Appel à propositions

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1 Appel à propositions FORCO OPCA du Commerce et de la Distribution Programme d accompagnement des PME dans la mise en œuvre d une démarche GPEC 1 er Juillet 2013 / 31 décembre 2013 OPCA FORCO Page 1 sur 10

2 SOMMAIRE OBJET DE L APPEL A PROPOSITONS PERMANENT INTRODUCTION LE CONTEXTE GLOBAL ET LES ENJEUX PRESENTATION DU FORCO PRESENTATION DU PLAN D ACTION NATIONAL GPEC LA DEMARCHE ET LES OBJECTIFS ATTENDUS POUR CHAQUE PRESTATION LE ROLE DES CONSEILLERS DU FORCO ROLE ATTENDU DES CONSULTANTS GPEC LES MODALITES DE PILOTAGE DU PROJET L INSTANCE DE PILOTAGE ROLE DU CABINET CONSULTANT REFERENT GPEC CONTENU ET MODALITES DE L APPEL D OFFRE APPROCHE METHODOLOGIQUE ET CONTENU DE LA PROPOSITION CRITERES DE SELECTION PROCESSUS DE SELECTION DES PROPOSITIONS ET ECHEANCIER DOSSIER DE CANDIDATURE OPCA FORCO Page 2 sur 10

3 OBJET DE L APPEL A PROPOSITIONS PERMANENT Cette consultation a pour but de sélectionner des partenaires en mesure de réaliser des prestations d accompagnement GPEC dédiées aux entreprises adhérentes du FORCO, totalement financées par l OPCA. Destiné prioritairement aux entreprises de moins de 100 salariés, ce dispositif, proposé par les Conseillers Formation du FORCO, est accessible aux entreprises de moins de 250 salariés (tout accompagnement d entreprises de plus de 250 salariés nécessitera une dérogation émanant de la cellule projets réseau du FORCO). Le présent appel à propositions précise les informations diffusées aux prestataires consultés et notamment les spécifications qui leur sont nécessaires pour répondre avec pertinence à la présente consultation. 1. INTRODUCTION Le présent appel à propositions s inscrit dans le cadre de la mise en œuvre du plan d actions GPEC national de l OPCA FORCO pour la période 2012 / 2014 et vise à sélectionner des cabinets conseil désignés comme consultants GPEC spécialisés en GPEC RH. Ils seront amenés à réaliser des missions d appui conseil GPEC au sein des entreprises de l OPCA FORCO sur le territoire national. Ils doivent être capables de formuler des préconisations en matière de gestion des emplois et des compétences et de management à partir d un diagnostic court. Le FORCO vise l accompagnement de 600 entreprises au titre de ce programme sur la période Les entreprises cibles doivent être des PME de moins de 250 salariés indépendantes (non rattachées à un groupe). Un accent particulier sera mis sur les entreprises de plus petite taille de moins de 100 salariés. Le plan d actions GPEC de l OPCA FORCO est d ores et déjà opérationnel et a été expérimenté dans des régions pilotes (Ile De France / Bourgogne Franche Comté / Rhône Alpes Auvergne) depuis la fin de l année Le présent appel à projet a donc pour objectif de sélectionner pour les autres régions des prestataires dans le cadre de la phase de déploiement national au plus près des territoires. 2. LE CONTEXTE GLOBAL ET LES ENJEUX Les compétences, un avantage concurrentiel pour les entreprises. Dans un contexte de mondialisation des économies, d accélération des mutations technologiques, sociales et sociétales, l avantage concurrentiel construit par l entreprise repose sur la performance de ses produits et services, sa capacité d innovation et d anticipation au plan commercial et organisationnel, et donc sur la qualité des hommes et de femmes qui la composent. Le niveau des compétences individuelles et collectives qu ils mobilisent devient donc stratégique. En conséquence, pour poursuivre leur développement, les TPME doivent non seulement gérer mais aussi anticiper toutes ces mutations par l adoption de stratégies qui impliquent des évolutions tant du point de vue de l organisation, que du niveau de compétences détenu par ses collaborateurs. Il s agit donc d intégrer la gestion des compétences comme une composante importante de la mise en œuvre du projet de l entreprise. C est pourquoi, dans le cadre du renforcement de son offre de services, et de l évolution des missions de l OPCA attendue au travers de la réforme et de la loi du 24 novembre 2009, l OPCA FORCO met en œuvre un plan d action national GPEC. Il s agit de proposer aux TPME adhérentes de l OPCA FORCO de s inscrire dans une démarche OPCA FORCO Page 3 sur 10

4 d anticipation et de gestion de leurs compétences respectives, en permettant aux dirigeants et à ses collaborateurs d acquérir les outils et les modes de réflexion propres à la Gestion des RH et des compétences, qu ils pourront identifier comme un moyen d accroître leur performance. Outre l objectif d initier ou de renforcer la professionnalisation du dirigeant et des collaborateurs, l enjeu sera également d identifier les besoins en terme d emplois, de formation, d évolution des compétences au regard du projet de développement. 3. Présentation de l OPCA FORCO Créé en 1994, l OPCA FORCO est un organisme paritaire agréé par le Ministère du Travail, de l Emploi et de la Santé et désigné par 15 Branches du commerce et de la distribution. La gouvernance est assurée par un conseil d administration composé de 20 membres issus de ces secteurs : 10 représentants salariés et 10 représentants employeurs. Les 15 branches adhérentes de l OPCA FORCO : Le commerce à prédominance alimentaire ; Les commerces de détail non alimentaires ; Les grands magasins et les magasins multicommerces ; L horlogerie-bijouterie de détail ; L horlogerie de gros ; L import-export ; Les magasins de bricolage ; Le négoce et services médico-techniques ; L optique-lunetterie ; La photographie ; Les entreprises du recyclage ; Le commerce des articles de sports ; Les succursalistes de la chaussure ; Les succursalistes de l habillement ; Les entreprises de vente à distance. Le réseau de l OPCA FORCO : 22 régions couvertes (ensemble du territoire, hors Dom Tom) ; 10 délégations régionales et interrégionales ; 1 délégation Grands comptes ; 1 délégation TPE ; 100 conseillers emploi formation au service de nos clients. Les chiffres clés de l OPCA FORCO : 314 millions d euros de collecte. 350 millions d euros dédiés au financement de formation professionnelle salariés formés dont en contrat de professionnalisation. Nos missions : I. Gérer et simplifier la formation Collecter l obligation légale liée à la formation professionnelle continue Gérer les contributions formation des entreprises du commerce et de la distribution Financer et cofinancer les actions de formation II. Informer et accompagner Informer sur la législation de la formation professionnelle continue et ses dispositifs Conseiller et accompagner les branches et entreprises du commerce et de la distribution dans leurs projets de formation Accompagner tous les adhérents de l OPCA dans le développement de nouveaux projets III. Développer les ressources et nouer des partenariats Optimiser le financement des actions de formation Mobiliser des financements complémentaires et nouer des partenariats (avec l Etat, le Fonds Social Européen, le Fonds Paritaire de Sécurisation des Parcours Professionnels, les conseils régionaux, etc ) OPCA FORCO Page 4 sur 10

5 4. Présentation du plan d action national de l OPCA FORCO Le plan d action national de l OPCA FORCO se décompose en 4 phases principales : 1. Information Sensibilisation Pré diagnostics assurés par les conseillers de l OPCA FORCO ; 2. Appui conseil par un consultant RH spécialisé sélectionné par le présent appel à propositions du FORCO, visant à initier une démarche de GPEC, à construire avec les entreprises les premiers outils et à les mettre en œuvre ; 3. Accompagnement par les conseillers de l OPCA FORCO pour financer les actions de formation et de développement des compétences identifiées à l issue de la mission d appui conseil ; 4. Evaluation et capitalisation nationale des actions engagées au plan régional. 5. MODALITES DE PILOTAGE L instance de pilotage Un Comité de pilotage interne du dispositif a été installé. Son rôle est de produire les différentes procédures, les outils, et les documents et supports nécessaires au bon déroulement de la démarche, et d assurer un suivi qualitatif et quantitatif du dispositif. Et notamment : Définition et validation du processus de sélection des prestataires consultants GPEC : rédaction de l appel à proposition ; Définition et validation des processus de déclinaison de la mission : pré diagnostic des conseillers, convention d engagement, suivi des interventions conseil quantitatif et qualitatif ; Validation des supports nationaux de communication en vue de sensibiliser les entreprises ; Validation d un calendrier de suivi. Cartesa, cabinet référent national, accompagne le FORCO en tant qu Assistant à Maîtrise d Ouvrage. Rôle du cabinet consultant référent national GPEC Pour décliner ce plan d actions national GPEC, l OPCA FORCO s appuie sur un cabinet consultant référent GPEC dont la mission consiste à : Un accompagnement méthodologique de l OPCA dans l outillage et le pilotage de la démarche, la formation des conseillers ainsi que dans l animation de la plateforme de consultants GPEC intervenant auprès des entreprises sur le territoire national. Concrètement, les objectifs opérationnels assignés au référent national consistent à : Mettre à disposition des entreprises de l OPCA FORCO, une boite à outils GPEC RH leur permettant de mettre en œuvre des actions de gestion par les compétences au regard de leurs projets de développement, et des impacts identifiés sur l organisation du travail, les emplois et les compétences. Doter des consultants GPEC préalablement sélectionnés par le FORCO de ces outils et donc d une méthodologie homogène d intervention en matière de GPEC afin de faciliter les travaux de capitalisation par la suite au sein de l observatoire prospectif. OPCA FORCO Page 5 sur 10

6 Rôle des délégations régionales et interrégionales de l OPCA FORCO Les Délégués régionaux et interrégionaux sont responsables de la mise en œuvre des actions GPEC sur leur territoire. Par conséquent, ils choisissent et valident les propositions des cabinets d accompagnement locaux en s appuyant sur ce présent appel à propositions permanent. Ils suivent le déploiement territorial et ce grâce à un kit validé par le comité de pilotage et mis à disposition des délégations régionales et inter-régionales du FORCO. La coordination opérationnelle générale du «Plan GPEC réseau» est assurée par la cellule projet réseau du FORCO. Chaque Délégation fait l objet d un plan opérationnel local de soutien au déploiement, élaboré conjointement avec le cabinet consultant référent GPEC. 6. LA DEMARCHE GLOBALE ET LES OBJECTIFS ATTENDUS POUR CHAQUE PRESTATION Le rôle des Conseillers de l OPCA FORCO Réalisation de pré-diagnostics : Réalisé par les conseillers de l OPCA FORCO, il vise à identifier une ou des problématiques d entreprise susceptibles d être traitées par un accompagnement GPEC, ainsi que les axes de travail potentiels dans ce cadre ; En ce sens, il prépare l intervention du consultant GPEC et permet de l optimiser. Elaboration d une convention d engagement : C est un document contractuel qui sera signé par l entreprise, le FORCO et le consultant GPEC et qui précise les coordonnées de l entreprise, sa problématique, le contenu attendu de la mission et les livrables, ainsi que les modalités de prise en charge financière de l intervention ; Il est établi par le conseiller de l OPCA à l issue du pré diagnostic. Mise en relation entreprise / consultant GPEC : Elle s opère entre le consultant GPEC et le conseiller de l OPCA qui transmet la convention d engagement ainsi que d autres informations qualitatives éventuelles. Dès lors, le consultant GPEC peut prendre contact avec l entreprise. Suivi de l intervention et accompagnement de l entreprise en aval : Le Conseiller en formation échange autant que nécessaire avec le consultant sur le déroulé de la mission ; Il participe à la restitution de la mission d appui conseil réalisée par le consultant GPEC et propose à l entreprise les dispositifs de l OPCA qui lui permettront de mettre en œuvre les préconisations issues du plan d action RH. Rôle attendu des consultants GPEC La durée prévisionnelle des interventions est fixée à 5 jours. Cette durée pourra être révisée en fonction de la maturité des entreprises mobilisées, des moyens financiers de l OPCA FORCO et des premiers retours des entreprises bénéficiaires. OPCA FORCO Page 6 sur 10

7 Au regard de la durée d intervention prévue, l objectif recherché est d accompagner les entreprises à initier des démarches GPEC de manière structurée et outillée à partir de différentes entrées identifiées par les conseillers de l OPCA FORCO : problématique de recrutement, d évolution de compétences face à des mutations, d organisation du travail, de fidélisation du personnel Et ce, dans une logique formative de transfert de la méthodologie de production et de mise en œuvre des outils permettant à l entreprise, à la suite de l intervention du consultant, de déployer et de faire vivre la démarche sur l ensemble des métiers concernés par la démarche compétences adoptée. Livrables pour chaque entreprise : 1. Synthèse de diagnostic : préciser les points abordés ; 2. Schéma directeur de la démarche compétences : à illustrer selon vos pratiques ; 3. Référentiels de compétences ; 4. Outils RH GPEC. A titre d exemples : Organigramme, guide de recrutement, guide d entretien annuel ; 5. Plan d actions RH : formation, recrutement, Modalités de reporting : 1. Restitution en présence du conseiller du FORCO ; 2. Synthèse qualitative et quantitative des missions réalisées ; 3. Participation à des réunions de régulation au sein de l OPCA FORCO co-animées par le cabinet consultant référent GPEC ; 4. Participation à un séminaire de 2 à 3 jours animé par le cabinet consultant référent GPEC pour co-construire et arrêter la méthode d intervention, les outils, les modalités de reporting et de suivi et le planning du projet. Dans ce cadre, les consultants retenus s engagent à partager leurs outils et leurs pratiques avec leurs collègues dans une logique de «communauté de travail». 7. CONTENU ET MODALITES DE L APPEL A PROPOSITIONS Les prestataires doivent remettre une proposition reprenant les points suivants : 1. Le dossier de candidature en annexe (comprenant les fiches 1, 2, 3 et 4 ci après) ; 2. Les conditions financières proposées ; 3. Des exemples d outils notamment diagnostic et référentiel de compétences. Le contenu du dossier de candidature Fiche n 1 : Présentation du cabinet Fiche n 2 : Contenu et méthodologie de la proposition La compréhension du projet et des attentes de l OPCA FORCO ; La démarche méthodologique adoptée pour la conduite des missions d appui conseil GPEC en entreprise au plan du diagnostic et de la construction et de la mise en œuvre d outils : pour chaque phase ou étape indiquer les objectifs poursuivis, le contenu et la méthode, la durée, le rôle des intervenants et des acteurs internes mobilisés, la fréquence et le rythme des interventions, les livrables systématiques qui seront fournis aux entreprises, et leur nombre ; La forme et les modalités proposées pour la restitution ; Fiche n 3 : CV des intervenants OPCA FORCO Page 7 sur 10

8 Fiche n 4 : Références Les activités de «e-commerce» se développent depuis plusieurs années dans les entreprises du commerce et pas uniquement dans la branche de la Vente à Distance. Ces nouvelles activités de commerce utilisant un moyen de communication électronique impactent directement les compétences et les métiers du commerce. L'emploi et l'effort de formation au profit des salariés, nécessitent le développement de la GPEC dans les entreprises de ce secteur professionnel, dans le but de mieux anticiper les besoins prévisionnels en emplois et compétences, en outillant les acteurs. Ainsi, et afin d être au plus proche des besoins et des attentes des entreprises en matière de «e commerce», les cabinets ayant des références dans l accompagnement d entreprises sur cette thématique sont invités à les détailler dans leur proposition. Conditions financières : Préciser le coût forfaitaire par jour d intervention incluant l investissement hors appui-conseil et les coûts annexes induits par la mission. Critères de sélection : Les candidatures seront examinées suivant l offre économiquement la plus avantageuse, à l issue d un classement, selon les critères suivants pondérés : Compréhension de la demande 20 % Qualité de la proposition technique et respect des informations demandées 30 % Organisation, moyens alloués 20 % Références sur des missions similaires 20 % Acceptabilité du tarif d intervention HT 10 % Traitement des candidatures Les propositions complètes doivent obligatoirement être transmises de préférence sous format électronique au délégué des délégations régionales ou inter-régionales (liste sur le site internet du FORCO). Ou au coordinateur national «Plan d actions national GPEC» : L objet du mail devra être renseigné comme suit : «Plan d action National GPEC : candidature de, REGIONS.» (Indiquer la raison sociale et la région souhaitée à couvrir) Toute proposition non conforme aux conditions mentionnées ci-avant, ne sera pas étudiée. Toute proposition recevable et présélectionnée sera examinée et présentée à l instance FORCO en charge de la décision. L analyse de la réponse sera faite à partir des éléments fournis dans les dossiers de candidature. FORCO se réserve le droit de ne pas donner suite aux réponses reçues pour tout ou partie de l appel permanent à propositions et s engage à garder confidentielles les offres reçues. Les conditions proposées par les prestataires de formation pourront être négociées de gré à gré au regard des précisions complémentaires apportées. Chaque prestataire ayant adressé une proposition sera informé de la suite donnée à son dossier. Le prestataire de formation non retenu ne peut prétendre à aucune indemnité ni contester pour quelque motif que ce soit le bien fondé de la décision du FORCO. Le FORCO n est engagé qu après notification écrite adressée au prestataire de formation et acceptation formelle des conditions proposées. OPCA FORCO Page 8 sur 10

9 Le calendrier de traitement des candidatures est précisé ci après à titre indicatif et n engage pas le FORCO : Réception de la candidature au jour J de l année N ; J + 10 : premier examen de la candidature proposée ; J + 15 : pré sélection et audition éventuelle du prestataire visé ; J + 20 : décision concernant la candidature proposée ; J + 25 : réponse écrite au prestataire concernant la suite donnée à la candidature ; J + 30 au prestataire retenu : envoi de la liste des instructions préparatoires à l entrée dans l offre de service GPEC FORCO, avec les documents contractuels relatifs au partenariat annuel reconductible sur le dispositif Plan d action National GPEC NB : Il est à noter que les cabinets retenus participeront à un séminaire technique de lancement, animé par le cabinet consultant référent GPEC. Modalités de contractualisation et de règlement : Une convention annuelle globale sera établie par le FORCO avec chaque consultant GPEC. Une convention d engagement par entreprise sera établie au plan local et signée par l entreprise, le Délégué de l OPCA et le consultant GPEC. Elle précisera la problématique de l entreprise, le cadrage du contenu de la mission, les livrables attendus, la durée de la mission, et les conditions financières. Les règlements seront effectués à réception des pièces justificatives de la mission (attestations de présence, livrables fournis à l entreprise ). Personne à contacter en cas d interrogation sur cette consultation : Mick VANVOLSEM, Délégué Développement des Projets réseau Tél : OPCA FORCO Page 9 sur 10

10 DOSSIER DE CANDIDATURE Fiche n 1 : PRESENTATION du cabinet Raison sociale/ Adresse / Tél / / Fax / Site internet Nom du dirigeant Nom du responsable du suivi de la mission si différent : Implantation : Date de création du cabinet : Champ d intervention et domaines de compétences CA réalisé dernier exercice Part du CA correspondant à ce type de prestation Organisation et moyens alloués à ce programme : intervenants et administratif Toute offre doit être datée et signée par le représentant qualifié de la société. Fiche n 2 : Contenu et méthodologie de la proposition 1. La compréhension du projet et des attentes du FORCO 2. La démarche méthodologique adoptée pour la conduite des missions d appui conseil GPEC en entreprise au plan du diagnostic et de la construction et de la mise en œuvre d outils : pour chaque phase ou étape indiquer les objectifs poursuivis, le contenu et la méthode, la durée, le rôle des intervenants et des acteurs internes mobilisés, la fréquence et le rythme des interventions, les livrables systématiques qui seront fournis aux entreprises. Préciser si le cabinet dispose des éléments suivants : Référentiel de compétences Outil de recrutement intégration Guide d entretien annuel Guide de tutorat Préciser les outils à minima qui seront livrés et leur nombre pour une entreprise au regard de la durée de la mission. 3. La forme et les modalités proposées pour la restitution 4. Des exemples d outils notamment diagnostic et référentiel de compétences qui permettent de mesurer les écarts de compétences 5. Les modalités proposées pour assurer la promotion du dispositif auprès des entreprises 6. La zone d intervention sur le territoire national (cf. introduction) Fiche n 3 : CV des intervenants CV des intervenants pressentis Fiche n 4 : Références Principales références similaires : indiquer le nom du donneur d ordre, le montant du marché, l année de sa réalisation, descriptif succinct de la mission, l interlocuteur contact. OPCA FORCO Page 10 sur 10

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