Eclatement CAF. Suite au traitement, un compte-rendu est produit et mis à disposition dans Astel (Espace d échange).

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1 Eclatement CAF 1. GENERALITES L'éclatement CAF est destiné à ventiler le virement unique correspondant au versement des diverses prestations de la CAF en fonction du type de prestation et d'y associer le code nature correspondant. 2. PRINCIPES L objectif est d exploiter un fichier émis par la CAF pour que les opérations émises par la CAF soient automatiquement éclatés avec les codes natures d Astel. Ce fichier indique pour chaque allocataire, son numéro d'allocataire, la liste des codes des prestations versées et le montant correspondant et éventuellement le montant des retenues effectuées ( sans indication de la prestation sur laquelle est effectuée la retenue ). Pour chaque versement figurant dans le fichier de la CAF, ASTEL recherche le dossier ayant le même numéro allocataire puis le virement de même montant (ce virement peut être affecté d un code nature spécifique ou être non affecté : 99999). Une fois trouvé, ASTEL transforme le virement d origine en autant de virements que de types de prestations versées et affecte chaque virement d'un code nature en fonction d'une table de correspondance entre les codes prestations de la CAF et les codes nature Astel, table qui est personnalisée par chaque association. Suite au traitement, un compte-rendu est produit et mis à disposition dans Astel (Espace d échange). Le fichier est mis à disposition du service de tutelle sur son serveur. le service de tutelle transfert le fichier sur son disque dur puis le dépose dans astel pour qu il soit traité. Créé le 11/08/03 Imprimé le 20/10/05 - Page 1 / 15

2 3. RECUPERATION ET TRANSFERT DU FICHIER CAF 3.1.LA STRUCTURE DU FICHIER CAF 3.2.EXEMPLE DE FICHIER CAF : Fichier type : UFAS Organisation Article Longueur FIXE Longueur Article 160 SEQUENTIELLE 1 er Enregistrement Enregistrement de début Type «01 1 seul enregistrement par numéro de tutelle (Donnée de Référence) 2eme Enregistrement Enregistrement détail 1/2 Type «02» Pour chaque dossier traité 3eme Enregistrement Enregistrement détail 2/2 Type «03» Pour chaque dossier traité 4eme Enregistrement Enregistrement Total Type «04» Pour chaque Organisme traité ENREGISTREMENT DEBUT TYPE «01» Suite de la ligne N Zone Nom de la zone Taille Position 01 Code enregistrement (01 Toujours) Date de traitement (JJMMAA) Libellé Caf (CAF Toujours ) Identification de la CAF Adresse de la Caf Numéro donnée de Référence Identité de l Organisme Numéro dans la rue Nom de la rue Code Postal Ville Créé le 11/08/03 Imprimé le 20/10/05 - Page 2 / 15

3 ENREGISTREMENT DETAIL TYPE «02» Exp : N Zone Nom de la Zone Taille Position 01 Code Enregistrement (02 Toujours) Code Gestion (découpage) Matricule Allocataire et Clef Nom Prénom Allocataire Début Période de Paiement MMAAAA Fin Période de Paiement MMAAAA Adresse 1 ère Partie Adresse 2 éme Partie Adresse 3 eme Partie Zone à blanc (inutilisée) Créé le 11/08/03 Imprimé le 20/10/05 - Page 3 / 15

4 ENREGISTREMENT DETAIL (SUITE) TYPE «03» N Nom de la Zone Taille Position Zone 01 A Code Enregistrement (03 Toujours) B Code Gestion (découpage) C Matricule Allocataire et Clef D Nature Prestation E Montant F Nature Prestation G Montant H Nature Prestation I Montant J Nature Prestation K Montant L Nature Prestation M Montant N Nature Prestation O Montant P Nature Prestation Q Montant R Nature Prestation S Montant T Nature Prestation U Montant V Signe moins (-) (Retenue) W Montant de la retenue X Montant Net Y Zone à blanc (inutilisée) Attention : La zone MONTANT se décompose : 7 Caractères (Somme en Euros) 1 Car =, et 2 Car Centimes ENREGISTREMENT TOTAL TYPE «04» Exp : N Zone Nom de la Zone Taille Position 01 Code Enregistrement (04Toujours) Numéro fictif organisme ou blanc Date de Traitement JJMMAA Cumul des montants nets des détails allocataires Zone à Blanc Signe moins (-) (Retenue) Montant de la retenue globale Zone à blanc Montant net organisme Zone à blanc (inutilisée) Type de produit Créé le 11/08/03 Imprimé le 20/10/05 - Page 4 / 15

5 3.3.RECUPERATION DU FICHIER CAF Chaque fin de mois, la CAF prépare le paiement des prestations. Elle met à votre disposition un fichier indiquant le détail des prestations qui seront versées au début du mois suivant. Ce fichier vous est transmis par la CAF via un système de messagerie (Télé-poste) qui est à mettre en place avec la CAF et ses prestataires. La CAF effectue les virements sur les comptes ouverts au CC.. Nous vous conseillons d attendre le crédit des prestations sur les comptes avant de déposer le fichier sur astel. 3.4.TRANSMISSION DU FICHIER CAF A ASTEL Une fois ce fichier récupéré par télé transmission, vous le déposez dans l espace d échange de fichiers Astel : ce fichier sera ainsi vérifié puis traité. L accès à l espace d échange est paramétré par la ligne d habilitation «Transfert Ficher CAF,» dans la rubrique Utilitaire de la Gestion Administrative. Pour intégrer un fichier il suffit de sélectionner le type de fichier (CAF par défaut) et de sélectionner le fichier par «l explorateur Windows» en cliquant sur le bouton Parcourir. Les fichiers sont vérifiés à 14 H et à 22H chaque jours ouvrés pour vérifier leur conformité. Les fichiers sont ensuite traités dans la nuit durant les traitements de nuit astel Créé le 11/08/03 Imprimé le 20/10/05 - Page 5 / 15

6 Un fichier peut ête supprimé par les utilisateurs ( Bouton Supprimer) Le fichier prend les valeurs suivantes durant les différentes phases du traitement : Pris en compte : le fichier est enregistré et sera vérifié à 14h et 22h. Validé suite au contrôle de premier niveau : il sera traité dans la nuit. Invalide :Erreur de validation suite au contrôle de premier niveau : il ne sera pas traité. Traité : le fichier a été traité (batch de nuit) Rejeté : le fichier a été rejeté lors des traitements de nuits. Non trouvé : le fichier n a pas été trouvé pour être exploité : suppression par l utilisateur. En cliquant sur le bouton d un fichier déposé on peut vérifier l état du dossier, ses caractéristiques (montant, nombre de lignes, nombre de remise, ),ainsi que ses dates de réception, de contrôle et d intégration REJET En cas de rejet du fichier, en cliquant sur le bouton causes du rejet, on peut consulter les Créé le 11/08/03 Imprimé le 20/10/05 - Page 6 / 15

7 La cause de rejet et la ligne concernée du fichier sont indiquées, les causes du rejet sont les suivantes : MAUVAISE SEQUENCE DES CODES ENREGISTREMENT : Solution : demander à la CAF de vous fournir un fichier corrigé). INCOHERENCE DANS LE MONTANT TOTAL DES REMISES : contrôle le montant total avec le cumul des montants des prestations (Solution : demander à la CAF de vous fournir un fichier corrigé). N DE CAF INEXISTANT DANS LA TABLE DE L ASSOCIATION ( Solution : créer le code dans la fiche de codification des CAF, supprimer le fichier et le remettre ensuite à disposition dans l espace d échange) DOUBLON TECHNIQUE : contrôle si il existe déjà un fichier traité ou valide pour la même association à la même date (Solution : Supprimer les deux fichiers pour le remettre ensuite à disposition si il est nécessaire de repasser le fichier ). DOUBLON PHYSIQUE : contrôle si il existe déjà un fichier traité ou valide pour la même association avec le même nombre de remise, le même nombre de lignes et le même montant total (Solution : supprimer les deux fichiers pour le remettre ensuite à disposition). CODE ENREGISTREMENT MANQUANT OU ERRONE : le traitement vérifie si il existe un code enregistrement différent de 01, 02, 03 ou 04 (Solution : demander à la CAF de vous fournir un fichier corrigé). Un fichier rejeté ne sera pas traité, il faut le supprimer et le remettre ensuite à disposition apres avoir demandé à la CAF de le corriger Le fichier est rejeté à la première anomalie, nous conseillons aux utilisateurs de vérifier les fichiers et de supprimer les fichiers rejetés avant de remettre les fichiers «corrigés» par la CAF à disposition. Si le rejet à pour origine une anomalie dans le fichier, vous pouvez le consulter En cliquant, sur le bouton, comment lire le fichier? premiere ligne du fichier : CAFDES xxxxxxxxxxxx --- no du sce de tutelle à la CAF SAINT xxxxxx xxxxx premiere ligne des informations d un allocataire : BMME LAVERDURE TANGUY RES DE LA VALLEE AVION N Allocataire Deuxieme ligne des informations d un allocataire BAH2 599,49FH2 95,92-102,54 592,87 <> < ---- ><->< ><->< > X >< > A B C D E F G V W X C = N Allocataire, D = nature 1, E = montant1, F = nature 2, G = montant 2,.. V = signe «moins, W = total des retenues, X = total des prestations moins total des retenues Créé le 11/08/03 Imprimé le 20/10/05 - Page 7 / 15

8 4. TRAVAUX PREALABLES AU TRAITEMENT Pour que le traitement se déroule normalement et soit le plus efficace, il faut que les informations suivantes soient à jour : Table des CAF pour créer le lien dans Astel entre le fichier de la Caf et les majeurs qui en dépendent. Table des prestations pour associer aux prestations de la CAF les codes natures Astel correspondants. Page Fiscalité/Invalidité du majeur pour renseigner le numéro allocataire du majeur. 4.1.TABLE DES CAF GENERALITES La table des CAF permet de définir les CAF concernées par les éclatements de prestation, d'enregistrer le nom de la CAF et de permettre le contrôle de la saisie des numéros de CAF et d'allocataire dans le dossier du majeur. Le numéro de CAF à saisir est celui qui se trouve à partir du caractère 92, sur une longueur de 7 chiffres, sur l enregistrement entête du fichier qui sera fourni par la CAF PROCEDURE DE SAISIE accès à l'écran par le menu Utilitaires, puis Fiche de codification L'écran affiche l écran ci-dessus. Cliquez sur nouveau pour créer une nouvelle CAF Créé le 11/08/03 Imprimé le 20/10/05 - Page 8 / 15

9 Saisir le numéro et le nom de la CAF sur la même ligne. Le numéro à saisir est celui qui se trouve à partir du caractère 92, d une longueur de 7 chiffres, sur l enregistrement entête du fichier fourni par la CAF. Cliquez sur enregistrer Créé le 11/08/03 Imprimé le 20/10/05 - Page 9 / 15

10 4.2.TABLE PRESTATION DEFINITION DE LA TABLE La table des prestations est une table de correspondance entre les codes prestation de la CAF et les codes natures ASTEL. Vous devez compléter manuellement le tableau joint pour faire correspondre à chaque type de prestation le code nature astel qui lui sera affecté. Plusieurs prestations peuvent être associées au même code nature Des prestations non listées dans le tableau peuvent être ajoutées, à condition de connaître les codes prestation utilisés par la CAF Le code prestation 999 est réservé aux retenues effectuées par la CAF sur les sommes versées. Vous pouvez lui associer le code nature de votre choix.une seule ligne est prévue car la CAF cumule toutes les retenues en une seule opération : les retenues multiples devront être éclatées par la suite manuellement. Pour faciliter l identification de ces retenues, nous vous conseillons de créer un code nature spécifique PROCEDURE DE SAISIE Saisir le code prestation ( 3 chiffres ou lettres ) et choisir dans la liste déroulante le code nature correspondant. Vous pouvez consulter la liste des codes saisis et l imprimer. Créé le 11/08/03 Imprimé le 20/10/05 - Page 10 / 15

11 TABLEAU DE CORRESPONDANCE Tableau de correspondance Code Prestation / Code Nature Les différentes allocations et nom abrégés sont donnés à titre d exemple. Vous devez vous rapprocher de votre CAF pour connaître les codes prestations utilisés dans le fichier. Nom abrégé Code prestation CAF Retenues 999 Allocations familiales AF Complément familial CF Allocation d'éducation Spéciale AES Allocation Adulte Handicapé AAH Aide à l'autonomie des Adultes handicapés Allocation de parent isolé API Allocation différentielle Allocation logement familiale ALF Allocation de logement a caractère spécial ALS Alocation de logement a caractère spécial ALB bouclée Aide personnalisée au logement APL Aide à la scolarité AAS Revenu minimum d'insertion RMI Allocation parentale d'éducation APE allocation de soutien familial ASF allocation pour jeune enfant AJE allocation de rentrée scolaire ARS Code nature ASTEL Les retenues sont également identifiées et peuvent être associées à un code nature (une seule ligne est prévue : les retenues multiples devront être éclatées par la suite manuellement). Pour faciliter l identification de ces retenues, nous vous conseillons de créer un code nature spécifique. Créé le 11/08/03 Imprimé le 20/10/05 - Page 11 / 15

12 4.3. SAISIE DES NUMEROS ALLOCATAIRES GENERALITES Le rapprochement entre les informations du fichier fourni par la CAF et les dossiers des majeurs ASTEL sera effectué grâce au numéro allocataire qui doit être saisi dans Astel SAISIE Le numéro allocataire est saisi sur l'écran fiscalité/ invalidité du dossier. Tapez le code CAF sur 7 caractères. Puis le numéro allocataire sur 8 caractères : 7 chiffres et une lettre Puis il vous suffit d enregistrer pour que ces informations soient prises en compte. Créé le 11/08/03 Imprimé le 20/10/05 - Page 12 / 15

13 5. TRAITEMENT Le traitement a lieu de nuit : les principes de fonctionnement sont les suivants : ASTEL tente de trouver dans les fichiers ASTEL le numéro d'allocataire fourni par le fichier CAF, puis un virement du même montant que le versement CAF, puis un code nature correspondant au code prestation CAF. Dans ce cas, dès que le traitement est effectué, les opérations sont consultables sur la page Opérations. le libellé de l'opération est le même que celui de l'opération initiale Les opérations déjà en ligne sont traitées. Les opérations non encore enregistrées (remboursement à venir) sont stockées et éclatées une fois enregistrées dans la page opérations. Suite à chaque traitement : un état récapitulatif est généré par Astel et mis à disposition dans l espace d échange Astel où il peut être consulté (bouton Voir) et imprimé (bouton Imprimer). Ce document peut être consulter (bouton ). ) ou télécharger pour être consulté ultérieurement (bouton Le compte-rendu est créé suite aux traitements qui sont journaliers si des opérations sont éclatées. Le compte-rendu est historisé et conservé 3 Mois : il est purgé automatiquement au bout de ces 3 mois. Créé le 11/08/03 Imprimé le 20/10/05 - Page 13 / 15

14 6. COMPTE RENDU DU TRAITEMENT Certains des versements de prestation figurant sur le listing de la CAF ne sont pas trouvés dans ASTEL, Ces anomalies sont éditées sur un état intitulé COMPTE RENDU DE L'ECLATEMENT DES PRESTATIONS CAF, référence DCO. l'état est trié par date de traitement (date d'ordonnancement du virement par la caf ) puis par type d'anomalie : prestations non traitées prestations traitées partiellement liste des numéros d'allocataire en double Opération restant à traiter. 6.1.PRESTATIONS CAF NON-TRAITEES ALLOCATAIRE NON TROUVE Information existant dans le fichier de la caf mais aucun dossier astel ne correspondait au numéro d'allocataire indiqué par la caf. l'état indique : le numéro allocataire son nom, le début et la fin de la période de paiement le total des prestations versées le message d'erreur le détail des prestations ACTION : affecter l'opération par l'écran d affectation des codes nature ajouter ou modifier le numéro d'allocataire dans l'écran fiscalité/invalidité VIREMENT NON TROUVE A partir de l'information existant dans le fichier de la caf, le dossier astel correspondant au numéro d'allocataire indiqué par la caf a été trouvé, mais aucun virement de même montant n'a été trouvé au crédit du compte. l'état indique : le numéro allocataire son nom, le début et la fin de la période de paiement son numéro de dossier, le total des prestations versées le message d'erreur le détail des prestations ACTION : Rechercher pourquoi le virement ordonnancé par la CAF n'a pas été crédité sur le compte CODE NATURE INCONNU A partir de l'information existant dans le fichier de la caf, le dossier Astel correspondant au numéro d'allocataire indiqué par la caf a été trouvé, un virement de même montant a été trouvé au crédit du compte, mais le code nature associé au code prestation dans la table de correspondance n'existe pas dans la table des codes natures. ACTION : Créer le code nature dans la table des codes nature ou modifier le code nature. Chaque prestation non traitée a été comptabilisée avec le code nature et le libellé de l'opération d'origine ( généralement ). Affecter les opérations manuellement grâce à l'écran d affectation des codes nature. Créé le 11/08/03 Imprimé le 20/10/05 - Page 14 / 15

15 CODE PRESTATION INCONNU A partir de l'information existant dans le fichier de la caf, le dossier Astel correspondant au numéro d'allocataire indiqué par la caf a été trouvé, un virement de même montant a été trouvé au crédit du compte, mais le code prestation n'existe pas dans la table de correspondance. ACTION : Créer le code prestation dans la table de correspondance. Affecter l'opération par l'écran d affectation des codes nature. 6.2.TOTAUX ce récapitulatif indique le total des montants nets ( montants des virements ordonnés par la caf ) et le nombre d'allocataires : - A traiter, c'est à dire figurant sur le fichier de la CAF, - Traités, c'est à dire éclatés en totalité ou partiellement, - En anomalie, c'est à dire non traités LISTE DES NUMEROS ALLOCATAIRE EN DOUBLE InDique les numéros d'allocataire enregistrés en double avec : le numéro de la CAF, le numéro d'allocataire, le numéro des dossiers correspondant, et le nom de l'allocataire. ACTION Rechercher le dossier en anomalie et le corriger. 6.4.LISTE DES CODES DE LA FICHE DE CODIFICATION PRESTATIONS Indique pour chaque code prestation enregistré dans la fiche de codification Prestation le code nature associé et son libellé. ACTION Les codes nature dont le libellé est constitué par des étoiles (**************) n'existent pas dans la table des codes natures au jour du traitement. Corriger le code nature si il est erroné ou créer le code nature dans la table des codes nature Créé le 11/08/03 Imprimé le 20/10/05 - Page 15 / 15