78 salariés permanents travaillent au service des missions de l association.

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1 BILAN D ACTIVITE 2014 PÔLE RESSOURCES ADALEA 78 salariés permanents travaillent au service des missions de l association. Si l effectif est composé en majorité de travailleurs sociaux qui interviennent auprès des usagers, le service rendu à leur égard repose aussi sur le travail et l engagement du pôle ressources composé des personnels administratif, de logistique et d entretien, qui tous les jours contribuent à la cohérence et à la qualité des actions de l association. Leur travail est souvent occulté au profit de la mise en lumière de l intervention sociale et pourtant ils constituent une pierre angulaire du fonctionnement de l association et du service rendu aux personnes accueillies. Ce rapport a pour objectif de mieux vous faire connaître qui ils sont et ce qu ils font. Février 2015

2 SOMMAIRE 1. PRESENTATION RAPPORT QUANTITATIF L activité administrative de l Association en quelques chiffres sur l année Informatique Maintenance des bâtiments et des véhicules Entretien des surfaces EVENEMENTS MARQUANTS LA COMMUNICATION RESSOURCES HUMAINES PERSPECTIVES ADALEA Bilan d activité 2014 ADMINISTRATION 2

3 1. PRESENTATION LES EFFECTIFS «Le pôle ressources» de l association au sens large regroupe les fonctions administratives (secrétariat - accueil, comptabilité, gestion des ressources humaines), les fonctions logistiques (informatique, entretien des locaux, entretien des surfaces) et transversale (chargé de projet). Ce pôle constitue une activité à part entière indispensable au bon fonctionnement de l association et à la réalisation des missions auprès des publics. NOM ETP POSTE PÔLES CARVAL Marie Noëlle 0,90 Comptable CROGUENNEC Brigitte 1 Comptable chargée des ressources humaines LEROY Mélanie 1 Aide Comptable VINCENT Sabrina 1 Aide Comptable LAVAULT Audrey 1 Assistante de Direction HAMON Saïg 1 Chargé de Projet BRAIZAZ Michel 1 Informaticien SAINTILAN Gilbert 1 Ouvrier d entretien NEDELEC Solène 1 Agent d'entretien JEGOU Marianne 1 Agent d entretien (CUI) CLOAREC Maïwenn 1 Agent administratif PELLAN Françoise 1 Secrétaire 18 salarié-es pour ETP Plus de heures payées en 2014 TOULLELAN Lorenza 1 Agent Administratif (SIAO) RIOU Michèle 1 Agent Administratif BLONDIAUX Aurélie 1 Employée de Bureau (Emploi d Avenir) BONVALET Fanny 1 Secrétaire/Assistante LE FRANC Virginie 1 Secrétaire CHAPELAIN Jean Yves 0,77 Agent Administratif PAR FONCTION ETP SECRETARIAT : 9 SALARIES 8.77 COMPTABILITE /RH : 4 salariées 3.90 LOGISTIQUE : 4 salariés 4 CHARGE DE PROJET : 1 salarié 1 ADALEA Bilan d activité 2014 ADMINISTRATION 3

4 LES OBJECTIFS Les activités administratives de l association font l objet d une présentation en Assemblée Générale pour la 8 ème année consécutive. Ces missions sont essentielles pour la viabilité même de l association et son développement. A l instar des 4 pôles d activité de l association, les services administratifs, de logistique et d entretien constituent le pôle ressources et répondent aux 5 objectifs suivants : Permettre aux actions d exister : demander et rendre compte de l existence et de l utilisation des fonds (comptabilité) Appui logistique et ressources aux actions Apporter de bonnes conditions de travail et d accueil aux salariés et aux publics Garantir la contrepartie du travail des salariés : salaires, formation, Assurer le lien entre le pôle ressource et les pôles activités de l association : rôle d interface LES METIERS ADALEA Bilan d activité 2014 ADMINISTRATION 4

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7 2. RAPPORT QUANTITATIF 2.1. L activité administrative de l Association en quelques chiffres sur l année 2014 : Courriers reçus et traités sur l année : Courriers enregistrés au départ de l association : L ensemble des courriers reçus et envoyés dans l association font l objet d un référencement sur tous les sites garantissant la traçabilité de nos échanges postaux échanges de courriers sur l année 2014 Contre plus de en 2011 soit une baisse de 75 % Explications : Les mails représentent, chaque année, une part de plus en plus importante de nos échanges internes comme externes. Cet accroissement répond à la nécessité de dégager des économies d échelle sur les commandes de papier tout en s inscrivant dans une logique de développement durable. Le courrier électronique mails expédiés en 2014 Près de mails reçus Soit une hausse de 77 % des échanges de courriers électroniques depuis 2011 Une activité d accueil téléphonique et physique importante : Près de échanges téléphoniques en 2014 Plus de accueils physiques en un an sur l ensemble de nos actions La comptabilité : dernier maillon d une chaine de traitement, Chaque dépense ou produit est vérifié, validé et enregistré quel que soit son montant. Lors de chaque contrôle effectué par nos financeurs Etat, Région, Département, ou Fonds Social Européen l Association est remarquée pour cette gestion saine et rigoureuse factures enregistrées et payées 94 conventions, avenants et annexes financières gérées en 2014 ADALEA Bilan d activité 2014 ADMINISTRATION 7

8 438 contrats de travail (CDI, CDD, CUI), avenants, conventions de stage et de bénévolat signés en CDI 219 CDD 4 CUI (hors chantier) 43 avenants 3 services civiques 45 CUI CAE sur les chantiers d insertion et 46 avenants 22 conventions bénévolat 46 conventions de stage 2.2. Informatique : Répartition des interventions Le temps passé par l informaticien sur les différents pôles de l association tend à s équilibrer par rapport à l année précédente. Les Pôles Emploi Formation et Accueil Ecoute Veille Sociale ont été moins chronophages (respectivement 47 % et 21 % en 2013), ce qui a profité aux travaux relevant du niveau associatif et du Pôle Logement Hébergement (respectivement 17 % et 11 % en 2013). Les interventions concernent en plus grande proportion qu en 2013 la maintenance et l aide aux utilisateurs et l administration réseau (respectivement +9 et +10 points). Maintenance + Aide utilisateurs Répartition du type d intervention Administration réseau Développement informatique Réunions 39 % 41 % 15 % 5 % S agissant des investissements, l association poursuit le développement de son parc informatique. Chaque salarié a aujourd hui accès à un ordinateur. Parallèlement, l association veille à maintenir le parc informatique dans un état de fonctionnement correct par une politique de renouvellement du matériel. En 2014, le parc informatique s est donc encore étoffé, notamment en ordinateurs. 211 ordinateurs, dont 73 portables (126 ordinateurs, 45 portables en 2013) 10 imprimantes 13 copieurs. L ensemble des sites est équipé de copieurs partagés et en réseau pour les impressions en volume. ADALEA Bilan d activité 2014 ADMINISTRATION 8

9 2.3. Maintenance des bâtiments et des véhicules : Nombre de logements au 31 décembre 2014 : 82 logements CHRS Argos CHRS Clara Zetkin CHRS Ker Gallo BAR ALT Sous Location Maison Relais Places de stabilisation 15 logements 12 logements 5 logements 4 logements 24 logements 0 logement 18 logements 4 logements Les locaux associatifs : 6 sites + 5 sites délocalisés Le suivi des véhicules : 19 hors véhicules auto-école (2) et ateliers d insertion (4) Répartition du temps d intervention de maintenance des équipements en 2014 SITE ACTION SERVICE NOMBRE D INTERVENTIONS % DU TEMPS CHRS Argos ,02% CHRS C. ZETKIN 47 5,20% Bail à réhabilitation 4 0,44% CHRS K. GALLO 11 1,22% A.L.T. 44 4,87% Sous location 1 0,11% Siège ,17% Maison Relais 67 7,42% Place de Stabilisation 19 2,10% Emploi Formation / Ateliers ,06% Brocéliande 4 0,44% Corderie ,96% Loudéac 9 1,00% Hybritel 38 4,21% Divers 7 0,78% 2.4. Entretien des surfaces : heures de ménage en 2014 sur les sites de Saint-Brieuc assurées par l agent d entretien de l association (et les remplaçants), 194 heures sur le site de Loudéac effectuées par une salariée de l association intermédiaire Dynamique Emploi Services et 88 heures sur le site de Pontivy. La répartition du temps de ménage sur les 6 sites de l association : ADALEA Bilan d activité 2014 ADMINISTRATION 9

10 Pour l entretien des 4 sites sur Saint Brieuc : 65 pièces (bureaux, salles de formation, de réunion, espaces d accueil.) L entretien des appartements ALT (Aide au Logement Temporaire) est assuré par un salarié en contrat unique d insertion pour un total de heures en ADALEA Bilan d activité 2014 ADMINISTRATION 10

11 3. EVENEMENTS MARQUANTS POURSUITE DU TRAVAIL SUR LE DEMENAGEMENT DU SIEGE ADMINISTRATIF DE L ASSOCIATION Les besoins concernant l aménagement des nouveaux locaux sur le site de la Corderie ont été recensés. Une commission administrateur a été constituée pour le suivi du dossier des travaux. L association a sollicité des architectes et en a retenu un. Le chiffrage du projet a été soumis à la Direction Départementale de la Cohésion Sociale (DDCS), qui a validé le financement des travaux concernant les activités qu elle finance. Le travail de développement du projet de déménagement va pouvoir se préciser. RELANCE DE LA DEMARCHE SUR LE PROJET ASSOCIATIF En 2014, les administrateurs ont travaillé sur un nouveau projet associatif. Une réunion associative, rassemblant tous les salariés d Adalea, a eu lieu au Palais des Congrès de Saint-Brieuc le 16 octobre 2014 afin de présenter le projet associatif aux salariés. Chacun a réfléchi aux dimensions proposées grâce à la constitution de groupes de travail. A la suite de cette réunion, le Conseil d Administration a validé le projet associatif, le 29 octobre Le travail de déclinaison du projet associatif en plans d actions, mené par les pôles, a alors pu démarrer. AUDIT DU SERVICE RESSOURCES HUMAINES / COMPTABILITE La décision de procéder à un audit du service Ressources Humaines / Comptabilité remonte au 23 septembre 2014 suite à un échange entre David BLANCHARD, expert-comptable au cabinet Compta Expert, et un administrateur de l association, André LE FOL. Fin novembre, David BLANCHARD a passé plusieurs jours au siège afin d interroger les salariées quant à la répartition des tâches dans le service. Son rapport, reçu le 28 novembre, fait état de 25 préconisations dans l objectif d améliorer les performances du service et de garantir l utilité des moyens mis en place. Un travail de réorganisation du service, respectant ces préconisations, va être mené en 2015/2016. ADALEA Bilan d activité 2014 ADMINISTRATION 11

12 4. LA COMMUNICATION Des outils de communication avec une charte graphique commune déclinée sur chaque pôle : plaquettes, affiches, cartes de visites, courriers types, bordereaux divers LE SITE INTERNET : En moyenne 94 consultations journalières (source SPIP). Répartition moyenne des pages consultées : Les barres foncées représentent les entrées cumulées (total des sousrubriques), les barres claires la répartition des visites pour chaque rubrique. ADALEA Bilan d activité 2014 ADMINISTRATION 12

13 LE SITE INTRANET : En début d année 2011, l association s est équipée d un site intranet, chaque salarié dispose d une connexion sécurisée lui permettant d accéder à un certain nombre d informations internes : compte rendus de réunion, procédures, note d informations, agendas partagés L ensemble des procédures et annexes associatives est aujourd hui accessible en ligne et mise à jour en temps réel. L objectif à terme consiste bien à dématérialiser notre communication et ce site intranet sera progressivement amené à remplacer l affichage papier. Cette tendance est d autant plus prégnante au sein de l association que nous sommes dispersés sur plusieurs sites en Côtes d Armor, ce type d application informatique répond parfaitement à notre organisation et à notre mode de fonctionnement. ADALEA Bilan d activité 2014 ADMINISTRATION 13

14 LA PLAQUETTE DE L ASSOCIATION : En 2014, la plaquette de l association a été retravaillée. Quelques modifications de contenus ont été apportées, mais le principal changement réside dans une nouvelle mise en forme. Nous devons ce nouveau graphisme à une bénévole. REFONTE DU JOURNAL : Le journal de l association avait besoin d être rafraîchi. Le comité de rédaction s est réuni en décembre afin de discuter d une refonte des contenus et du format du journal. La mise en page sera modernisée et harmonisée. La fréquence est également revue : 3 journaux seront publiés dans l année, au lieu de 5 jusqu alors, mais ils seront maintenant imprimés en couleur. Ils seront également plus étoffés avec, à chaque édition, une page sur la vie de l association et une page pour chaque pôle. De ce fait, le comité de rédaction a été élargi à tous les responsables de pôle. Seront également proposés des zooms sur des salariés ou bénévoles de l association et des témoignages d usagers. Un paragraphe «brèves» annoncera les grandes dates et événements de l association. Premier journal de cette nouvelle mouture le 30 mars ADALEA Bilan d activité 2014 ADMINISTRATION 14

15 5. RESSOURCES HUMAINES FORMATION SALARIES PÔLE RESSOURCES : 292 heures ACTIONS NOMBRE heures ACTIONS NOMBRE heures Word et Excel 129,5 Les Matinées d actualité sociale 6 Recyclage habilitation électrique 14 Les Matinales du Syneas 11 Formation initiale SST 14 Formation DADS-U dans Salarior 5 Recyclage SST 3,5 Gestion des conflits 21 Stage «Les sièges sociaux des ESMS» Université d été de l Assemblée des femmes 8 14 Perfectionnement SC Form 10 Université d automne de la FNSF 30 Réforme de la formation professionnelle 2,5 Projet culturel FNARS 16 Journée Technique Adhérent UNIFAF 3 Journée Régionale de l ARS Bretagne 4,5 6. PERSPECTIVES 2015 MISE EN PLACE DES EVOLUTIONS REGLEMENTAIRES EN RESSOURCES HUMAINES : REFORME DE LA FORMATION (ENTRETIENS PROFESSIONNELS), LOI SUR LA SECURISATION DE L EMPLOI (BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES UNIQUE), MISE EN PLACE DU PANIER DE SOINS, MISE EN PLACE DE LA DECLARATION SOCIALE NOMINATIVE RENFORCEMENT DE LA GESTION PREVISIONNELLE DES EMPLOIS ET DES COMPETENCES : MISE A JOUR DES FICHES DE POSTE, CARTOGRAPHIE DES COMPETENCES, ANTICIPATION DES DEPARTS A LA RETRAITE, FAVORISER LA MOBILITE INTERNE REFAIRE LE CPOM ETAT (CONTRAT PLURIANNUEL D OBJECTIFS ET DE MOYENS) POUR LES CENTRES D HEBERGEMENT ET DE REINSERTION SOCIALE, LE ROND-POINT, LES PLACES DE STABILISATION DEBUTER LA REORGANISATION DU SERVICE RESSOURCES HUMAINES COMPTABILITE POURSUIVRE LE TRAVAIL D ACCOMPAGNEMENT DES BENEVOLES (RECRUTEMENT DUNE PERSONNE EN SERVICE CIVIQUE) ACCOMPAGNER LA MISE EN PLACE DE LA RECHERCHE ACTION ADALEA Bilan d activité 2014 ADMINISTRATION 15