LES PROCESSUS DE CONTROLE DANS LA STRUCTURATION DE L ORGANISATION TOME 2

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1 UniversitÄ Paris I PanthÄon Sorbonne Sciences Economiques Sciences Humaines Sciences Juridiques et Politiques U.F.R. Gestion et Economie d Entreprise David AUTISSIER Novembre 1997 LES PROCESSUS DE CONTROLE DANS LA STRUCTURATION DE L ORGANISATION TOME 2 ThÄse pour le doctorat de l UniversitÇ PARIS I en sciences de Gestion (arrétç du 30 Mars 1992) JURY Monsieur le Professeur J. Rojot de l UniversitÅ de Paris I PanthÅon-Sorbonne Monsieur le Professeur H. Bouquin de l UniversitÅ Paris IX Dauphine Madame le Professeur Y. Giordano de l UniversitÅ de Nice Sophia Antipolis Monsieur R. Melkior chef de la Mission Centrale de ContrÇle É la Direction des Etudes et des Recherches d EDF Monsieur le Professeur F. Wacheux de l UniversitÅ de Bordeaux IV Directeur de thñse Rapporteur Rapporteur Suffragant Suffragant

2 L universitå n entend donner aucune approbation ni improbation aux opinions Åmises dans ce måmoire. Ces opinions doivent Ötre considåråes comme propres É l auteur.

3 Remerciements RÄalisÄe Å partir d un poste d auditeur Å la Direction des Etudes et des Recherches (DER) d EDF, cette recherche a bänäficiä du soutien financier, expärimental et professionnel de l entreprise EDF dans le cadre d une convention CIFRE (Convention Industrielle Formation Recherche) et de maniére plus ponctuelle de l entreprise GDF. Pour ces raisons, je remercie les entreprises EDF et GDF et plus particuliérement Monsieur Legal et Monsieur Melkior du service AGT de la DER d EDF. Je remercie Ägalement Monsieur le professeur FrÄdÄric Wacheux pour les conseils mäthodologiques qu il m a fourni pendant trois ans et sans lesquels les expäriences professionnelles ne seraient pas devenues des matäriaux de recherche. Je remercie enfin Mademoiselle Solen Leon qui a bien voulu, pendant toute cette recherche, Ñtre l'œil critique de ce travail. Page 3

4 Sommaire Sommaire INTRODUCTION GENERALE 6 ETUDE DE CAS NÄ1 AUDIT INTERNE DU DEPARTEMENT SID DE LA DER D EDF 13 I - Les sources d informations de l Ätude de cas NÉ1 14 II - Texte de l Ätude de cas NÉ1 18 III - Exploitation de l Ätude de cas né1 30 ETUDE DE CAS NÄ2 AUDIT INTERNE DU DEPARTEMENT CCT DE LA DER D EDF 36 I - Les sources d informations de l Etude de cas né2 37 II - Texte de l Etude de cas NÉ2 40 III - Exploitation de l Ätude de cas NÉ2 53 ETUDE DE CAS NÄ3 AUDIT INTERNE DU DEPARTEMENT SITE DE CLAMART DE LA DER D EDF 58 I - Sources d informations de l Ätude de cas NÉ3 59 II - Texte de l Ätude de cas NÉ3 61 III - Exploitation de l Ätude de cas NÉ3 72 ETUDE DE CAS NÄ4 AUDIT INTERNE DU DEPARTEMENT REME DE LA DER D EDF 78 I - Sources d informations de l Ätude de cas NÉ4 79 II - Texte de l Ätude de cas NÉ4 82 III - Exploitation de l Ätude de cas NÉ4 96 ETUDE DE CAS NÄ5 AUDIT INTERNE THEMATIQUE Ä DOCTRINE Å A LA DER D EDF 101 I - Sources d informations de l Ätude de cas NÉ5 102 II - Texte de l Ätude de cas NÉ5 106 III - Exploitation de l Ätude de cas NÉ5 115 ETUDE DE CAS NÄ6 MISSION EN CONTROLE DE GESTION ET SYSTEME D INFORMATION : LE PROJET REFERENTIEL SUR EDF ET GDF 123 I - Les sources d informations de l Ätude de cas NÉ6 124 II - Texte de l Ätude de cas NÉ6 127 III - Exploitation de l Ätude de cas NÉ6 138 ETUDE DE CAS NÄ7 AUDIT INTERNE DU DEPARTEMENT ENVIRONNEMENT DE LA DER D EDF 143 I - Les sources d informations de l Ätude de cas NÉ7 144 Page 4

5 Sommaire II - Texte de l Ätude de cas NÉ7 146 III - Exploitation de l Ätude de cas NÉ7 159 ETUDE DE CAS NÄ8 MISSION EN CONTROLE DE GESTION : BENCHMARKING DES COUTS INDUSTRIELS A EDF ET GDF 164 I - Les sources d informations de l Ätude de cas né8 165 II - Texte de l Ätude de cas NÉ8 168 III - Exploitation de l Ätude de cas NÉ8 178 ETUDE DE CAS NÄ9 AUDIT INTERNE THEMATIQUE Ç MAIN D OEUVRE NON STATUTAIRE É A LA DER D EDF 185 I - Les sources d informations de l Ätude de cas NÉ9 186 II - Texte de l Ätude de cas NÉ III - Exploitation de l Ätude de cas NÉ9 200 ETUDE DE CAS NÄ10 AUDIT INTERNE THEMATIQUE Ç SPHERE É A LA DER D EDF 206 I - Les sources d informations de l Ätude de cas NÉ II - Texte de l Ätude de cas NÉ III - Exploitation de l Ätude de cas né Page 5

6 Introduction GÄnÄrale INTRODUCTION GENERALE Page 6

7 Introduction GÄnÄrale Le tome 2 de cette thäse intitulåe Å Les processus de contrçle dans la structuration de l organisation Ñ est un tome d annexes en compläment du tome 1. Le tome 2 donne le contenu exhaustif des dix Ätudes de cas repräsentant les expäriences professionnelles qui ont constituä le terrain de cette recherche. Dans le tome 1 et plus particuliérement dans la deuxiéme partie intituläe Å MÄthodologie qualitative sur dix Ätudes de cas empiriques Ñ, la recherche a limitå la pråsentation des Åtudes de cas Ç : - leur råsumå - leur renseignement de la problåmatique - leurs processus principaux - leurs måcanismes de structuration - leur chemin de structuration. Le tome 2 a pour objectif de complåter les ÅlÅments de pråsentation pråcådents en mentionnant pour chacune des dix Åtudes : - le dictionnaire des informations - la nature des informations - l organisation des informations - le texte de l Åtude de cas - les diagrammes d analyse locale - la liste des processus Åmergents Ces ÅlÅments permettront de complåter ceux mentionnås dans le tome 1 et donneront Ç tous les lecteurs les moyens d appråcier la probitå des dåveloppements thåoriques par des situations professionnelles exprimant des råalitås d entreprise. RÅalisÅes Ç partir d expåriences professionnelles auxquelles le chercheur a participå en tant qu auditeur, les Åtudes de cas repråsentent des situations råelles d entreprise. Elles constituent un relevå empirique pour Åvaluer les pratiques d audit interne de la DER d EDF et dåvelopper une recherche thåorique Ç propos de la structuration sociale de l entreprise lors d actions de contrñle. Afin de bien comprendre la pråsentation des Åtudes de cas dans ce volume et pour mieux faire le lien avec les dåveloppements du tome 1, cette introduction aborde successivement les quatre points suivants : - Les Åtudes de cas et le chercheur - Les Åtudes de cas et la demande professionnelle Page 7

8 Introduction GÄnÄrale - Les modalitås de construction des Åtudes de cas - Le guide de lecture des Åtudes de cas Page 8

9 Introduction GÄnÄrale Les Ätudes de cas et le chercheur Les dix Åtudes de cas utilisåes dans le cadre de cette recherche repråsentent des expåriences professionnelles Ç EDF et GDF dans le domaine du contrñle auxquelles le chercheur a participåes comme auditeur interne ou expert en contrñle de gestion et systäme d information. Cette pråsence au cœur müme du processus ÅtudiÅ a permis au chercheur d observer dans la duråe l Åvolution d une mission de contrñle sur une organisation donnåe. Le tableau ci-dessous liste les dix Åtudes de cas et les råsume en pråsentant la duråe d observation, les personnes contrñlåes (niveaux d investigation), les personnes qui ont eu a appliquer les recommandations du contrñle (niveau d application) et la position professionnelle occupåe par le chercheur. NÉ IntitulÄ DurÄe observation 1 Audit du dåpartement SystÄme d information et de documentation 2 Audit du dåpartement ContrÑle Commande transmission 3 Audit du dåpartement Site de Clamart 4 Audit du dåpartement Retour d expårience NuclÅaire 5 Analyse de la perception et de l utilisation de la doctrine Ç la DER 6 Etude de faisabilitå d un råfårentiel pour l entreprise EDF/GDF 7 Audit du dåpartement Environnement 8 Mission de benchmarking sur les coáts industriels Ç EDF et GDF 9 Audit thåmatique sur le personnel non statutaire Ç la DER 10 Etude d opportunitå sur l intårüt d un outil informatique de classement d archives 2 ans La direction du dåpartement (7 personnes) Niveaux d investigation Niveaux application Position du chercheur 2 ans La direction du dåpartement (6 personnes) 1,5 ans La direction du dåpartement (9 personnes) 1 an La direction du dåpartement (5 personnes) 1 an Echantillons de chef de dåpartement et de chef de groupe de la DER (6 personnes) 9 mois Groupe d experts et de professionnels du systäme d information Ç EDF et GDF (12 personnes) 2 ans La direction du dåpartement (6 personnes) 6 mois Echantillon de professionnels du calcul des coáts Ç EDF et dans deux entreprises externes (10 personnes) 11 mois Responsables administratifs des 3 sites de la DER et un Åchantillon de chef de groupe (15 personnes) 5 mois Les responsables opårationnels de l outil (2 personnes), le chef de dåpartement, le chef de service et les utilisateurs (5 personnes) La direction du dåpartement (7 personnes) La direction du dåpartement (6 personnes) La direction du dåpartement (9 personnes) La direction du dåpartement (5 personnes) 8 chefs de services de la DER ComitÅ des responsables de SI EDF et GDF (50 personnes) La direction du dåpartement (6 personnes) Directeurs des grandes directions EDF et GDF (7 personnes) 8 chefs de services de la DER Le chef de service et le chef de dåpartement (2 personnes) Auditeur Auditeur Auditeur Auditeur Auditeur Expert Auditeur Expert Auditeur Auditeur Page 9

10 Introduction GÄnÄrale Les Ätudes de cas et la demande professionnelle Les Åtudes de cas ont servi de matåriaux Ç la recherche mais Ågalement de supports pour porter une Åvaluation sur les pratiques d audit interne Ç la DER d EDF. C est d ailleurs cette Åvaluation qui avait initiå et justifiå l intervention du chercheur en octobre 1994 Ç la DER d EDF. Les dix Åtudes de cas ont donc permis simultanåment : - d Åvaluer les pratiques d audit interne de la DER d EDF - de repråsenter des missions de contrñle pour comprendre la relation Å ContrÇle /Organisation Ñ - de disposer de matåriaux pour repråsenter la participation du contrñle Ç l Åmergence de la structuration sociale de l organisation sociale. Les modalitäs de construction des Ätudes de cas Les dix Åtudes de cas pråsentåes dans ce tome 2 sont toutes des missions de contrñle råalisåes Ç EDF et GDF entre octobre 1994 et octobre 1997 auxquelles le chercheur a participå directement en tant qu auditeur et/ou expert. Les trois types de missions de contrñle repråsentåes par les Åtudes de cas sont : - Cinq missions d audit interne de structure Ç la DER d EDF (Etudes de cas Nà1, 2, 3, 4, 7) - Trois missions d audit interne thåmatique Ç la DER d EDF (Etudes de cas Nà5, 9, 10) - Deux missions de contrñle de gestion et systäme d information sur l ensemble des directions d EDF et de GDF (Etudes de cas Nà8, 6) Pour chacune de ces missions de contrñle, le chercheur a profitå de sa pråsence au coeur du processus pour : - reconstituer les conditions dans lesquelles s est dåroulå le contrñle - dåcrire avec pråcision les modalitås de råalisation du contrñle - noter toutes les manifestations de l organisation directement liåes ou non Ç la råalisation du contrñle - appråcier les Åvolutions de l organisation contrñlåe - suivre la mise en oeuvre d actions apräs le contrñle. Pour råaliser toutes ces actions, le chercheur a collectå des informations, pris des notes et interviewå des acteurs pendant et apräs la råalisation des actions de contrñle. Pendant, le chercheur a collectå tous les documents våhiculås par le processus et a procådå Ç des interviews des acteurs contrñlås, des contrñleurs et du commanditaire. AprÄs, le chercheur a interviewå les principaux acteurs de l organisation contrñlåe pour comprendre comment le contrñle avait ÅtÅ perâu et quelles en Åtaient les consåquences. Page 10

11 Introduction GÄnÄrale Le guide de lecture des Ätudes de cas Les ÅlÅments collectås par le chercheur lors de ses investigations professionnelles ont ÅtÅ au fur et Ç mesure de leur collecte : - råpertoriås dans un dictionnaire des informations - classås dans une grille pråcisant la nature des informations - classås dans une grille positionnant les informations dans le processus de contrñle (avant, pendant, apräs). Ensuite, les diffårentes informations ont ÅtÅ traitåes par Åtude de cas pour produire un document d une dizaine de pages dåcrivant successivement l entitå contrñlåe, les contrñleurs, le cadre conjoncturel, le processus de contrñle et l aval du contrñle. Ce document, våritable matåriau de recherche, a råsumå un volume moyen de deux cent cinquante pages d informations en dix ou quinze pages structuråes. Ces synthäses ont permis une exploitation des dix cas pour råpondre Ç la problåmatique gånårale dåcomposåe en trois questions. Dix termes de råponse par question, dåfinis dans le chapitre IV Å ProblÄmatique Ñ du tome 1, ont ÅtÅ renseignås pour chacune des dix Åtudes de cas. Ils ont ensuite ÅtÅ agencås dans des diagrammes permettant d extraire des dix expåriences professionnelles trois cent cinquante processus Åmergents råduits Ç cent huit processus principaux puis Ç cinquante måcanismes de structuration agencås en dix chemins de structuration pour constituer une explication locale. Pour comprendre ce cheminement, en complåment du tome 1, les dix Åtudes de cas seront respectivement dåcrites par : I -Les sources d informations 1) Le dictionnaire des informations Code de LibellÄ de l information l information Date Destinataire(s) Emetteur (s) 2) La nature des informations Documents Interviews Notes Organique MatÄriau Semi directif Libre Observation passive Observation participante 3) L organisation des informations AVANT Penser PENDANT Instrumentaliser Assimiler Analyser APRES Page 11

12 Introduction GÄnÄrale II - Le texte de l Ätude de cas 1) L entitä contrüläe 2) Les contrüleurs 3) Le cadre conjoncturel 4) Le processus de contrüle 5) L aval du contrüle III - Exploitation 1) Diagramme 1 råpondant Ç la question Å Comment le contrçle provoque un changement par expärimentation? Ñ 2) Diagramme 2 råpondant Ç la question Å Comment le contrçle provoque une mädiation du contextuel et du structurel? Ñ 3) Diagramme 3 råpondant Ç la question Å Comment le contrçle engendre des incohärences qui se transforment en apprentissages? Ñ 4) Liste des processus Åmergents Page 12

13 Etude de cas NÖ1 ETUDE DE CAS NÉ1 AUDIT INTERNE DU DEPARTEMENT SID DE LA DER D EDF Page 13

14 I - Les sources d informations de l Ätude de cas NÉ1 Etude de cas nö1 1) Dictionnaire des informations Code de LibellÄ de l information Date Destinataire(s) Emetteur (s) l information ECAS1/01 Interview avec questionnaire du chef de 30/05/95 Chercheur Personne contrñlåe groupe 1 ECAS1/02 PrÅcisions sur des points du compte rendu 16/10/95 Chercheur Personne contrñlåe d'interview de 1 ECAS1/03 Interview avec questionnaire du chef de 22/05/95 Chercheur Personne contrñlåe dåpartement ECAS1/04 PrÅcisions sur des points du compte rendu 13/09/.95 Chercheur Personne contrñlåe d'interview du chef de dåpartement ECAS1/05 Interview avec questionnaire du chef de 14/06/95 Chercheur Personne contrñlåe groupe 2 ECAS1/06 Interview avec questionnaire du chef de 30/05/95 Chercheur Personne contrñlåe groupe 3 ECAS1/07 Interview avec questionnaire de l'agent de 31/05/95 Chercheur Personne contrñlåe gestion ECAS1/08 PrÅcisions sur des points du compte rendu 15/09/95 Chercheur Personne contrñlåe d'interview de l agent de gestion ECAS1/09 La lettre du directeur accompagnant le 04/07/94 Direction Auditeurs rapport d'audit ECAS1/10 Les recommandations du rapport d'audit 24/06/94 Responsable du Auditeurs dåpartement auditå et du service et la direction ECAS1/11 Le rapport d'audit 24/06/94 Responsable du Auditeurs dåpartement auditå et du service et la direction ECAS1/12 Le contrat d'objectif de SID Service et dåpartement auditå Service et dåpartement auditå ECAS1/13 Interview libre des auditeurs et råactions 3/07/95 Chercheur Auditeur des autres interviews 3/07/95 ECAS1/14 Notes d'impressions des personnes 10/07/95 Chercheur Chercheur interviewåes ECAS1/15 Notes sur les situations antårieures et les 11/07/95 Chercheur Chercheur motivations de l'audit ECAS1/16 Retour d'audit 12/03/96 Direction, le Auditeurs service et le dåpartement auditå ECAS1/17 Interview des auditeurs sur le retour d'audit 18/03/96 Chercheur Auditeur ECAS1/18 Interview du directeur de la DER sur les 20/03/96 Chercheur Directeur DER motivations de l'audit et les actions apräs l'audit ECAS1/19 Fonctionnement du dåpartement SID et 07/94 DÅpartement DÅpartement auditå organisation des täches de gestion auditå et auditeurs ECAS1/20 Rapport d'activitå 93 du service 93 DÅpartement DÅpartement auditå Information, Prospective et Normalisation auditå ECAS1/21 Contrat de gestion 1994 entre le service et le dåpartement SID 94 DÅpartement auditå Service du dåpartement auditå ECAS1/22 Principes de contrñle interne du 5/05/94 DÅpartement DÅpartement auditå dåpartement SID envoyå le 5/05/94 auditå et service ECAS1/23 Document de pråsentation de la råsorption des dåpenses en rågie du 9/11/93 en 5/05/93 Direction DÅpartement auditå Sources d informations - Etude de cas NÖ1 Page 14

15 Etude de cas nö1 råponse Ç une lettre du 5/08/93 du directeur Sources d informations - Etude de cas NÖ1 Page 15

16 Etude de cas nö1 ECAS1/24 Plan d action SID : quelques 1993 DÄpartement DÄpartement auditä ÄlÄments de bilan Å mi parcours auditä ECAS1/25 Audit comptable et financier du dåpartement SID 03/94 Auditeurs, dåpartement auditå Services comptables et financiers ECAS1/26 Lettre de mission de l'audit signåe de du 26/01/94 Auditeur, chef de Direction commanditaire adressåe au chef de service IPN. service ECAS1/27 Audit des factures du service IPN en 07/94 Service Service juillet 94 råaliså par l'åtat major du service ECAS1/28 La formation au dåpartement SID 14/03/95 DÅpartement auditå, auditeurs Chef de dåpartement auditå ECAS1/29 Lettre du directeur Ç la suite du retour 12/95 Auditeur, chef de Direction d'audit service et chef de dåpartement ECAS1/30 Actions Å engager Å la suite de l audit 28/11/95 Chef de Auditeurs effectuä par la MCC däpartement SID ECAS1/31 Extrait des procådures pour les commandes supårieures Ç 300KF 27/10/94 DÅpartement auditå Chef de dåpartement et chefs de groupe ECAS1/32 Liste des actions Ç engager Ç la suite de l'audit effectuå par la MCC 21/07/94 Auditeurs Chef de dåpartement 2) Nature des informations Documents Interviews Notes Organique MatÄriau Semi directif Libre Observation passive ECAS1/09 ECAS1/11 ECAS1/01 ECAS1/02 ECAS1/14 ECAS1/10 ECAS1/12 ECAS1/03 ECAS1/04 ECAS1/15 ECAS1/11 ECAS1/19 ECAS1/05 ECAS1/08 ECAS1/16 ECAS1/20 ECAS1/06 ECAS1/13 ECAS1/27 ECAS1/21 ECAS1/07 ECAS1/15 ECAS1/29 ECAS1/22 ECAS1/17 ECAS1/30 ECAS1/24 ECAS1/18 ECAS1/31 ECAS1/25 ECAS1/32 ECAS1/26 ECAS1/23 ECAS1/27 ECAS1/28 3) Organisation des informations AVANT PENDANT APRES Penser ECAS1/15 - ECAS1/19 - ECAS1/20 - ECAS1/22 - ECAS1/24 - ECAS1/25 - ECAS1/26 - ECAS1/31 ECAS1/09 - ECAS1/12 - ECAS1/18 - ECAS1/28 Instrumentaliser ECAS1/10 - ECAS1/11 - ECAS1/13 - ECAS1/21 - ECAS1/23 - ECAS1/27 - ECAS1/32 Assimiler ECAS1/01 - ECAS1/02 - ECAS1/03 - ECAS1/04 - ECAS1/05 - ECAS1/06 - ECAS1/07 - ECAS1/08 - ECAS1/23 - ECAS1/14 Analyser ECAS1/16 - ECAS1/17 ECAS1/01 - ECAS1/02 - ECAS1/03 - ECAS1/04 - ECAS1/05 - ECAS1/06 - ECAS1/07 - ECAS1/08 - ECAS1/13 - ECAS1/29 - ECAS1/30 - ECAS1/31 - ECAS1/32 - ECAS1/14 Observation participante Sources d informations - Etude de cas NÖ1 Page 16

17 Etude de cas nö1 Sources d informations - Etude de cas NÖ1 Page 17

18 Etude de cas nö1 II - Texte de l Ätude de cas NÉ1 Cette Ätude de cas däcrit la räalisation d un audit de gestion sur un däpartement de recherche de la Direction des Etudes et des Recherches (DER) d EDF. Ce processus de contrüle, initialisä le 26/01/94 et abouti le 24/01/96, sera däcrit successivement par : - une präsentation de l entitä contrüläe : le däpartement SystÉme d Information et de Documentation (SID) - une präsentation des contrüleurs : la Mission Centrale de ContrÜle (MCC) et le groupe Doctrine et ContrÜle Interne (DCI) - les conditions de räalisation de l audit : le däpartement auditä subit des perturbations - le däroulement datä de l audit selon un processus Å Penser, Instrumentaliser, Assimiler, Analyser Ñ - l aval de l audit 1) L entitå contrçlåe : le dåpartement SID au 26/01/94 Le dåpartement SID est un dåpartement de recherche du service Information Prospective et Normalisation de la direction des Åtudes et des recherches (DER) d EDF. ConstituÅ de 75 personnes dont les 2/3 ont un statut de cadre, son organisation est basåe sur une articulation entre un Åtat major, 3 groupes d unitås documentaires et 2 groupes de recherche. Pour la råalisation de ces activitås, le dåpartement dispose d'un budget et d'un budget de fonctionnement qui se råpartit sur les diffårents groupes. L Çtat major du dçpartement SID est composä d un chef de däpartement, de deux adjoints, d un attachä administratif et de 2 chargäs de mission. Son rüle, däfini par un contrat de gestion tri-annuel, est d Ätablir la stratägie du däpartement, d organiser la gestion et de veiller Å la bonne coordination de ses activitäs avec celle du service IPN. Les quatre groupes des unitäs documentaire (Murat La däfense, Clamart, ChÅtou et Les RenardiÇres) fournissent aux agents les informations dont ils sont besoin pour leurs Åtudes, assurent des prestations de type documentaire ou librairie autour d'une bibliothäque et alimentent le fonds documentaire EDF-DOC dans les domaines intåressants les agents d'edf. Ces quatre groupes constituent les unitås documentaires de toute l entreprise EDF et non pas seulement de la DER. Lorsqu un agent E.D.F. dåsire obtenir une documentation, il s adresse aux unitås documentaires du dåpartement SID. Les deux groupes de recherche (IngÄnierie des systümes d information et Exploitation de la documentation automatisäe) dåveloppent des outils et des måthodes de traitement et de communication de l information Ç caractäre träs opårationnel. Direction gänärale EDF Direction de la DER Service IPN DÄpartement Centre de normalisation DÄpartement Propsective, Ävaluation et valorisation DÄpartement Groupe de recherche Änergie, technologie et sociätä DÄpartement SystÅme d'information et de documentation (SID) SID Groupe UnitÄ documentaire Murat La DÄfense Groupe UnitÄ documentaire Clamart Groupe UnitÄ documentaire ChÇtou Groupe UnitÄ documentaire RenardiÅre Groupe IngÄniÄrie des SystÅme d'information Groupe Exploitation de la documentation AutomatisÄe Texte - Etude de cas NÖ1 Page 18

19 Etude de cas nö1 2) Les contrñleurs : La Mission Centrale de ContrÑle (MCC) et le Groupe Doctrine et ContrÑle Interne (DCI) L audit du däpartement SID a impliquä deux acteurs contrüleurs qui sont la Mission Centrale de ContrÜle (MCC) et le groupe Doctrine et ContrÜle Interne (DCI). La MCC est la structure officielle d audit de la Direction des Etudes et des Recherches. Elle est chargäe de la räalisation des audits pour lesquels elle fait appel au groupe DCI pour la partie värification comptable. Les deux unitäs font partie du service Administration GÄnÄrale des Travaux (AGT) de la Direction des Etudes et des Recherches d EDF. La MCC est rattachäe Å l'ätat major du service et le groupe DCI Å un de ses däpartements, le däpartement GEF (Gestion Economique et FinanciÉre). Direction de la DER Service 1 Service AGT Service n MCC GEF DCI DÄpartements DÄpartements Groupes DÄpartements 2.1. La Mission Centrale de ContrÑle La MCC est composåe de trois auditeurs dont le responsable porte la dånomination chef de mission. CrÅe en 1987 pour maãtriser les effets de la dåcentralisation, la MCC est rattachå hiårarchiquement et physiquement au service AGT bien qu elle reâoive ses ordres de l Åtat major de la direction de la DER. Tous les auditeurs occupent un statut de cadre et le chef de mission est Ç un niveau hiårarchique qui se situe entre le chef de dåpartement et le chef de service de la DER. Le chef de mission de la MCC organise les audits et suit leur råalisation. Il pråside toutes les råunions de pråsentation des audits et les råunions de fin d audit. Il est l interlocuteur privilågiå du commanditaire des audits, le directeur adjoint de la DER. En place depuis 1991, le chef de mission jouit d une lågitimitå träs forte aupräs des dåpartements de recherche de la DER car auparavant il occupait un poste de chef de dåpartement. Il est Ågalement le repråsentant institutionnel de la DER en matiäre de contrñle. Dans ce cadre, il participe aux activitås du club du contrñle et du comitå du contrñle d EDF. Ces deux institutions regroupent l ensemble des responsables du contrñle des diffårentes directions d EDF pour faire Åtat des pratiques, intågrer de nouvelles måthodes et dåvelopper une synergie du contrñle en relation avec les orientations stratågiques d EDF. Les deux autres auditeurs ont un rñle beaucoup plus opårationnel. Ils råalisent le dossier d'audit par la recherche d'informations et participent Ç de nombreuses interviews complåmentaires aux deux råunions ÅnoncÅes pråcådemment Le groupe Doctrine et ContrÑle Interne (DCI) Le groupe DCI est composå de quatre personnes dont le responsable est cadre et les trois autres agents de maãtrise. Le groupe DCI est un des groupes du dåpartement GEF. Sa participation aux audits ne constitue qu'une partie de ses activitås qui sont essentiellement centråes sur la vårification a posteriori des ÅlÅments comptables. Ce groupe profite de l investigation de l'audit pour råaliser un certain nombre de contrñles comptables dont les råsultats sont intågrås dans le rapport d'audit final. Texte - Etude de cas NÖ1 Page 19

20 Etude de cas nö1 3) Le cadre conjoncturel : Une structure qui subit des perturbations Cet audit a ÅtÅ råaliså au moment oå le dåpartement SID Åtait confrontå Ç deux changements, un d'ordre local, le dåmånagement de locaux et l'autre d'ordre stratågique, un positionnement comme prestataire de service Changement de locaux A la suite de råamånageants immobiliers, le dåpartement a ÅtÅ dåplacå temporairement dans des locaux d'attente Ç compter du 01/01/94. Cette installation provisoire s'est faite en fonction des possibilitås d'håbergement physiques et a eu pour consåquence de disperser les Åquipes de travail. La rånovation d un bätiment permettra au dåpartement un regroupement gåographique de ses activitås pråvu pour le 01/01/ Changement stratägique Le deuxiäme changement est plus d'ordre stratågique. La direction de la DER a demandå au dåpartement par l'intermådiaire du service d'ütre en mesure de dåterminer des coáts de revient de ses prestations. Å Quel est le coát du pràt d'un livre? Quel est le coát d'une recherche d'articles ou d'ouvrages? Quel est le coát d'une revue de presse? Ñ. La direction a demandå au service IPN de mettre en place des procådures lui permettant de dåterminer le coát de ses prestations. Pour la direction de la DER, cette mesure vient naturellement s'inscrire dans le cadre de la politique gånårale de dåcentralisation de ses unitås. La direction de la DER a demandå Ç ces unitås fonctionnelles d Åtablir des coáts de revient de leurs activitås pour instaurer des pratiques de prix de cession interne. Å Cela a däjâ ÄtÄ räalisä dans d'autres däpartements comme par exemple celui qui installe et prend en charge la maintenance du räseau informatique Unix Ñ. Pour certaines personnes du dåpartement SID (en particulier les agents de maãtrise), cette demande de dåfinition de coát de revient a ÅtÅ perâue comme une mise en concurrence avec des entreprises extårieures offrant les mümes prestations. Leur råaction a consistå Ç dåclarer que mesurer un coát pour les activitås de documentation Åtait impossible. Å On n a pas de compätence pour mesurer les coáts, Est-ce bien notre travail que de mesurer des coáts de revient Ñ, ÅMesurer le temps d intervention des documentalistes ne sera pas chose facile Ñ. Ils craignent l'arbitraire des coáts obtenus qui risquent de se focaliser sur la rentabilitå immådiate au profit d'actions plus stratågiques comme la veille technologique. 4) Le processus de contrçle : l audit du dåpartement SID Le processus d audit a ÄtÄ initialisä le 26/01/94 par une lettre de mission du directeur adjoint de la DER et finalisä le 24/01/96 par une lettre de retour d audit de ce mñme directeur adjoint. Entre ces deux dates, le contrüle s est instrumentalisä par un processus Å Penser, Instrumentaliser, Assimiler, Analyser Ñ dont les manifestations sont respectivement : - le dåclenchement de l audit le 26/01/94 - la råalisation de l audit du 26/01/94 au 04/07/94 - la perception de l audit et son intågration dans l activitå du dåpartement du 04/07/94 au 01/11/95 - le retour d audit du 01/11/95 au 24/01/ Le É Penser Ñ : le däclenchement L'audit a ÅtÅ dåclenchå Ç la demande du directeur adjoint de la DER le 26/01/94 par une lettre adressåe au chef de service IPN. Texte - Etude de cas NÖ1 Page 20

21 Etude de cas nö1 Cette lettre präcise les ÄchÄances de l audit, le commanditaire en la personne du directeur adjoint de la DER, les auditeurs de la MCC comme maátre d oeuvre et les points qui seront abordäs. Elle renseigne sur le fait que l audit comprendra une premiére Ätape de contrüle interne comptable et financier Å la charge du groupe DCI du däpartement GEF. La lettre n'a, en fait, que validä l'audit. Son annonce avait däjå ÄtÄ faite de faàon informelle aprés une communication täläphonique du directeur adjoint de la DER au chef de service. Le chef du däpartement a eu une copie de la lettre de mission. Le chef de däpartement avoue de pas avoir peràu immädiatement la finalitä de l'audit, il percevait un contrüle sur un certain nombre de domaines sans fils conducteur entre ces derniers. La lettre de mission a clairement identifiäe l audit comme un ordre de la direction L É Instrumentaliser Ñ : RÅalisation de l audit par la Mission Centrale de ContrÇle (MCC) et le groupe Doctrine et ContrÇle Interne (DCI) du 26/01/94 au 04/07/94 La MCC a pilotä la räalisation de l audit en organisant l intervention de deux de ses auditeurs et trois comptables du groupe DCI. La räalisation de cet audit a ÄtÄ ponctuäe par des phases de präsentation, de traitement et de communication entre contrüleurs et contrüläs. Les quatre phases principales de l audit ont ÄtÄ les suivantes : - RÄunion de präsentation le 07/02/94 - RÄalisation d un rapport comptable et financier du 07/02/94 au 31/05/94 - RÄalisation d un rapport d audit final et de recommandations du 10/03/94 au 24/06/94 - RÄunion de präsentation des räsultats de l audit le 4/07/94 a) RÄunion de präsentation de l audit le 07/02/94 Le premier travail de la MCC a ÅtÅ de pråsenter lors d'une råunion, l'action d'audit au chef de dåpartement qui avait conviå son adjoint et l'agent de gestion du dåpartement. Comme c'åtait le premier audit råaliså en commun avec le Groupe DCI, le responsable de ce groupe n'avait pas ÅtÅ conviå Ç cette råunion. Ceci peut expliquer le fait que la distinction entre la partie comptable et la partie gestion n'ait pas ÅtÅ clairement perâue par les personnes auditåes. La råunion a durå environ une heure et a permis au chef de la mission centrale de contrñle (MCC) d'expliciter les objectifs, les sujets et les actions de l'audit. A l'occasion de la råunion, le chef de dåpartement a dåsignå son adjoint comme Åtant la personne responsable de l'audit et l'interlocuteur privilågiå de la MCC. b) RÇalisation d un rapport comptable et financier par le groupe DCI du 07/02/94 au 31/05/94 PrÅalablement Ç la råunion de pråsentation, le chef de la MCC avait convenu avec le responsable du groupe DCI d une date butoir pour la remise du rapport comptable et financier. Cette partie de l audit visait Ç s assurer que les informations comptables produites par le dåpartement SID Åtaient fiables et que la såcuritå des actifs Åtait vårifiåe. Ce travail s est dåcomposå en trois grandes parties : - constitution d un dossier comptable et financier du 07/02/94 au 29/03/94 - consultation de piäces comptables sur place du 29/03/94 au 15/04/94 - rådaction d un rapport comptable et financier avec des propositions du 15/04/94 au 31/05/94 * Constitution d'un dossier du 07/02/94 au 29/03/94 Texte - Etude de cas NÖ1 Page 21