LA DEMARCHE DE GESTION DE PROJET POUR L EPREUVE DU CPPC

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1 LA DEMARCHE DE GESTION DE PROJET POUR L EPREUVE DU CPPC La gestion de projet ne présente pas de difficultés particulières mais une méthodologie qui va demander énormément de précisions tout au long de sa construction. Vous allez devoir détailler et prouver toutes les informations que vous avancerez. La gestion de projet fait appel au bon sens mais s inscrit par une nouveauté en cassant les modes de fonctionnement traditionnel. La démarche de gestion de projet nécessite que vous soyez en veille afin de vous ouvrir l esprit. I. Définitions Un projet est un ensemble de moyens humains, matériels et financiers que l on va utiliser pour réaliser un objectif, en suivant une méthodologie pour mettre en place un nouveau système. La préparation et la mise en œuvre de cette méthodologie s appelle le projet. Un projet est donc un ensemble coordonné d actions mises en œuvre dans le but d atteindre un objectif. Il répond à un certain nombre de critères, il doit être : Réalisable pour être atteint et ne pas décourager les collaborateurs qui y participent ; Indispensables pour le pilotage de l entreprise. Ce sont eux qui conditionnent les stratégies dans l entreprise ; Négocié pour obtenir un engagement des acteurs tout au long de son cycle de vie ; 1

2 Mesurable et quantifiable afin de se positionner et mettre en place des axes d amélioration et répondre à des objectifs précis (Objectif SMART) ; Partagé, c'est-à-dire compris et clair pour tous les acteurs du projet ; Jalonner par des étapes afin de réviser car si une déviation apparaît et qu elle ne peut être corrigée, l objectif doit être modifié pour rester cohérent ; Cohérent avec la politique de l entreprise. La gestion de projet vise à assurer la réalisation du projet, notamment par l optimisation des ressources (humaines, financières, matérielles et immatérielles) et la maîtrise des coûts (de commercialisation mais aussi de fabrication). Le chef de projet doit sans cesse jongler avec ces éléments afin d optimiser au mieux les résultats. Le projet implique un état d esprit qui insuffle une nouvelle dynamique : Travailler en équipe avec des professionnels qui ont une personnalité et une expérience différentes afin d avoir un résultat innovant. Avoir des objectifs ambitieux et privilégier la performance pour favoriser la motivation de chacun des membres de l équipe. L objectif doit toujours permettre à l équipe de se surpasser sans que l objectif soit inaccessible. Mesurer et accepter le risque afin de réfléchir à une stratégie adaptée et prévoir une gestion des risques fiable pour éviter que le projet périclite. accepter la souplesse et la réactivité. II. La démarche Le projet est un processus composé d étapes ordonnées. Le choix d une démarche méthodologique, c est préférer la réflexion préalable à la réactivité improvisée, mettre en place des principes d organisation du travail au sein du projet. Cette condition est primordiale pour mener à bien un projet car ces principes font partie du cadre de référence. 2

3 La conduite d un projet est souvent structurée en quatre parties qui peuvent être décomposées en plusieurs phases dont le nombre est variable suivant l approche que l on en fait. Nous verrons un peu plus loin dans les autres fiches qu un ordonnancement des tâches est obligatoire pour conduire le projet jusqu à son terme, piloter à vue n est pas conseillé. Je vous propose ci-dessous un tableau qui met en avant les deux grandes phases d un projet : stratégique et opérationnelle. La première est liée à la réflexion alors que la seconde est basée sur l action. Cette phase est essentielle, elle conditionne la réussite du projet, elle est réalisée en partie dans le cadre des Préparation du projet missions préparatoires et des cours de gestion de projet pour réduire les zones d incertitude. Elle s apparente à la phase de diagnostic. Phase stratégique La conception repose sur la réflexion du commanditaire (chef d entreprise, Conception du projet responsable de service) et/ou du stagiaire et/ou de l équipe pédagogique. Elle permet de faire un état des différentes actions à mener pour réaliser l objectif. Cette partie est effectuée après le diagnostic (Préparation du projet). Cette étape est l aboutissement du travail 3

4 Phase opérationnelle Mise en œuvre du projet précédent. Elle se déroule dans le cadre de la période de formation en entreprise et permet de programmer, répartir les tâches, gérer le temps, comparer les prévisions et les réalisations, effectuer des ajustements nécessaires, rendre compte. Suivi du projet Le suivi du projet est réalisé conjointement par le stagiaire, le commanditaire et l équipe pédagogique en fonction des temps qui ont été défini au préalable. Il consiste à mesurer les écarts entre le travail réalisé et les préconisations de départ. Il est complété d indicateurs pertinents en fonction des objectifs quantitatifs. Un projet est défini et mis en œuvre pour élaborer une réponse à un ou plusieurs besoin(s) d une organisation ou d une entreprise. Il implique un objectif principal et des actions à mettre en place avec des ressources données et des contraintes qui ont été identifiées. C est une démarche spécifique qui permet de structurer méthodiquement et progressivement une réalité à venir afin de maximiser les chances de réussite. Afin de bien clarifier ce que l on attend, je vous propose de détailler le projet commercial. Il se définit comme : 1. Un besoin repéré pour une organisation ou une entreprise dans un environnement délimité. Petit à petit, une problématique apparaît. Une problématique n est pas forcément un point négatif qui ne fonctionne pas, il peut s agir d une évolution de 4

5 l environnement qui nécessite un réajustement pour continuer à se développer et pérenniser l activité. Exemples de problématique : Développer le chiffre d affaires sur un secteur géographique inexploré : le manque de temps et de commerciaux ne permet pas de développer certains secteurs car ceux qui sont en poste, ne peuvent pas répondre aux exigences de la direction qui est de prospecter toutes les entreprises du secteur d activité concerné. Le marché est porteur, les concurrents sont placés et il faut réagir. Lancer un nouveau produit : L offre de produit actuelle dans l entreprise marche moins. Le produit «phare» de l entreprise est en perte de vitesse et les concurrents grignotent des parts de marché. Il faut réagir pour relancer les ventes. Proposer un nouveau service : Le marketing du service se développe mais l entreprise a encore du mal son offre. Les produits sont intéressants mais les clients de plus en plus exigeants ont besoin d encore plus. Toucher une nouvelle cible de clientèle : La dernière enquête met en avant que la cible actuelle ne correspond pas réellement à leurs besoins. Le pouvoir d achat n est pas très élevé. Il faut donc redéfinir le positionnement de la clientèle Réaliser une opération promotionnelle sur un secteur : Il y a beaucoup de casses certains mois de l année car les ventes ne décollent pas toujours. De plus, le climat étant morose, il est temps de réagir. 2. Un but, un objectif à atteindre à partir d une analyse des opportunités mais aussi des risques. L offre qui sera faite aura pour finalité l accroissement du chiffre d affaires de l organisation sur la période considérée. 5

6 3. Un ensemble cohérent d actions mis en œuvre en tenant compte des contraintes identifiées ; 4. Il se traduit par un objectif délimité et mesurable, notamment en terme de chiffre d affaires, c'est-à-dire que l on peut observer précisément. 5. Il nécessite l élaboration et la mise en œuvre d un plan d actions cohérent, organisé et programmé sur une période relativement longue, mais toujours inférieure à la durée de formation. 6. Il nécessite impérativement la mise en œuvre de technologies s et notamment de TIC. Il est évalué au regard des objectifs fixés initialement et il est donc nécessairement achevé ou en voie d achèvement à la fin de la période de formation. Il vise plus particulièrement à développer : L autonomie, Le sens de l initiative et des responsabilités, La capacité à gérer son temps et à organiser son travail (éventuellement celui d une petite équipe), A travailler en équipe et à produire de l information pertinente, Développer l aptitude à tirer les enseignements de l expérience et à les formaliser. Le projet diffère de la simple mission par son ampleur, sa durée et les compétences qu il mobilise pour sa mise en œuvre et par le degré de responsabilité que vous aurez pris. III. Caractéristiques du projet 6

7 La durée du projet est variable, mais il est obligatoirement achevé au cours de la formation. Il est découpé en missions de complexité croissante et nécessite souvent des missions préparatoires. 7

8 Développer le chiffre d affaires Lancer un nouveau projet Toucher une nouvelle cible de Fonctions clientèle Vente et gestion de la relation client Analyse et évaluation de la Repérage et qualification des Repérage et qualification des Création et développement de clientèle : potentiel, rentabilité, prospects prospects clientèles ; risque Négociation vente ; Préparation de la négociation Evaluation des potentiels Création durable de valeur dans la Conception et mise en place relation client d action de fidélisation Proposer un nouveau service Conquérir un nouveau secteur Fidéliser une clientèle Implanter une nouvelle gamme auprès des prescripteurs Production d informations Analyse, tri et formulation Capture de l information dans Maîtrise des ressources s d informations pertinentes une démarche de veille technologiques Intégration du système d information ; Gestion de l information ; Contribution à l amélioration du système d information Organisation et management de Animation de l équipe Planification de l activité Mise en place de la structure de 8

9 l activité (opération de stimulation) l équipe et du Pilotage de l activité ; réseau Evaluation de la performance Soutenir ment Manager une équipe réduite ; l équipe Participation à la constitution et à Installer le logiciel commercial l organisation de l équipe Animer un réseau de puis former l équipe distributeurs Mise en œuvre de la politique Ajustement de l offre par la Choix et planification des Analyse des opportunités et sélection d avantages opérations dans un cadre contraintes Déclinaison de l offre concurrentiels significatifs budgétaire défini dans ses différentes missions ; Analyse du portefeuille clients Mise en œuvre et contrôle du plan Mettre en œuvre une campagne Mettre en œuvre une campagne prospects. d actions s ; Participation à l évolution de la Mettre en œuvre une campagne politique Négocier le référencement 9

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