GUIDE D UTILISATION DE «SOFT COUTURE»

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1 GUIDE D UTILISATION DE «SOFT COUTURE» SOFT COUTURE est un logiciel de gestion des opérations portant sur les commandes des clients de salons de couture. Ses fonctionnalités recouvrent toutes les opérations relatives au suivi des clients, des commandes, des factures, des règlements, des livraisons, des opérations de caisse, etc. Au lancement de l application, l interface utilisateur suivant s affiche avec des menus qui permettent d accéder à ses différentes fonctionnalités.

2 1. Salon Il permet de saisir ou de modifier les informations relatives au salon de couture où le logiciel est installé. Ces informations sont exploitées au niveau des entêtes des factures. Pour les saisir, Il suffit de les entrer et de cliquer sur le bouton «Valider»

3 2. Clients Ce menu comporte 2 commandes : 2.1 Saisie Cette commande permet de saisir les informations qui permettent d identifier un client et d avoir ses mesures. Ainsi, pour les commandes ultérieures, on aura plus besoin de les reprendre sauf si certaines mesures ont changé de manière notable. 2.2 Recherche mesures Elle permet de consulter les mesures d un client lorsqu on en a besoin pour une commande en cours, pour se faire, il suffit de rechercher le client et de le sélectionner dans la liste.

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5 3. Produits Ce menu permet de saisir les libellés des différents modèles commercialisés par le salon de couture. On les entre dans la zone libellé et on clique ensuite sur «Valider».

6 4. Commandes Ce menu comporte 2 sous-menus saisie Pour saisir une commande, il faut d abord sélectionner le client qui passe celle-ci dans une liste, renseigner ensuite la date de commande (la date du jour est proposée par défaut) et cliquer ensuite sur le bouton «Nouvelle commande». Ce n est qu après qu on peut déterminer la composition de la commande car la liste des produits qui était désactivée avant devient accessible. Pour déterminer la composition de la commande, on procède comme suit : Sélectionner un produit qui en fait partie cliquer sur le bouton «Ajouter à la commande» saisir le prix auquel produit est vendu au client saisir la quantité commandée par le client Il faut refaire la même procédure autant de fois qu il y a de produits dans la composition. Si on fait une erreur dans la composition de la commande en cours, on peut sélectionner le produit concerné et cliquer sur le bouton «Annuler». Pour terminer, il faut cliquer sur «Fin de la commande»

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8 Mise à jour Lorsqu on a fait une erreur sur le prix ou la quantité d un produit, il est possible de la corriger. Pour ce faire, on sélectionne le client, ce qui a pour effet d afficher les commandes de celui-ci, on sélectionne alors la commande concernée et dans la composition de celle-ci, on change le prix et/ou la quantité. Pour valider les modifications effectuées, on clique sur fin des modifications, ce qui provoque la prise en compte de celles-ci et le recalcul des montants en fonctions des changements. NB : si l erreur porte sur le produit lui-même, il faut supprimer la commande en cliquant sur le bouton «Supprimer la commande» et la reprendre.

9 5. Facturation 5.1 Etablir une facture Lors qu on clique sur ce menu, une fenêtre s affiche, on sélectionne alors le client puis on clique sur le bouton «Facture» et si le client a une ou plusieurs commandes non encore facturées, celles-ci s affichent, on sélectionne alors la commande qui doit faire l objet d une facture, on renseigne la date de retrait de la commande et qui est en même temps la date d échéance de la facture et on clique sur «Imprimer la facture».

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11 5.2 Impression différée Elle permet de réimprimer une facture en la sélectionnant après avoir sélectionné le client puis la commande concernée et pour terminer la facture.

12 6. Règlement 6.1 Saisie Elle permet d entrer les règlements des factures. A partir de la fenêtre qui s affiche, on sélectionne le client concerné puis on clique sur le bouton «règlement». Si le client à une ou plusieurs factures en instance, la liste de celles-ci s affiche et on sélectionne celle qui fait l objet du règlement courant. Le montant du reliquat de cette facture s affiche automatiquement dans la zone «Montant règlement». En cas de règlement intégral, on renseigne au besoin la date de règlement (la date du jour est proposée) et on clique sur le bouton «Enregistrer». On peut aussi saisir un montant inférieur en cas d avance ou de règlement partiel avant de cliquer sur «Enregistrer» et alors le reliquat est déterminé et affiché dans la zone prévue à cet effet.

13 NB : Règlement partiel

14 NB : Reliquat à régler

15 6.2 Consultation Elle permet de visualiser les règlements effectués par les clients. Pour ce faire, on sélectionne un client ce qui provoque l affichage des commandes de celui-ci à droite. On en sélectionne une pour avoir la ou les factures correspondantes en bas à gauche et quand n sélectionne une facture, le ou les règlements portant sur celle-ci s affichent en bas à droite.

16 7. Caisse A partir de ce menu, il est possible de faire le suivi des opérations de caisse en ce qui concerne les entrées et les sorties. 7.1 Saisie Elle permet de saisir les mouvements de la caisse. A l affichage de la fenêtre, le système calcule le solde actuel de la caisse et l affiche. Ce solde ne peut pas être négatif car toute dépense doit être couverte par des ressources disponibles dans la caisse, d où l impossibilité d avoir une dépense supérieure au solde courant. La zone solde est en lecture seule, donc l utilisateur ne peut pas modifier le solde directement. Pour chaque mouvement, l utilisateur doit indiquer le sens du mouvement en sélectionnant «entrée» ou «sortie», préciser la date du mouvement (par défaut la date du jour est proposée), entrer le montant et au besoin saisir un texte pour donner des précisions sur la nature de l opération concernée. Une fois, tous les champs renseignés, on clique sur «Valider», ce qui provoque le recalcul et l affichage du nouveau solde.

17 NB : Quand le montant de la dépense est supérieure au solde.

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19 7.2 Consultation Elle permet de lister tous les mouvements portant sur la caisse pour la période de référence, celle-ci étant déterminée par l utilisateur en renseignant les dates de début et de fin. Par défaut, la période de référence correspond à la date du jour. Après chaque changement, il faut cliquer sur le bouton «Afficher» pour actualiser les résultats.

20 7.3 Etat des mouvements de la caisse Cette commande permet d imprimer un état avec la liste de tous les mouvements de la caisse pour la période de référence avec détermination des totaux des entrées et des sorties ainsi que le solde des seuls mouvements de la période. Ce solde ne correspond donc pas au disponible au niveau de la caisse sauf si la période de référence englobe la date le la première et celle de la dernière opération.

21 8. Liste des rendez-vous de la journée. Elle liste les clients qui doivent passer dans la journée récupérer leurs commandes avec les montants des factures et les reliquats à acquitter.

22 9. Suivi des livraisons Elle permet de mettre à jour et de consulter les livraisons faites aux clients. Pour ce faire, on sélectionne un client, ce qui affiche la liste de ses commandes et on coche la case «Livrée» lorsque le client récupère sa commande avant de cliquer sur le bouton «Modifier».

23 10. Arriérés de paiement Il permet d afficher les clients qui n ont pas encore réglé leurs factures au-delà de leur date d échéance. Pour chaque client, les montants des différentes factures, les reliquats et le nombre de jours de retard sont affichés ainsi que le montant total de ses arriérés.

24 11. Récapitulatifs Il est important d avoir des informations sur le poids des clients et/ou des produits dans le chiffre d affaires réalisé pour une période de référence à déterminer. On peut ainsi savoir qui sont les meilleurs clients et/ou les produits qui ont le plus de succès mais aussi savoir quels produits tel client à l habitude de commander ou qui sont les clients intéressés par tel ou tel produit Commandes des clients Elle permet de lister pour chaque client, les commandes qu il a effectuées pendant la période de référence et les montants totaux correspondants aux commandes de chaque client.

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26 11.2 Commandes de produits Elle permet de lister pour chaque produit, toutes les commandes dont il a fait l objet pendant la période de référence avec le nom des clients, la date de la commande, le prix auquel il a été vendu et la quantité correspondante. Pour terminer, le nombre total et le montant total des commandes de chaque produit sont déterminés et affichés.

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28 12. Sauvegarde La sauvegarde est une opération de première importance, c est la seule manière de pouvoir retrouver des données altérées ou supprimées accidentellement ou par un virus. C est une opération qu il faut effectuer régulièrement pour se mettre à l abri car un désastre est vite arrivé et l opération ne prend même pas 5 mn. Un fois lancé, le logiciel collecte l ensemble des fichiers de données et les met dans un fichier compressé (.zip) qui sera sauvegardé dans le dossier sélectionné par l utilisateur. En cas d accident, c est ce fichier qu il faudra restaurer pour retrouver les données telles qu elles étaient au moment de la sauvegarde

29 13. Quitter Il permet de fermer l application