FICHE PROJET DE POLE

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1 Nom du Pôle / année : Pôle Administratif Accueil Communication Référente du Pôle : Valérie GRECO FICHE PROJET DE POLE 1. PRESENTATION GENERALE INTENTIONS EDUCATIVES Animer un lieu ouvert à tous et pas seulement aux gens en difficultés Développer une communication globale de l Espace Chanay PUBLIC VISE / NOMBRE Les habitants de la Ville de Tournus et des communes environnantes (environ 4000 personnes), étant adhérents (500) ou usagers. PARTENAIRES - HABITANTS ASSOCIES / ROLES Les Pôles de l Espace Chanay Les Services Internes de la Mairie Les différents partenaires institutionnels et associatifs / Conseil de Maison Les usagers ou adhérents, en les invitant à proposer, puis à participer à des débats thématiques ou à mettre en place des expositions 2. OBJECTIFS 1/ Faire des Accueils de l Espace Chanay un espace d animation et d informations 2/ Faire [re]venir les usagers ou adhérents au Centre Social 3/ Organiser le travail administratif au sein du Pôle de l Espace Chanay 4/ Continuer à développer la communication interne et externe de l Espace Chanay - 1 -

2 3. INDICATEURS D EVALUATION 1/ Faire des Accueils de l Espace Chanay un espace d animation et d informations OUTIL : - Diffuser une Communication identique dans les 3 guichets - Communiquer des informations cohérentes aux 3 guichets - Mettre en place des Animations communes dans les 3 guichets - Encourager la fréquentation dans les 3 guichets - Présentation de la nouvelle documentation lors des réunions d équipe - Inciter les paiements en direct aux guichets Le public est-il bien informé des activés organisées par le Centre Social? Le public est-il bien renseigné sur le fonctionnement de l Espace Chanay? Le public connait-il les trois guichets de l Espace Chanay? Les usagers se sentent-ils bien accueillis? La présentation de la nouvelle documentation a-t-elle servi à l équipe? Les adhérents sont-ils satisfaits des activités proposées par les différents Pôles? Augmentation du nombre de plaquettes ou programmes des activités de tracts et d affiches distribués Fréquentation des 3 guichets? Evolution? Nombre de visites sur le site de la Ville Nombre de visites et de commentaires sur le Facebook de la ville et les Facebooks du Centre Social (concernant des informations sur le Centre Social ou l Espace Chanay) 2/ Faire (re)venir les usagers ou adhérents au Centre Social OUTILS : - Retours des partenaires et associations par l intermédiaire du Conseil de Maison - Retours des adhérents par l intermédiaire des Comités d usagers - Tenue d un suivi d évaluation en commun avec les référents de Pôles et les partenaires - Recevoir les adhérents dans les différents Accueils «Guichets» Les usagers ont-ils été satisfaits du service rendu ou des activités proposées? Les usagers sont-ils bien informés des services rendus ou des activités proposées? L organisation des plannings des permanences est-elle appropriée? Les échanges avec les partenaires et associations ont-ils été améliorés? Les usagers de l Espace Chanay connaissent-ils les programmes du Centre Social? Comment et où ont-ils eu l information? Les membres du Conseil de Maison connaissent-ils les programmes des Pôles du Centre Social? les services et activités de l Espace Chanay? Les usagers ou adhérents connaissent-ils les guichets de l Espace Chanay? OUTIL : Enregistrement des adhérents sur le logiciel TECHNOCARTE Augmentation du nombre d adhérents Nombre d usagers «PERISCOLAIRE» Evolution? Augmentation du nombre de fréquentation / Espace Informatique Augmentation du nombre de services rendus Nombre d expositions mises en place dans les 3 Accueils? et lesquelles? Augmentation du nombre de personnes qui connaissent les différentes activités de l Espace Chanay Augmentation du nombre de fréquentation des activités proposées Nombre de la fréquentation des 3 guichets et Evolution? INDI - 2 -

3 3. INDICATEURS D EVALUATION (SUITE) 3/ Organiser le travail administratif au sein du Pôle de l Espace Chanay OUTILS : - Logiciel TECHNOCARTE (polyfacturation mensuelle) - Base «Elèves» (Inscriptions en mai) - Tablette / Pointage des présences Périscolaires Primaires et Restauration Scolaire - Réutilisation des différents tableaux (Navettes / Ecoles, Remplacement / Périscolaire, factures impayées) - Rencontre trimestrielle avec les membres du Pôle, et Valérie CULLAS Après le départ de Mme COMTE, la nouvelle organisation est-elle fonctionnelle? La répartition des tâches est-elle équilibrée? Est-ce que les rôles ne sont pas disproportionnés? Est-ce que chacun a su trouver sa place au sein du nouveau Pôle? L organisation auprès des usagers est-elle efficace? Est-ce que les autres agents des Services connaissent nos services divers? Ce nouveau fonctionnement est-il bien compris par tous les agents? Les retours de la Trésorerie sont-ils positifs? Nombre de polyfactures éditées Nombre de factures impayées Nombre de rencontres trimestrielles organisées Moyens de paiement 4/ Continuer à développer la communication interne et externe de l Espace Chanay OUTIL : - Présentation de la nouvelle documentation lors des réunions d équipe - Alimenter le Site de la Ville en fonction des actualités - Retours des collègues sur le site de la Ville - Dynamiser les panneaux extérieurs - Distribuer les programmes des activités, la plaquette, les affiches et les tracts dans les Services internes et dans les bâtiments de l Espace Chanay La documentation était-elle adaptée? Les usagers, les partenaires et associations ont-ils été informés des différents services existants et des activités proposées? Les usagers, les partenaires et associations peuvent-ils proposer de la documentation? Et par quel biais? Y-a-t-il un lien entre la demande des Pôles et la communication en faveur des habitants? Est-ce que les référentes des Pôles connaissent tous les documents présentés? Et ont-elles pu les utiliser pour les présenter à leurs usagers ou adhérents? A qui la plaquette a t-elle été distribuée? Et par quels moyens? Augmentation du nombre de plaquettes ou programmes des activités d affiches distribués Augmentation du nombre de services rendus? et activités proposées? Nombre de visites sur le site de la Ville Nombre de visites et de commentaires sur le Facebook de la ville et les Facebooks du Centre Social (concernant des informations sur le Centre Social ou l Espace Chanay) - 3 -

4 4. MISE EN ŒUVRE Recenser les informations à diffuser auprès des Pôles, des Partenaires et Associations Création de mails-listes pour optimiser la diffusion des programmes Mise en place d un livret «SERVICE EDUCATIF» pour la rentrée scolaire 2014/2015, regroupant les informations du Pôle Enfance et des Affaires Scolaires Organisation d animations dans l espace des Accueils Février : Affichage sur la Fête du jeu à thème «PLAYMOBILS» organisée par le Pôle Ludothèque et Présentation des activités proposées par les Pôles pour les vacances d Hiver Mars : Affichage / opération Jobs d été Avril : Présentation des activités proposées par les Pôles pour les vacances de Pâques Mai : Panorama / sur les vacances de Pâques / Pôles Juin : Affichage / FRANCOS GOURMANDES Juillet / Août : Présentation des activités proposées par les Pôles pour les vacances d été Septembre : Retour des animations de l été organisées par les différents Pôles Octobre : Affichage / «Fête de la Soupe» organisée par le P.A. F et Présentation des activités proposées par les Pôles pour les vacances de Toussaint Novembre : Affichage / Fête du Jeu organisée par le Pôle Ludothèque Décembre : Présentation des activités proposées par les Pôles pour les vacances de Noël et retours en images de l année (revue de presse) 5. MOYENS NECESSAIRES Moyens humains : L équipe de l Espace Chanay Les Partenaires et les Associations La Ville de Tournus et ses services Moyens matériels : Imprimantes, ordinateurs + maintenance Cimaizes, tableaux, présentoirs, photos

5 BUDGET PRIMITIF 2014 POLE ADMINISTRATIF ACCUEIL COMUNICATION DEPENSES RECETTES Alimentation-boissons Fournitures petits équipements : 600 Fournitures d activités Entretien & Réparation : Documentation : 600 Rémunération intermédiaires : Frais divers de publicité : 1000 Frais de transports Frais mission et réception : Dépenses d activités / d animations SACEM Rémunération des services Subventions - CAF - DDCS - Conseil Général - Région - Communauté de communes - Pays Sud Bourgogne - Autres (à préciser) Pôle (adhésion) Ville de Tournus Rémunération du personnel Total : 2200 Total : 2200 Date : Signature référente du projet de pôle Date : Signature chef de service - 5 -