EDI-OPTIQUE FICHE SIGNALÉTIQUE

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1 EDI-OPTIQUE FICHE SIGNALÉTIQUE FILIÈRE OPTIQUE PORTEUR ASSOCIATION EDI OPTIQUE Thématique(s) Co-design PLM SCM Traçabilité Dématérialisation Extension des procédures dématérialisées entre magasins d optique, fournisseurs et mutuelles. Equipe Fédération : Association EDI Optique 60 fabricants, distributeurs et fournisseurs de services dans le domaine de l optique Chef de projet : Jean-Christophe Leroy, consultant jc.leroy@edi-optique.org Avancement Durée du projet : 28 mois Fin prévue : février 2011 Entreprises cibles 300 fournisseurs 30 enseignes de distribution opticiens 900 mutuelles, assurances et instituts de prévoyance Objectifs Augmenter la productivité, la rentabilité et la compétitivité des entreprises actives dans la filière de l optique ophtalmique en France : - en augmentant le nombre de magasins télétransmettant leurs commandes aux verriers, aux lunetiers et aux laboratoires de contactologie pour réduire le nombre de commandes électroniques erronées pour les verres, - en réduisant le temps passé à la gestion administrative, le temps moyen de réponse pour les demandes de prise en charge et de remboursement du tiers payant par les AMC [Assurance Maladie Complémentaire] - en augmentant le nombre de fabricants de montures aptes à produire un catalogue commercial électronique et normalisé et le nombre de magasins recevant des catalogues électroniques de verriers, de lunetiers et de laboratoires de contactologie. Solution EDI OPTIQUE pour les PME de la filière Contenu : - Lunetterie : guide d implémentation pour identification, catalogue commercial et catalogue technique. - Contactologie : guide d implémentation pour catalogue commercial. Modalités Intégration des standards d échange EDI- Optique aux logiciels de gestion utilisés par les entreprises de la filière : - demande de prise en charge auprès des organismes de prise en charge, - intégration de catalogues lentilles, - commande de lentilles, - intégration de catalogues montures, - commande de réassort montures. Disponibilité à fin 2009 : - pilotes pour Lunetterie et Contactologie - en cours pour la gestion des prises en charge par les assureurs et organismes Page 1

2 EDI-OPTIQUE RESULTATS ET PERSPECTIVES ORIGINE DU PROJET L Association EDI-Optique a été créée en 1998 par les verriers fournisseurs dans un objectif de mise en œuvre de centrales d achat. L association rassemble 60 membres en 2010, elle s adresse à l ensemble des acteurs de la profession: fabricants, distributeurs, opticiens, groupements, enseignes et éditeurs. Les particularités métiers de chacun sont ainsi intégrées à la réflexion, afin d élaborer un référentiel proche des besoins et d anticiper les évolutions du marché. L Association accompagne ses membres dans la mise en place de l EDI standardisé en leur proposant de l information, du conseil, des guides. Elle réalise également un annuaire des acteurs de l EDI dans l optique, dans le but de faciliter sur le terrain la mise en place et l utilisation de la télétransmission. ETAT DES LIEUX En 2009, avec plus de 90% de facturation électronique et plus de 50% de commandes électroniques les opticiens sont des adeptes des échanges en EDIFACT avec 15 millions de messages échangés par an. - Pour les commandes verres, en moyenne 40% du volume des commandes sont passées en électronique. Certains verriers ont d ailleurs une stratégie fortement axée sur l EDI. Ainsi, Carl Zeiss Vision et Hoya dépassent les 70% de commandes électroniques. De façon similaire, les laboratoires de montage des principales enseignes engrangent 50% à 85% des commandes de verres pour les deuxièmes paires en EDI. - En termes de fiabilité, les processus de commande électronique sont désormais presque totalement automatisés puisque entre 95% et 98% des commandes ne nécessitent plus d intervention manuelle. Sur les quatre dernières années, le nombre d opticiens commandant en électronique a doublé. On compte environ 2500 opticiens adeptes quotidiens de ce mode de commande, tandis qu on estime au double le nombre d opticiens dont le logiciel de gestion est configuré pour passer rapidement des commandes informatisées. - Du côté des laboratoires de contactologie, seulement 400 opticiens passent des commandes directement depuis leur logiciel de gestion pourtant 50% des opticiens se connectent au site internet de leurs fournisseurs pour commander. - Le développement des commandes EDI ne souffre plus de l absence d informatisation des opticiens, puisque 95% d entre eux sont équipés de logiciels de gestion de point de vente. De plus, les catalogues électroniques des verriers, dont l hétérogénéité des formats et les méthodes de distribution constituaient des facteurs limitateurs au déploiement de l EDI il y a encore quatre ans. - La distribution des catalogues ne passe plus par les éditeurs de logiciels de gestion. La plupart des verriers utilisent plusieurs méthodes liés à différents réseaux de distribution: CD-ROM, EDI-Eyes, Eyesroad, OEM-Achat ou VerticalOptic. Aujourd hui seuls les catalogues verre ont été intégrés dans les logiciels de gestion. Le format propriétaire OPTIMEYES est le plus répandu. L Association EDI-Optique travaille sur une évolution qui couvrira de façon plus adéquate les besoins du marché : gestion des innovations produits, gestion des offres commerciales, contrôle qualité. - Du côté des factures, les échanges EDI se sont généralisés. 29 centrales reçoivent des factures électroniques de leurs fournisseurs; 25 d entre elles peuvent traiter les factures normalisées d EDI-Optique (INVOIC OPTO v33). ENJEUX ET STRATEGIE L industrie optique est en train de profondément se modifier. Les acteurs et la production s internationalisent, la concurrence s accroît. Les quelques entreprises françaises sont touchées par ce phénomène, notamment avec la croissance rapide des enseignes et réseaux, la concentration des moyens de production (laboratoires de montage), les offres commerciales. Les méthodes des opticiens se rapprochent de plus en plus de celles de la grande distribution. Les concurrents de demain pour les opticiens sont de gigantesques groupes comme Luxottica (5700 points de vente sur l Amérique et l Asie), Hal Holding (2800 points de vente dans 30 pays). La concentration touche également les fournisseurs qui à la fois fusionnent (Carl Zeiss, Sola et American Optical) et étendent leur offre en matière de logistique. L enjeu principal de ce projet est de donner à la France et aux acteurs français un rôle de leader pour structurer l optique ophtalmique autour de ses flux d information. Page 2

3 Le projet poursuit quatre objectifs spécifiques: 1. Étendre la couverture fonctionnelle transversale des standards déployés par les professionnels de l optique pour la gestion des échanges commerciaux (actuellement limités au domaine du commerce des verres) aux secteurs de la lunetterie et de la contactologie, afin d améliorer la performance économique de ces secteurs et des opticiens. 2. Standardiser l identification internationale des montures et mettre en place des systèmes de référencement globaux des produits pour facilités les échanges de données entre les PME de la lunetterie et leurs clients, partenaires et distributeurs, et pour améliorer la conformité des produits optiques avec la directive EU 92/43 qui oblige à l identification unique des dispositifs médicaux. 3. Standardiser les processus et standards d échanges avec les régimes sociaux complémentaires de manière à réduire les coûts de gestion et à améliorer les processus de gestion de client. 4. Migrer la base des standards existants d EDIFACT vers UBL/ebXML afin d alléger les futurs déploiements et d obtenir un meilleur consensus international. Dans un marché globalisé, ces objectifs visent à la fois des problématiques nationales, en particulier pour les chaînes de distribution structurées, et des problématiques internationales, en particulier pour les fournisseurs qui sont, pour la plupart, présents dans tous les pays d Europe. Figure 1- Structure du marché de l'optique LES GAINS ATTENDUS Le potentiel d amélioration de la productivité de la filière est évalué à 10 à 15% il peut être atteint dans la phase de déploiement du projet à travers trois priorités : 1- l optimisation de la logistique fournisseurs qui découlerait du référencement informatisé des produits montures et lentilles dégagerait une économie de stock de 10 à 15 jours par an, 2- la facturation électronique et la gestion des avoirs pourrait générer une économie de 30 à 60% des frais comptables, alléger le processus de contrôle des factures et la diminution de litiges sur les avoirs, 3- les prises en charges et les remboursements électroniques permettraient de réduire le temps de traitement des dossiers tiers payants de 20% et de gagner 10 à 15 jours de trésorerie globale. Page 3

4 ORGANISATION DU PROJET ET ÉTAPES L impact recherché par le projet de l Association EDIOptique est de résoudre des problématiques freinant les échanges de données. Pour ce faire, le Conseil d Administration de EDIOptique s est assuré, au niveau des pilotes et du déploiement, du soutien des principaux acteurs du marché (parmi les entreprises qui s engagent à déployer les résultats issus du projet, on retrouve entre autres: Atol, AudiOptic, CDO, Cristallin, Eyes-Road, GuildInvest, L Amy). Le projet est organisé par programme de travail et par étape : - Programme transversal : gestion de projet et des groupes de travail - Programme Montures (identification, catalogue commercial, catalogue technique, commande) Etapes : élaboration des dictionnaires de données, sessions de formation, rédaction des Guides d implémentation, stratégie de standardisation. - Programme Lentilles (catalogue commercial, commande) Etapes : élaboration des dictionnaires de données, sessions de formation, rédaction des Guides d implémentation, stratégie de standardisation. - Programme Assureur (cotation et prise en charge, facturation et paiement, concentrateurs, CNIL) Etapes : cahier des charges, élaboration des dictionnaires de données, évaluation, dossier CNIL, sessions de formation, rédaction des Guides d implémentation, stratégie de standardisation. - Programme de migration UBL (commande, catalogue, facture, confirmation de commande, bulletin) Etapes : élaboration des dictionnaires de données, sessions de formation, rédaction des Guides d implémentation, stratégie de standardisation. LA SOLUTION Les messages disponibles Mise à disposition par EDI-Optique des guides d implémentation de messages standardisés ebxml pour la filière. 1- les messages OPTO33 et OPTO34 pour : les commandes de verres de prescription, avec ou sans monture, les commandes de verres de stock, les commandes de lentilles de contact les commandes de montures de stock, les accusés de réceptions, les confirmations de commandes, les bons de livraisons, les factures électroniques. 2- Les messages OPTO10 pour : les catalogues de verres, les catalogues de montures, les catalogues de lentilles de contact et de solutions d'entretien. Les éditeurs de la filière (10 environ) intègrent ces standards. En complément, une offre de plateforme de service (2 plate-formes EDI-EYES et EYES- ROAD) permet de recevoir, de traduire et d'émettre tous types de messages normalisés par l'association EDI-Optique ainsi que la télédistribution de catalogues électroniques vers des magasins d'optique et la mise à disposition d'outils de gestion de catalogues électroniques. Illustration des flux et des échanges Figure 2- Flux commerciaux (disponibles) Figure 3- Flux de prise en charge (en cours de développement) Page 4

5 LES ENTREPRISES PILOTES (2009/2010) Année couples (industriel/éditeur) et 400 opticiens Création catalogue OPTO v11 Réception catalogue OPTO v11 Demande catalogu e OPTO v11 Passage de command e OPTO v34 Accusé de réception fonctionnel OPTO v33 Rappel de produit s Tracking Novacel Sogesa Phase 1 Phase 1 X Phase 1 Phase 2 X Phase 2 X Processus opérationnels Essilor Ocuco Phase 1 Phase 1 Phase 1 Phase 1 Phase 1 X X Phase 1 CZV GuildInvest Phase 1 Phase 1 Phase 1 Phase 1 X Ciba Vision Atol Phase 1 Phase 1 X Phase 1 Phase 2 X X X Bausch&Lomb Phase 1 Phase 1 Phase 1 Phase 1 GuildInvest BBGR Cosium Phase 1 Phase 1 X Phase 1 Phase 1 X Phase 2 Phase 2 Ophtalmic Cosium Phase 1 Phase 1 Phase 1 Phase 1 Phase 2 Phase 2 Phase 2 Phase 2 CZV Grand Vision Phase 1 Phase 1 X Phase 2 Phase 2 X Phase 2 Phase 1 L Amy Juxta Luxottica Grand Phase 1 Phase 1 Phase 1 Phase 1 X X X X Vision Lafont Paris Cristallin Bausch&Lomb Phase 1 Phase 1 Phase 1 Phase 1 X Phase 1 X X Grand Vision Phase 1 : périmètre initial du pilote, Phase 2 : ajout de fonctionnalités Résultats d évaluation par les pilotes De manière générale les éditeurs se sont impliqués dans la mise en œuvre des pilotes ainsi que les clients, ce qui a généré une pression positive sur les fournisseurs. Les progrès d intégration des processus du point de vue client/ fournisseur vont bien au-delà de ce qui était envisagé dans un premier temps. La masse critique du nombre d acteurs impliqués a été atteinte, en conséquence de nombreux projets ont été créés par effet collatéral, soit environ 400 entreprises. Impact La mesure de l impact du projet de l Association EDI-Optique est effectuée au moyen de trois sondages effectués en mai 2008, mai 2009 et mai L audit de 11 magasins d optique démontre que l optimisation des flux entre opticiens, complémentaires santé et fournisseurs pourrait faire gagner jusqu à 15 points de productivité dans les magasins grâce à une réduction de 15% du temps global passé en magasin au traitement de chaque dossier. L objectif sera de transformer ces gains d efficacité en gains économiques, c'est-à-dire de transformer le temps libéré en amélioration de la qualité et en chiffre d affaire. Pour Jean-Gabriel Josse, Président de l Association EDI-Optique : «les échanges de données sont devenus au cours des cinq dernières années indispensable à la filière. Utiliser les échanges électroniques, EDI et XML, c est bien sûr gagner en productivité, mais c est aussi apporter de la transparence au marché de l optique et se donner ainsi les moyens de revaloriser l image de l opticien.» Page 5

6 EDI-OPTIQUE ANALYSE ET RECOMMANDATIONS CONCLUSIONS Le projet EDI-Optique est exemplaire dans sa gestion et dans son contenu, il est reproductible pour toute filière dans la mesure où les leaders de la filière s engagent fortement et sur la durée. Les résultats obtenus en termes d usages, de pilotes, de standards, d offres de solutions ou d impact économique permettent de le modéliser. BONNES PRATIQUES La séparation claire entre la structure de standardisation (EDI-Optique) d une part, et les sociétés éditeurs de logiciels ou les exploitants des plateformes d échange d autre part permet au projet de s assurer de l adhésion des différents offreurs qui sont autant de prescripteurs auprès des utilisateurs. La mobilisation de nombreux offreurs et la mise en place d un grand nombre d entreprises pilotes représentatives de la filière permet d obtenir une véritable masse critique et de stimuler l offre. La participation active des grands fournisseurs qui structurent le marché de l optique au conseil d administration de l association d EDI-optique permet d impulser une dynamique de marché forte vis-à-vis de l ensemble de la filière. Le programme de travail de l association est défini comme une mise en cohérence et une neutralisation des échanges voulus par les grands acteurs de la filière pour ne favoriser aucun acteur en particulier. La mesure de l impact économique de chaque flux auprès des utilisateurs finaux permet de communiquer activement sur les gains de productivité apportés à chaque magasin. La définition d une stratégie claire de standardisation et de lobbying auprès des instances de normalisation (ISO) pour la définition d un standard de catalogues électroniques des montures préconisé par EDI-Optique apporte un avantage concurrentiel important aux industriels français. Une démarche similaire est en cours avec l Allemagne pour l élaboration d un standard européen pour la contactologie. Page 6