CONCEPTION ET REALISATION DE SUPPORTS DE COMMUNICATION

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1 CONCEPTION ET REALISATION DE SUPPORTS DE COMMUNICATION Pouvoir adjudicateur : Syndicat Mixte du SCoT Grand Douaisis 36 rue Pilâtre de Rozier Douai planclimat@grand-douaisis.org 10/06/2011 Cahier des charges de consultation Marché de prestations de service de communication Limites de remise des propositions : 2 septembre 2011 à 17h

2 Conception et réalisation de supports de communication C A H I E R D E S C H A R G E S D E C O N S U L T A T I O N SOMMAIRE CONTEXTE... 2 DETAIL DE LA MISSION... 2 Section 1.01 Supports de communication courants... 3 Support 1 : Maquettage de la newsletter électronique... 3 Support 2 : Gabarit pour la Lettre du climat... 4 Support 3 : Gabarit de présentations sous powerpoint... 4 Support 4 : Gabarit de comptes rendus... 5 Support 5 : Gabarit pour rapports d activités... 5 Section 1.02 Supports spécifiques de communication... 6 Support 6 : La brochure de présentation du plan climat... 6 Support 7 : Flyer de synthèse plan climat- site internet... 7 Support 8 : Kit «partenaires Plan Climat»... 7 Support 9 : Mise en forme de la version compilée du Plan climat (optionnel)... 8 Support 10 : Autocollants... 9 CONDITIONS D EXECUTION DE LA MISSION De la commande au bon à tirer Modalités de livraison Vérification des travaux livrés Suivi de fabrication et bon à tirer CALENDRIER DROITS ET PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE PRÉSENTATION DES OFFRES EXAMEN ET JUGEMENT DES OFFRES Page 1

3 CONTEXTE Le Syndicat Mixte du SCoT du Grand Douaisis est un organisme public, issu du rassemblement de 4 intercommunalités pour la mise en œuvre d un schéma de cohérence territoriale à l échelle du douaisis, soit sur 65 communes pour habitants. Le SM SCoT est également la structure porteuse du Plan Climat Grand Douaisis qu il doit animer et développer sur l ensemble du territoire du Grand Douaisis. Le Syndicat mixte du SCoT Grand Douaisis est l un des tous premiers territoires en France à s être engagé dans l élaboration d un Plan Climat Energie Territorial. En effet après avoir réalisé une étude de programmation énergétique et le SCOT, les élus ont décidé de proposer une approche globale autour de 3 grands principes : la sobriété énergétique, l efficacité énergétique et le développement d énergies renouvelables. L approche du SM ScoT du Grand Douaisis pour la réalisation du Plan climat énergie territorial est originale car celui-ci : - adossé au ScoT, favorise la cohérence avec les stratégies locales d aménagement du territoire et d urbanisme durable, - s appuie et s attache à être cohérent avec les actions en cours au sein du territoire, - vise à être une opportunité et à créer un cercle vertueux de développement local. DETAIL DE LA MISSION Dans le cadre de la mise en œuvre du plan climat, le pôle climat a besoin de documents de communication courants ou spécifiques qui permettent également de créer une identité visuelle, identifiable rapidement. Cette identité devra s inspirer de ce qui a été fait en matière graphique : - pour le SCoT : o la charte graphique o le logo - pour le Plan Climat : o le logo du «Grand douaisis pour le plan climat» o le site internet dédié au plan climat: L objet de la consultation est de révéler l identité graphique du plan climat à travers la création de différents outils de communication utilisés pour le plan climat : - Supports de communication courants o Newsletter électronique o Lettre du Climat o Powerpoint o Comptes-rendus et Rapport d activités - Supports de communication spécifiques o Plaquette de synthèse du plan climat o Brochure de présentation du plan climat o Kit partenaire Plan Climat o Version compilée du plan climat Page 2

4 NB : Les courriers (papier en tête et enveloppes) ont déjà été créés selon la charte graphique du SM SCoT. ATTENTION : Les éléments sont donnés à titre indicatif et non contractuel. Le SM SCoT Grand Douaisis se réserve la possibilité de commander tout ou partie des outils de communication mentionnés dans le présent marché. Section 1.01 Supports de communication courants Le pôle climat utilise régulièrement des supports pour communiquer sur des actions liées au plan climat ou sur des actions qu il mène directement. Aujourd'hui il n'existe aucune cohérence graphique entre ces supports hormis l apposition systématique du logo «grand douaisis pour le climat». Différents supports sont utilisés, de manière plus ou moins régulière et nécessitent un maquettage. Support 1 : Maquettage de la newsletter électronique Le site internet Plan Climat est régulièrement alimenté par le pôle climat. Afin de fidéliser les partenaires, de les amener à consulter de manière régulière le site internet et surtout à faire que ce site devienne un véritable outil d aide et d information, il est nécessaire d informer régulièrement les partenaires des différents apports (date d évènements, nouvelle action, nouveau rapport ). Reprend les nouveautés développées dans le site internet du PCT: articles, nouvelles actions, évènements passés ou à venir... Diffusion mensuelle par mail avec liens hypertexte (liste de diffusion déjà créée) Découpage prévisionnel Dernières actions postées Zoom sur A la une : info climat, événement, retour sur - Création de Template HTLM exportable sur Dreamweaver - Les éléments seront livrés au format natif Page 3

5 Support 2 : Gabarit pour la Lettre du climat Conception et réalisation de supports de communication Page de couverture Logo PCT Plan climat du grand douaisis Lettre du climat mois/an - n Intitulé Synthèse Axe/fiche projet du plan climat Chiffres clés Définition du sujet Développement 2 (rédaction et illustrations) Glossaire Liens internet Biblio et références (articles de revues, ouvrages) Logos plan climat et SCoT Contact (mail + Développement 1 (rédaction et illustrations) Développement 3 (rédaction et illustrations) La lettre du climat est un document de plusieurs pages réalisé pour dispenser une information technique détaillée sur un sujet donné (ex : l adaptation aux changements climatiques, la compensation volontaire ). Elle traite donc de sujets précis et de toutes techniques concernant le climat. Elle est destinée en priorité aux référents techniques des partenaires mais peut être consultée par tout le monde. Elle a vocation à utiliser des termes de spécialistes et doit pouvoir insérer des graphiques et des images. Elle comportera maximum 8 pages recto-verso format A4. La plaquette sera diffusée en priorité sous format pdf et pourra être imprimée. Découpage prévisionnel Cf ci-contre - Création de la maquette sous Indesign - Eventuels achats d art pour l illustration du document - Les éléments seront livrés au format natif (In design, Photoshop, Illustrator) Support 3 : Gabarit de présentations sous powerpoint Créer un modèle de powerpoint utilisable pour nos présentations à destination des collectivités, des entreprises, du grand public... Découpage prévisionnel - Page d accueil - Page titre seul - Page titre et texte - Page titre, texte et contenu - Page titre, texte et image/diagramme/vidéo - Création d un modèle sous powerpoint - Les éléments seront livrés au format natif (In design, Photoshop, Illustrator) Page 4

6 Support 4 : Gabarit de comptes rendus Créer un modèle de document utilisé pour rédiger et transmettre les comptes rendus de réunions aux participants Découpage prévisionnel - Sujet de la réunion - Date - Participants - Ordre du jour - Contenu de la réunion et des discussions - Contacts pôle climat Création d un modèle sous word Les éléments seront livrés au format natif (In design, Photoshop, Illustrator) Support 5 : Gabarit pour rapports d activités Page de couverture Logo Plan climat du grand douaisis Titre Sous titre Mois/année Sommaire Créer un modèle de document utilisé pour rédiger et transmettre des rapports réalisés par le pôle climat Découpage prévisionnel Page de couverture Sommaire Développement Mise en forme des style : titre 1, titre 2, titre 3, titre 4, puces, texte, insertion tableaux/graphiques, pagination, note de bas de page, liens hypertexte Développement (mise en forme du style des titres ) Développement (mise en forme du style des titres ) Page de fin Logos du plan climat et du SM SCoT Contact : SM SCoT Grand Douaisis - Pôle climat - 36 rue Pîlatre de Rozier Douai / planclimat@grand-douaisis.org Page de fin Logos Contact - Création d un modèle sous word en recto-verso et exportable sous PDF - Les éléments seront livrés au format natif (In design, Photoshop, Illustrator) Page 5

7 Section 1.02 Conception et réalisation de supports de communication Supports spécifiques de communication Le SM ScoT a besoin de communiquer sur des supports spécifiques qui pourront être utilisés chacun indépendamment les uns des autres. Ces supports spécifiques liés au plan climat sont : - une brochure de présentation du Plan Climat - une brochure de présentation du site internet - un flyer de synthèse plan climat et site internet - un kit partenaire - La mise en forme de la version compilée du plan climat - des autocollants «douaisis pour le climat» décliné en différentes couleurs et différentes tailles Il est demandé au prestataire de : - concevoir les supports - organiser et suivre l impression de chaque support Chaque support a un descriptif des informations a minima qu il doit contenir. Le prestataire est libre de proposer d autres informations à insérer. Support 6 : La brochure de présentation du plan climat Page de couverture Logo Phrase accroche PCT du douaisis Climat Effet de serre Facteur 4 2 Chiffres clés du territoire, du bilan Carbone Dépendance 3 Réaliser et suivre l impression d une plaquette de présentation des changements climatiques, de la démarche plan climat et des actions du territoire du grand douaisis. Qu est-ce qu un PCT? Adaptation Atténuation Rôle SCoT 4 Patrimoine public Bâtiments Eclairage Achats 6 Habitat/ Urbanisme durable 5 Mobilité 7 Découpage prévisionnel - Pour les pages 2 à 4 et page 11: le contenu sera fourni par le pôle climat - Pour les pages 5 à 10 : les thématiques seront accompagnées d exemples d actions, d interviews.réalisés par le pôle climat - Pour la page 12 : les logos seront fournis par le pôle climat Consommatio n Alimentation Déchets 8 Energies renouvelables 10 Développeme nt local EcoEntreprises Circuits courts 9 Site internet 11 Page de fin Logos partenaires Coordonnées pôle 12 - Création de la plaquette - Exécution des 12 pages (textes fournis en partie). Un prix à la page doit être précisé - Eventuels achats d art pour l illustration du document - Suivi des étapes de relecture et corrections - Transfert des éléments à l imprimeur - Fourniture d un pdf basse définition pour diffusion électronique - Les éléments seront livrés au format natif (In design, Photoshop, Illustrator) et au format pdf monté sur un support CR Rom Page 6

8 Support 7 : Flyer de synthèse plan climat- site internet Conception et réalisation de supports de communication Il s agit de concevoir un flyer reprenant les informations utiles et synthétiques sur le plan climat, le rôle du SM SCoT, le site internet «grand douaisis pour le climat». Cette plaquette pourra notamment être insérée lors d envoi de courriers et pour tout public. Sa diffusion sera donc plus importante que la brochure de présentation du plan climat. - Plaquette 21x10cm fermé (sur 2 pages recto verso ou 6 pages recto-verso). Cette plaquette sera notamment destinée à être insérée dans des envois courrier - Impression en quadrichromie recto/verso sur papier recyclé et/ou issu de forêts gérées durablement. Détail La plaquette présentera les principales informations pour comprendre le plan climat grand douaisis : - Les principaux chiffres du territoire - Les acteurs de la lutte contre le réchauffement climatique - Pourquoi agir? - Le site internet - Coordonnées utiles - Création de la plaquette - Exécution des 4 pages (textes fournis) - Suivi des étapes de relecture et corrections - Transfert des éléments à l imprimeur - Fourniture d un pdf basse définition pour diffusion électronique - Les éléments seront livrés au format natif (In design, Photoshop, Illustrator) et au format pdf monté sur un support CR Rom Support 8 : Kit «partenaires Plan Climat» Chaque signataire de la charte d'engagement du plan climat du grand douaisis devient en signant «partenaire du plan climat». A ce titre il bénéficie: - d'une visibilité spécifique sur le site internet: espace partenaire avec logo et coordonnées défilant, information sur des évènements ou rencontres organisés par le partenaire..., - d'un accès à un espace privé utilisé pour échanger des documents, des informations confidentielles, - d un accès aux plateformes climat spécialement organisées pour eux. Le partenaire devient également ambassadeur du plan climat c'est à dire qu'il s'engage à promouvoir le plan climat en interne et autour de lui, à participer aux réunions d'échanges organisées par le pôle climat et à échanger sur son expérience. De nombreux partenaires nous ont fait remonter qu'ils avaient besoin d'un support leur permettant de communiquer correctement sur le plan climat (en interne et en externe) pour pouvoir jouer pleinement ce rôle d'ambassadeur. Nous souhaitons également ajouter plus de solennité à la signature de cette charte qui n'a pas de caractère obligatoire et donc laisser une trace pour que l'acte devienne significatif. Page 7

9 Nous souhaitons donc transmettre à chaque partenaire actuel et futur un kit, contenant tous les supports nécessaires pour: - utiliser ses avantages de partenaire : accès sécurisé à l'espace privé du site internet, diffusion de la newsletter, lettre du climat, participation aux plateformes climat..., - être ambassadeur du plan climat: présentation powerpoint appropriée, plaquette informative sur le plan climat, plaquettes sur le changement climatique..., - être évolutif et contenir des documents sur le plan climat que le partenaire pourra intégrer au fur et à mesure dans son kit. Le KIT partenaires devra pourvoir contenir a minima les éléments suivants : - la brochure de présentation du Plan Climat - la brochure de présentation du site internet - les identifiants pour l accès à l espace réservé partenaires - un CD Rom (ou clé USB) contenant le plan climat, les supports powerpoint de présentation du PCT, la charte, le logo, les brochures en pdf - un jeu d autocollants papier et plastifié - des brochures transmises par l Ademe sur des points spécifiques et qui pourront être ajoutés Le Kit partenaire sera distribué à chaque partenaire lors de la signature de la charte du plan climat Le prestataire pourra proposer d autres éléments à insérer dans ce kit partenaires. - Création du support du kit en respectant notre engagement : graphisme, type de support, matériaux recyclés - Faire des propositions sur le nom à donner à ce kit - Organiser et suivre l impression de ce kit (250 exemplaires) - Exécution du support - Eventuels achats d art pour l illustration du support Support 9 : Mise en forme de la version compilée du Plan climat (optionnel) Le plan climat du grand douaisis a été réalisé en deux temps: - l'étude de programmation énergétique de 2006 révisée en mars 2011 par le bilan carbone «territoire» - le plan d'actions de 2009 Actuellement seul le plan d'action est diffusé. Il contient 270 pages et est composé d une liste de fiches projets et de fiches actions détaillées. Il est nécessaire de produire un document complet, appelé «Plan Climat» avec les éléments de diagnostic, les éléments d études spécifiques et le programme d action. Nous souhaitons donc compiler l'ensemble des documents composant le plan climat. Le pôle climat transmettra l ensemble des documents qu il juge nécessaire d intégrer dans la version compilée. Cependant il a besoin d'une assistance pour organiser graphiquement cette version complète. Ce document sera tout public. Il est nécessaire, aux vues de son contenu parfois très technique, qu il soit communicant. - Création de la maquette sous Indesign Page 8

10 - Le contenu sera réalisé par le SCoT et transmis au prestataire - Eventuels achats d art pour l illustration du document - Fourniture d un pdf basse définition pour une diffusion électronique - Les éléments seront livrés au format natif (Indesign, Photoshop, Illustrator) et au format pdf monté sur un support CR Rom Support 10 : Autocollants Le logo «Grand douaisis pour le climat» peut être décliné sur tous supports par les partenaires. L objectif est d appliquer cette icône sur les supports de communication et les textes produit et qui «parlent» d actions qui s inscrivent dans le cadre du plan climat. L utilisation récurrente de cette icône permettra de faire le lien entre toutes les actions, et, au grand public, d identifier rapidement le sujet traité. Hormis l apposition du logo sur des versions classiques (papier, courrier, rapports ) il est possible de rendre visible le logo sur un véhicule électrique, un interrupteur Pour cela des autocollants peuvent être nécessaires pour : - des supports intérieurs (interrupteurs ) - des supports extérieurs (véhicules ) Plusieurs formats et la déclinaison en plusieurs couleurs seront proposés. - Création de la maquette sous Indesign - Transfert des éléments à l imprimeur CONDITIONS D EXECUTION DE LA MISSION 1- De la commande au bon à tirer Pour les prestations nécessitant une impression (supports 6 à 10), un bon de commande sera émis par le SM SCoT Grand Douaisis et adressé au titulaire par courrier postal, mail ou fax. Il précisera le type de travail demandé et le correspondant technique du SM SCoT Grand Douaisis qui assurera le suivi de fabrication et la vérification du «bon à tirer». Il mentionnera par ailleurs le numéro du marché, les prestations requises, leur prix HT et TTC, les quantités à livrer, les date(s) et lieu(x) de livraison. Le titulaire récupérera les éléments techniques nécessaires à la réalisation de la prestation auprès de son correspondant technique au SM SCoT Grand Douaisis. Pour tout travail, un «bon à tirer» machine devra être remis sous 24 heures (jours ouvrés) au correspondant technique du SM SCoT Grand Douaisis. La validation du «bon à tirer» vaut ordre de lancer les travaux d impression. Dans le cas d un document dépassant les 10 pages, le titulaire présentera un nombre de pages correspondant à 1/5ème de la totalité du document. En cas de rejet du «bon à tirer», le titulaire du marché s engage à en soumettre un nouveau dans un délai maximum de 24 heures (jours ouvrés). Ce délai court à compter de la notification de la décision de rejet. Si le SM SCoT Grand Douaisis décide de venir contrôler le travail d impression en machine, le titulaire prend à sa charge les frais de transport et éventuellement (selon l éloignement) d hébergement de la personne du SM SCoT Grand Douaisis, si l établissement du titulaire est situé à plus de 100 km du siège du SM SCoT Grand Douaisis. Page 9

11 2- Modalités de livraison Les documents seront livrés franco de port. Le SM SCoT se réserve le droit de préciser si des quantités doivent être livrées par kits. Toute livraison devra se faire directement sur les lieux de stockage (Douai) précisés dans le bon de commande. A cet effet, le titulaire prendra contact avec le correspondant technique du SM SCoT, 48 heures au moins avant la date de livraison afin de convenir des modalités et heure de celle-ci. La livraison au siège du SM SCoT Grand Douaisis (36 rue Pilâtre de Rozier) devra être faite à l intérieur du hall d accueil pendant les heures d ouverture (9h00-12h00 / 13h00-17h00). Les documents livrés par le titulaire devront être accompagnés d un bulletin de livraison qui comportera : l identification du titulaire ; l identification des documents livrés ; la référence à la commande et au marché ; les quantités et s il y a lieu, leur répartition par colis ; la date d expédition. La livraison des documents sera constatée par la délivrance d un récépissé au titulaire ou par la signature d un double du bulletin de livraison. 3- Vérification des travaux livrés Les vérifications quantitatives et qualitatives approfondies seront effectuées par le correspondant technique SM SCoT ou par une personne mandatée par lui à cet effet. En cas de refus de ladite livraison (pour des raisons de non-conformité du travail fourni), le correspondant technique SM SCoT spécifiera ce rejet au titulaire, par écrit (lettre recommandée avec accusé de réception) ou remis en mains propres dans un délai de 3 jours ouvrés à compter de la date de livraison. Le titulaire s engage alors à récupérer à ses frais les travaux défectueux sous 24 heures et s engage à procéder à une nouvelle livraison sous 48 heures (jours ouvrés). 4- Suivi de fabrication et bon à tirer L opérateur économique devra produire au SM SCoT pour BON À TIRER, une épreuve de contrôle couleur haute définition. Les éléments techniques nécessaires à la réalisation de la prestation d impression comprennent: le fichier informatique des documents à imprimer (documents d exécution), sur CD-Rom - logiciels Illustrator, Indesign ou Photoshop, versions informatiques Macintosh & PC ; l épreuve de contrôle couleur haute définition validée. NB1 : Les documents d exécution enregistrés sur CD-Rom au format «Adobe» devront être lisibles depuis un Mac et un PC. NB2 : L opérateur économique devra enregistrer les travaux sur CD-Rom et les identifier clairement sur la jaquette de couverture. L opérateur économique assurera un suivi de fabrication, à savoir le contrôle des épreuves et la signature du BON A TIRER. CALENDRIER La durée prévisionnelle du marché est de neuf (9) mois, à compter de sa notification (option comprise) Page 10

12 DROITS ET PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE Conception et réalisation de supports de communication Le Syndicat mixte du SCoT Grand Douaisis sera l unique propriétaire de tous les droits sur l ensemble des éléments et productions réalisées dans le cadre de ce marché. Les droits des images utilisées devront être cédés au SM SCoT, en vue de retirages illimités de plaquettes et autres documents ou d une utilisation sur son site internet. Les visuels utilisés pour une plaquette devront être exploitables sur d autres supports (typon presse, affiche ) dans la mesure des possibilités techniques (liées notamment aux formats). Les droits sur les documents d exécution devront également être cédés au SM SCoT Grand Douaisis. PRÉSENTATION DES OFFRES Voir article 4 du règlement de la présente consultation. EXAMEN ET JUGEMENT DES OFFRES Voir article V du règlement de la présente consultation. A, le Pour le Maître d Ouvrage, (La Personne Responsable du Marché) Page 11