Les activités courantes liées au processus d'achat / vente

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1 SCÉNARIO BAC G-A Les activités courantes liées au processus d'achat / vente Niveau Seconde Auteur Michèle LEONI et Florence RISSO Licence

2 Les activités courantes liées au processus d'achat / vente - Description du scénario DESCRIPTION DU SCÉNARIO Le service de gestion : Organisation du groupe : 3 îlots de 4 élèves + 1 élève qui tient le rôle de magasinier ou qui vient en renfort en cas d'absence d'élève Rôle de chacun : 1 Gestionnaire administratif des achats (GAA) - 2 Gestionnaires administratifs des ventes (GAV) - 1 Responsable administratif (RA) - 1 Magasinier L'activité commence par la réception d'une commande client reçue du service administratif à enregistrer dans le PGI. L'entreprise travaille en flux tendus, par conséquent une commande client déclenche immédiatement une commande fournisseur. Il convient alors de passer commande des produits manquants auprès du fournisseur. Les articles commandés sont réceptionnés par le magasinier qui en informe le gestionnaire des achats pour qu'il enregistre l'entrée en stocks. Le responsable administratif contrôle et enregistre la facture fournisseur. Les articles sont disponibles, le client peut être livré et la facture établie. Les factures fournisseurs approuvées par le responsable administratif sont réglées à échéance. La consultation en ligne du compte banque de l'entreprise permet de confirmer ses paiements. Les règlements clients sont mis à jour à partir de la consultation du relevé de compte bancaire. Le service administratif : Organisation du groupe : 3 îlots de 4 élèves + 1 élève en renfort en cas d'absence d'élève Rôle de chacun : un îlot du groupe Administration est le secrétariat d'un îlot du groupe Gestion L'activité commence par la réception par courriel d'une commande client. Après traitement, la commande est transmise au GAV pour son enregistrement. Les plannings des commandes et des livraisons sont tenus à jour. Les dossiers clients sont également mis à jour en permanence (référence client, coordonnées administratives et bancaires, solvabilité) Tous les services : L'entreprise propose chaque année des tarifs promotionnels à ses clients, tous les services sont mobilisés pour mettre en place cette quinzaine exceptionnelle (nouveau tarif et lettre commerciale à adresser aux clients) Michèle LEONI et Florence RISSO 2/21

3 Les activités courantes liées au processus d'achat / vente - Organigramme ORGANIGRAMME Michèle LEONI et Florence RISSO 3/21

4 Les activités courantes liées au processus d'achat / vente - Localisation LOCALISATION DU SCÉNARIO Libellé Michèle LEONI et Florence RISSO 4/21

5 Séquence numéro : 1 Le traitement de courrier entrant Le professeur d'administration prépare les commandes clients qu'il adresse aux élèves avec Page : prévoir 4 bons de commandes simples avec 4 articles. Chaque groupe Administration et Gestion se compose de 3 îlots de 4 élèves : 1 îlot du groupe Administration est le service administratif d'un îlot du groupe Gestion. Chaque élève du service administratif réceptionne un bon de commande, l'analyse (référence client, référence article) et le transfère aux GAV (les 2 GAV du service de gestion reçoivent donc chacun 2 bons de commandes à traiter). Chaque élève du service administratif réceptionne le mail envoyé par le professeur (Messagerie intranet ), vérifie les coordonnées des clients (Openerp)et transfère aux GAV la commande pour enregistrement (Messagerie intranet). L'activité est générée à partir de PAGE PAGE ORAL Les élèves du service administratif doivent : 1. Imprimer le courriel reçu 2. Vérifier les coordonnées du client 3. Transmettre par messagerie interne la commande client au GAV Gestion des flux de courriers Résultat attendu : Les différents courriers ou messages sont réceptionnés et/ ou transmis, fidèlement et dans les délais, aux Critère d'évaluation : Respect des procédures de traitement de courrier Compétence : Traiter le courrier entrant ou sortant Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Le classement et l archivage du courrier Michèle LEONI et Florence RISSO 5/21

6 Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les types de courrier Commande GAV1 Secrétaire 1.xlsx Commande GAV1 Secrétaire 2.xlsx Commande GAV2 Secrétaire 3.xlsx Commande GAV2 Secrétaire 4.xlsx SERVICE ADMINISTRATIF PGI Michèle LEONI et Florence RISSO 6/21

7 Séquence numéro : 1 La planification des commandes clients Le planning de suivi des commandes est mis à jour par le service administratif (un planning par élève qui enregistre les 4 bons de commande clients). Le planning des commandes est mis à jour (Excel) L'activité est générée à partir de PAGE Les élèves du service administratif doivent : 1. Mettre à jour et imprimer le planning des commandes clients Planification et suivi des d activités Résultat attendu : Les activités sont programmées conformément aux process-métiers de l organisation Critère d'évaluation : Respect des contraintes liées aux process-métiers Compétence : Programmer et coordonner des activités Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les méthodes de planification SERVICE ADMINISTRATIF TABLEUR Michèle LEONI et Florence RISSO 7/21

8 Séquence numéro : 2 Le traitement des commandes clients dans le PGI Le GAV récupère dans sa boîte mail les commandes clients envoyées par le service administratif. Il les enregistre dans le PGI. L'entreprise travaille en flux tendus et par conséquent toute commande client déclenche une demande de réapprovisionnement auprès du gestionnaire administratif des achats Le GAV imprime son mail (Messagerie intranet ). Le GAV enregistre les commandes (Openerp) : Ventes - Bons de commande - Confirmer la commande. Le GAV adresse un courriel au GAA pour lui indiquer les articles à réapprovisionner(messagerie intranet ). A ce stade, l'entrepôt reçoit le bon de transfert pour l'informer d'une future livraison. Le magasinier le vérifie dans le (Openerp) : Entrepôt - Gestion de l'entrepôt - Bon de livraison L'activité est générée à partir de PAGE COURRIER ORAL Le GAV doit : 1. Imprimer le mail reçu du service administratif. 2. Enregistrer et imprimer les commandes clients. 3. Envoyer par mail une demande de réapprovisionnement au GAA. Le magasinier doit : 1. Vérifier dans Openerp (entrepôt) que le bon de transfert a été créé Traitement des devis, des commandes Résultat attendu : La gestion administrative des devis et des commandes clients est assurée dans le respect des délais et des règles, Critère d'évaluation : Respect des contraintes techniques et commerciales liées à la demande du client Compétence : Assurer le traitement de devis et de commandes Michèle LEONI et Florence RISSO 8/21

9 Savoirs juridiques et économiques : Le contrat de vente, de prestation de service, de sous-traitance Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La dématérialisation des documents commerciaux Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Le processus automatisé du traitement des commandes et des devis à l aide d un PGI Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La chaîne des documents commerciaux Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La planification des commandes GA DES VENTES PGI GED Michèle LEONI et Florence RISSO 9/21

10 Séquence numéro : 3 Le traitement des commandes fournisseurs Le GAA reçoit par courriel la demande d'achat du GAV. Il recherche tous les fournisseurs des articles à commander et contrôle les quantités en stock. Il passe commande aux fournisseurs. A ce stade, l'avis de réception des marchandises est envoyé à l'entrepôt (magasinier) et la facture brouillon est créée (responsable administratif). Elle apparaît dans le module Comptabilité. Le GAA prend connaissance du courriel reçu de son collègue GAA (Messagerie intranet ). Le GAA recherche les fournisseurs des articles à commander et contrôle les quantités en stock (Openerp) : Produits - Produits - onglet Fournisseurs. Le GAA passe commande aux fournisseurs (Openerp) : hats - Bon de commande - Confirmer la commande. Le magasinier reçoit l'avis de réception des marchandises (Openerp). Il en informe le GAA par courriel (Messagerie intranet ). Le responsable administratif consulte la liste des factures à approuver (Openerp) : Fournisseurs - Factures fournisseurs - Brouillon. L'activité est générée à partir de PAGE COURRIER ORAL Le GAA doit : 1.Imprimer le courriel reçu du GAV 2. Rechercher les fournisseurs des articles à commander et contrôler les quantités en stock 3. Passer commande aux fournisseurs et imprimer les bons de commande Le magasinier doit : Michèle LEONI et Florence RISSO 10/21

11 1.Consulter l'avis de réception des marchandises 2. Imprimer le courriel envoyé au GAA Le responsable administratif doit : 1. Consulter la liste des factures à approuver Traitement des ordres d'achat, des commandes Résultat attendu : Le traitement des ordres d achat et des commandes est assuré dans le respect des délais impartis Critère d'évaluation : Conformité des commandes aux ordres d achat Compétence : Passer commande à des fournisseurs Savoirs juridiques et économiques : Le contrat de vente, de prestation de service Savoirs juridiques et économiques : Les biens et les services Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Le processus automatisé des achats et des approvisionnements à l aide d un PGI Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les calculs commerciaux, les réductions commerciales et financières Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La planification des commandes GA DES ACHATS PGI GED Michèle LEONI et Florence RISSO 11/21

12 Séquence numéro : 4 Le traitement des livraisons et des factures fournisseurs Le GAA reçoit du magasinier un courriel l'informant de la réception des marchandises. Ce message est envoyé par le professeur avec Page (sélectionne les BC fournisseurs réceptionnés). Le GAA vérifie les articles réceptionnés et confirme l'entrée en stock des articles. Le GAA envoie un mail au GAV et au secrétariat pour les informer du réapprovisionnement. Le responsable administratif contrôle la facture fournisseur et la valide. Le GAA reçoit l'avis de réception des commandes fournisseurs par courriel (Messagerie intranet ). Le GAA vérifie las articles réceptionnés et traite les BC réceptionnés pour confirmer l'entrée en stock des produits (Openerp) : Gestion de l'entrepôt - Réception - Traiter ou hats - Réception de produits - Livraisons entrantes. Le GAA informe le GAV et le service administratif du réapprovisionnement (Messagerie intranet ). Le Responsable administratif contrôle la facture fournisseur et la valide (Openerp) : Fournisseurs - Factures fournisseurs - Approuver ou hats - Gestion des achats - Bons de commande - Valider la facture brouillon et Approuver. L'activité est générée à partir de PAGE COURRIER ORAL PAGE Le GAA doit : 1.Imprimer le mail reçu de son collègue magasinier 2. Vérifier les articles réceptionnés, traiter les BC réceptionnés et imprimer les documents 3. Envoyer un courriel au GAV et au service administratif pour les informer du réapprovisionnement Le Responsable administratif doit : Michèle LEONI et Florence RISSO 12/21

13 1. Contrôler et valider la facture fournisseur Traitement des livraisons, des factures et suivi des anomalies Résultat attendu : Le traitement et le suivi des livraisons et des factures sont assurés ; les anomalies sont traitées et/ou transmises au Critère d'évaluation : Qualité du contrôle de concordance entre la commande, la livraison, et la facturation Compétence : Suivre le processus commande-livraison-facturation Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La dématérialisation des documents commerciaux Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La chaîne des documents commerciaux Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Le processus automatisé des livraisons et factures à l aide d un PGI Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les calculs commerciaux, les réductions commerciales et financières Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les plannings de livraison et la réception des marchandises GA DES ACHATS RESPONSABLE ADMINISTRATIF PGI GED Michèle LEONI et Florence RISSO 13/21

14 Séquence numéro : 4 La planification des commandes fournisseurs et des livraisons Le planning de suivi des commandes fournisseurs est mis à jour par le service administratif (un planning par élève). Le planning de suivi des commandes fournisseurs est mis à jour (Excel) L'activité est générée à partir de PAGE ORAL Les élèves du service administratif doivent : 1. Mettre à jour le planning Planification et suivi des d activités Résultat attendu : Les activités sont programmées conformément aux process-métiers de l organisation Critère d'évaluation : Respect des contraintes liées aux process-métiers Compétence : Programmer et coordonner des activités Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les méthodes de planification TABLEUR Michèle LEONI et Florence RISSO 14/21

15 Séquence numéro : 5 Le traitement des livraisons et des factures clients Le GAV reçoit du GAA un courriel l'informant de la réception des marchandises. Le GAV prépare le bon de livraison et demande au responsable administratif la création de la facture. Le responsable administratif contrôle la facture et la valide. Le GAV prend connaissance du courriel reçu du GAA (Messagerie intranet ) Le GAV prépare le bon de livraison (Openerp) : Gestion de l'entrepôt - Bon de livraison - Traiter Le GAV demande la création de la facture (Openerp) : Ventes - Bon de commande - Créer la facture finale Le responsable administratif contrôle la facture et la valide (Openerp) : Clients - Factures clients - Approuver L'activité est générée à partir de PAGE ORAL FAX Le GAV doit : 1. Imprimer le courriel reçu du GAA 2. Préparer et imprimer le bon de livraison client 3. Demander la création de la facture Le responsable administratif doit : 1. Contrôler la facture client puis la valider Traitement des livraisons et de la facturation Résultat attendu : Le traitement et le suivi des livraisons et de la facturation sont effectués, les anomalies sont rectifiées dans le Critère d'évaluation : Qualité et fiabilité du traitement des livraisons et de la facturation Compétence : Assurer le traitement administratif des livraisons et la facturation Michèle LEONI et Florence RISSO 15/21

16 Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les plannings de livraison Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les calculs commerciaux, les réductions commerciales et financières Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Le processus automatisé de la livraison et de la facturation à l aide d un PGI Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La dématérialisation des documents commerciaux RESPONSABLE ADMINISTRATIF GA DES VENTES PGI Michèle LEONI et Florence RISSO 16/21

17 Séquence numéro : 6 La gestion des règlements fournisseurs Le responsable administratif enregistre les règlements fournisseurs après consultation du compte banque : le professeur lance l'activité avec Page (l'application trouve les factures à payer, il faut ensuite sélectionner la banque pour générer le paiement) Le responsable administratif consulte la banque en ligne de l'entreprise et imprime le relevé de compte : donner l'adresse IP/Banque Il enregistre le paiement fournisseur (Openerp) : Fournisseurs - Factures fournisserurs - Payer ou Fournisseurs - Paiement - Payer L'activité est générée à partir de PAGE ORAL FAX Le responsable administratif doit : 1. Consulter la banque en ligne de l'entreprise 2. Imprimer le relevé de compte 3. Enregistrer le paiement fournisseur Gestion des règlements et traitement des litiges Résultat attendu : Les règlements aux fournisseurs sont suivis et les litiges sont traités dans la limite des responsabilités imparties Critère d'évaluation : Conformité des règlements Compétence : Assurer des règlements à des fournisseurs Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les moyens et modes de règlement Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Le processus automatisé des règlements aux fournisseurs avec un PGI Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La Gestion Électronique des Documents (GED) RESPONSABLE ADMINISTRATIF PGI BANQUE Michèle LEONI et Florence RISSO 17/21

18 Séquence numéro : 7 La gestion des règlements clients Le responsable administratif enregistre les règlements clients après consultation du compte banque : le professeur lance l'activité avec Page (le générateur d'activité trouve les factures clients à encaisser. Il faut sélectionner la banque et la factrure pour générer le règlement) Le responsable administratif consulte la banque en ligne de l'entreprise et imprime le relevé de compte : donner l'adresse IP/Banque Il enregistre le paiement client (Openerp) : Clients - Factures clients - Payer ou Clients- Paiement - Payer L'activité est générée à partir de PAGE ORAL FAX Le responsable administratif doit : 1. Consulter la banque en ligne de l'entreprise 2. Imprimer le relevé de compte 3. Enregistrer le règlement du client Traitement des règlements et suivi des litiges Résultat attendu : Le traitement des règlements est assuré, les litiges sont suivis dans le cadre des règles fixées dans l organisation et Critère d'évaluation : Efficacité du suivi des règlements des clients Compétence : Suivre des règlements clients Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les moyens et les modes de règlements en euros et en devises Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Le processus automatisé des règlements et litiges à l aide d un PGI Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La dématérialisation des documents commerciaux RESPONSABLE ADMINISTRATIF PGI BANQUE Michèle LEONI et Florence RISSO 18/21

19 Séquence numéro : 8 L'organisation d'une quinzaine promotionnelle Le professeur demande aux élèves de préparer une lettre commerciale à adresser aux clients de Nice (Messagerie intranet). Soit le fichier client est donné aux élèves soit il est demandé aux élèves de le créer à partir d'openerp. L'élève récupère (Messagerie intranet ) ou crée (Openerp) le fichier des clients de Nice et prépare sur Word une lettre-type. L'activité est générée à partir de PAGE ORAL Les élèves du service administratif doivent : 1. Imprimer le mail reçu 2. Préparer le fichier client 3. Préparer la lettre-type Production d informations structurées Résultat attendu : Les documents produits répondent à des objectifs précis et respectent les normes, les consignes de présentation et Critère d'évaluation : Pertinence et qualité du document produit Compétence : Mobiliser des techniques de production et de structuration de document Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les écrits professionnels Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La modélisation d un document Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les fonctionnalités bureautiques Savoirs rédactionnels : Le document professionnel Savoirs rédactionnels : Les règles orthographiques et la syntaxe dans les documents professionnels SERVICE ADMINISTRATIF TEXTEUR PGI Michèle LEONI et Florence RISSO 19/21

20 Séquence numéro : 8 La mise en place d'un tarif promotionnel Le travail de mise à jour des tarifs pour la semaine promotionnelle est réalisé par les GAV et le GAA. Le professeur de gestion leur transmet par courriel les promotions prévues pour la quinzaine commerciale. La mise à jour des tarifs (Openerp) : Configuration - Listes des prix L'activité est générée à partir de PAGE ORAL Les élèves doivent : 1. Imprimer le mail reçu 2. Mettre à jour les tarifs Tenue des dossiers clients, donneurs d'ordre et usagers Résultat attendu : La collecte et la mise à jour de l ensemble des informations relatives aux clients et usagers sont réalisées Critère d'évaluation : Fiabilité des dossiers clients Compétence : tualiser une base de données clients Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les réductions commerciales et financières PGI Michèle LEONI et Florence RISSO 20/21

21 Les activités courantes liées au processus d'achat / vente - tivités et rôles 1 Le traitement de courrier entrant SERVICE ADMINISTRATIF Gestion des flux de courriers 1 La planification des commandes clients SERVICE ADMINISTRATIF Planification et suivi des d activités 2 Le traitement des commandes clients dans le PGI GA DES VENTES Traitement des devis, des commandes 3 Le traitement des commandes fournisseurs GA DES ACHATS Traitement des ordres d'achat, des commandes 4 Le traitement des livraisons et des factures fournisseurs GA DES ACHATS Traitement des livraisons, des factures et suivi des anomalies Traitement des livraisons, des factures et suivi des anomalies 5 Le traitement des livraisons et des factures clients RESPONSABLE ADMINISTRATIF Traitement des livraisons et de la facturation Traitement des livraisons et de la facturation 6 La gestion des règlements fournisseurs RESPONSABLE ADMINISTRATIF Gestion des règlements et traitement des litiges 7 La gestion des règlements clients RESPONSABLE ADMINISTRATIF Traitement des règlements et suivi des litiges 8 L'organisation d'une quinzaine promotionnelle SERVICE ADMINISTRATIF Production d informations structurées Michèle LEONI et Florence RISSO 21/21