Les solutions pour mieux vivre l'open space. Apprendre Ç parler Ç demi ton au täläphone

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1 Les solutions pour mieux vivre l'open space En faisant tomber les cloisons des bureaux, les entreprises pensaient amäliorer la communication entre les services. Mais entre les sonneries de täläphone, les va-et-vient et les conversations que l'on entend sans Äcouter, on constate souvent l'effet inverse : les Ächanges sont minimisäs pour Äviter de däranger. "En räalitä, l'accent a surtout ÄtÄ mis sur le gain de måtres carräs dans les entreprises françaises. Et de fait l'open space est synonyme de source de perturbations dans le travail, de fatigue et gänåre une baisse de la productivitä", explique StÄphanie Guemmi, ergonome et psychologue du travail chez Technologia. Toutefois, de simples astuces pratiques et quelques rågles de savoirvivre peuvent faciliter les relations au quotidien... et permettre de tirer parti des effets positifs de l'open space. Ä Getty Images / JDN Apprendre Ç parler Ç demi ton au täläphone MaÅtriser le volume de sa voix et s'isoler pour passer des appels un peu plus 'musclçs' sont les bons rçflexes d'utilisation du tçlçphone en open space. Ä Getty Images / JDN Parler au täläphone sans faire 'profiter' ses collågues les plus proches de sa conversation, c'est possible. "En open space, il faut s'entraéner Ç parler Ç demi-ton. On ne parle pas au täläphone comme lors d'une conversation en face Ç face. Il faut baisser un peu plus sa voix", indique BÄnÄdicte Haubold, la fondatrice d'artelie Conseil. Mais il est vrai que cela peut donner l'impression de ne pas bien se faire entendre au täläphone. Si vous Ñtes ponctuellement appelä Ç passer un appel compliquä ou Ç nägocier, n'häsitez pas Ç vous isoler dans une salle individuelle pour ne pas däranger votre entourage. Vous aurez naturellement tendance É parler plus fort. "Il faut Ñtre conscient que tout le monde ne peut pas baisser le ton de sa voix. Un acheteur ou un commercial qui nägocierait Ç voix basse perdrait en crädibilitä", explique StÄphanie Guemmi.

2 Respecter les disponibilitäs de son entourage Respecter la concentration de ses collégues est un impçratif dans un lieu ouvert qui incite Ñ la communication. Ä Getty Images / JDN L'open space facilite l'enträe en communication : on voit tout le monde d'un simple coup d'œil en passant dans un couloir, il n'y a pas de porte É pousser pour aller discuter. Mais attention É ne pas abuser de cette possibilitä. Si vous vous däplacez pour räaliser des photocopies, vous pouvez Ñtre tentä de profiter de cette pause dans votre travail pour Ächanger quelques nouvelles avec vos collågues qui travaillent non loin. "Mais il faut toujours se souvenir que ce n'est pas parce que vous Ñtes disponible que les autres le sont. Et Ñtre interrompu É tout moment et devoir se replonger dans son travail gänåre du temps perdu, des risques d'erreurs et de la fatigue", explique StÄphanie Guemmi. Il en va de mñme le matin, oü tout le monde arrive au compte-goutte. "Cela n'empñche pas de conserver un bonjour poli, mais sans s'attarder", indique BÄnÄdicte Haubold. Rester discret dans les lieux de passage Rester soi-möme discret et faire respecter ce calme dans les lieux de passage est une régle d'or en open space. Ä Getty Images / JDN Pour protäger les salariäs qui travaillent É proximitä des couloirs, des cloisons ou des armoires hautes sont bien souvent installäes. "Cela fait office de brise visuel, car les allersvenues des uns et des autres sont des perturbations visuelles importantes", explique StÄphanie Guemmi. Mais l'espace n'en reste pas moins ouvert et derriåre ces fausses cloisons, vos collågues entendent tout. "Des Ätudes amäricaines ont notamment monträ que le son de la voix a une forte capacitä d'attraction de l'attention", avertit l'ergonome de Technologia. Pensez donc É ne pas confondre couloirs et salles de pause ou salles annexes, oö l'on peut parler Ç sa guise. "L'effort de devoir se reconcentrer É tout moment gänåre beaucoup de fatigue. Tout le monde devient tendu et en fin de journäe notamment, la moindre chose peut dägänärer en conflit", prävient StÄphanie Guemmi.

3 S'isoler pour s'entretenir avec un collågue Bien penser Ñ s'isoler dés qu'on est plus d'un est une régle de base pour rçduire le bruit en open space. Ä Getty Images / JDN Petit point informel sur un dossier ou un client, demande de präcision sur une question ÄvoquÄe en räunion... L'open space permet de mieux Ächanger avec ses collågues, c'est un fait. Mais pas question de däranger pour autant 5 voisins. "A partir du moment oö l'on est plus d'un, on doit s'isoler dans une salle annexe", assure la fondatrice d'artelie Conseil. La grande salle de räunion trås officielle n'est pas la plus adaptäe : il faut souvent la räserver et elle met un peu mal É l'aise. L'idÄal est de pouvoir disposer de petites salles Ç proximitä et en libre accås. "Ce doit Ñtre de petits espaces complåtement clos mis É disposition des collaborateurs pour discuter, se concentrer ou täläphoner", präcise l'ergonome et psychologue de Technologia. Ils doivent Ñtre en nombre suffisant et ne doivent bien Ävidemment pas servir Ç installer Ç long terme un stagiaire ou un prestataire extärieur. Opter pour des horaires lägårement däcaläs Arriver plus tüt le matin ou rester un peu plus tard le soir, peut offrir des temps plus propices Ñ des travaux de concentration. Ä Getty Images / JDN RÄdiger des synthåses, präparer des räunions ou des präsentations, relire et valider des dossiers... toutes ces táches vous demandent de la concentration. Si c'est ponctuel, n'häsitez pas Ç vous isoler dans une petite salle annexe pour travailler sans Ñtre därangä. Mais s'il s'agit de táches au quotidien, vous pouvez däcaler vos horaires de travail soit plus tüt le matin soit plus tard le soir pour disposer de plages de travail oü vous ne serez pas interrompu, ni gñnä par les voix. Mais attention, pas question pour autant de se mettre sur la touche. "Certains cadres amenäs É se däplacer profitent parfois d'avoir accås É un endroit calme et prolongent ainsi le temps hors du bureau. Mais ils entrent dans un processus oü ils se privent de communication", prävient StÄphanie Guemmi. D'autres ramånent du travail de relecture ou de rädaction chez eux, et ce, au dätriment de leur vie priväe.

4 Savoir bien gärer ses appels täläphoniques Baisser sa sonnerie de tçlçphone, transfçrer ses appels sur le poste de son voisin en cas d'absence sont des rçflexes Ñ prendre. Ä Getty Images/ JDN Au-delÉ de vos conversations täläphoniques, vos appels en euxmñmes peuvent Ñtre une source de fatigue et d'agacement pour vos voisins, si vous ne savez pas bien les gärer. Programmer votre sonnerie de täläphone au plus bas : vous n'avez pas besoin de l'entendre de l'autre bout du plateau. Si vous devez vous absenter de votre poste et que vous attendez un appel important, transfärez votre ligne sur le numäro de poste de votre collågue pour Äviter qu'elle ne sonne dans le vide. Apprenez Ägalement É brancher votre messagerie lorsque vous Ñtes indisponible. Quant Ç votre portable, le mettre sur vibreur est de rigueur. Et vous däcrochez votre appel au-dehors. "Les salles annexes doivent pouvoir Ñtre utilisäes pour recevoir des appels perso. Quand on doit parler É son banquier, son avocat, on a besoin d'un espace oü s'extraire de l'open space", indique StÄphanie Guemmi. S'isoler pour garantir la confidentialitä des donnäes Pour garantir la confidentialitç de certaines informations, n'hçsitez pas Ñ vous isoler dans une salle annexe. Ä Getty Images / JDN Parler au täläphone avec un candidat É un recrutement, nägocier des prix avec un client... Si les informations ne sont pas secråtes, elles n'en sont pas moins sensibles. Or il est certain que l'open space n'est pas la configuration idäale pour garantir la confidentialitä des informations ÄchangÄes. "Une DRH s'est par exemple retrouväe É devoir parler de rämunäration avec une personne au täläphone, alors qu'elle travaille dans un open space auprås de 15 personnes. Ce qui est trås dälicat", raconte StÄphanie Guemmi. Le bon räflexe consiste donc É dire tout de suite Ç son interlocuteur qu'on n'est pas en mesure de parler de cela tout de suite et qu'on le rappelle deux minutes plus tard. Juste le temps de pour vous de vous isoler dans une salle annexe. "Cela implique d'avoir des salles en libre accås É proximitä et de disposer d'un ordinateur portable", ajoute BÄnÄdicte Haubold.

5 Demander Ç changer en cas d'incompatibilitä Beaucoup d'entreprises gårent des projets transversaux. De fait, favoriser les Ächanges entre les diffärents services gráce É l'open space a donc tout son sens. Mais attention aux incompatibilitäs de vie en commun entre les diffärents mätiers. "Il faut remettre au cœur de la räflexion l'activitä des salariäs. Si les uns doivent passer beaucoup de temps au täläphone et les autres doivent consacrer la majeure partie de leur temps É analyser des dossiers, cela cräe forcäment des tensions", prävient l'ergonome et psychologue du travail de Technologia. Il est donc präfärable dans ce cas de demander rapidement un changement d'espace de travail, plutàt que de laisser la situation se dägrader et dägänärer en conflit interpersonnel. Avant que la situation ne dçgçnére en conflit interpersonnel, il faut rçagir. Ä Getty Images / JDN Demander des lampes d'appoint Dos Ñ la lumiére ou installç juste sous un plafonnier, la gestion commune de la lumiére pour l'ensemble d'un plateau pose probléme. Demandez une lampe d'appoint. Ä Getty Images / JDN Pour beaucoup, open space signifie : "je n'ai plus la main sur rien, je däpends complåtement des autres". En question : le dosage de la climatisation, de l'aäration, mais Ägalement de la lumiåre. "La lumiåre est en effet un vrai problåme car le plus souvent les open space sont ÄclairÄs par des plafonniers, avec un seul allumage par plateau. Or les besoins diffårent selon les áges et l'orientation de son bureau", indique StÄphanie Guemmi. Aussi, plutàt que de vous battre avec vos collågues pour allumer ou pour Äteindre, ou de vous lancer dans une entreprise risquäe de dämontage du näon qui se reflåte pile dans votre Äcran, n'häsitez pas Ç demander une lumiåre d'appoint. Cela vous permettra de gärer votre Äclairage comme bon vous semble. "Laisser aux salariäs un maximum de marge de manœuvre est une clä pour leur permettre de mieux vivre l'open space", indique l'ergonome de Technologia.

6 Affronter le regard des autres Ne laissez pas s'installer un climat oá tout le monde s'çpie : coupez court aux remarques sur vos arrivçes ou vos dçparts. Ä Getty Images / JDN Vous präfärez arriver trås tàt le matin ou inversement rester plus tard le soir. Mais en contrepartie, partir tàt le soir et arriver plus tardivement le matin vous met dans un certain embarras. En open space, s'il suffit de relever la tñte pour savoir qui est lé et qui ne l'est pas - ce qui facilite effectivement la communication - il faut reconnaâtre que l'on aboutit bien souvent É une situation oö tout le monde se regarde en chien de faàence. "Si au däpart on regarde involontairement qui arrive ou qui s'en va, on finit vite par s'äpier", indique StÄphanie Guemmi. Pas question donc de cäder É cette tendance : ne laissez pas passer les remarques ou les blagues sur vos arriväes tardives ou vos däparts anticipäs. Parlez-en ouvertement, plutàt que d'entrer vous aussi dans cette attitude oü vous attendrez de coincer le collågue auteur de ces räflexions. Personnaliser son espace de travail Apporter votre touche personnelle Ñ votre environnement de travail vous aide Ñ mieux vivre l'open space. Ä Getty Images / JDN Lorsqu'une entreprise passe d'une configuration de bureaux individuels É un open space, une rågle s'impose : il est interdit de däcorer son espace de travail. "C'est notamment le cas des siåges oü des clients sont amenäs É visister les lieux", explique StÄphanie Guemmi. D'oÖ l'impäratif d'avoir des bureaux sobres et däpersonnalisäs. Mais au quotidien, les salariäs ont le sentiment de ne pas investir complåtement leur environnement. "Ils ont, pour certains, sans doute l'impression de devenir interchangeables", explique BÄnÄdicte Haubold. Sans aller jusqu'é transformer son bureau en boâte É souvenirs, il est important de pouvoir personnaliser son espace. NÄgociez le droit de mettre une plante, d'afficher un poster ou de faire tràner un gadget qui vous suit depuis des annäes. "MÑme si cela peut donner une image plus brouillonne, c'est la vie d'une entreprise", assure l'ergonome de Technologia.

7 Eloigner les machines Les machines installçes prés des bureaux gçnérent non seulement du bruit, mais aussi du passage. Demandez Ñ les Çloigner. Ä Getty Images / JDN Minimiser les däplacements des salariäs vers l'imprimante ou la photocopieuse-fax est un mot d'ordre dans les entreprises qui veulent limiter les pertes de temps inutiles et donc coäteuses en termes de productivitä. Toutefois, travailler juste É càtä d'une machine peut Ñtre source d'un certain inconfort et de perturbation. "Bien sär, on reste loin des 80 däcibels räglementaires que l'on peut relever dans les usines. Mais entre les voix et les bruits des machines, il rågne dans les open space un brouhaha constant qui gänåre de la fatigue, voire un Äpuisement, le soir", assure StÄphanie Guemmi. N'hÄsitez donc pas É faire savoir que cette vieille imprimante märiterait d'ñtre däplacäe dans un petit coin, voire remplacäe, ou que ce fax n'a plus de raison d'ñtre, puisqu'il existe des solutions informatiques directement sur ordinateur... Proposer des amänagements en fonction de ses besoins Si l'amçnagement de votre espace est inadaptç Ñ vos besoins mçtiers, demandez des modifications. Ä Getty Images / JDN Passer de bureaux individuels É des bureaux paysagers implique un changement organisationnel qui est loin d'ñtre anodin. Aussi, si votre environnement de travail ne vous paraét pas adaptä Ç votre activitä, n'häsitez pas Ç en discuter et É demander des modifications. "Pour amänager l'open space de façon judicieuse, il faut bien souvent Ätudier les situations au cas par cas, en fonction de l'activitä et des mätiers". En effet, pour limiter les perturbations visuelles, il est bien souvent recommandä d'äviter de positionner les collaborateurs en vis-é-vis. Mais installer systämatiquement une cloison haute n'est pas une solution, car devoir se lever de sa chaise toutes les 5 minutes pour se parler audessus de la cloison peut paradoxalement gñner la communication de deux collågues appeläs É travailler Ätroitement ensemble.

8 NÄgocier un autre amänagement de son espace Si l'amçnagement de votre espace de travail ne vous convient pas, proposez des solutions concrétes pour que vous puissiez vous sentir plus Ñ votre aise. Ä Getty Images / JDN Dans un espace ouvert qui vise É cräer plus d'interactions, il est näcessaire pour tout un chacun d'arriver Ç se cräer une certaine intimitä. "Les salariäs souffrent notamment du fait qu'il soit donnä É tous de voir, ce qu'ils font, oü ils en sont. En open space, on doit Ñtre É livre ouvert", däplore la fondatrice d'artelie Conseil. Il ne faut donc pas häsiter Ç proposer de changer l'orientation de votre ordinateur, si l'on vous a placä dos É un couloir par exemple. "Il faut un espace de 2 É 3 m d'äcart entre les bureaux pour se cräer un espace É soi", indique StÄphanie Guemmi. Si ce n'est pas possible, vous pouvez toujours demander une rallonge de 10 Ç 15 cm de cloison, ou d'installer votre bureau diffäremment. "Peu d'entreprises proposent une dämarche participative oü chacun pourrait donner son avis sur l'organisation la plus agräable. C'est trås dommage, elles gagneraient Ç les associer au projet", assure StÄphanie Guemmi. NÄgocier plus d'espace pour le rangement L'espace de rangement est bien souvent rçduit Ñ une portion congrue. N'hÇsitez pas Ñ proposer des solutions pour gagner de l'espace. Ä Getty Images / JDN Dans une logique d'image, bien des entreprises demandent Ç leur salariäs de ranger leur espace de travail. Pour certains, cela relåve Ägalement du savoirvivre en open space. En effet, l'espace Ätant ouvert, devoir travailler É càtä d'un monticule de documents qu'entasse son voisin quand on est soi-mñme un adepte du zäro papier sur le bureau, peut gänärer un certain inconfort. Mais la question relåve plutàt de l'organisation de l'espace de travail : avezvous le sentiment de disposer de suffisamment d'espace de rangement? Car bien souvent le bureau paysager rime avec moins d'espace tout court. Si vous avez cette impression, demandez par exemple É changer votre Äcran cathodique pour un Äcran plat qui fait gagner une place präcieuse, nägociez des armoires de rangement pour remplacer une demi-cloison.

9 Expliciter les rågles de l'open space Etablir un cadre clair de la vie en open space et proposer une boåte Ñ idçes pour faire remonter des propositions pratiques peut aider Ñ mieux vivre l'open space. Ä Getty Images / JDN Pour bien vivre l'open space, l'idäal consiste É räaliser une räunion qui vise É expliciter un code de bonne conduite. "Il faut exposer un cadre clair, qui dit quand et pourquoi utiliser une salle annexe par exemple. Mais aussi rappeler les rågles de bon sens, comme le fait de ne pas interrompre ses collågues É tout bout de champ. Et surtout, il faut räaliser quelques heures de formation pour apprendre É parler É demi-ton par exemple, car cela ne s'improvise pas", assure BÄnÄdicte Haubold. Or, bien souvent, les entreprises 'oublient' de le faire en amont, n'anticipant pas les difficultäs que l'open space peut gänärer. Mais mieux vaut prendre le temps de räaliser des points räguliårement. "Cela peut se faire via un point en Äquipe avec son N+1. CrÄer une boâte É idäes peut aussi Ñtre une solution intäressante pour faire Ämerger de bonnes pratiques", conseille StÄphanie Guemmi.