CH Vichy Imagerie médicale

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1 CH Vichy Imagerie médicale Améliorer la fonction planification et programmation Organiser la prise en charge des consultations d orthopédie Agence Nationale d Appui à la Performance des établissements de santé et médicosociaux

2 Le Centre Hospitalier de Vichy : 364 lits MCO 107 lits Psychiatrie 253 lits Soins de suite / Long séjour 62 Places 2

3 Le service d Imagerie Médicale 2 salles de radiologie conventionnelle orientées urgences traumatiques et médicales. 3 salles de radiologie conventionnelle : une orientée os -poumons, deux orientées uro digestif le matin et bilan osseux l après midi. 2 salles d échographies 1 scanner 16 barrettes 1 IRM 1 salle de coronarographies / angiographies 1 salle de mammographie Complémentaires: panoramique dentaire et appareils de radiographies mobiles. Le logiciel Xplore EDL en relation avec le logiciel Hexagone Agfa Nombre d actes en 2009 Scanners : Echographies : 7215 Mammographies : 1482 IRM : 4575 Coronarographies : passages euros activité externe; actes ICR patients hospitalisés postes de PH; 1 cadre de santé; 23,1 ETP de manipulateurs d électro radiologie; 6,5 ETP de secrétaires 3

4 Composition du groupe projet Nom Prénom Fonction BROS Christian Radiologue Chef de projet RULL Christian Cadre de santé Co-chef de projet RESSOT Dominique Ingénieur organisation et méthodes RAYNAUD Catherine Directrice affaires médicales, générales, juridiques FAYOLLE Karine MER LEGOUPIL Laure MER VOYER Béatrice Secrétaire GIRARD Priscille Secrétaire Page 4 Cabinet Conseil : Intervenant Bertrand Pellet 4

5 Etat des lieux Programmation planification : Examens Consultants externes : RDV délais trop longs Deux points positifs à maintenir Restitution des comptes rendus en temps réel Examens Hospitalisés : RDV sous 24 heures Consultations d orthopédie Durée d attente des consultants trop longue Saturation de la salle d attente du service d Imagerie 5

6 Rappel du plan d action Action 1 Refondre les bons de demande d examen Action 2 Mettre à plat le circuit des demandes d examen Programmation Planification Action 3 Planification et programmation : trame de programme, régulation de l activité en fonction des absences des professionnels du service Action 4 Organisation des changements de postes MER Action 5 Communiquer sur l organisation du service d imagerie et les règles de prise en charge Action 6 Gestion des CR Action 7 Organiser la prise en charge sur les consultations d orthopédie Action ciblée Action 8 Radioprotection du patient Action 9 Page 6 Mettre en place un tableau de bord du service d imagerie 6

7 Action 1 : Refondre les bons de demande d examens Constat de départ : seulement 17% conformité Actions mises en œuvre : Etape 1 : Refondre et valider en interne au service les bons de demande de scanner et d échographie (mars) Etape 2 : Lancer la reproduction des bons de demande (avril) Etape 3: Définir les critères de renvoi des bons de demande en cas de non conformité (avril) Etape 4 : Communiquer les règles de gestion des bons de demande en interne à l établissement (voir action 5) (mai) Etape 5 : Réexpliquer l importance d un bon conforme aux services «mauvais élève» (septembre). Etape 6 : Mise en place d un document polycarboné spécifique pour les comptes rendus sur les plages de garde (septembre) Page 7 7

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9 Action 1 : Refondre les bons de demande d examens Résultats Nouveaux bons en circulation Renvoi des bons pour complément en cas de manque d information Création d un bon carbone spécifique pour les plages de garde Taux de conformité : 51% Points forts Circuit unique Complément par les services des bons de demande non conformes Voies d amélioration Sensibilisation progressive des services à l évaluation du degré d urgence et à se passer du téléphone continuer la pédagogie en parallèle au renvoi des bons pour complément. Utilisation de la reconnaissance vocale sur les plages de garde? Page 9 Conformité des demandes d examens d imagerie 100% 50% 0% 17% 51% Diagnostic Fin de chantier 9

10 Action 2 : Mettre à plat le circuit des demandes d examens (1/3) Constat de départ: Plus de 5 circuits différents de transmission des bons Mobilisation d un cadre pour la programmation des hospitalisés Manque de cohérence entre la programmation des patients hospitalisés et externes. Page 10 10

11 Action 2 : Mettre à plat le circuit des demandes d examens (1/3) Actionsmisesenœuvre: Page 11 Etape 1 : Formaliser les différents circuits (voir principes ci-après) et les horaires derelevédesbonsdedemande(mars) Etape 2: Embauche et formation d une nouvelle secrétaire (Avril). Etape 3: Rédaction d un profil de poste «programmation externes et hospit» et fonctionnement en double commande avec C. Rull et F. Thomazon durant une période de montée en charge(mai-juin) Etape 4 : Re-définition des postes téléphoniques : poste U1/U2, poste urgence (Mai) Etape 5 : Aménagement physique du poste de programmation téléphonique (avril) Etape 6 : Lancement de la programmation et mise en place d un renvoi d appel automatique sur la ligne du secrétariat en cas de surcharge de la secrétaire de programmation le matin de 09h à 11h30.(mai) Etape 7: mise en place d un mini-contrat pour l embauche secrétaire Etape 8 : Réintégration au sein de l équipe de la manipulatrice qui a assuré la programmation suite au départ en retraite du second cadre. Etape9:Miseenplaced unemesuremensuelledel activité 11

12 Action 2 : Mettre à plat le circuit des demandes d examens (2/3) Cas 1 : Demande en urgence IMMEDIATE Cas 2: Demande à traiter dans les 6 heures ou le jour même Cas 3: Demande à programmer (de J+1 à J+n) Appel direct sur le téléphone URGENCES (29 22). Régulation par le médecin de garde ou cadre ou la MER U1/U2 (absences cadre et gardes) Puis transfert du bon selon le mode normal et acheminement du patient Envoi du bon par - Pneumatique pour tous services - Manu portage pour urgences et orthopédie -Bons relevés au fur et à mesure par brancardiers ou MER. Dépôt dans une panière banalisée en U1/U2 -Tri, validation et dispatching des bons par MER U1/U2 ou Echo1/2 Demande renvoyée par pneumatique au service ou rapportée aux urgences / orthopédie Interface demandeur / imagerie Actions internes à l imagerie Traitement des non conformités Bon incorrect non respect du cadre réglementaire Cas 2: Régulation par le MER sur la modalité concernée, en accord avec le radiologue (pour scanner et écho) Appel unités soins : horaire passage DEMANDES A J0 : BONS AMENES AUX POSTES CONCERNES DEMANDE A J+N : PANIERE «PROGRAMMATION» EN U1/U2 Cas 3 : Bons à valider par médecin : panière scanner au poste programmation, panière IRM au secrétariat IRM. Programmation par la secrétaire externes + hospitalisés Appel unités soins : Jour et heure de passage 12

13 Nouvelle organisation du secrétariat Page 13 13

14 Action 2 : Mettre à plat le circuit des demandes d examens (3/3) Résultats Amélioration du taux de programmation Amélioration de l accueil patient Meilleure joignabilité téléphonique Diminution des appels U1/U2 Points forts 1 circuit unique de demandes d examens Gain de temps cadre (auparavant un mi-temps) au profit d une programmation par le secrétariat et d une gestion du j0 aux postes. Voies d amélioration Appréciation du degré d urgence par les services Peu de recours au téléphone urgences. Page 14 14

15 Page 15 Action 3 : Régulation de l activité en fonction des absences des professionnels du service Constat de départ : Pas de créneau dédié hospit. ni urgence. Manque d adaptation de l activité aux présences/absences des professionnels. Actions mises en œuvre : Etape 1 : définition de la trame de programme différenciant les flux hospitalisés, externes et consultations privées (mars) Etape 2 : paramétrage sous Xplore (avril) Etape 3 : mise en place d une réunion de régulation hebdomadaire le jeudi à 13h en présence du Dr. Bros, de C. Rull, d une secrétaire et de toute personne intéressée (mars) Etape 4 : test de la trame de programme, évaluation, évolution (mai) Etape 5 : contrôle mensuel des délais de RDV et du remplissage des plages (avril) Etape 6 : ajustement du format de la réunion de coordination Etape 7 : analyse en routine du tableau de bord mensuel 15

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17 Evolution des délais de RDV Modalité / Flux Diagnostic Final IRM / Hospit 2,3 3 IRM / Externe Scanner / Hospit 1,1 1 Scanner / Externe 19,3 13 Rx / Hospit 1,0 1 Rx / Externe 20,8 14 Echo / Hospit 1,4 1 Echo / Externe 17,5 4 Mammo / Hospit 1,3 1,6 Mammo / Externe 18,0 13 Page 17 17

18 Exemple de tableau de bord Page 18 18

19 Exemple de tableau de bord Page 19 19

20 Exemple de tableau de bord Page 20 20

21 Exemple de tableau de bord Page 21 21

22 Action 3 : Régulation de l activité en fonction des absences des professionnels du service Résultats Planification des absences médicales sur 8 semaines glissantes Coordination hebdomadaire médecin/cadre/secrétaires dans la planification des RDV. Points forts Allocation de plages par flux d activité au scanner et en écho Respect d un nombre d examens programmés de 4/h au scanner. Anticipation des difficultés sur le programme. Régulation du J0 par les manipulateurs au poste Voies d amélioration Intégration de l activité de coronarographie dans une démarche similaire (en cours) Page 22 22

23 Action 5 : Communiquer sur l organisation du service d imagerie Constat de départ : Pratiques non homogènes d un service à l autre Actions mises en œuvre : Etape 1 : synthétiser le plan de communication et préparer une synthèse en 2 pages des changements principaux à venir (avril) Etape 2 : Présenter le principe du circuit de la demande et du CR aux services (binômes D. Ressot + 1 MER) (avril-mai) Etape 3 : Communiquer un dossier de présentation aux médecins: les règles de prise en charge neuro, les bons de demande, le formulaire de consentement patient scanner + IV, le circuit des demandes et des CR (mai) Etape 4 : Présentation en CME (mai) Etape 5 : Présentation à la journée d accueil des nouveaux internes (mai) Etape 6 : Renvoi des demandes mal remplies et sensibilisation en cas d appel téléphonique mal orienté. Page 23 23

24 Action 5 : Communiquer sur l organisation du service d imagerie Résultats Le plan de communication a été décliné tel que planifié. Plus de 20 présentations dans les services Points forts Bon accueil de la démarche par les services Bonne acceptation des nouveautés dans l organisation du service d imagerie Voies d amélioration Encore trop d erreurs des services dans le recours à la téléphonie et dans le remplissage des demandes nouvelle mesure et restitution individuelle aux médecins/services qui ne progressent pas. Page 24 24

25 Type Quoi? Responsable? Quand? Page 25 Communication écrite Communication orale aux instances Présentations opérationnelles dans les services Un article dans le journal Hôpital Direct (3/4 page ½ page selon la place disponible) Un article de type «Actualités» dans le prochain Stétho scoop (sous forme d interviews) Une plaquette d informations à l intention des médecins libéraux Une plateforme d informations sur le site web de l établissement. Intervention au conseil exécutif (présentation synthétique type power point, cf. DR). Intervention en CME (présentation synthétique type power point, cf. DR) Intervention en CTE (format à définir, voir C. Rull). Commission des soins infirmiers: présenter les changements d organisation dans le cadre du projet MeaH Présentation détaillée en interne au service d imagerie Préparer un dossier de synthèse des changements d organisation, sur 2 pages max (nouveaux bons, nouveau circuit de la demande et programmation, nouveau circuit des CR). Note de service validée par M. Roth informant des nouvelles modalités de fonctionnement du service d imagerie. (moins d une page) Présentation orale de 10 à 15min dans les services : commencer par le bloc médico chirurgical, puis pavillon HOULBERT, puis périphérique. Envoi par mail du dossier de synthèse sur le fonctionnement en imagerie à tous les médecins des services Présentation de l organisation au SAU (5 à 10 min à 8h30, à plusieurs reprises pour toucher tout le personnel) Communication aux internes Note de service concernant le consentement patient (c est au prescripteur d informer le patient des risques encourus à l aide des fiches de consentement qui seront disponibles dans QUALIOS). D. Ressot Avril D. Ressot 2010 D. Ressot D. Ressot Dr. Bros Dr. Bros C. Raynaud ou D. Ressot C. Rull en collaboration avec Mme Sire Place. diffusée en nov 09 décembre avril 21 avril le 23 avril 20 avril C. Rull en mars Groupe projet 19 mars D. Ressot 10 Avril Binôme : D. Ressot + L. Legoupil/ K. Fayolle + C. Rull si disponible En présence du cadre du service prescripteur. Dr Bros C. Bros, C. Rull Dr Bros Mme Sire Place A partir du 21 Avril. Mai Mai et Novembre Mai 25

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27 Action 7 : organiser la prise en charge sur les consultations d orthopédie (1/2) Constat de départ : Beaucoup d attente à l accueil lors des plages de consultations d orthopédie Problème récurrent de longue date Page 27 27

28 Page 28 Action 7 : organiser la prise en charge sur les consultations d orthopédie (1/2) Actions mises en œuvre : Etape 1 : Organiser l affectation d un MER sur R2 le matin et U1 l aprèsmidi (poste R2 et U1/U2 respectivement) (mai) Etape 2 : Lisser l arrivée des patients par une régulation au niveau de l orthopédie (l ortho envoie 5 patients, puis attend le retour de ces derniers avant d en renvoyer 5 autres). (mai) Etape 3 : Mettre en place une mise à disposition de la liste des patients prévus en ortho pour PEC par les manipulateurs dans le bon ordre d arrivée (via intranet et l agenda électronique des consultations). Cette liste sera disponible une semaine avant. Le jour J, la secrétaire d orthopédie notifie l arrivée des patients en radio en temps réel via une icône sur intranet. (mai) Etape 4 : Assurer un accueil des consultations externes par le manipulateur (douchette code à barre) qui évite aux secrétaires l accueil physique des patients et d avoir à faire une cotation manuelle sur le bon de demande. (mai) Etape 5 : Former les manipulateurs à l utilisation des outils informatiques. (mai) Etape 6 : Ajuster progressivement la programmation sur les différentes salles de Rx conventionnelle (U1/U2/R1/R2/R3). 28

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30 Action 7 : organiser la prise en charge sur les consultations d orthopédie (2/2) Résultats Filière de prise en charge dédiée : mise à disposition automatique du programme par le secrétariat traumato, préaccueil administratif, salle d attente dédiée et salles Rx dédiées. Points forts Moins d attente pour les patients Satisfaction des professionnels de la consultation Le fonctionnement de la consultation ne perturbe plus tout le secteur Rx. Voies d amélioration Intégration de nouvelles consultations du docteur Fabre (lundi matin à partir du 12/10, environ un lundi sur trois) Rappeler aux secrétaires traumato de signaler tout rajout Attente du changement de U1 pour optimiser le fonctionnement des prises en charge l après midi. Page 30 30