DIRECTION DE L INFORMATION LEGALE

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1 FICHE DE DESCRIPTION DE POSTE DIRECTION DE L INFORMATION LEGALE ET ADMINISTRATIVE TITULAIRE DU POSTE Nom : RESPONSABLE HIERARCHIQUE DIRECT Nom : CHAUMONT Anne Laure Prénom : Fonction : Visa : Visa : Date : Version : 1.4 Intitulé du poste : Emploi de référence : Catégorie : Cotation du poste : IDENTIFICATION DU POSTE Chargé de qualité et de gestion des risques Assistant en organisation et systèmes de gestion A ou cadre administratif D (pour la catégorie A) Département d appartenance : Département Qualité Contrôle Interne Localisation géographique : 26 rue Desaix Paris POSITION du POSTE dans l organigramme fonctionnel du département Page 1 sur 5

2 PRINCIPALES MISSIONS de l entité à laquelle appartient le poste Le département de la qualité et du contrôle interne est chargé : - de la mise en œuvre et du pilotage du système intégré de management de la qualité et des risques de la DILA. - du pilotage du dispositif de contrôle interne comptable de la DILA. A ce titre, le département participe au développement des activités de la DILA, à l efficacité de ses opérations et à l utilisation efficiente de ses ressources. La cellule Qualité Risques assure la mise en œuvre et le pilotage du système intégré de management de la qualité et des risques de la DILA. Elle prend en charge les questions relatives à : - la définition puis la diffusion de la démarche intégrée de management de la Qualité et des Risques ; - la définition, la mise en place progressive puis le fonctionnement en mode nominal du système intégré de management de la Qualité et des Risques de la DILA, fondé sur l amélioration continue et adossé à la norme ISO 9001 pour le management de la qualité, visant à : o Assister et éclairer la Direction par un reporting institutionnalisé, afin qu elle définisse et ajuste régulièrement la politique Qualité - Risques, pour la décliner en objectifs adaptés, puis y affecter, si besoin, les ressources adéquates o Impliquer et accompagner les différents départements de la DILA, afin de leur fournir le support méthodologique nécessaire, dans la définition initiale, puis dans les évolutions de leurs systèmes d assurance qualité, de leurs systèmes de contrôle qualité, de leurs dispositifs de maîtrise des risques lesquels doivent être adaptés à leurs activités et cohérents avec la politique Qualité Risques et les objectifs afférents. o S assurer de l efficacité du dispositif de management intégré de la qualité et des risques. - En outre, la cellule Qualité Risques assure le support méthodologique relatif à l application de la norme ISO (management environnemental), dans le cadre de la démarche de certification afférente. DIMENSION DU POSTE Le poste de chargé de qualité et de gestion des risques contribue à définir et mettre en œuvre progressivement la démarche de management de la qualité et des risques sur toute la DILA. Le périmètre du poste est donc transverse, et intègre : - les relations avec l ensemble des départements, - une vingtaine de processus «clé». Page 2 sur 5

3 ENVIRONNEMENT, PROBLEMATIQUE ET ENJEUX DU POSTE Environnement et problématique : Le poste se situe au sein de la DILA, qui a à la fois des missions de service public et une activité commerciale. Ses activités couvrent un champ très large, allant, outre les classiques activités dites de supports, de l information régalienne administrative et économique au débat public, puis à l imprimerie et à l action commerciale et la logistique des ventes. La DILA est caractérisée par la diversité de ses activités, la pluralité de ses métiers et de ses méthodes. La problématique est : au plan méthodologique, de mettre en œuvre une démarche globale prenant en compte cette diversité au plan culturel, de faire adhérer le personnel à des méthodes et outils nouveaux, visant l efficience. Enjeux: L adhésion du personnel DILA à la culture Qualité Risques L intégration du management de la qualité et des risques dans les activités de la DILA La certification ISO 9001 de tout ou partie de la DILA FINALITES ET ACTIVITES PRINCIPALES DU POSTE Sous l autorité de la chargée de mission responsable Qualité Risques, le poste de chargé de Qualité et de gestion des Risques assure les finalités et activités principales suivantes : Finalités : Dans le cadre de la démarche intégrée de management de la qualité et des risques le la DILA, le poste de chargé de Qualité et de gestion des Risques contribue : A la définition du système de management de la qualité (SMQ) répondant aux exigences de la norme ISO 9001 Sur le périmètre de processus dont il a la charge, en collaboration avec la chargée de mission responsable Qualité - Risques, le chargé de Qualité et de gestion des Risques assure,: Le pilotage de la mise en conformité initiale avec les exigences de l ISO 9001 Le pilotage de la couverture progressive des risques En mode nominal, la supervision du fonctionnement du système intégré Qualité Risques mis en place, en veillant particulièrement à son maintien en conditions opérationnelles et à son efficacité. Il contribue à la certification ISO 9001 de tout ou partie de la DILA, selon les objectifs fixés par la Direction. Activités principales : 1. Management de la qualité et des risques : En matière de documentation du SMQ : Veiller à l application des règles de gestion documentaire du SMQ Assurer la description incluant la modélisation des processus et des éléments qui en dépendent pour le domaine qu il a en charge. Page 3 sur 5

4 En matière d amélioration continue : Assurer le support aux pilotes de processus du domaine qu il a en charge en matière d amélioration continue. Assister dans ce cadre, des pilotes pour : les revues de processus, instance de pilotage du processus la définition des objectifs du domaine, leur déclinaison en indicateurs et la définition des tableaux de bord afférents les ateliers d amélioration, ateliers visant à solutionner les dysfonctionnements qualité ou à la maîtrise des risques le pilotage des chantiers de réduction des écarts avec les exigences de l ISO 9001 l identification, l évaluation et la surveillance des risques du domaine et la définition progressive des plans de couverture adaptés. Garantir le maintien en amélioration continue du domaine qu il a en charge : en s assurant que le système de pilotage de processus fonctionne, en surveillant les problèmes du domaine et déclenchant les actions correctives ou préventives si nécessaire, en veillant à la couverture progressive des risques du domaine en veillant à ce que les axes d amélioration soient cohérents avec les objectifs qualité de la DILA. En matière de communication, sensibilisation et formation : Evaluer les besoins en formation, communication et sensibilisation pour le domaine qu il a en charge Concevoir et coordonner, au besoin avec d autres départements (RH, Communication) les plans de communication, de sensibilisation et de formation. Effectuer par lui-même, si besoin, les actions de communication, sensibilisation et formation. En matière d audits : Il contribue à l organisation des audits (internes, à blanc, de certification) de la DILA. Il assure le suivi des audits du domaine qu il a en charge. 2. Démarche intégrée de management de la qualité et des risques : En matière d animation de la démarche Il participe aux instances de pilotage de la démarche (comités de pilotage, revues de direction Qualité Risques). Il contribue à la communication sur la démarche Qualité Risques Il contribue à l uniformisation des pratiques et méthodes Qualité et Risque pour tous les processus de la DILA. En matière de gestion des référentiels Il contribue à la gestion du référentiel documentaire Qualité Risques de la DILA. Il contribue à la gestion du référentiel des processus de la DILA. Il contribue à la gestion du référentiel des risques de la DILA. Page 4 sur 5

5 COMPETENCES REQUISES Liste des savoirs, savoir-faire et compétences comportementales SAVOIR (connaissances) CMA PROFIL OPTIMUM Norme ISO 9001 et autres normes qualité I E Système de management de la qualité I E Maîtrise des risques I E Management par les processus I M Méthodes et outils de modélisation I M Méthodes et outils de résolution de problèmes I M Norme ISO I C Gestion de projet I C Marchés publics C C SAVOIR FAIRE (expérience et qualification acquises) Conduite de réunion C M Prise de parole en public C M Animation de formation : pédagogie I M Rédaction : dossiers, compte-rendu M E Aptitude à obtenir des résultats C E Communication, écoute et expression M E COMPETENCES COMPORTEMENTALES Organisation, méthode et rigueur M E Analyse M E Synthèse M E Dynamisme M M Ascendant I M Autonomie et initiative C M Contrôle de soi C M Sociabilité C M Ténacité C M Ouverture d esprit - curiosité C M * CMA = Conditions minimales d'accès. I = Initiation, C = Confirmé, M = Maîtrise, E = Expert Page 5 sur 5