Gérer et Exploiter le Contenu quel qu il soit où qu il soit

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1 Gérer et Exploiter le Contenu quel qu il soit où qu il soit IBM Agile ECM

2 Etat des lieux de l Industrie Etude AIIM Mars Réduction coûts: 44% 2. Conformité: 39% Réduction coûts: 50% 2. Conformité: 34% La réduction des coûts est devenue l objectif premier devant la Conformité pour ce qui est des investissements dans les outils de Gestion des documents et archives. AIIM Autres résultats 56% des organisations ont encore peu ou pas confiance dans la gestion des s importants, leur archivage et leur récupération (62% en 2008). 27% considèrent les attachements aux s très peu gérés 28% des organisations auraient besoin de plus d un mois pour produire les documents requis lors d un audit de Conformité Le Service de Gestion des Archives a pris en compte les référentiels SharePoint dans 7% des organisations uniquement. Dans 43% c est la DSI qui s en occupe avec les seuls conseils du Service Archives. La DSI est seule responsable des règles dans 32% des organisations, mais 12% admettent que personne n est réellement responsable et que tout ceci est hors tout contrôle.

3 Management et Gestion des Risques Quelles sont les tendances de l opinion sur nos produits et services? Puis-je avoir une vue consolidée du dossier du client que je vais rencontrer? Quels sont les problèmes majeurs dont se plaignent les clients de nos concurrents? Comment puis-je avoir des alertes immédiates en cas de fraude ou défaut de conformité? Sommes-nous en situation de nonconformité vis à vis de nos obligations légales?

4 Quel est le Besoin? Evoluer de l ECM traditionnel à la gestion de TOUS les contenus - Agile ECM ECM Traditionnel Informations réparties dans des silos applicatifs spécifiques Expériences utilisateurs complexes et propriétaires Plusieurs outils ECM spécialisés, peu/pas d intégration entre eux Investissements et solutions ECM limités au seul périmètre de la gestion de contenus Mise en oeuvre de la Conformité complexe, à risque, couteuse Cycles de développement et mises en oeuvre longs Contenus stockés passivement dans les référentiels Processus métiers gérés presque exclusivement par les DSI Agile ECM Référentiels standard et ouverts, services vers des applicatifs et des contenus multiples Frameworks familiers, simples à utiliser et expériences utilisateurs conviviales quel que soit l applicatif L Active content dynamise les processus métiers dans les applications critiques Outils puissants d extraction d intelligence Métier depuis les contenus vers les décideurs Valeur ajoutée Métier disponible rapidement - en jours et non en mois Outils Collaboratifs permettant aux utilisateurs métiers de travailler conjointement avec les DSI Supporte une mise en oeuvre de la Conformité proactive et adaptée

5 Qu est-ce que ça signifie Réellement? Agile ECM = résultats Agile ECM Référentiels standard et ouverts, services vers des applicatifs et des contenus multiples Frameworks familiers, simples à utiliser et expériences utilisateurs conviviales quel que soit l applicatif L Active content dynamise les processus métiers dans les applications critiques Outils puissants d extraction d intelligence Métier depuis les contenus vers les décideurs Valeur ajoutée Métier disponible rapidement - en jours et non en mois Outils Collaboratifs permettant aux utilisateurs métiers de travailler conjointement avec les DSI Supporte une mise en oeuvre de la Conformité proactive et adaptée Délais pour mise à disposition des contenus applicatifs : de mois à jours Automatisation des processus fortement manuels : gain sur délais et coûts de 50% ou plus Réduction des erreurs, efficacité au quotidien et meilleures décisions pour une réduction des coûts et l amélioration de la satisfaction clients Réponses plus rapides aux opportunités et évolutions des marchés pour créer des avantages significatifs et concurrentiels Prise de contrôle sur les contenus pour éliminer les doublons et réduire les besoins en médias de stockage - jusqu à 99% La simplification des cycles de vie réduit le coût de l archivage et de la conformité de 50% et plus

6 L Agile ECM pour simplifier le Cycle de Vie de l Information Fréquence d accès et d utilisation Un modèle Standard pour le Papier, les Données et les Contenus Origine numérique Plus de 90% de l information est numérique à l origine et le reste doit le devenir 85% Des informations d entreprise ne sont pas structurées Expiration Près de 95% a une durée de conservation définie très peu de contenus doivent être conservés indéfiniment Temps

7 IBM ECM Prendre en compte toutes les formes de Contenus Gérer la pertinence et le classement de l Information Optimiser les processus métiers associés Mettre en oeuvre la conformité Plateforme intégrée contenus, processus, discovery et conformité

8 Prendre en compte toutes les formes de contenus Librairies Teamrooms Lotus Quickr Collaboratif Social ECM Messages Instantanés File shares SharePoint Volume Forums Wikis Lotus Notes Blogs RSS Tags Digg Web 2.0 Audio Images Records Documents Video Contenus Reports Tableaux Archives Folksonomies* Non Gérés Gérés *système de classification collaborative décentralisée spontanée, basé sur une indexation effectuée par des non-spécialistes

9 Collaborer sur des documents métiers est de plus en plus courant Intranet Espaces collaboratifs... Directeurs Fusions & Acquisitions Comité de Direction Finance Planification des budgets Rapports annuels Marketing Planification évènements Veille concurrentielle Ressources Humaines Dossiers employés Gestion des mouvements R&D Gestion de Projets Bonnes pratiques Extranet Collaboration Direction Innovation et Stratégie Finance Réponses aux CdC Marketing Lancements produits R&D Coordination projets

10 > 50% (de la population totale ) Simples utilisateurs Tâches simples Sans formation spécifique Ne connaissent pas les concepts ECM Ajout (classes/sécurité par défaut) Emprunt/Restitution Recherches arborescentes Requêtes simples selon le type d utilisateurs ( 5-30% ) (< 5% ) Contributeurs métier Tâches structurées (au sein d un processus) IHM par fonctions Quelques notions d ECM Ajout (classification & sécurité) Emprunt/Restitution Visu/Modif. Propriétés Visu/Modif. sécurité Parcours arborescence Requêtes avancées Validation de documents Déclaration Records Utilisateurs avancés Tâches complexes et structurées IHM spécialisées Formation ECM requise Visu/Modif. Documents composés Publication Cycle de vie

11 Agile ECM & Collaboration Accès direct à l ECM via les applications bureautiques Création, partage et collaboration simples via Lotus Quickr MS SharePoint Microsoft Office Lotus Notes Microsoft Outlook Windows Explorer Lotus Sametime Lotus Symphony Collaborer, Accéder & Stocker les contenus dans l ECM Intégration fine L utilisateur peut déplacer, copier ou supprimer des contenus Gestion de liens vers l ECM Recherche dans l ECM intégrée Afficheur de documents Accès direct aux contenus des référentiels ECM Plateforme ECM dentreprise Services intégrés de contenus, processus, conformité et discovery Architecture ouverte basée sur des standard Evolutive pour pallier aux besoins croissants de toute organisation

12 Outils IBM ECM Agile ECM empowering better decision faster Panneau personnalisé Contenus ECM

13 Intégration DITA - Gestion de la Documentation Des enjeux réels : Blocs XML Images Produits Contraintes de délais et de ressources lors des lancements produits/services Pas de processus collaboratifs pour accélérer la publication tout en respectant les standards de l Entreprise Coûts de traduction élevés Contrôles Qualité des contenus trop couteux Impossibilité de délivrer l information dans des formats multiples, vers des canaux multiples 13

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15 L acquisition est étendue de la numérisation à la collecte et l archivage de données FileNet Capture FileNet Capture Professional FileNet Capture ADR Numérisation Content Collection File Systems, SharePoint, Desktop, Archives, Messaging Systems Optim Production Database Oracle ebusiness PeopleSoft JD Edwards Siebel Amdocs Custom / Legacy Extract Restore Structured Data Compressed Archives XML XML XML Archive Database Application & Data Archiving SAP Archiving CommonStore for SAP FileNet ACSAP Content Federation Manage In Place Remote Policy Override IBM & Non-IBM ECM Repositories Reports, Images, etc

16 Collecte automatisée : IBM Content Collector s, documents, messageries instantanées, etc. Capture automatique, Dédoublonnage, indexation Classement automatisé Lien avec les processus associés Lotus Notes MS Outlook ECM

17 Gérer la pertinence et le classement de l Information 47% des employés N ont pas confiance en l information fournie 59% des managers N ont pas les informations qu ils devraient avoir 42% des managers utilisent de mauvaises informations Au moins une fois/semaine AIIM & Accenture Surveys, 2007

18 Content Discovery Recherches & Accès IBM OmniFind Enterprise Search IBM Content Analyzer Discover insight IBM Classification Module Auto-classification engine Classification & Organisation Analyse & Résumés Mise à disposition des contenus pertinents

19 Classification des Contenus Elevée Précision Participation et Règles consistantes Méthodes Multiples Classification à base de règles Règles simples Procédures complexes Classification contextuelle Faible Faible Classification Manuelle Modèles de documents Réduction des coûts Productivité Elevée

20 IBM Classification Module Mise en oeuvre des processus de classification évolués dans l ECM Classement automatique dans le référentiel Documents et s Combinaison de techniques avancées Classification contextuelle Classification selon règles métiers Capacités d apprentissage Intégration au référentiel ECM

21 Classification contextuelle

22 Classification selon règles métiers To: Bob Smith From: Bill Roker Subject: Market Movement Bob, Hope you re doing well. I ve got a sure thing going with the stock we spoke about on the phone. I think its time to pull the trigger for my client. The client s name is is John Doe. His social is is He s totally on board and he s excited to take advantage of this new offer. Talk to you tomorrow, Bill Bill Roker Financial Advisors, Inc. Règle simple: Est-ce que le corps du message contient la phrase sure thing? Est-ce que c est le CFO qui a envoyé l ? Règles complexes: Est-ce que le corps du message contient l expression sure thing dans la même phrase que stock"? Est-ce que l expéditeur appartient au groupe broker et a envoyé un à l extérieur en utilisant la phrase sure thing dans le corps du message? Extraction des métadonnées: Est-ce que le corps de l contient quoi que ce soit qui correspond au schéma XXX-YY-ZZZZ?

23 Optimiser les processus métier associés aux contenus 83% des entreprises s attendent à des changements substantiels ou très substantiels Un contexte économique difficile Les écarts entre besoin de changement et capacités à changer ont triplé Performance Croissance Agilité Les Entreprises agiles ont des dividendes 29% plus élevés. 98% planifient des changements de Business Model Source: Business Technology Management Institute Source: IBM Global CEO Study 2008

24 Toutes les Organisations veulent de l agilité Réduction des coûts Automatiser les processus manuels Réduire la complexité Réduire le coût des changements Réduire les erreurs et les exceptions Minimiser les coûts de mise en conformité Priorité n 1 des CIO's ces 3 dernières années: Améliorer les Processus Métiers Source: Gartner, Making the Difference: The 2008 CIO Agenda, Jan Flexibilité accrue Réduire les délais associés aux processus Implémenter des changements plus rapidement Réagir rapidement aux menaces et opportunités Réduire les risques et répondre rapidement aux changements de législations et de procédures

25 Faciliter la Modélisation des processus : BPMN, Visio et outils spécialisés Utiliser un outil connu par les analystes métiers pour définir et concevoir les processus Avec un langage commun pour les analystes et l IT Intégration MS Visio, Mega, etc. BPMN XPDL Mapping

26 Faciliter la mise en œuvre des applications et l intégration aux portails

27 Faciliter la mise à disposition de tableaux de bord et suivis temps réel Gérés dans référentiels ECM Généralement invisibles par les outils de BI IBM ECM est le 80% leader du secteur Contenus non Structurés Gérés dans les bases de données Cible directe du BI IBM Cognos est le leader du secteur 20% Données Structurées Informations d Entreprise Les technologies de Discovery permettent le lien avec le BI Mise en valeur des contenus ECM avec visibilité externe

28 Dashboards Current Risk Summary Dashboard Current SOX Process Exceptions Current Risk Profile Day Departments Non-Compliant to Policy At-risk transactions

29 Mettre en oeuvre la Conformité : Sur quel bouton appuyez-vous? Tout supprimer Tout garder Sélectionner

30 De nouvelles questions pour de nouvelles pratiques Est-ce quelque chose que je dois garder? Comment doisje référencer ce document? Où dois-je le mettre pour le retrouver plus tard? Comment le classer pour que la bonne durée de conservation s applique? Ces questions et pratiques conditionnent l Archivage pérenne

31 Mettre en oeuvre un modèle commun documents / données Archivage Données Archivage SAP Dématérialisation papier Collecte des contenus , Messages et Attachements Documents bureautiques, SharePoint, CAO, etc Reports et éditique Un référentiel auditable et audité gère le cycle de vie et la sécurité

32 Records Management : Gestion des Archives / Règlementations Technologie ZeroClick avec processus préétablis de gestion des cycles de vie pour une adoption rapide et une mise en oeuvre simple Application standard de Gestion de tous les aspects de l archivage électronique et des cycles de vie Plan de classement, classification et gestion des métadonnées Cycles de vie complexes, Gestion de la rétention et du stockage Modèles de processus de gestion intégrés et personnalisables Support de l archivage physique avec suivi temps réel Conforme aux standards et réglementations du Records Management DOD , NARA, PRO 2, ISO 15489, VERS, DOMEA Des Règlementations diverses Sarbanes-Oxley (SOX) LSF (Loi sur la Sécurité Financière) Bâle II, FDA CFR Part 11, OSHA, IBM Records Manager est disponible pour zos et CM8

33 Discovery : Recherche & Analyse parmi les archives Améliorer les capacités de recherche, d analyse et de constitutions de dossiers d audit Répond aux besoins de tout contexte de Conformité IBM ediscovery Manager Profils IT pour constitution de dossiers d audit Création et gestion des dossiers Utilise les services ECM d audit des contenus IBM ediscovery Analyzer Profils Juristes pour analyse des dossiers d audits déjà constitués Analyse fine des dossiers et informations Recherche contextuelle avancée et reporting analytique sur les contenus

34 Classification

35 Evolution prévue du secteur Information Management entre 2009 et 2014 Business Value Hier: BI & Search Stockage données et documents, reporting basique, stats, & recherches Intégration minimale, impact technologique faible Accès par date/contenus Reporting/OLAP Data mining Qu est-il arrivé? Pourquoi est-ce arrivé? Qu est-ce qui est pertinent? Data Aujourd hui: Analytics (2009+) Extraction de données historisées Actions à base de règles, besoin de performances Importance de la technologie avec forts besoins d intégration Forecasting Modeling Monitoring Predictive analytics Text analytics Business rules Que pourrait-il arriver d autre? Que se passe-t-il actuellement? Entreprise Etendue Demain: Decisioning (2012+) Actions temporelles sur opportunités apportées par le métier Besoins de Solutions Métiers (par industries) avec plateformes orientées services évolutives Capacités de Décisionnel intégrées Toute information Mise à disposition contextuelle Actions selon décisionnel Pour l utilisateur métier/l analyste Quelle action doit-être effectuée pour aboutir à un meilleur (prochain) résultat? Content Evolution de la Gestion de l Information avec le temps

36 Merci Pour en savoir plus :