Le président, Daniel Fleury, préside l assemblée et la secrétaire, Claire Brunelle, agit comme secrétaire.
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- Fabrice Lafontaine
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1 PROCÈS-VERBAL de l assemblée générale annuelle des actionnaires de Le Havre du Village Liberté sur Berges inc. tenue au 7724, rue des Saules, à Brossard, le lundi 23 octobre 2006, à 19 h 30. CONSTITUTION DE L ASSEMBLÉE Le président, Daniel Fleury, préside l assemblée et la secrétaire, Claire Brunelle, agit comme secrétaire. Monsieur François Boucher, représentant du gestionnaire, confirme que 81 actionnaires sont présents ou représentés par procuration. Le président constate donc que le quorum requis, soit 74 actionnaires, est atteint et il déclare l assemblée dûment constituée. L ordre du jour est approuvé, avec certains ajouts au sujet «Autres affaires» de l ordre du jour. PROCÈS-VERBAL DE L ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE DU 29 NOVEMBRE 2005 Sur proposition de monsieur Daniel Richard, secondé de monsieur Gilles Morais, il y a dispense de faire lecture du procès-verbal de l assemblée générale annuelle du 29 novembre Sur proposition de monsieur Michel Hébert, secondé de monsieur Robert Mauger, IL EST UNANIMEMENT RÉSOLU d approuver le procès-verbal de l assemblée générale annuelle des actionnaires de la compagnie tenue le 29 novembre ÉTATS FINANCIERS AU 31 JUILLET 2006 Monsieur Claude Moquin soumet les états financiers au 31 juillet Il souligne les écarts entre les résultats de l exercice 2006 et ceux de l exercice 2005 et du budget. Il fournit certaines explications sur la différence entre la dépense de taxes par rapport à l exercice précédent, principalement au niveau de la taxe d eau non payée en 2005 et de la différence pour la taxe sur le capital. Il souligne de plus que la différence dans la dépense d amortissement provient du re-classement et de la ré-évaluation des immobilisations. Les impôts sur le revenu futurs et l actif d impôts futurs proviennent de l écart entre la valeur fiscale et la valeur comptable des immobilisations et ne sont pas payables dans l immédiat. L encaisse non nécessaire à l exploitation courante a été placée à court terme. Monsieur Gilles Bergeron suggère que, pour lors de la présentation des résultats pour l exercice 2007, on remette aux actionnaires un document comparant les résultats au budget.
2 - 2 - RAPPORT DU CONSEIL D'ADMINISTRATION Monsieur Daniel Fleury soumet ensuite le rapport du conseil d'administration depuis son élection. Il rappelle que le conseil d'administration a été élu lors de l assemblée annuelle du 29 novembre dernier. Il s est réuni à dix reprises jusqu à ce jour. A. Affaires découlant du procès-verbal de la dernière assemblée Le président fait rapport sur certains sujets discutés lors de la dernière assemblée. 1. Microphone Tel que demandé par les actionnaires, le conseil d'administration a vu à louer un système de microphone pour la tenue de l assemblée. 2. Taxes sur l acquisition des actions Le promoteur a fourni une opinion de ses conseillers fiscaux à l effet que les actions du Havre achetées en même temps que les résidences sont assujetties à la TPS et à la TVQ parce qu un droit d adhésion est fourni avec l émission des actions. 3. Droit d occupation des quais et frais annuels Pour faire suite aux discussions tenues lors de la dernière assemblée annuelle des actionnaires, le conseil d'administration a rencontré les détenteurs d un droit d occupation des quais et leur a soumis un nouveau contrat précisant davantage les droits des parties et spécifiant que la répartition des frais annuels d exploitation était de 35 % pour le Havre et de 65 % pour les occupants. Les personnes impliquées étaient ouvertes à la proposition du Havre mais, à ce jour, un seul détenteur a accepté de signer le nouveau contrat. 4. Pyrite VLSB a donné l assurance verbale que la terre de remplissage pour l emplacement du Havre était exempte de pyrite. Les factures de pierre doivent être transmises sous peu. 5. Déficiences À la suite du rapport d experts demandé par le conseil d'administration, VLSB a accepté de réaliser certains travaux de correction à l immeuble, lesquels ont été effectués, sauf pour la clôture et certaines réparations au sous-sol. Les travaux seront faits sous peu. Le Havre a obtenu 4000 $ de VLSB pour le remplacement des arbres morts.
3 Placettes Le Havre a convenu avec la ville de Brossard d entretenir les placettes pour la saison L entente pourra être reconduite. 7. Club House Il y a toujours un problème avec le fournisseur pour l ajustement de la porte d entrée. Celle-ci demeure non verrouillée durant le jour. Tel que déjà discuté, on mettra prochainement en vigueur un meilleur système de contrôle pour les puces donnant accès au Club House. Toutes les puces non enregistrées seront annulées. Les règlements du Club House ont été révisés, et plus particulièrement celui de la piscine. Un panneau indiquant les principaux règlements a été posé à l entrée de l aire de la piscine. Tous sont invités à respecter et à faire respecter les règlements. Des thermostats programmables ont été installés au Club House. L entretien hebdomadaire a été assumé par une firme externe, deux fois par semaine durant l été et cinq fois par semaine durant l hiver. La firme d entretien effectue également le ménage le lendemain des réceptions. Un tableau a été acheté pour les cours offerts au Club House. Le Havre a également procédé à l achat de chaises et tables pour compléter l aménagement extérieur. 8. Murs de brique Les murs de brique à l entrée du Village sont érigés sur le terrain de la ville de Brossard. Il devra y avoir entente avec la ville lorsque des réparations seront nécessaires. B. Nouvelles affaires 1. Gestionnaire Un avis de terminaison a été transmis au Groupe HPDG pour mettre fin au contrat de gestion avec le Havre. À la suite d un appel d offres, le contrat de gestion a été octroyé à la firme Gestion immobilière FB pour la période du 15 juillet 2006 au 31 octobre 2007, le prolongement du contrat à la fin d octobre permettant la préparation des états financiers à la fin de l exercice Le nouveau gestionnaire est présent au Club House quatre heures par semaine pour un meilleur service aux actionnaires. Il effectue également plusieurs tâches que les administrateurs devaient remplir avec l ancien gestionnaire.
4 Mise à jour des registres Les registres des actionnaires et des valeurs mobilières ont été mis à jour. Les actionnaires qui vendent leur résidence sont invités à aviser le secrétaire pour le transfert de leurs actions. 3. Aspect financier Le trésorier a discuté avec le comptable externe en vue de faire les ajustements requis pour re-classer les immobilisations et comptabiliser l amortissement approprié. 4. Club House Après ré-évaluation des immeubles, les assurances du Club House ont été augmentées à $ et celles de la piscine à $. Les appareils de climatisation ont été replacés et stabilisés. Le coût pour l enceinte entourant ces appareils a été défrayé par le propriétaire de la résidence située près de ces appareils. Un nouvel ordinateur a été acheté pour le Havre pour assurer le contrôle des puces. Des travaux ont été effectués au sous-sol du Club House pour l érection d un mur séparant l espace d entreposage et l ordinateur. D autres travaux sont à venir au sous-sol pour le drainage des eaux provenant de l équipement de la piscine. Des travaux d aménagement ont été effectués du côté est de la piscine. La porte d entrée sur le terrain à partir de la piste cyclable sera ré-aménagée pour plus de sécurité. Une minuterie a été installée pour le bain tourbillon pour interdire une surchauffe inutile durant la nuit. La lumière endommagée par la firme de déneigement a été remplacée. Le contrat de déneigement pour l hiver a été octroyé à la même firme que l année dernière. C. Questions et commentaires 1. Puces Le président demande une proposition pour qu on mette en force la politique annoncée pour désactiver les puces non enregistrées. Les actionnaires soulignent que tous doivent être informés qu ils doivent enregistrer leurs puces.
5 - 5 - Sur proposition de madame Claudette Gauthier, secondée de monsieur Pierre Petit, IL EST UNANIMEMENT RÉSOLU que, à compter du 1 er décembre prochain, toutes les puces non enregistrées soient désactivées, étant convenu que chaque actionnaire aura droit à deux puces lui donnant accès au Club House et que des puces supplémentaires pourront être émises, au coût de 25 $ par puce, sur preuve de résidence de plus de deux personnes. Le nouveau conseil d'administration devra voir à ce que tous les actionnaires soient informés de la manière de procéder pour enregistrer leurs puces. 2. Amélioration de l éclairage Monsieur Jean Bruyère rappelle la remarque apportée lors de la dernière assemblée des actionnaires pour que soit amélioré l éclairage du Club House, autant à l extérieur avant qu à l intérieur. On suggère l installation de minuterie, de même que des ampoules qui consomment moins d énergie. 3. Économie d énergie On suggère que le nouveau conseil d'administration se penche sur la possibilité de faire installer un système solaire pour chauffer l eau de la piscine et du bain tourbillon. 4. Terrain entre la propriété de deux syndicats, côté ouest Un droit d utilisation du terrain a été cédé par la ville de Brossard au syndicat de copropriété qui en a fait la demande et qui veille maintenant à son entretien. 5. Ordinateur pour le contrôle des puces Madame Jocelyne Desrosiers demande pourquoi le Havre a acheté un ordinateur pour le contrôle des puces alors que le travail aurait pu être effectué par le gestionnaire. Le président répond que c était un administrateur qui faisait alors le contrôle et qu on ne pouvait pas compter sur le gestionnaire de l époque pour effectuer ce contrôle. Le conseil d'administration a jugé préférable que le Havre soit indépendant du gestionnaire pour ce contrôle. BUDGET POUR L EXERCICE Monsieur Claude Moquin soumet le budget du Havre pour l exercice Il mentionne d abord que les contributions des actionnaires ne seront pas modifiées et demeureront à 75 $ par mois. Il souligne que le montant de 75 $ inclus 6 % pour la TPS et 7,5 % pour la TVQ. On budgétise pour l exercice en cours des revenus de $ et des dépenses avant amortissement de $, pour un bénéfice avant amortissement de $.
6 - 6 - Monsieur Jean Séguin mentionne que, selon lui, les résidences sont sur-évaluées de $ à cause du prix des actions payé lors de l acquisition. Il demande que le nouveau conseil d'administration s informe à la ville comment celle-ci a procédé pour évaluer les propriétés. Monsieur Michel Hébert suggère que les revenus provenant de la location de la salle de réception soient d au moins 10 % supérieurs aux dépenses pour couvrir le remplacement de l équipement. Le président mentionne que le budget de dépenses est égal au budget de revenus mais que, dans les faits, il est difficile de comptabiliser avec précision les dépenses reliées à l entretien de la salle de réception, l entretien étant parfois effectué lors de l entretien général. On tentera de mieux comptabiliser revenus et dépenses à ce chapitre au cours de l exercice. De plus, un plan de remplacement de l équipement sera élaboré au cours de l année. Les actionnaires demandent certaines informations sur la contribution du Havre aux activités sociales. Jusqu à récemment, les activités sociales s autofinançaient. Certaines dépenses ont été payées à même les fonds provenant de l Association des copropriétaires de Village Liberté sur Berges, lorsque celle-ci a cessé ses activités. Pour l exercice en cours, le conseil d'administration a approuvé un budget de 1 % du budget total pour les activités sociales. Le président mentionne que, jusqu à ce jour, le conseil d'administration a toujours privilégié le principe de l utilisateur-payeur. Monsieur Michel Hébert demande que le Havre achète un nouveau tapis pour la table de billard. ÉLECTION DES ADMINISTRATEURS Monsieur Gilles Bergeron remercie les administrateurs pour leur contribution à la gestion du Havre pour la dernière année. Le président suggère ensuite la nomination de monsieur François Boucher, représentant du gestionnaire, comme président pour l élection des administrateurs. Monsieur Boucher rappelle que le mandat des administrateurs est d un an. Le président mentionne que le conseil d'administration n a pas modifié les règlements généraux pour prévoir que le mandat de tous les administrateurs ne se termine pas à la même date. Le nouveau conseil d'administration devra étudier l opportunité de le faire. À la demande des actionnaires, madame Nicole Groleau et messieurs Daniel Fleury et Claude Moquin indiquent qu ils posent leur candidature pour le poste d administrateur pour l année en cours. Madame Claire Brunelle et monsieur Guy Rivest indiquent pour leur part qu ils ne souhaitent pas un nouveau mandat. Différentes propositions sont soumises mais les personnes proposées indiquent qu elles ne sont pas disponibles pour l année ne cours. Madame Jocelyne Desrosiers propose monsieur Guy Richard et monsieur Alain Lapointe propose madame Colette Chaput qui acceptent.
7 - 7 - Aucune autre proposition n étant soumise, IL EST UNANIMEMENT RÉSOLU de déclarer les personnes suivantes administrateurs de la compagnie : Colette Chaput Daniel Fleury Nicole Groleau Claude Moquin Guy Richard. NOMINATION DES VÉRIFICATEURS Le président rappelle que les états financiers ne sont pas vérifiés mais qu ils font l objet d un rapport de mission d examen d une firme comptable indépendante du gestionnaire. L assemblée des actionnaires doit adopter une résolution pour la décision de ne pas nommer de vérificateurs mais le mandat pour mission d examen est octroyé par le conseil d'administration. Sur proposition de monsieur Gilles Bergeron, appuyé de monsieur Michel Hébert, IL EST UNANIMEMENT RÉSOLU de ne pas nommer de vérificateurs pour l exercice AUTRES AFFAIRES Monsieur Raynald Côté demande s il serait possible de communiquer aux actionnaires les résultats du sondage tenu au cours de l été sur les activités sociales du Havre. Monsieur Rivest mentionne que le rapport sera transmis d ici le 1 er décembre prochain. LEVÉE DE L'ASSEMBLÉE Aucune autre question n'étant soumise, le président déclare l'assemblée levée. Le président, La secrétaire,
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