouton "Modifier" rentre dans la fiche du service sélectionné précédemment afin d'y apporter des modifications. Pour supprimer un service de la liste utiliser le bouton "Supprimer" Les forfaits : Le forfait est un ensemble de services qui doit être moins cher qu au détail et à consommer maintenant. On peut créer des forfaits que lorsqu'on a déjà créé des services, comme pour les services vous retrouver les boutons de base qui sont "Nouveau", "Modifier" et "Supprimer". Lors de la création d'un forfait vous devez indiquer le nom du forfait, le type de client concerné et sa visibilité. L'ajout des services dans le forfait se fait par le bouton "Ajouter Services", au fur et à mesure le forfait se rempli et donne un total services. Pour modifier le prix du forfait cliquer sur le total en bas à droite et saisissez le prix souhaité, une remise sur chaque service du forfait va se calculer automatiquement. Il est possible d ajouter aussi les produits et des bons d achat. L'option facture pré-établie permet de créer un ensemble de services mais sans remise financière. L'option service complet permet d'avoir comme pour une facture pré-établie mais sans que le détail apparaisse sur le ticket de caisse. Page 3 sur 14

4 Les remises : Lors de la création d'une remise vous avez la possibilité de choisir une période, les jours de validité, le type de clients concernés. Vous indiquez si vous souhaitez : - une remise simple sur les services, les ventes et les forfaits (en pourcentage ou montant) - une remise par famille de services ou produits - une remise détaillée par service, vente ou forfait Sur la liste des remises il y a un bouton "Parrainage" qui permet d'attribuer une remise créée au parrain et à la marraine d'un nouveau client. Ainsi, lorsque le parrain ou la marraine revient après le passage du filleul le logiciel lui propose d'appliquer cette remise automatiquement sur son ticket. Vous retrouverez l icône remise lors de la facturation du client. Les abonnements : Les abonnements permettent l achat de services d avance et la consommation de ces derniers. Indiquer la désignation, la clientèle concernée, la date de validité et le nombre de jours entre chaque consommation. Ensuite cliquer sur "Ajouter service" afin d'ajouter les services qui vont venir composer l'abonnement. Vous pouvez modifier la quantité qui par défaut est de 1 pour chaque service et le montant global de l'abonnement. Une remise sera automatiquement calculée. Il est possible d ajouter aussi les produits. Les cartes tarif : La carte tarifs permet d attribuer aux clients des tarifs spécifiques. Indiquer un nom, le type de client concerné, la famille de service auquel elle se rattache, le taux de TVA, la date de validité en jours, le prix de vente au comptant ou le montant de la mensualité et le nombre de mois puis la remise rattachée à la carte. Les collaborateurs : Sur cette liste vous avez la possibilité de modifier l'ordre des personnes en sélectionnant puis en utilisant les flèches bleues à droite de la liste. Le bouton "Validation" permet de valider cette modification. Sur la fiche collaborateur indiquez les informations générales (nom, prénom, adresse, etc..). Vous pouvez attribuer un mot de passe à chacun avec un niveau d'accès ce qui permettra à chacun d'avoir accès à ses propres objectifs. Page 4 sur 14

5 Les onglets dessous permettent d'apporter des précisions (date de naissance, date d'entrée, visible ou pas sur certaines parties du logiciel), de voir le chiffre d'affaires mensuel et annuel et de mettre les informations. Il est possible de mettre une photo en cliquant sur le rectangle en haut à droite. Sauvegarder et restaurer : La sauvegarde est très importante car elle permet en cas de problème d'ordinateur de repartir sans perdre l'ensemble des données. La restauration reste exceptionnelle sauf au cas ou vous échangez des fichiers avec un bureau. Carte de fidélité : Elle se paramètre en trois étapes : - Clientèle : on indique le type de client touché, les jours de validité et sa durée - Gain de points : indiquez comment le client obtient ces points - Utilisation des points : on indique le nombre de points pour un avertissement commercial, le nombre de points pour avoir droit à la remise, choisir la remise à appliquer. Vous pouvez cocher la remise à zéro des points une fois la remise effectuée. L'option prendre en compte la facture en compte correspond à effectuer la remise sur le ticket où le client a atteint le nombre de points. Envoi vers bureau : Ce module est réservé aux personnes ayant internent au salon car il permet d envoyer sur un serveur une sauvegarde qui ensuite est récupérée par le Back- Office sous windows. Page 5 sur 14

6 Module "Facturation" : Le fichier client : Sur chaque fiche client vous pouvez indiquer leur coordonnées, plus vous avez d'informations et plus vous aurez ensuite la possibilité de communiquer avec vos clients. - Le bouton info vous permet d'indiquer des informations complémentaires qui restent paramétrables à souhait (possibilité de créer de nouveaux choix). - Le bouton statistiques permet de comparer l'année en cours avec l'année précédente, d'avoir la date de la dernière visite, la fiche moyenne de la cliente depuis son premier passage et si il y a un crédit en cours. - Le bouton note vous laisse libre cours. - Le bouton abonnement vous permet de suivre l'état de consommation des abonnements achetés. - Le bouton carte tarifs permet d'indiquer la carte en cours et sa date de fin de validité. - Le bouton fidélisation permet de connaître le nombre de points acquis, la date de création de la fiche client et les parrains marraines. Possibilité de gérer la carte fidélité sur plusieurs clients (famille). Il est possible d'attribuer une photo en cliquant sur le bouton "Photo". La liste client : Lorsque vous rentrez sur le module, vous arrivez sur la liste clients classée par ordre alphabétique. La zone de recherche clavier vous permet de saisir soit au clavier soit à l'aide des touches alpha le début d'un nom afin que le logiciel fasse un filtre de recherche sur le fichier et d'y affiner l'affichage des noms. Une fois le client trouvé vous pouvez soit ouvrir sa fiche, soit avoir accès rapidement à des informations le concernant (sa fidélité, son historique ou bien ses fiches techniques). L'historique du client est accessible via le bouton "Historique", sur le haut de cet écran vous aurez l'ensemble des fiches, la sélection d'une fiche donne le détail en dessous. Possibilité de gérer les fiches techniques de vos clients en sélectionnant le client puis sur le bouton en bas "Techniques". Page 6 sur 14

7 Facturation d'un client : Sélectionnez un client dans la liste puis cliquez sur le bouton "Facturer", là apparaît l'écran de facturation. En haut à gauche de cet écran vous avez un cadre réservé aux informations du client sélectionné, son nom, sa photo, l'accès à son historique, son nombre de point fidélité et la date de sa dernière visite. La partie en haut à droite de l'écran est la constitution du ticket. Le bas de cet écran permet de faire des choix pour constituer le ticket en haut. La 1ère colonne permet de choisir le type de facturation (forfaits, services, ventes, abonnements, etc. ). La 2ème colonne s'active suivant le choix fait dans la 1ère colonne, exemple si dans la 1ère colonne je sélectionne services donc dans la 2ème colonne apparaissent toutes les familles de services. La 3ème colonne est aussi conditionnée par les choix fait précédemment et affine la recherche parmi les tarifs possibles. La 4ème colonne est la liste des collaborateurs, donc après avoir sélectionné un service par exemple vous devez indiquez qui l'a effectué en sélectionnant un collaborateur. Votre ticket alors commencera à se constituer en haut de l'écran. Lorsque votre ticket est entièrement constitué vous cliquez sur le bouton "Régler" puis sélectionner le moyen de paiement en cliquant sur le bouton désiré. Ensuite cliquez sur le bouton "Valider" pour revenir à la liste des clients. Faire une remise sur un ticket : 4 possibilités s'offrent à vous - La remise sur ligne dans un ticket : sélectionner une ligne en haut à droite puis cliquer sur le bouton "Remise", un écran apparaît à vous de saisir en suite le chiffre avec la possibilité de faire une remise en montant ou pourcentage. - La remise globale permet de faire une remise sur l'ensemble du ticket soit en montant ou pourcentage. Il est possible aussi d'indiquer sur quel type de ligne la remise doit se faire (services, forfaits ou ventes). - La remise sur la ligne par le bouton "Prix de vente" là une calculatrice apparaît afin de pouvoir modifier le tarif. - Bouton "Liste Remise" pour appeler les remises créées dans le module gestion (voir module gestion). Page 7 sur 14

8 Faire un sous total : Pour cumuler plusieurs tickets avec un seul paiement, vous devez créer un ticket pour la première personne puis cliquez sur "En cours", faites un deuxième ticket et allez sur le bouton "Régler". Là, sur les moyens de paiement vous pouvez associer des fiches en attente avec le + (loupe bleue), cochez le ou les tickets à rattacher et cliquez sur "Valider". Ensuite indiquer le moyen de paiement souhaité et validez. Un paiement multiple : Votre client souhait vous régler avec différents moyens de paiement, vous pouvez le faire en allant en "Régler" puis sélectionnez le premier moyen de paiement puis cliquer sur le montant, là vous pouvez saisir un autre montant et donc ensuite attribuer un autre moyen de paiement pour le reste dû. Les bons d'achat : Pour les utiliser en facturation vous devez les avoir activés dans le réglage (Saisie Ticket facturation). (Un bouton s ajoute sur l écran de facturation) Pour vendre le bon achat vous devez cliquez dans la 1ère colonne à gauche "Bon d'achat", un écran apparaît avec la possibilité d'attribuer un N (ou par défaut le logiciel attribut un N ) puis le montant du bon d'achat. Indiquez quel collaborateur a vendu ce bon d'achat. Dès qu'un bon d'achat est en cours un nouveau bouton apparaît sur l'écran de facturation. Lorsqu'un client arrive avec son bon d'achat, faites lui son ticket puis cliquez sur le bouton "Bon d'achat" afin de voir les bons d'achat en cours de validité, sélectionnez le pour qu'il vienne en déduction sur le ticket. Attention on peut appliquer un bon d'achat seulement si la valeur du ticket lui est égal ou supérieur. Pour vendre un abonnement vous devez l'avoir paramétré précédemment (Gestion Les Abonnements), ensuite sélectionner l'abonnement à vendre puis le collaborateur. On peut ensuite aller sur la fiche du client et dans l'onglet "Abonnements" voir et suivre la consommation de l'abonnement acheté. Pour la consommation, vous devez mettre sur le ticket les prestations contenues dans l'abonnement et donc vous apercevrez qu'une ligne "Abonnement" s'ajoute sur le ticket en négatif de la valeur du service. Vous validez le ticket en allant dans "Régler" et vous indiquez un moyen de paiement si le ticket est supérieur à 0 sinon vous validez. Page 8 sur 14

9 La fidélité : Les points de fidélité se cumulent suivant le paramétrage que vous avez effectué (Gestion Fidélité), ensuite le logiciel propose d'appliquer à la fin du ticket la remise qui est attribuée au profil de fidélité. Vous pouvez suivre les points de vos clients sur sa propre fiche. Les crédits client : Il est possible d'accorder à un client un crédit (réglages saisie ticket mode de paiement) au moment de régler cliquez sur le bouton "Autres" pour faire apparaître le bouton "Crédit". Attention, le chiffre d'affaire de ce ticket n'apparaîtra pas en recettes tant que qu'il n'est pas réglé. Etant donné que vous êtes assujetti à la TVA à l'encaissement. Lorsque le client revient le remboursement de crédit se met automatique sur ce nouveau ticket. La modification d'un ticket : Vous pouvez modifier un ticket car temps que vous n'avez pas fait la validation des chiffres vous êtes en mode brouillard. Pour modifier un ticket vous devez passer par le module "Recettes" du menu principal, puis "Tickets", la liste des tickets apparaît sélectionnez le ticket à modifier puis cliquez sur "Modifier" à droite de l'écran. Vous retrouvez l'écran de facturation avec le ticket donc vous pouvez intervenir dessus, puis repasser par le règlement afin de valider le ticket. Une erreur de règlement, même démarche pour retrouver le ticket puis cliquez sur le bouton "Mode de paiement" donc vous pouvez annuler le moyen paiement actuel puis le remplacer par un autre. Pour annuler un ticket fait par erreur, la démarche est la même sauf que vous devez annuler la saisie du ticket. Page 9 sur 14

10 Module "Mouvements de caisse" : Les mouvements de caisse possibles sont les remises en banque de chèques, les mouvements d'espèces et les dépenses en espèces. Il est possible à l'aide des dates en haut de l'écran de visualiser des mouvements sur une période et donc modifier ou supprimer des mouvements. Les chèques : Cliquez sur le bouton "Remise chèques", l'écran qui s'ouvre est composé de 2 parties à gauche l'ensemble des chèques non encore remis en banque et à droite les chèques remis ce jour. Par défaut, tous les chèques à gauche sont cochés, vous pouvez modifier cette sélection, ensuite indiquer sur le calendrier la date de la remise et cliquez en haut de l'écran sur le bouton "Remettre". Les chèques sélectionnés passent à droite avec la date que vous venez d'indiquer, lorsque vous quittez cet écran le logiciel vous demande de valider votre remise. L'espèce : Cliquez sur le bouton "Mvt Espèces", un écran apparaît avec la date du mouvement, le type de mouvement (remise en banque, prélèvement ou apport en caisse). Indiquez le montant souhaité puis enregistrez. Les dépenses : Vous pouvez créer des familles de dépense en indiquant le nom et taux de TVA. Ensuite saisissez votre dépense en indiquant la date, le montant et en ajoutant un commentaire si vous le souhaitez puis valider. Page 10 sur 14

11 Module "Recettes" : Sur ce module vous retrouvez l'ensemble des chiffres de la journée ou d'une période. Le chiffre d'affaire est ventilé par catégorie de CA, par mode règlement et par type de clientèle. La bande de caisse : Impression sur l'imprimante de caisse du récapitulatif de la période sélectionnée. Possibilité de régler l'impression dans les réglages caisse récapitulatif/période. La validation : La validation du brouillard de caisse est irréversible, elle permet de valider une période sur laquelle nous n'avons plus besoin de revenir pour faire des modifications. Le logiciel vous indique la date jusqu'où la caisse est validée actuellement et attend la saisie de la date à laquelle vous souhaiter la valider. Ensuite cliquez sur le bouton "Valider le brouillard de caisse". Les tickets : Nous retrouvons la liste de tickets clôturés de la période, vous pouvez modifier un ticket si celui-ci n'est pas dans une période où la caisse est validée. La Sécurité du logiciel : Il est possible de bloquer les accès sur certains modules ou certains boutons du logiciel, avant toute chose vous devez vous attribuer sur votre fiche coiffeur (juste en dessous de votre nom) un mot de passe puis le niveau d accès (élevé). Ensuite prenez contact avec nous au afin que nous vous donnions la démarche à suivre pour bloquer les accès. Page 11 sur 14

12 Module "Stock" : Pour commencer à travailler sur le fichier produits vous devez obligatoirement créer vos fournisseurs à l'aide du bouton "Liste des fournisseurs" ensuite allez sur le bouton "Liste des produits". Création produit : Pour créer un produit cliquez sur "Nouveau" ensuite renseignez le maximum de chose sur le produit (désignation, code, code barre, fournisseur, type de produit, famille, sous-famille, référence chez fournisseur, stock actuel, la TVA, le prix HT catalogue et le prix de vente). L'onglet vente : permet de voir les ventes de ce produit par mois et d'indiquer ici le stock mini et maxi que vous souhaitez. L'onglet achat : vous indique les dates, fournisseur et prix d'achat HT des dernières commandes. La liste des produits peut être filtrée à l'aide des choix en bas à droite de la liste, vous pouvez aussi rechercher un produit par sa désignation ou par son code. Il est possible aussi d'imprimer cette liste de différentes façons Les entrées de stock : Vous devez sélectionner un fournisseur, l'ensemble des produits de ce fournisseur apparaissent, si vous utilisez une douchette code barre il vous suffit de biper les produits autant de fois qu'il est rentré, puis de saisir le prix unitaire HT. Si vous n'avez pas de douchette code barre vous devrez rentrer les quantités reçues dans la colonne Qté et le prix d'achat unitaire HT. Ensuite, cliquer sur le bouton "Valider" et indiquer un motif de mouvement et un commentaire et "Valider". Les sorties de stock : A l'aide de la douchette code barre vous devrez biper les produits autant de fois que ce produit est sorti. Sans douchette vous indiquerez la quantité dans la colonne Qté sortie puis le bouton "Valider" où vous indiquerez le motif du mouvement et un commentaire et "Valider". Pour les entrées et sorties il est possible de filtrer la liste produits à l'aide des filtres en bas à droite de l'écran. Vous pouvez aussi dans les 2 cas mettre en attente votre saisie puis la reprendre à un autre moment sans perdre la précédente saisie. Page 12 sur 14

13 La commande de produits : Comme pour les entrées de produits vous devrez indiquer le fournisseur puis les quantités de chaque produit commandé et leur prix d'achat unitaire HT. Il est possible aussi que le logiciel vous fasse une proposition de commande, seulement si vous avez renseigné sur les fiches produit les quantités minimum et maximum. Vous pouvez mettre en attente votre commande et la reprendre pour y ajouter d'autres produits à tout moment. Lorsque votre commande est prête vous pouvez la "Valider". Livraison de commande : Lorsque une commande est validée, elle bascule automatiquement en attente de livraison de commande. Vous sélectionnerez la commande dans la liste des commandes en attente de livraison. Par défaut le logiciel indique dans la colonne Qté livrée la même quantité que celle commandée, si vous devez changer cette quantité (car différente de celle commandée) vous pouvez le faire en cliquant dans cette colonne et ressaisir la bonne quantité. Si les prix d'achat unitaire HT sont différents vous pouvez aussi les modifier afin que le PUMP (prix unitaire moyen pondéré) soit le plus juste pour la valorisation du stock. Vous pouvez mettre en attente vos modifications afin d'utiliser le logiciel et revenir dessus sans perdre vos modifications. Lorsque vous avez fini de renseigner votre livraison vous pouvez la valider afin de mettre à jour votre stock. Si vous avez un reliquat de commande (produits manquants ou non livrés) le logiciel vous propose de le générer. Le reliquat sera ensuite ajouter aux commandes en attente de livraison. Le logiciel peut aussi vous proposer de mettre à jour les tarifs d'achat sur les fiches produits si vous les avez modifiés au cours de la livraison. Saisie d'inventaire : Le module "Saisie Inventaire" permet rapidement de mettre à jour votre stock, il vous est possible d'imprimer la liste des produits que vous affichez à l'écran afin d'avoir un support papier où vous pourrez noter les quantités lors de votre inventaire physique. Ensuite, la saisie des quantités se fait dans la colonne "Inventaire", après chaque saisie de quantité, appuyer sur une autre case où saisir une quantité, afin de bien valider votre saisie. Vous pouvez mettre en attente votre saisie d'inventaire et revenir dessus plus tard. Lorsque votre saisie d'inventaire est terminée cliquez sur le bouton "Valider" puis confirmer pour que votre stock soit mis à jour. Page 13 sur 14

14 L impression de votre inventaire se fera à partir du Back-Office sous windows. Tarifs de produits : Ce module vous permet de modifier les tarifs de vos produits sans rentrer dans les fiches des produits une par une. Pour commencer vous devez impérativement sélectionner un fournisseur. Vous pouvez soit modifier directement dans les colonnes nouveaux prix soit en effectuant un calcul via certains critères (en bas à droite de l'écran), vous demander le calcul et donc les colonnes nouveaux prix se calculent en fonction de vos choix. Ensuite, vous pouvez soit valider ou annuler les changements en cliquant sur "Quitter". Historique des mouvements : Cet écran vous permet de visualiser sur une période choisie les mouvements de tous les produits ou certains suivants les filtres activés. Le Back-office : Le Back-Office doit être installé sur un ordinateur muni de windows. Ce module permettre de rapatrier par internet ou bien par clé USB l ensemble de vos données afin de pouvoir faire votre administratif. Gestion des états : Permet de sortir toutes vos documents sur imprimante et de les exporter sous plusieurs formats. Marketing : Possibilité de créer des filtres sur le fichier client, suite à une sélection il est possible de communiquer par courriers postaux, s ou par SMS. Toutes vos campagnes de SMS et d peuvent être analysées afin de connaître leur impact sur le chiffre d affaire et la clientèle ciblée. Vous pouvez aussi exporter la sélection en TXT ou l'imprimer. Page 14 sur 14