Ministère de la Culture et de la Communication. Département de l'information et de la communication REGLEMENT DE LA CONSULTATION

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1 Ministère de la Culture et de la Communication Département de l'information et de la communication REGLEMENT DE LA CONSULTATION "Forum culture pour chacun" les 28 et 29 janvier 2011 à la friche du Palais de Tokyo, Paris Organisation et Communication Marché à procédure adaptée Personne publique contractante Ministère de la culture et de la communication Département de l information et de la communication 3, rue de Valois Pari Pouvoir adjudicateur Chef du département de l information et de la communication Objet de la consultation Organisation et Communication, du Forum Culture pour chacun, les 28 et 29 janvier Étendue de la consultation Appel d offres en application des articles 28 du CMP Interlocuteur Alain Gouzon, Chef du département de l'information et de la communication. 1/12

2 ARTICLE 1 - OBJET DU MARCHE Le présent marché a pour objet la désignation d un opérateur chargé de l'organisation et de la communication du Forum Culture pour chacun organisé par le ministère de la culture et de la communication (MCC). Cet événement est réalisé avec le concours du Palais de Tokyo et de la société délégataire des prestations techniques et se tiendra durant deux jours en janvier 2011 à Paris. L'exécution du présent marché est placé sous la responsabilité du Département de l'information et de la Communication (DIC). Les prestations constitutives du marché forment un lot unique. Classification CPV : (descripteur principal : services d'organisation de séminaires), CPV (services de standard téléphonique), (services d'impression), (services de télécommunication). ARTICLE 2 - ÉTENDUE DE LA CONSULTATION 2.1 Caractéristiques principales du marché Il s agit d un marché de services passé en application de l article 28 du code des marchés publics. Les dates et lieux du colloque sont : les 28 et 29 janvier 2011, dans des locaux mis à la disposition du MCC par le Palais de Tokyo de Paris, situé 13 avenue du Président Wilson à Paris, Paris. 2.2 Procédure Il s agit d un marché passé dans le cadre d une procédure adaptée en application des articles 28 du CMP. ARTICLE 3 : ALLOTISSEMENT, VARIANTES ET OPTIONS 3.1. Forme du marché Le marché est unique. Il n est pas décomposé en lots Marchés avec variantes techniques Les variantes techniques sont autorisées dans les limites du cahier des charges joint. Les candidats qui présenteront des offres proposant une variante technique sont également tenus de présenter une offre conforme à la solution de base figurant au CCTP. 2/12

3 3.3 Options Le candidat répondra obligatoirement aux options mentionnées dans le CCTP pour des prestations ou différentes modalités d exécution que l administration souhaite faire chiffrer mais sur lesquelles des incertitudes demeurent encore au stade du lancement de la consultation. ARTICLE 4 : MODE DE RÈGLEMENT DU MARCHÉ Le mode de règlement choisi par l administration est le virement selon les règles de la comptabilité publique, délai global de paiement de 30 jours après service fait. ARTICLE 5 : CALENDRIER ET DÉLAIS D EXÉCUTION Les dates de réalisation du forum sont les suivantes : les 28 et 29 janvier Elles sont impératives. Les candidats doivent joindre à leur offre technique le planning prévisionnel d exécution des prestations décrites au CCTP, et respecter les échéances qui y sont mentionnées. ARTICLE 6 : DÉLAI DE VALIDITÉ DES OFFRES Le délai de validité des offres est de 90 jours à compter de la date limite fixée pour la réception des offres au mardi 2 novembre 2010 à 12 heures. ARTICLE 7 : CONTENU DU DOSSIER DE CONSULTATION Le règlement de la consultation et ses annexes : le cadre de réponse technique à compléter (A), le cadre de décomposition des prix forfaitaires à compléter(b) L acte d engagement à compléter (DC3). Le cahier des clauses administratives particulières (CCAP). Le cahier des clauses techniques particulières (CCTP). Les plans du site d accueil du colloque et des espaces dédiés, un descriptif technique des installations, les consignes d accès et/ou le règlement intérieur et de sécurité (remis lors de la visite obligatoire du site). 3/12

4 ARTICLE 8 : PRESENTATION ET CONTENU DES CANDIDATURES Le candidat produira conformément à l article 52 du code des marchés publics, sous peine d élimination, les pièces ci-après énumérées : les formulaires sont téléchargeables : DC1, DC2, L inscription au registre de la profession ou au registre du commerce. Une note décrivant les moyens humains dont il dispose pour la réalisation de ce type de prestations pour lesquels il fournira en complément de ce document l organigramme de la société et les qualifications de son personnel. Le reçu signé de présence à la visite préalable et obligatoire de la friche du Palais de Toyko. La présentation de références pour des prestations de même nature que celles objet du présent marché telles que l organisation d événements, de colloques, de congrès, de séminaires notamment dans le domaine culturel, scientifique ou éducatif. Pour chaque référence citée, les candidats indiqueront : le nombre de participants, le lieu, le client, la durée et les dates de réalisation, l objet de la manifestation. ARTICLE 9 : PRESENTATION ET CONTENU DE L OFFRE Le candidat produira, sous peine d élimination, les pièces ci-après énumérées. Il devra impérativement faire apparaître dans son offre l ensemble des renseignements demandés. La langue française doit être obligatoirement utilisée. La remise d une offre emporte l acceptation sans réserve du cahier des charges. 4/12

5 L'acte d'engagement : L imprimé DC3 doit être dûment complété, daté et signé avec le nom et la qualité du signataire habilité à engager l'entreprise, ainsi qu'un RIB. Le candidat précisera à l administration le nom du responsable chargé du suivi du dossier administratif et comptable en cas d attribution du marché. Les annexes financières à l'acte d'engagement : Le cadre de décomposition des prix forfaitaires établi selon le modèle joint. Une proposition financière détaillée (ou un devis) qui fera apparaître tous les postes concourant à la réalisation des prestations y compris les variantes et les options qui devront être chiffrées séparément. Le montant des honoraires pour la coordination et le pilotage devra apparaître distinctement La proposition technique et méthodologique La proposition technique doit répondre aux exigences, contraintes et prescriptions du CCTP. L offre du candidat devra faire apparaître : la méthodologie proposée pour assurer l organisation, le pilotage et la coordination de l événement, le planning détaillé de réalisation des prestations, les moyens humains affectés à la manifestation par qualification et pour chaque phase d exécution, Sous-traitance La sous-traitance de l'exécution de certaines parties du marché est possible à condition d'avoir obtenu de la personne publique contractante l'acceptation préalable de chaque sous-traitant et l'agrément de ses conditions de paiement. La demande d'acceptation et d'agrément prend la forme d'une déclaration spéciale, mentionnant : a) La nature des prestations dont la sous-traitance est prévue ; b) Le nom, la raison ou la dénomination sociale et l'adresse du sous-traitant proposé ; c) Les conditions de paiement prévues par le projet de contrat de sous-traitance. 5/12

6 ARTICLE 10 : MODALITES DE REMISE DE L OFFRE Les plis seront envoyés par voie postale en recommandé avec accusé de réception ou remis contre récépissé à l adresse suivante : Ministère de la Culture et de la Communication, Département de l information et de la communication(dic) à l attention de : Pascale Bailly, secrétaire générale du DIC, 3 rue de Valois Paris, à l accueil de 9h à 17h. Le pli fermé doit comporter la mention : «Organisation et communication du Forum culture pour chacun» La date limite de réception des offres est fixée au mardi 2 novembre 2010 à 12 heures. Le pli contiendra deux enveloppes intérieures sur lesquelles sera inscrit le nom du candidat et les mentions suivantes : Première enveloppe intérieure Dossier de candidature Seconde enveloppe intérieure Dossier d'offre Au terme de l analyse des propositions reçues, le pouvoir adjudicateur est libre, sous réserve de respecter les principes fondamentaux de la commande publique d engager des négociations avec plusieurs prestataires potentiels, notamment il pourra leur être demandé d améliorer ou de compléter leur offre. ARTICLE 11 : EXAMEN DES CANDIDATURES ET CHOIX DU TITULAIRE Examen des candidatures Les candidats n ayant pas remis les documents demandés au titre de la candidature seront éliminés. Conformément à l article 52 du code des marchés publics, le pouvoir adjudicateur pourra demander aux candidats, en cas de candidatures incomplètes des compléments d informations Critères de jugement des offres Le pouvoir adjudicateur choisira l offre qu il juge la plus intéressante en tenant compte des critères énumérés à l article 53 du Code des marchés publics qui seront pondérés de la manière suivante : 6/12

7 La valeur technique de l offre coefficient de pondération 50% La valeur technique de l offre sera appréciée en tenant compte des éléments suivants : La méthodologie et la pertinence des préconisations au regard des caractéristiques des lieux d accueil, du déroulé de la manifestation et des publics cibles. Le dispositif de gestion et de relance des invitations et des inscriptions. La composition de l équipe dédiée : coordination générale et communication. La qualité des prestations de scénographie. La qualité des propositions de stratégie de communication Les délais d exécution coefficient de pondération 30 % Les délais d exécution de la prestation seront analysés au regard du planning détaillé d exécution des prestations remis par le candidat conformément aux dispositions du cahier des charges et du déroulé du colloque. Le dispositif d organisation de la manifestation proposé pour assurer le respect des dates butoirs pour la remise des livrables. Les prix des prestations coefficient de pondération 20% Les prix seront appréciés sur la base du cadre de décomposition des prix forfaitaires : Proposition financière détaillée, notamment les honoraires, Optimisation du budget global Une négociation entre la pouvoir adjudicateur et les candidats pourra être envisager avant attribution du marché, ainsi que les candidat pourront être solliciter à venir présenter leur offre. ARTICLE 12 : AUTRES RENSEIGNEMENTS 12.1 Renseignements d ordre technique : Alain Gouzon, Chef du Département de l information et de la communication mailto:alain.gouzon@culture.gouv.fr, 3, rue de Valois Paris 7/12

8 12.2 Renseignements d ordre administratif : Pascale Bailly, secrétaire générale du Département de l information et de la communication, mailto:pascale.bailly@culture.gouv.fr, 3, rue de Valois Paris 12.3 Visite du site : Compte tenu des contraintes particulières des lieux d exécution des prestations, les candidats sont invités à visiter ces lieux le mercredi 13 octobre à 10 heures, en présence de représentants du MCC et de l établissement d accueil. Cette visite présente un caractère obligatoire Les candidat souhaitant y participer doivent confirmer leur présence à Pascale Bailly par à l'adresse : pascale.bailly@culture.gouv.fr avant mardi 12 à 17h30. L accès se fait par l'entrée monumentale du Palais de Tokyo, 13 avenue du Président Wilson à Paris, Paris. 8/12

9 ANNEXE A Cadre de réponse pour l établissement de la proposition technique et méthodologique à compléter pour la manifestation A1. FICHE TECHNIQUE DE PRÉSENTATION DE LA MANIFESTATION ET DES PRESTATIONS ATTENDUES Titre exact du colloque : «FORUM CULTURE POUR CHACUN» Direction responsable du marché : Département de l'information et de la communication Personne assurant la responsabilité scientifique et technique du colloque : Monsieur Francis Lacloche, conseiller en charge des arts plastiques, de la photographie, des métiers d'arts et de la mode et du design au MCC. Dates du colloque : 28 et 29 janvier 2010 Lieux de la manifestation : La Friche du palais de Tokyo, 13 avenue du Président Wilson, Paris. Objectifs de la manifestation : Proposer à tous les opérateurs de la Culture pour chacun, associations porteuses de projets comme entreprises ou fondations, collectivités territoriales comme élus, de se retrouver. Le Ministère de la Culture et de la Communication (MCC) entend poursuivre un double objectif de mise en relation des acteurs de ce champ, et de mise en place d une politique devant permettre de compenser partiellement l atomisation des acteurs de la démocratisation culturelle et de leurs projets. Moment fort de la politique de Culture pour chacun, le forum annoncera l essentiel des mesures mises en œuvre ensuite et viendra mettre en lumière les projets déjà réalisés ou en cours de réalisation. Public cible : ce colloque s'adresse aux professionnels et acteurs de la culture, responsables d'associations porteuses de projets comme entreprises ou fondations, collectivités territoriales comme élus. Prestations assurées par le lieu d accueil et son délégataire : - Personnel posté à l entrée de l immeuble(accueil et contrôle des accès) - Personnel chargé d accompagner et de placer les participants accrédités 9/12

10 - Vestiaire et hôtesses d'acceuil - Diffusion de la lumière, du son et de la vidéo. - Réalisation technique de la scénographie proposée par le titulaire - Montage et démontage - Assurance pour l'acceuil du public et la sécurité A2 - PREPARATION ET ORGANISATION DE LA MANIFESTATION 1 - Le candidat doit formuler des préconisations et apporter des conseils sur le déroulement du forum. Un rétro planning présentant les différentes étapes d organisation de la manifestation devra être joint à la proposition technique. 2 - Décrire les modalités de travail avec les services de l administration, le lieu d accueil. Les moyens affectés à la coordination générale, la méthodologie, préciser la composition de l équipe dédiée à la réalisation de la prestation. Et le secrétariat du forum 3 - Coordination technique et logistique avec le délégataire du Palais de Tokyo : présentation de tous les intervenants, fournisseurs et sous-traitants. A3 - GESTION DES INVITATIONS ET DES INSCRIPTIONS 1 - Indiquer la méthode utilisée et les outils proposés pour la mise en place d une gestion efficace des fichiers, des retours des inscriptions, des relances ; ainsi que du suivi des inscriptions et des accréditations. 2 - Le candidat décrira les moyens pour le gestion des invitations. A4 - SCENOGRAPHIE ET LOGISTIQUE DU LIEU DE LA MANIFESTATION 1 - Le candidat proposera un plan (ou un schéma) d aménagement des lieux accompagné d une note explicative mettant en évidence notamment les circulations, la prise en compte des consignes de sécurité, l organisation des tables rondes, l accueil des publics, la signalétique, les éléments de décoration des photographies pourront être jointes. 10/12

11 2 - Présentation des moyens proposés pour l accueil des participants et invités, nombre d hôtesses à l arrivée, lors des séances pour le passage de micros, au business center, aux vestiaires. 3 - Description de la scénographie, du mobilier, du matériel informatique, du matériel audiovisuel, du matériel d enregistrement, de communication (wifi, internet..) envisagé et réaliser par le délégataire pour les prestations techniques du Palais de Tokyo. 4 - Présentation de l organisation de la sonorisation et de la vidéo 5 - Déclinaison de l'identité visuelle du Minstère pour la signalétique, et les documents de communication. A5 - COMMUNICATION 1 - Le candidat proposera une stratégie de valorisation de l'évènement et un rétro-planning de la campagne de promotion. 2 - Description de la gestion des relations presse : édition des documents de presse et organisation d'un point presse. 3 - Le candidat présentera les axes de partenairiats envisagés médias et autres. A6 - CONSEILS 1 - Le candidat fera des propositions quant à la définition des thèmes du forum, d'intervenants potentiels pour participer à l'événement. 2 - Il présentera un ou deux projet de scénographie. L'expérience et l'expertise du candidat seront nécessaires au bon déroulement de cette manifestation. 11/12

12 ANNEXE B Cadre de décomposition des prix forfaitaires PRESTATIONS Prix HT Prix TTC Préparation et organisation de la manifestation 1 Gestion des invitations et des inscriptions 2 Scénographie du lieux, signalétique 3 Communication et relations presse et publiques 4 Gestion des documents presse et intervenants 5 Conseils 6 TOTAL euros HT euros TTC 12/12

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