ACQUISITION, MISE EN PLACE ET MAINTENANCE DE LOGICIEL METIER RELATIF AUX DOMAINES DES SERVICES A LA PERSONNE ET A LA GESTION DES RELATIONS ADMINISTRES

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1 Commune de Pontcharra MARCHE DE SERVICES INFORMATIQUE ACQUISITION, MISE EN PLACE ET MAINTENANCE DE LOGICIEL METIER RELATIF AUX DOMAINES DES SERVICES A LA PERSONNE ET A LA GESTION DES RELATIONS ADMINISTRES CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES MARCHE N MP Marché de fournitures et services informatiques Lot 2 : LOGICIEL GUICHET UNIQUE MP Page 1 sur 16

2 TABLE DES MATIÈRES 1/ OBJET DU MARCHÉ. 3 2 / PRESENTATION D E L'EXISTANT 3 3 / EXIGENCES GENERALES 5 4 / REPRISE DES DONNÉES EXISTANTES Installation Formation et transfert de compétences Documentation Dossier de déclaration CNIL Maintenance et assistance Gestion des droits d'accès 7 5 / SPÉCIFICATIONS FONCTIONNELLES DU PROGICIEL RECHERCHÉ Les principales fonctionnalités du logiciel Besoins fonctionnels Gestion de la facturation des prestations et de leur paiement Régie de recettes Chaîne de la gestion financière et règlements des prestations Outils création de requêtes et d'états Portail famille 14 6 / DISPOSITIONS TECHNIQUES DES PRODUITS Hébergement des applications 14 7 / Délais et conditions 15 MP Page 2 sur 16

3 1./ OBJET DU MARCHÉ La commune de Pontcharra gère plusieurs services susceptibles de concerner les mêmes administrés et/ ou foyers. Ainsi l'idée centrale est celle de la recherche d'une nécessaire interopérabilité des outils de gestion. La commune souhaite en conséquence s équiper d un logiciel afin de pouvoir gérer les activités petite-enfance, scolaire, périscolaire, extrascolaire et associés, personnes âgées. L'objectif étant d'optimiser et d'homogénéiser la gestion de ces activités. Outre la mise en commun de données, cette solution permettra également de développer des modalités de gestion et de paiement en ligne par les usagers. Les principales fonctions requises, pour les différentes activités sont : Petite-enfance (structure multi-accueil) et enfance (écoles, services périscolaires (cantine et garderie): inscriptions et dérogations scolaires, contrats, pointage, liste d'attente, facturation, règlements Extra-scolaire : Centre de Loisirs (à venir), ludothèque : contrats, pointage, liste d'attente, facturation, règlements A terme la solution devrait pouvoir concerner l accueil en ALSH. Culture : école de musique, Coléo : contrats, facturation, règlements. Le Coléo dispose déjà d un logiciel de billetterie et il s agira uniquement d intégrer l accès à ce service. En option, les services en lien avec la solidarité : o chèque découverte : chéquier à destination des enfants du primaire en vue d une découverte d une activité o Portage de repas : réservation, pointage, facturation et règlement de la restauration Ces fonctions devront être intégrées dans un portail famille unique. Les prestations du présent marché englobent notamment : La fourniture, l'installation et le paramétrage des logiciels nécessaires aux fonctions requises cidessus La reprise de données La formation et le transfert de compétences Les prestations de maintenance A terme, de nouvelles structures (ALSH notamment...) pourront avoir la possibilité d'intégrer le projet d'où la nécessité d'un socle progiciel performant. Une phase d'analyse, a permis de préconiser une mise en œuvre du projet dans sa globalité sous forme d un guichet unique. Le présent cahier des charges a pour objet de définir les caractéristiques et conditions techniques de l'acquisition, la mise en place et la maintenance d'un logiciel métier relatif à ces domaines. 2 / PRESENTATION DE L'EXISTANT La Commune regroupe environ habitants. MP Page 3 sur 16

4 Les différents services : Les services sont répartis sur plusieurs sites et concernent: - une structure multi-accueil, située 845 rue des Mettanies.d une capacité de 36 places et 98 Dossiers de famille) ; 29 enfants en accueil régulier et 69 en accueil occasionnel - 2 groupes scolaires : Villard Benoit-(317 élèves) et César Terrier -(395 élèves) et l école de Villard Noir -(40 élèves) avec accueil périscolaire matin et soir. - Deux cantines sur les groupes scolaires de César Terrier et Villard Benoit - Transports scolaires : Transport scolaire matin et soir entre l école de Villard Noir (+déserte des hameaux) et César Terrier. Transport scolaire cantine : entre César Terrier / Villard Noir / Villard Benoit. Pour information, le tableau ci-dessous récapitule le nombre d enfants inscrits en moyenne aux activités Groupe scolaire/écoles Périscolaire matin du Cantine Périscolaire du soir Nombres d enfants transportés Villard Benoit César Terrier Villard Noir 12 Pas de cantine Une ludothèque qui compte environ 130 adhérents - Ecole de musique : 130 inscrits - Coléo : salle de spectacle municipale d une capacité de 468 places- nombre d abonnés : 1550, nombre de spectacles par an : 20 - Chéquier jeune : la municipalité vient de mettre en place un principe de chéquier jeune à destination des enfants en école primaire. Tarifications : A chaque service correspond des forfaits, des types de fréquentation et des modes de facturation différents. En annexe figurent les différentes modalités de facturation ; Restaurant scolaire Voir tarification en annexe Accueil Périscolaire Voir tarification en annexe Matin de 7 h 30 à 8 h 30 Après-midi de 15 h 45 à 16 h 30 Après-midi de 16 h 30 à 17 h 30 Après-midi de 17 h 30 à 18 h 30 Transport scolaire Gratuité Ludothèque : Ecole de musique : Chéquier jeune : Portage des repas : voir annexe tarification voir annexe tarification voir annexe tarification voir annexe tarification MP Page 4 sur 16

5 Etat des lieux informatiques : Accueil loisirs matin et soir et Cantine : éditeur : Philippe Muller, informaticien indépendant logiciel installé en mairie au service Accueil en multiposte les informations sont centralisées en mairie. transport scolaire- Ecole de musique : pas de logiciel métier Multi accueil : logiciel : Belle-Ile de Aïga 1 utilisateur, 1 licence au multi-accueil il n existe actuellement aucune liaison du logiciel avec la mairie Coléo : Logiciel de Billeterie Ludothèque : ludoprêt logiciel gratuit Il apparaît convenable que la solution proposée soit une solution full web avec hébergement Externalisé. 3 / EXIGENCES GENERALES L'éditeur fournira tous les éléments (prestations, fournitures, logiciels et licences associées) afin d'atteindre les exigences du présent document. Parallèlement aux requêtes présentes dans ce dossier, les soumissionnaires se doivent de faire part de toute proposition utile à un fonctionnement optimal de l'application; toute suggestion visant à optimiser le projet sera la bienvenue. Toutes les impressions devront être possibles sur des imprimantes standards du marché ou sur les copieurs numériques présents dans les différents services. L'application sera utilisée par une dizaine de personnes environ et devra être accessible depuis les navigateurs communs. Le nombre de personnes actuellement au sein de ce service est de 8. Les candidats sont informés qu une réorganisation des services est en cours de réflexion et que ce nombre peut évoluer. Le candidat joindra à son offre un mémoire technique présentant les fonctionnalités du produit (caractéristiques, base de données, qualité, performances, ergonomie, ). Après une première sélection et afin de compléter la présentation générale des fonctionnalités et de l ergonomie des solutions proposées, les 4 meilleurs candidats seront convoqués sur site pour présenter leur solution (dans des conditions réelles d'utilisation). 4 / REPRISE DES DONNÉES EXISTANTES Les éléments relatifs aux données figurent dans l annexe : type de données, périmètre. Sa volumétrie est d'environ 96 enfants en petite-enfance, environ 360 (en moyenne 250) pour le restaurant scolaire et 370 (en moyen 250) périscolaire et environ 30 familles au portage. Dans sa réponse, le candidat justifiera de son expertise en matière de reprise des données; il précisera si, chez un autre client, il a déjà repris avec succès les données des logiciels actuellement utilisés. Il détaillera la méthodologie employée, les ressources mis à disposition, la répartition des rôles dans la procédure de reprise entre le personnel communal et le personnel du titulaire, le planning envisagé, etc Le prestataire retenu devra procéder à la reprise totale de la base de données Installation L'entreprise procédera à l installation et au paramétrage des logiciels fournis. Elle réalisera la mise en production après validation du parfait état de fonctionnement de l'ensemble et devra également MP Page 5 sur 16

6 fournir tout élément nécessaire à une réinstallation sur un autre matériel. Aucune protection ne devra empêcher la réinstallation de la solution fournie sur un autre matériel. L'intégralité de la procédure d'installation de paramétrage et test se fera en présence du service informatique. Le candidat devra détailler au maximum le phasage du paramétrage Formation et transfert de compétences L entreprise assurera toutes formations nécessaires en mairie de Pontcharra à la bonne utilisation, au paramétrage et à la maintenance du logiciel. Les administrateurs et les utilisateurs du logiciel seront formés de telle sorte que la commune soit autonome après le départ de l'entreprise. Avant toute formation, l entreprise fournira les supports de formation ainsi qu'un plan précisant le programme et les objectifs; elle indiquera les pré-requis nécessaires aux utilisateurs pour suivre les formations. Le prestataire proposera un plan de formation détaillé avec le nombre de jours de formation nécessaires. La formation devra être adaptée au public formé. Elle se fera sur site au lieu défini par la collectivité et par journées sécables afin que le personnel puisse la suivre aux moments les plus appropriés sans en perdre le bénéfice. La salle de formation sera fournie par la personne publique avec le matériel. 10 utilisateurs minimum environ sont à former sur l ensemble des fonctionnalités de la solution et 1 informaticien sont à former sur les aspects techniques de la solution (installation des parties cliente et serveur de la solution, sauvegardes et restauration des données, ) Documentation L entreprise fournira une documentation en français et sur support numérique, au plus tard, à la livraison du logiciel. Durant toute la durée du marché, l'ensemble de la documentation devra être mis à jour à chaque modification du produit ou des méthodes d'installation / paramétrage. Documentation utilisateurs : Il s'agit d'une documentation fonctionnelle de l'ensemble des modules du logiciel à destination des utilisateurs. Documentation Service Informatique : Il s'agit d'une documentation technique destinée au service informatique. Elle inclura, entre autre, une notice qui détaillera l'intégralité de la procédure d'installation de chaque élément constitutif du système ainsi que l'ensemble du paramétrage et de la procédure de sauvegarde et de restauration des données Dossier de déclaration CNIL L'entreprise fournira un dossier complété de déclaration à la CNIL pour chaque fichier de son logiciel contenant des données nominatives Maintenance et assistance Le prestataire devra fournir un support téléphonique aux utilisateurs et administrateurs, et préciser les modalités d accès à ce support (numéro, interlocuteur unique,...). L'assistance doit également pouvoir être faite par mail et télémaintenance. S'il s'avère impossible de résoudre le problème par ces modes de communication, l'entreprise interviendra sur site. De manière générale doivent être inclus dans le contrat de maintenance et d'assistance la main d œuvre de l'intervention, ainsi que tous les frais de déplacement et de logistique. Le support devra être joignable du lundi au vendredi de 8h à 18h. Assistance Dans le cadre du contrat d'assistance, l'entreprise interviendra notamment en cas de problème d'utilisation ou de paramétrage du logiciel, de problème technique (au niveau du serveur, logiciel du prestataire, partie web, base de données...). Le délai de réponse de l'assistance doit être immédiat. MP Page 6 sur 16

7 Maintenance La prestation de maintenance a pour but de maintenir la solution fournie à son niveau optimal de fonctionnement, performance, sécurité... La solution proposée devant être Full Web, le candidat fournira les modes opératoires relatifs aux mises à jour. De plus, toute nouvelle évolution réglementaire devra être intégrée dans le logiciel dans un laps de temps qui permettra de respecter la date d application. De manière générale, la remise en état de bon fonctionnement des installations signalées défectueuses sera incluse dans le contrat de maintenance. En cas de panne partielle ou totale, le délai d intervention ne devra pas excéder 48h00 et la remise en service TOTALE ne devra pas excéder 72H00. Les soumissionnaires préciseront les différentes prestations de maintenance couvertes par le contrat de maintenance (maintenance évolutive, maintenance réglementaire, maintenance curative ) Gestion des droits d'accès Chaque utilisateur de l application devra être identifié par un login / mot de passe unique. Le service informatique devra pouvoir gérer de façon autonome les utilisateurs déclarés dans le logiciel ainsi que les droits d'accès qui leur sont attribués dans les différents modules : Le progiciel proposé devra permettre : une consultation et une édition sélective des informations une modification et une édition sélective des informations un suivi par activité consultation des présences et ou des règlements une possibilité d'une gestion séparée des encaissements et des inscriptions La gestion des droits d'accès pourra être : nominative pour une activité ou plusieurs pour chaque tâche définie à effectuer. 5 / SPÉCIFICATIONS FONCTIONNELLES DU PROGICIEL RECHERCHÉ 5-1. Les principales fonctionnalités du logiciel Gérer un projet dans sa globalité (planning, acteurs, ressources, prestations financières) Proposer un portail famille unique regroupant les services à disposition des habitants. Intégrer la possibilité de paiement selon différents moyens dont le paiement en ligne par carte bancaire ou le TIPI, Intégrer la possibilité d inscription en ligne aux différents services Enregistrer les données pour le prélèvement automatique Calculer le quotient selon les formules de la collectivité Appliquer des tarifs de type PSU Appliquer des tarifs forfaitaires Émettre des factures multi-prestations mensuelles Analyser des données par tableaux et graphiques Mettre en application les Interfaces nécessaires aux échanges avec les services du Centre des Finances et aux échanges de données avec d'autres logiciels Permettre une facturation en fonction des solutions de pointage Permettre l'exploitation des données pour les états CAF MP Page 7 sur 16

8 5-2. Besoins fonctionnels Fichier des personnes / foyers dossier commun à l ensemble des autres fonctionnalités L application doit s articuler autour d un fichier unique des personnes organisées en foyers, commun à toutes les activités et prestations. Le dossier foyer doit intégrer les informations relatives au foyer et aux personnes qui le composent, qu ils soient bénéficiaires ou non de prestations. Pour les enfants, l organisation de ce fichier doit permettre de distinguer les notions de "responsable de foyer auquel est rattaché un enfant" et de "parent ou responsable légal de l enfant". En outre, l application permettra de gérer : toutes les problématiques de gardes alternées et de familles recomposées, sans dupliquer la fiche de l'enfant la liste des personnes habilitées à venir chercher l'enfant liste des personnes à prévenir en cas d'urgence les décisions de justice interdisant à un parent de venir chercher son enfant Le principe souhaité est de permettre aux familles de ne présenter leurs justificatifs qu une seule fois dans l année pour tous les membres de la famille (sauf modifications importantes en cours d année) et d'historiser ces données. Les inscriptions aux prestations peuvent se faire par la suite, dans chaque service concerné soit directement en ligne soit par les services concernés. La mise en œuvre de l'application des tarifs doit permettre le respect d une règle simple : chaque information ne doit être demandée qu une seule fois à la famille. Afin d atteindre cet objectif, l organisation de l instruction du dossier foyer se fera sur plusieurs niveaux : création du dossier famille (annuelle) avec report : ouverture du dossier saisie de la composition du foyer et des informations à caractère général saisie des informations financières par un agent habilité (si la famille accepte de les présenter sinon barème maximum), calcul automatique du quotient familial ou prise en charge des ressources avec application d'un taux d'effort saisie du dossier médical de l'enfant ou de l'usager, possibilité de faire apparaître des critères (diabète, régime sans sel, allergie,...) saisie d'informations particulières et personnalisables la 1ère inscription à une activité prestation ou un ensemble d'activités (annuelle) : saisie des informations complémentaires nécessaires à l'inscription prise en compte de l'inscription inscriptions suivantes (plusieurs fois dans l'année) : prise en compte de l'inscription ou de la réservation. Le système proposé devra permettre de gérer la sécurité d accès à certaines données confidentielles (notamment les ressources) afin qu elles ne puissent pas être accessibles aux multiples utilisateurs. Le guichet unique devra pouvoir extraire de la base de données toute information à des fins statistiques (notamment le lieu de domiciliation) Structure multi-accueil Le logiciel proposé doit contenir, notamment, les fonctionnalités suivantes : Gestion des inscriptions dossier familles : situation familiale, nom et coordonnées, régime social, personnes habilitées à venir chercher l'enfant MP Page 8 sur 16

9 dossier enfant : rattachement à une famille et à une section de la structure, dossier médical détaillé gestion des autorisations diverses (sorties, photographie, protocole médical,...) Gestion des contrats accueil régulier, horaire variable, accueil occasionnel prise en compte de gardes alternées calcul automatique du tarif horaire (CAF Pro, MSA, autres régimes) en tenant compte des contraintes de la commune (majoration) Établissement d'un planning des enfants et visualisation des disponibilités de chaque unité heure par heure Impression du contrat Pointage : Système de pointage décompte des heures réelles décompte des heures facturées en fonction des absences des enfants calcul des déductions (maladies, jours fériés, grèves,...) suivi des congés annuels des familles exploitation des données pour la facturation États et statistiques : calcul des états CAF par trimestre et des états annuels statistiques (fréquentation, taux d'occupation, nombre d'enfants par commune Le candidat présentera une ou plusieurs solution(s) de pointage automatique, fixes ou mobiles permettant, par exemple, alerte par rapport à la capacité d'accueil Accueil Scolaire et Accueil Périscolaire- Cantine Les inscriptions annuelles aux activités périscolaires sont faites au guichet unique- soit par le personnel communal soit en ligne par les familles. Le logiciel proposé doit contenir, notamment, les fonctionnalités suivantes : Inscription aux activités réservation annulation La gestion des plannings prévisionnels de fréquentation par période et par structure avec calcul automatique de la capacité d'accueil Actuellement, les parents peuvent inscrire enfant à la cantine (ou annuler) jusqu à 48h avant ; Pour le périscolaire, les activités font l inscription sur une période de 7 semaines et le périscolaire à la semaine. Pour la cantine : Éditions des enfants inscrits par jour et par site et par classe - En cas de PAI : La gestion des tarifs (forfaitaires) en cas de panier repas, le lien avec le dossier médical de l enfant, la liste pour chaque site avec la nature des prescriptions, les références du médecin spécialiste suivant l enfant. Pour le périscolaire La liste des enfants par groupe ; la nature et le nombre de jours, la limite du niveau d accueil autorisé, l attestation concernant la présence des enfants pour la déclaration CAF et pour les comités d entreprise. Exploitation des données de pointage pour la facturation États et statistiques Pointage- gestion des présences : proposition d'une solution adaptée : le prestataire devra décrire l équipement informatique à prévoir dans les lieux d activité pour répondre à la solution proposée. Plusieurs solutions peuvent être proposées en précisant bien les impacts en termes d équipement. Pour chaque service, une feuille de pointage est éditée. Chaque liste de pointage pourra être paramétrée librement et comporter une zone libre de texte. Par défaut, chaque liste de pointage devra obligatoirement comprendre pour chaque prestation mentionnée les données suivantes : MP Page 9 sur 16

10 Restauration scolaire -Edition pour chaque site de restauration scolaire de listes de présence enfants (nom et prénom) par école et par classe - Edition pour chaque site de restauration scolaire d une liste de présence des adultes (nom-prénom) par site de restauration La liste de pointage par école et par classe est élaborée suivant les réservations faites par les parents en ligne au sein du portail famille ou en mairie. Cette liste doit être lisible et fonctionnelle. Elle doit permettre le pointage semi-automatique des présents à 11H30, par les animateurs pour la facturation. Accueil périscolaire -Edition de listes d enfants inscrits (nom-prénom-école) par site comprenant 2 colonnes par jour (matin-soir) et 3 colonnes pour les tarifs comprenant elle-même 5 colonnes (type de fréquentation) et un total. La liste de pointage par école et par classe est élaborée suivant les réservations faites par les parents en ligne ou en mairie. Cette liste doit être lisible et fonctionnelle. Elle doit permettre le pointage semi- automatique des présents à l arrivée ainsi qu au départ de chaque enfant. Transport scolaire (hameaux et cantine) : Edition de listes d enfants inscrits (nom-prénomécole). 4 colonnes par jour (08h30+11h30+13h30+15h45). L inscription des enfants de l école Villard Noir à la cantine déclenche l inscription au transport scolaire de 11h30 et de 13h30. Inscriptions et dérogations scolaires et gestion des secteurs scolaires : Le logiciel proposé doit contenir, notamment, les fonctionnalités suivantes : - Gestion des inscriptions - dossier familles : situation familiale, nom et coordonnées, justificatif de domicile - dossier enfant : rattachement à une famille et à secteur scolaire. Ludothèque La solution devra proposer les fonctionnalités suivantes - inscription liste adhérents - catalogue des jeux inventaire - paramétrage des durées - visionnage retard - gestion automatique courrier retard (par courrier et/ou par mail) - Facturation Ecole de Musique - Gestion des inscriptions - gestion des autorisations diverses (sorties, photographie, protocole médical,...) - Gestion des contrats - Facturation EN OPTION : Portage de repas Les inscriptions au service du portage sont faites au guichet unique par le personnel communal ou directement en ligne par les usagers. Le logiciel proposé doit contenir, notamment, les fonctionnalités suivantes : Gestion des inscriptions par jour, du lundi au dimanche Affectation d'une tournée par personne livrée et édition paramétrable des listes de tournées MP Page 10 sur 16

11 Gestion de statistiques Proposition d'une solution de pointage adaptée Gestion de la facturation EN OPTION : Chéquier jeune Les inscriptions au service du portage sont faites au guichet unique par le personnel communal ou directement en ligne par les usagers. Le logiciel proposé doit contenir, notamment, les fonctionnalités suivantes : Gestion des demandes de chéquiers gestion des dossiers partenaires Gestion de statistiques Gestion de la facturation 5-3 Gestion de la facturation des prestations et de leur paiement L application devra prendre en compte : La présentation des factures: les factures devront présenter l'ensemble des prestations consommées détaillées au nom des deux parents, les quantités, les prix unitaires, les montants, la reprise des sommes dues ou avoirs et un champ libre permettant de transmettre des messages aux familles Les consommations devront être détaillées et séparées par enfant mais elles pourront faire l'objet d'une même facture mensuelle selon le paramétrage de la commune. La présentation sera adaptée à la charte graphique de la Commune Possibilité de faire apparaître les agendas de réservation par prestation Possibilité de deux paiements différents pour une même facture (exemple : CESU + autre moyen de paiement) - Le logiciel devra prendre en compte les modalités de paiement suivant : chèques, prélèvement automatique, espèces, tickets CESU, titre, paiement en ligne, carte bancaire. La génération des documents et fichiers à transmettre à la Trésorerie et aux Impôts -la possibilité d imputer un paiement sur une ou plusieurs factures autres que la ou les plus anciennes -Possibilité de préciser le nom du payeur quand différent du foyer concerné (CE etc ) L intégration des données en provenance de la Trésorerie Une gestion des opérations de relances automatiques des factures impayées Une gestion des impayés avec des listes de contrôles L utilisation d interfaces devra permettre : L intégration des présences dans les structures afin qu elles soient facturées Les transferts d informations et, le cas échéant, de données de et vers la Trésorerie (Notamment dans le cadre des rejets du prélèvement automatique) Statistiques globales - Les factures pourront être envoyées par mail (éventuellement pour les familles ayant opté pour le prélèvement automatique. - Les factures pourront être accessibles par les utilisateurs dans le portail famille. Le paiement pourra s effectuer dans le portail famille. - Le logiciel permettra l édition d attestations fiscales par année civile MP Page 11 sur 16

12 - des lettres de rappel pourront être générées automatiquement en fonction des impayés. Les fonctionnalités suivantes sont également souhaitées: - La possibilité d insérer en ligne une ligne d avoir en cas d erreur ; - La gestion des aides sociales, subvention etc ; - L insertion d un espace observations sur la facture (communication pour toutes les familles) - La facturation possible sur une période intégrant un changement de tarif - Le changement des coordonnées bancaires d une famille pendant une période de facturation - L édition de duplicata ; - La possibilité de recalculer des factures pendant la période de la saisie ; - La gestion des familles recomposées avec la possibilité de factures séparées (telle prestation payée par le père, d autres payée par la mère ou une autre personne). - La prise en compte des présences à facturer à chaque parent, en cas de garde alternée. La Commune sera attentive à ce que cette gestion entraîne des gains de temps. Tous ces points devront être détaillés par les candidats Régie de recettes Afin de suivre les encaissements de la Régie Centrale pour certaines des activités, le progiciel proposé devra permettre : La gestion des produits : enregistrement / recherche / modification et suppression d'un produit (avec traçabilité La gestion des recettes : Entrées en stock : enregistrement / recherche / modification ou annulation (avec traçabilité Suivi comptable de la recette : enregistrement / recherche / modification / suivi des règlements / annulation ou modification (avec traçabilité) La gestion des encaissements par : Chèques : bordereau des chèques à l encaissement / enregistrement des chèques encaissés / suivi des chèques impayés et des frais Prélèvement : gestion des RIB / liste des sommes prélevées / gestion des prélèvements annulés / frais Paiements par Internet : listes des versements et des factures réglées Paiements par espèces : listes des versements et des factures réglées / édition du bordereau de versement à la Trésorerie (édition selon la périodicité des versements) Paiements par CESU pour les activités extra-scolaires et la petite-enfance Tout autres moyen de paiement : liste des paiements / enregistrement / gestion des frais / bordereau de versement à la Trésorerie Pour l ensemble des encaissements, affecter les règlements aux activités facturées Donner la possibilité, pour une même facture multi-prestations, de cumuler différent mode de paiement (par exemple chèques ANCV et chèque bancaire ) Les Éditions des états de contrôle : État du stock par régie à une date donnée État des mouvements en entrée et en sortie, par régie et secteur d'activité Produits encaissés par mode de règlement Recettes d'une journée, d'une semaine ou d'un mois Grand livre Traitements annuels et éditions d'états comptables 5-6. Chaîne de la gestion financière et règlements des prestations MP Page 12 sur 16

13 Les objectifs de la Commune impliquent une simplification et une homogénéisation de certaines procédures. La mise en œuvre de l application pourra donc être l occasion de la remise à plat de l organisation actuelle de certaines chaînes de gestion financière de prestations dans des domaines tels que : Les principes de tarification, PSU et CMG structure Les modes de calcul des montants dus Les modes de facturation et/ou de règlement La gestion des régies et des caisses Les échanges d informations avec le Comptable public. Le candidat retenu devra assurer, dans le cadre de la mise en œuvre de son outil, un rôle de conseil pour atteindre ces objectifs. Ces prestations de conseil doivent être intégrées au plan de mise en œuvre du candidat. L application devra permettre la prise en charge d une gestion basée sur des "comptes familles". Ces comptes familles pourront fonctionner en mode créditeur ou en post-paiement (forfaitaires ou en fonction de la fréquentation réelle). Pour les principes de tarification, l application permettra la gestion: De quotients familiaux calculés à partir des revenus et charges de la famille et d autres critères liés à la composition familiale ou toute donnée contenue dans la base De tarifs forfaitaires De tarifs de type PSU et CMG structure. Les candidats préciseront : Combien de Quotients Familiaux ou de Taux d Effort peuvent être calculés pour une même Famille S il est possible de gérer des grilles différentes de tarifs par rapport au quotient selon l activité concernée ou des critères liés à la famille S il est possible de gérer des taux d efforts différents selon l activité concernée ou des critères liés à la famille S il est possible d appliquer des déductions (par exemple : 2ème enfant inscrit) Si ces différents types de tarifs peuvent être appliqués pour une même famille S'il est possible de majorer chaque tarif à une date donnée Les modes de règlement du compte famille à prendre en compte : espèces, chèques bancaires ou CCP, ticket CAF, chèques ANCV, CESU, paiement mixte, virement automatique, prélèvement automatique, paiement en ligne, TIPI. Il devra également être possible d envoyer les factures et les rappels par mail. Le paiement pourra s effectuer dans le portail famille Outils création de requêtes et d'états L'offre devra inclure des outils permettant d'accéder à l'intégralité des données contenues dans l'application. Il devra être possible de faire tout type d'extraction, de statistiques ou d'état. Les données ainsi traitées pourront être affichées à l'écran, imprimées ou exportées vers un tableur (compatible OpenOffice) et Libre Office Éditions de documents Le logiciel proposera des modèles d éditions prédéfinis, paramétrables et modifiables par les services de la mairie. La modification de ces modèles ne doit pas nécessiter des compétences informatiques particulières. Le logiciel conservera la trace des actions effectuées et devra permettre automatiquement d'envoyer des courriers par et possibilité de joindre des documents sous divers formats. MP Page 13 sur 16

14 L impression devra pouvoir se faire via l imprimante installée sur la machine client, éventuellement le copieur réseau Éditions exigées à la livraison du logiciel En ce qui concerne le multi accueil, le logiciel permettra d'éditer les états CAF de présence mensuel et journalier du nombre d'heures facturées / réalisées par la structure (les demi-heures doivent être prises en compte dans le réalisé). De la même manière, des états multicritères devront être édités (exemple : liste des enfants de moins de 6 ans de la commune). D'autres états pourront être édités : Attestation individuelle annuelle des présences/paiements en centre de loisirs Historique des revenus, quotients et coordonnées des familles Statistiques prévisionnelles de type nombre d'heures (+ les demi-heure en réalisé) Projection sur plusieurs années des effectifs par unité du centre de loisirs Si possible, interface de saisie en lien directe avec le site de la CAF Environnement technique actuel Poste de travail : les postes clients sont de type Windows pour les versions 7 et 8 (l'application sera accessible via n importe quel navigateur). Logiciel de Bureautique : le pouvoir adjudicateur utilise la suite bureautique OpenOffice et libre Office ; les logiciels fournis devront être pleinement compatible avec celle-ci. Accès internet : postes clients et serveurs accèdent à l'internet directement. Site internet : la mairie dispose du nom de domaine ville-pontcharra.fr ; nom de domaine et site sont hébergés par la société OVH Les logiciels de gestion financière, sont fournis par la société pour la gestion financière CIRIL et pour la paie et RH E-MAGNUS de Berger-Levrault Portail famille Le candidat présentera dans son offre les fonctionnalités du portail famille à destination des futurs utilisateurs : inscription, visualisation d information, paiement, espace facturation, gestion des plannings. La Collectivité souhaite proposer un portail facile d accès, ergonomique et convivial. 6 / DISPOSITIONS TECHNIQUES DES PRODUITS Hébergement des applications Il appartiendra au candidat de proposer la solution la plus adaptée. Afin d éviter les multiples saisies et de mutualiser des données relatives aux Familles avec le service Enfance, l utilisateur privilégiera une solution en ligne. 6-1 Serveur de la commune La partie serveur de l'application (si elle nécessite d'être installée en mairie de Pontcharra) sera installée sur le serveur. Le soumissionnaire devra indiquer les caractéristiques techniques attendu pour ce serveur. Configuration du Serveur informatique de la mairie : MP Page 14 sur 16

15 serveur Windows Small Business Server 2011 Dell PowerEdge T410 : 2 xeons, 1,6 Ghz 16Go de ram avec : Active directory (tous les clients sont dessus) WSUS Serveur de fichier Serveur d'application - un NAS de sauvegarde 4To - un ISR SDSL 2 Mega (orange business) Clients : 25 Windows 7, 7 Windows XP Serveur Externe Si la solution d'hébergement sur serveur externe est retenue, il conviendra de préciser les caractéristiques de la solution (taux de disponibilité, capacités techniques, ), ainsi que les coûts de mise en service et d'hébergement à l'année. Durant toute la durée du marché, le titulaire assurera une prestation d hébergement des logiciels et bases de données associées et il assurera l intégralité des prestations d administration (surveillance, mises à jour, sauvegarde des données...). Le titulaire s engage sur : Un fonctionnement du site de manière constante 24h/24, 7j/7, avec garantie contractuelle du taux de disponibilité Une taille de bande passante suffisante pour garantir la fluidité et la rapidité d accès La sécurité du site (confidentialité et intégrité des données hébergées) Le titulaire assurera la surveillance 24h/24, 7j/7 de tout élément impactant le bon fonctionnement du site et pour chaque incident, le prestataire fournira une description du problème rencontré, les causes, la durée d indisponibilité, et la solution apportée. Les parties Web de l'application devront s'afficher et fonctionner correctement avec les navigateurs standard du marché (internet explorer, firefox, chrome, ). Les soumissionnaires préciseront les navigateurs avec lesquelles la partie web de leur solution est compatible. c) Logiciels de base de données / applications tierces Pour chaque application tierce nécessaire (SGBDR, serveur web ), le candidat devra préciser le nom de l application et de l éditeur, les versions minimales et maximales supportées. 7 / DELAIS ET CONDITIONS Délai d exécution : Le candidat est informé que la commune envisage un déploiement progressif de la solution ; Le calendrier envisagé est le suivant : - Mise en place du portail famille et démarrage par la structure du multi-accueil : mars Solution cantine : fin mai Ensemble des fonctionnalités opérationnelles : septembre 2015 Le candidat détaillera dans son offre le calendrier, les délais de mise en place du logiciel et le phasage qui lui semble le plus pertinent. Dès l'ordre de service, le prestataire devra mettre en place toutes les étapes du projet (reprise de données, paramétrage, formations des personnels, ) de manière à ce que le logiciel puisse être utilisé dans les services à la date indiquée. Conditions de livraison et de réception : Les tests seront effectués en présence du personnel qui utilisera le logiciel ainsi que du service informatique. Dossier de recette MP Page 15 sur 16

16 La recette finale se fera par l objet d une certification de bon fonctionnement sur un bordereau comprenant les tests et résultats obtenus selon les normes en vigueur ainsi que la validation des services. Ce bordereau devra être visé au moment de la livraison par le représentant de la collectivité. MP Page 16 sur 16