REMPLACEMENT DU SYSTEME TELEPHONIQUE DE LA MAIRIE DE HOERDT

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1 COMMUNE DE HOERDT 1, rue de la Tour BP HOERDT CEDEX Tel. : Fax. : Mail. : mairie@hoerdt.fr REMPLACEMENT DU SYSTEME TELEPHONIQUE DE LA MAIRIE DE HOERDT MarchÄ Å procädure adaptäe Juin 2005

2 Article 1 : DÄsignation des parties contractantes Entre les parties : la Commune de Hoerdt 1, rue de la Tour HOERDT reprçsentçe par son Maire, Monsieur Alfred MAECHLING, ci-aprås dçnommç Ä le client É, d une part, et la sociçtç * domiciliçe Registre du Commerce nö ReprÇsentÇe par, ci-aprås dçnommç Ä le fournisseur É, * Ü complçter par le candidat d autre part, Il est convenu et arrátç les dispositions qui suivent : Article 2 : Objet du marchä Le prçsent marchç a pour objet le remplacement du syståme tçlçphonique de la Mairie de Hoerdt. En effet, afin d amçliorer l accueil tçlçphonique offert aux usagers, la Commune de Hoerdt a dçcidç de remplacer et de faire Çvoluer tout son syståme de communication. La prestation comprendra la fourniture d appareils neufs ainsi que leur mise en fonction et la formation du personnel. Le marchç est passç sans formalitçs prçalables en application de l article 28 du Code des MarchÇs Publics. Article 3 : Description technique La prestation comprend la fourniture, l installation et la mise en service des appareils et matåriels concernant l ensemble du systçme de tålåphonie (tålåphones, tålåcopieurs, ). Le pråsent marchå couvrira toutes les prestations annexes Ñ l obtention satisfaisante de l ensemble (visite pråalable, connexions, formation du personnel, ). Un descriptif complet ainsi qu une photographie du matåriel proposå devront obligatoirement accompagner l offre. MAPA Ä Remplacement du syståme tçlçphonique de la Mairie de Hoerdt É 2/12

3 3-1) PABX autocommutateur Il devra accueillir un Åquipement de 21 postes numåriques et Ötre Åvolutif permettant jusqu Ñ l accueil de 9 postes numåriques supplåmentaires. Il assurera Ågalement les lignes d un tålåcopieur et d un minitel. La Mairie de Hoerdt dispose de 5 accçs de base groupås contrat Pro NumÅris. Il permettra l accçs Ñ 21 numåros SDA. Il proposera un prå dåcrochå, un systçme de messagerie et une musique d attente interne, libre de droits SACEM. En cas de coupure de courant, il devra garder une autonomie suffisante (quelques heures). Le PABX autocommutateur devra comprendre au minimum les Åquipements suivants et devra Ötre ouvert Ñ de futurs changements : - gestion des SDA, - sortie analogique pour tålåcopieur et minitel (numåro analogique existant ), - signal du deuxiçme appel (double appel), - double appel va et vient et transfert, - confårence Ñ trois, - renvoi automatique au standard si poste occupå ou absent, - råpertoire collectif des numåros, - numårotation abrågåe intårieure, - consultation Ñ partir de chaque poste du råpertoire et appel par le nom, - tålåmaintenance, - affichage sur chaque poste du SDA entrant, - accueil automatique en dehors des plages horaires et passage d informations complåmentaires, - basculement automatique du standard sur un poste dåsignå aprçs 5 appels entrants, - mise en attente musicale aprçs le message d accueil. 3-2) Le poste du standard täläphonique 3-2-1) Le poste du standard Il disposera des fonctionnalitçs suivantes : - Çcran Ü affichage cristaux liquides, - configuration 2 lignes de 24 caractåres, - appel Ü partir du rçpertoire, - identification des appels entrants, internes et en attente, - affichage de l Çtat du poste demandç (occupç, ne pas dçranger), - touches programmables au minimum au nombre de 25 et identifiable par la possibilitç d annotation, - kit mains libres, - adaptable Ü un casque sans fil, - connectable Ü un ordinateur, - couleur noir ou blanc, - possibilitç d entreprendre toutes les tàches d accueil Ü partir du poste ou sur Çcran d un ordinateur, - rçpondeur prenant les messages en dehors des plages horaires d ouverture de la Mairie. MAPA Ä Remplacement du syståme tçlçphonique de la Mairie de Hoerdt É 3/12

4 3-2-2) La remontäe de fiche La remontåe de fiche sur Åcran d ordinateur se fera automatiquement Ñ partir du 1 er appel entrant et les appels seront classçs selon l ordre d entrçe. A partir de lü, l'agent chargç du standard dçfinira son ordre de prioritç par simple Ä clic É sur le numçro affichç Ü l Çcran. Une gestion du rçpertoire devra permettre d inclure toutes formes de donnçes concernant certains usagers (fiche client). Le programme sera adaptable sur le poste et compatible avec les drivers existants. Il saura reconnaâtre les postes internes dçjü en communication ou indisponibles. Son utilisation sera pratique et confortable. Une formation des utilisateurs sera assurçe ) Le casque Ämetteur/rÄcepteur Il sera entiårement sans fil et utilisable avec serre-táte ou contour d oreille. Son autonomie couvrira les plages d ouverture de la Mairie Ü savoir de 8 heures Ü 12 heures et de 14 heures Ü 18 heures. Il permettra la prise d appels sans utiliser le poste måre. Ce dernier reconnaâtra le port de casque et se laissera diriger par les diffçrentes fonctions du casque. Sa portçe lui permettra de circuler autour de l accueil tçlçphonique, dans un rayon de 30 måtres. 3-3) Les postes numäriques Les caractçristiques de ces postes seront les suivantes : - 20 postes rçpartis dans diffçrents bureaux, - installation selon la connexion existante, - couleur noir ou blanc, - afficheur Ü cristaux liquides avec 2 x 24 caractåres, - kit mains libres, - 12 touches programmables et identifiables par annotations Çcrites, - navigation possible dans le rçpertoire existant, - appel par le nom, - identification des appels entrants ou internes, - double appel reconnaissable par l appareil, - notification de message vocal avec voyant et message vocal, - appel transfçrable Ü un autre poste. MAPA Ä Remplacement du syståme tçlçphonique de la Mairie de Hoerdt É 4/12

5 3-4) Le täläcopieur Un numåro analogique existe dåjñ pour le tålåcopieur. Ce dernier disposera d une qualitå d impression laser et sera facile de maintenance (changement du toner, ). 3-5) Frais d installation L installation du nouveau systçme se fera d aprçs la connexion existante. L estimation des frais devra couvrir l ensemble de la prestation. Il vous appartient d inclure les Åventuelles dåmarches auprçs du propriåtaire des lignes. La mise en service du nouvel Åquipement ne devra pas, ou trçs lågçrement, perturber le fonctionnement quotidien des services de la Mairie. Le client se råserve le droit d imposer la pose de l autocommutateur en dehors des horaires d ouverture de la Mairie. 3-6) Formation Une formation sera assurçe pour le personnel administratif de la Mairie. 3-7) Service aprçs vente Une proposition de service aprås-vente sera transmise (dçlai d intervention, coät, ) ainsi que la durçe de garantie de l installation. Le fournisseur joindra Çgalement une proposition de contrat de maintenance qui prendra effet Ü compter de la rçception du matçriel pour une durçe totale de quatre ans. 3-8) Location ou achat de l Äquipement L offre comportera le coüt total de l achat du nouveau systçme de communication ainsi que le montant de la location pour une duråe de 5 ans avec renouvellement ou maintien des appareils, au cas oá cette solution serait retenue. Article 4 : DÄlais d exäcution et de livraison La fourniture, l installation, la mise en service et la formation du personnel devront Ötre effectuåes pour le 30 septembre 2005 dernier dälai. Ä Le fournisseur s engage Ü livrer et Ü mettre en service les appareils tçlçphoniques dans un dçlai de jours (*) Ñ compter de la notification du contrat Ñ l adresse suivante : _. (*) En tout Çtat de cause, le nouveau syståme tçlçphonique de la Mairie devra átre opçrationnel pour le 30 septembre É * Ü complçter par le candidat MAPA Ä Remplacement du syståme tçlçphonique de la Mairie de Hoerdt É 5/12

6 Article 5 : DurÄe et date d effet du marchä Le marchå prend effet Ñ sa date de notification. Il est conclu jusqu Ñ la livraison complçte des appareils, leur mise en service et la formation du personnel. Article 6 : Prix Le prçsent marchç est conclu Ü prix unitaire. Les prix sont fermes. SynthÇse L offre sera pråcise et ne laissera pas la place Ñ d'åventuels problçmes liås Ñ l installation existante. Le client souhaite une installation à clå en mains â. Toutes propositions ou sujåtions sont ouvertes Ñ estimation mais devront Ötre appuyåes sur la base de constats et d'explications auprçs du client. Une visite des locaux de la Mairie est possible sur simple demande et en fonction des disponibilitås du responsable des services techniques. Afin d examiner au mieux les diffårentes offres, il vous appartiendra de complåter le tableau de synthçse ci-dessous. Une fiche technique de l Åquipement ainsi qu une photographie devront Ötre joints au pråsent marchå. P DÄsignation RÄpond au mini. des critçres demandäs par le client Oui/Non ÄquipÄe cébläe ou extension future Q Prix unitaire Prix total 3-1 PABX 1 ModÅle proposç : CaractÇristiques complçmentaires : MAPA Ä Remplacement du syståme tçlçphonique de la Mairie de Hoerdt É 6/12

7 P DÄsignation RÄpond au mini. des critçres demandäs par le client Oui/Non ÄquipÄe cébläe ou extension future Q Prix unitaire Prix total Poste du standard 1 ModÅle proposç : CaractÇristiques complçmentaires : RemontÄe de fiches 1 ModÅle proposç : CaractÇristiques complçmentaires : MAPA Ä Remplacement du syståme tçlçphonique de la Mairie de Hoerdt É 7/12

8 P DÄsignation RÄpond au mini. des critçres demandäs par le client Oui/Non ÄquipÄe cébläe ou extension future Q Prix unitaire Prix total Casque 1 ModÅle proposç : CaractÇristiques complçmentaires : 3-3 Poste numärique 20 ModÅle proposç : CaractÇristiques complçmentaires : MAPA Ä Remplacement du syståme tçlçphonique de la Mairie de Hoerdt É 8/12

9 P DÄsignation RÄpond au mini. des critçres demandäs par le client Oui/Non ÄquipÄe cébläe ou extension future Q Prix unitaire Prix total 3-4 TÄlÄcopieur 1 ModÅle proposç : CaractÇristiques complçmentaires : 3-5 Installation Tarif horaire en dehors des heures d ouverture de la Mairie : / / 1 ens Tarif horaire pendant les heures d ouverture de la Mairie 3-6 Formation DurÇe proposçe : / / 1 ens MAPA Ä Remplacement du syståme tçlçphonique de la Mairie de Hoerdt É 9/12

10 P DÄsignation RÄpond au mini. des critçres demandäs par le client Oui/Non ÄquipÄe cébläe ou extension future Q Prix unitaire Prix total 3-7 Service aprçs vente / / DÅlai d intervention : 1 ens DÅlai de garantie du matåriel : Dossier de recollement 1 Proposition de maintenance par an (joindre un descriptif et un projet de contrat). 1 CoÜt horaire d intervention pendant le dålai de garantie du matåriel CoÜt horaire d intervention aprçs le dålai de garantie du matåriel CoÜt de la maintenance mensuelle si location de l Åquipement RÄcapitulatif du prix Location du nouveau systçme de communication (toutes les positions la position 3-7 maintenance) Achat du nouveau systçme de communication (toutes les positions la position 3-7 maintenance) PRIX TVA PRIX TTC MAPA Ä Remplacement du syståme tçlçphonique de la Mairie de Hoerdt É 10/12

11 Article 7 : ModalitÄs de paiement L entreprise titulaire du marchå est autorisåe Ñ pråsenter des demandes d acomptes selon l avancement de la prestation. Les factures seront adressåes Ñ la Mairie de Hoerdt et Åtablies en un original et deux copies pråcisant, outre les mentions lågales, les indications suivantes : - nom et adresse de la sociåtå, - numåro de son compte bancaire ou postal, - nom et objet du marchå, - nature et quantitå des fournitures et travaux effectuås, - prix unitaires et montant total de la facture, - date d exåcution. Il est fait application des dispositions pråvues par l article 96 du Code des MarchÅs Publics. Les demandes d acomptes pour la prestation seront payåes dans un dålai de 45 jours Ñ compter de la date de råception de la facture par la collectivitå, et aprçs que les fournitures et services aient ÅtÅ livrås et acceptås par le client. En cas de retard de paiement par la collectivitå, le titulaire percevra de plein droit des intåröts moratoires, calculås Ñ partir de la formule suivante : I = M x T x J/365 dans laquelle : I = montant des intçráts moratoires M = montant de la facture TTC T = taux d intçrát lçgal en vigueur Ü la date d expiration du dçlai global de paiement, majorç de deux points J = nombre de jours de retard 365 = nombre de jours d une annçe calendaire. Article 8 : PÄnalitÄs de retard En cas de dåpassement des dålais par le titulaire, des pånalitås de retard s Ålevant Ñ 150,00 euros seront appliquåes par journåe de retard entamåe Ñ compter du 30 septembre Article 9 : Examen des offres Le choix du titulaire sera effectuç sur la base des critåres suivants (liste sans ordre de prioritç) : - valeur technique de l'offre (qualitç de la rçponse et des complçments d information, conformitç par rapport aux prescriptions techniques demandçes, ), - qualitç des rçfçrences et portçe des engagements du soumissionnaire (garantie, service aprås vente,..), - dçlai d'exçcution, - coät global des prestations. MAPA Ä Remplacement du syståme tçlçphonique de la Mairie de Hoerdt É 11/12

12 Article 10 : Conditions de remise des offres L offre du candidat devra Ötre adressåe Ñ : Monsieur le Maire de la Commune de HOERDT 1, rue de la Tour B.P HOERDT CEDEX, pour MARDI 5 JUILLET 2005 A 18H00 AU PLUS TARD. L offre sera composåe : - du pråsent marchå passå selon la procådure adaptåe düment complåtå et signå, - des fiches techniques et photographies de l Åquipement proposå, - d un projet de contrat de maintenance, - d une dåclaration sur l'honneur, datåe et signåe, certifiant que le candidat a satisfait Ñ ses obligations fiscales et sociales au 31 dåcembre de l'annåe pråcådente (les certificats correspondants dålivrås par les administrations et organismes compåtents devront Ötre produits par le candidat retenu), - de l attestation d'assurance responsabilitå civile et dåcennale valable pour l'annåe en cours, - d une liste des råfårences et moyens du candidat. Article 11 : Loi applicable En cas de litige, la loi française est seule applicable et le tribunal administratif est seul compçtent. Article 12 : Documents constitutifs Les documents constitutifs du prçsent marchç sont les suivants : - le prçsent marchç, - le code des marchçs publics, - le cahier des clauses administratives gçnçrales applicables aux marchçs de fournitures, - l ensemble des normes en vigueur. FAIT Ä _, le Pour le fournisseur, Pour la collectivitå, MAPA Ä Remplacement du syståme tçlçphonique de la Mairie de Hoerdt É 12/12