Réunion d information du 14/10/2014. Direction des Finances Agence Comptable

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1 Réunion d information du 14/10/2014 Direction des Finances Agence Comptable 1

2 ORDRE DU JOUR 1. Présentation du calendrier d'élaboration du budget Présentation du calendrier de fin d'exercice Rappels sur l'importance de la mise en qualité des flux 4. Actualité du service facturier et prochaines vagues 5. Déploiement de la réservation en ligne Travel Planet 6. Nouvelle répartition de l'assistance Sifac 2

3 1. Calendrier budgétaire Octobre 2014 : Adoption du niveau 1 aux niveaux 2 par le CA 8 Octobre 2014 : Notification définitive aux services / Ouverture de Budgetweb 14 Octobre 2014 : Avis de la CFVU sur la répartition des crédits aux composantes 15 Octobre 2014 : Notifications définitive aux composantes 6 Novembre 2014 : Retour des budgets à la DFI DIRE Service de Valorisation Du 7 au 21 novembre 2014 : Contrôle des budgets Du 24 Novembre au 1 Décembre 2014 : Elaboration de la maquette 2 Décembre 2014 : Envoi du budget agrégé au Recteur 16 Décembre 2014 : Conseil d administration Vote du budget 3

4 2. Calendrier de clôture 2014 Réunion du 14 octobre 2014 Direction des Finances Agence comptable 4

5 UNE OBLIGATION REGLEMENTAIRE La comptabilité générale retrace l ensemble des mouvements affectant le patrimoine, la situation financière et le résultat. Elle est tenue par exercice s étendant sur une année civile. Le rattachement des charges et des produits consiste à s assurer de la cohérence des informations comptables fournies au cours de l exercice en veillant à opérer le bon rattachement des opérations à l exercice auquel elles se rapportent. En dépenses : Il faut avoir pris en compte toutes les charges relatives à cet exercice et seulement elles. En recettes : Il faut avoir pris en compte tous les produits relatifs à cet exercice et seulement eux. 5

6 UNE OBLIGATION REGLEMENTAIRE Principe de rattachement à l exercice En dépenses : Date du service fait = date à laquelle naissent les obligations = réalisation physique de la prestation En recettes : Le fait générateur diffère selon la nature des recettes : Subvention : notification Vente : livraison du bien vendu Prestation de service : réalisation du service Techniques comptables permettant de respecter ce principe En dépenses : Les charges à payer Les charges constatées d avance En recettes : Les produits à recevoir Les produits constatés d avance L ensemble des procédures de clôture est décrit dans le guide méthodologique destiné aux gestionnaires financiers 6

7 Les bonnes pratiques LES DEPENSES Les commandes Date limite de saisie des commandes : le 28/11/2014 Anticiper vos besoins courants Vérifier l existence des commandes relatives aux dépenses récurrentes S assurer auprès du fournisseur de la livraison ou de la réalisation de la prestation sur 2014 Le service fait C est le service fait qui détermine le rattachement à l exercice indépendamment de la date de réception de la facture. Sensibiliser les acheteurs à l importance du service fait au fil de l eau Prendre l attache de l initiateur de la commande et faire des points réguliers sur la réalisation du service fait Transmettre très régulièrement les attestations de service fait à votre service financier 7

8 Les bonnes pratiques LES DEPENSES Les charges à payer Le service fait valorisé permet de constituer la charge à payer : en fonctionnement (hors frais mission et MS) en investissement à/c de cette année Les frais des missions 2014 non liquidées feront l objet d une CAP par une saisie spécifique Date limite de saisie des CAP : le 9/01/2015 Les charges constatées d avance Transmission du formulaire à la DFI : du 5 au 14/01/2015 8

9 Les bonnes pratiques LES DEPENSES Liquidation des factures d achat Arrêt de la période complémentaire : plus de possibilité de liquider début janvier les factures reçues durant les congés de fin d année. Date limite de liquidation de dépenses et missions : le 31/12/2014 Date limite de réception à l AGC des listes dép signées : le 6/01/2015 A/c du 5/01/2015, liquidation des factures en date comptable 2015 soit sur un flux 2014 (CAP) sans attendre le visa des CAP afin de fluidifier le flux et d accélérer la mise en paiement soit sur un flux 2015 Fin des prises en charge des dépenses par l AGC : le 23/01/2015 Les rejets du 15/12/2014 au 22/01/2015 Retraitement du service fait en date comptable 2014 par les gestionnaires, sous la coordination de la DFI et de la DIRE. Liquidation des factures en date comptable

10 Les bonnes pratiques LES RECETTES Liquidation des factures de vente 2014 Date limite de réception à l AGC des listes de pièces de recettes : le 9/01/2015 Anticiper les facturations dès à présent Vigilance de la date comptable A/c du 12/01/2015, liquidation des factures en date comptable 2015 soit sur un droit acquis en 2014 (ayant fait l objet d un PAR extourné en 2015) soit sur un droit acquis en 2015 Fin des prises en charge des recettes par l AGC : le 23/01/2015 Les rejets du 15/12/2014 au 22/01/2015 Retraitement de la liquidation en date comptable 2014 par les gestionnaires, sous la coordination de la DFI et de la DIRE. 10

11 Les bonnes pratiques LES RECETTES Hors gestion à l avancement Les produits à recevoir Le droit est acquis en 2014 (ex : prestation réalisée en 2014 pour le compte du client) mais, du fait d une incertitude sur le montant ou de l absence momentanée d une pièce justificative, la facturation ne peut se réaliser avant le 9/01/2015 Les produits constatés d avance La recette initiale comptabilisée en 2014 concerne tout ou partie 2015 (ex : location de locaux) et le produit constaté d avance peut être calculé dès l émission de la facture de vente (prorata temporis généralement) Réalisation au fil de l eau, dès à présent et jusqu au 14/01/2015 Saisie en pièce pré-enregistrée et transmission à la DFI des pièces justificatives 11

12 Les bonnes pratiques LES RECETTES Opérations spécifiques de rattachement Certaines opérations font l objet d un calendrier spécifique : droits d inscription en formation initiale droits d inscription en formation continue contrats de recherche ou de formation autres opérations gérées à l avancement projets pluriannuels d investissement 12

13 3. Rappels Mise en qualité des flux budgétaires Objectifs de la Mise en qualité des flux budgétaires (MEQF) Analyse périodique et suivi des flux non soldés (dépenses, recettes, missions) selon les modalités et décrites du Guide méthodologie de MEQF Obtenir une évaluation précise des engagements de dépenses et des missions en cours, notamment afin d avoir une meilleure estimation des crédits disponibles et des opérations à réaliser en fin d exercice Analyser l état de réalisation des prévisions de recettes Lisser suffisamment tôt les opérations d exécution à opérer lors de la période de clôture Nécessité d une bonne coordination entre l ordonnateur et le gestionnaire financier Période septembre à décembre 2014 : suivi du dénouement des flux ouverts (incluant les engagements annuels) jusqu'à leur solde ou liquidation complète; suivi du réalisé de recettes; tout cela afin de limiter le recours aux opérations de clôture (charges à payer et produits à recevoir notamment) 13

14 3. Rappels Mise en qualité des flux budgétaires Actions à opérer Dépenses: Solde des écarts commande / service fait / facture pour libérer les crédits engagés inutilement Attester le service fait dès sa réalisation indépendamment de la réception de la facture Attention particulière à porter sur les flux à service fait quasi immédiat (notamment pour la restauration et les transports) Evaluation la plus précise possible des factures non parvenues Relance active des fournisseurs pour ces factures non parvenues (hors Service facturier) Recettes: Analyse des écarts entre les recettes prévisionnelles et réalisées Solde ou facturation des commandes de ventes ouvertes Constituer les recettes dès connaissance du fait générateur 14

15 3. Rappels Mise en qualité des flux budgétaires Actions à opérer Mission: Focus sur les frais non liquidés des déplacements échus Relancer les agents sur la transmission des justificatifs et sur le retour des états de frais signés Attention particulière à porter sur les avances sur mission Suivi des composantes / unités de recherches / services : accompagnement et soutien personnalisé dans la réalisation de la MEQF au courant des mois de novembre et décembre Ateliers de MEQF du 4/11 (Recettes), 6/11 (Dépenses) et 7/11 (Missions) Session de 1/2 jour matin 15

16 4. LE SERVICE FACTURIER Présentation 14 octobre

17 Diagnostic Complexité du circuit financier et comptable, Multiples lieux de réception et traitement des factures, Délai de paiement trop long, Contrôles redondants et parfois inappropriés, Multiplication des photocopies chez l ordonnateur et l agent comptable, Dispersion des compétences /professionnalisme, Qualité comptable à améliorer (certification des comptes ), Archivage (papier, divers lieux ). Réduction du temps de traitement des factures, Respecter les délais de paiement, Amélioration de la qualité et de la fiabilité des données. 17

18 Dématérialisation Le choix de l établissement a été de mettre en œuvre la dématérialisation des pièces par le biais de l installation d un outil de numérisation, concomitamment à la création du «service facturier». Dans les faits, le bureau facturier a été installé avant la mise en place de l outil de numérisation : - 29 avril 2013 démarrage du bureau facturier sur le périmètre des pôles mutualisés - 07 octobre 2013 démarrage de l outil de numérisation. 18

19 Processus de dépenses La typologie présentée ci-dessous a été définie par les conditions de liquidation dans SIFAC des différentes dépenses (hors paie et prestations internes). Type de dépense Définition Natures de dépenses Périmètre Service facturier 1 Saisie d une commande, d un service fait et d une facture Liquidation à réception de la facture Cde Facture SF FACTURE FLUX CLASSIQUE Tous achats sur factures hors exceptions OUI 2 Absence de saisie d une commande, d un service fait SIFAC Liquidation à l initiative de l ordonnateur (constitution du dossier de liquidation) Cde SF LIQUIDATION DIRECTE Toutes dépenses en liquidation directe listées dans la note DFI-AC du 17/01/2012 (les fluides sont aujourd hui traités par le flux classique). NON 3 Saisie d un ordre de mission et d un état de frais Liquidation à l initiative de l ordonnateur (constitution du dossier de liquidation) Ordre de mission Etat de frais FLUX MISSION Frais de mission (hors factures de transport) NON 19

20 Optimisation des processus du service facturier Les prérequis d un fonctionnement en mode «service facturier» : Engagement juridique : Existence des engagements juridiques préalablement à la facturation. Le numéro de commande SIFAC doit figurer sur la facture. Service fait : Il doit être saisi dans SIFAC indépendamment de la facture au vu du bon de livraison, du procès verbal de réception Pièces justificatives : Transmission à l agent comptable indépendamment de la facture et au fil de l eau (dont attestation du service fait). La liste des pièces transmises pour visa comptable ne pourra plus être éditée par les gestionnaires et signée par les ordonnateur. Cela emporte les conséquences suivantes : > Les pièces justificatives autres que la facture (contrat, délibération du CA, diverses décisions, certificat administratif ) doivent être scannées et mises dans la bannette de la commande SIFAC. > L attestation du service fait signée par l ordonnateur doit être jointe à la bannette de la commande. Elle peut prendre des formes diverses. 20

21 Optimisation des processus du service facturier Les prérequis d un fonctionnement en mode «service facturier» : Facture : > Renvoi au fournisseur des factures ne comportant pas les références nécessaires (mentions légales, service ordonnateur, numéro d engagement juridique, etc.) > En cas de réception dans les composantes ou les services, les envoyer sans délai au Bureau Facturier. 21

22 L élargissement du périmètre du bureau facturier : Les 4 vagues L intégration des composantes, services, laboratoires dans le périmètre du bureau facturier se fera en 4 vagues sur la période de juillet 2014 à octobre ere vague : 01/07/ nde vague : 01/10/2014 3eme vague : 01/04/2015 4eme vague : 01/10/2015 EOT IHA MED DIRE SEG SPACS DRT (recherche) MSA BETA DIN DUN EMS IFM LVI ODO PUS SFC UOH VALO (Service) ECP ESB ESP IDT ILL ISC MAI PHA Autre RCH (MISCHA, ISIS, IGBMC, BIOM, SAGE ) CHM CPI EDU GEO HIS IEP IHE OBS PHI PSY Les centres financiers RCH et VALO comportant l indication de la composante sont intégrés dans la composante. 22

23 Accompagnement de l ordonnateur Le service fait ainsi que l exhaustivité des bons de commande sont des notions de principe de la comptabilité publique, ils deviennent maintenant incontournables dans le cadre du périmètre du BFACT. Un accompagnement est assuré par la DFI (Nadia CAUMONT responsable Bureau organisation et gestion financières) : sous la forme de visite directement en composante pour adapter l organisation de la chaîne dépenses avec la règlementation et l organisation du BFACT et/ou de la diffusion d un document de travail regroupant tous les prérequis en détails. Cet accompagnement pourra se faire avant l entrée dans le périmètre, afin de bien se préparer, ou après, afin de réduire le nombre de Workflows du BFACT. 23

24 5. Déploiement de la réservation en ligne Travel Planet 6. Nouvelle répartition de l'assistance Sifac MERCI DE VOTRE ATTENTION 24